Escreva um Manual do Funcionário em 5 Passos

Infelizmente, chega o primeiro dia e lembra-se de que ler pensamentos não é (ainda) uma expectativa razoável para os colaboradores (apesar de os seus clientes parecerem pensar que é!) Por falar nos seus clientes, têm estado a ligar-lhe durante toda a manhã, e o seu pobre novo colaborador está a olhar para o vazio enquanto lhe articula pedidos de desculpa do outro lado da sala.

Se ao menos tivesse um documento que pudesse entregar ao seu novo colaborador para ler entre chamadas telefónicas!

É por isso que um manual do colaborador é importante: garantirá que o seu novo colaborador se sente bem-vindo e obtém as informações de que precisa para começar, mesmo nos dias mais agitados.

Continue a ler para saber mais sobre como criar um manual do colaborador, com exemplos, um modelo de estrutura e os passos para elaborar o seu.

Outros nomes para manual do colaborador

Se o nome “manual do colaborador” não lhe diz nada, este documento também pode ser conhecido como:

• Procedimentos operacionais padrão
• Guia de integração
• Manual do utilizador
• Guia de recursos
• Manual de formação do colaborador ou manual do colaborador
• Manual da empresa

Por isso, é muito provável que tenha encontrado um manual do colaborador de alguma forma, feitio ou formato ao longo da sua carreira.

O que incluir num manual do colaborador

Os melhores manuais do colaborador beneficiam toda a equipa, não apenas os novos colaboradores. O manual do colaborador da sua equipa deve:

• Integrar novos colaboradores de forma simples
• Formalizar procedimentos acordados que ajudam todos a fazer o seu melhor trabalho
• Clarificar as expectativas para o sucesso dos projetos

Criar um manual do colaborador é útil quer trabalhe numa pequena empresa em fase de arranque, quer numa grande empresa. É provável que as empresas maiores já tenham políticas estabelecidas sobre temas que vão desde o registo de horas até aos recursos humanos, à ética e à conformidade. Um manual do colaborador ao nível da equipa encaminha os colaboradores para os recursos de toda a empresa, mas centra-se principalmente nos procedimentos operacionais padrão que preparam a sua equipa para o sucesso.

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Pontos a incluir num manual do colaborador

Quando se trata de escrever um manual do colaborador, não existe uma fórmula mágica — deve fazer o que funciona para a sua equipa! Mas, como ponto de partida, considere incluir as seguintes informações:

• Procedimentos de integração. O que devem fazer os novos colaboradores no primeiro dia? Na primeira semana? Durante os primeiros 90 dias? Inclua orientações sobre temas que vão desde as necessidades informáticas até aos requisitos de formação e aos objetivos de desenvolvimento profissional.
• Uma referência às políticas ou aos recursos de toda a empresa. Em vez de repetir informações que já podem existir noutro local, faça referência às políticas existentes da empresa para os temas pertinentes à sua equipa. Isto pode incluir, por exemplo, políticas de teletrabalho, de registo de horas ou de vestuário. Se não tiver políticas de toda a empresa às quais possa fazer referência, consulte um especialista de RH para o ajudar a redigi-las!
• Documento de iniciação do projeto. Crie uma descrição geral, com 1 a 2 páginas, dos projetos em que a sua equipa trabalha. Se os seus projetos mudarem frequentemente, pode ser preferível incluir perfis dos seus clientes. Pode sempre complementar estes documentos resumidos com materiais adicionais de contexto, mas considero que manter as coisas curtas e simples aumenta a probabilidade de os colaboradores: a) lerem o documento e b) reterem a informação.
• Informações sobre as ferramentas que a equipa gosta de utilizar. Se houver algo que todos utilizem, documente-o! Exemplos de ferramentas podem incluir uma plataforma de comunicação ou um repositório de partilha de ficheiros.
• Guia de garantia de qualidade/estilo. Assuma com orgulho a posição da sua equipa no debate sobre a vírgula de Oxford! Um guia de garantia de qualidade oferece aos colaboradores um único local de consulta antes da entrega dos resultados.
• Procedimentos de saída. Não lhe consigo dizer quantas vezes tive de me apressar a descobrir algo tão banal como transferir os ficheiros de um colaborador no seu último dia. Faça um favor a si próprio e atribua ao colaborador a responsabilidade de descobrir o que deve transferir. No último dia, poderá percorrer a lista de verificação sem sentir que se esqueceu de alguma coisa.

• Competências da equipa. Perfis de cada membro da sua equipa, incluindo informações sobre o seu percurso, função(ões) na equipa e o que gostam de fazer fora do trabalho
• Um “manual do utilizador” para gestores. Para ajudar os novos colaboradores a compreender como trabalhar com os seus gestores, incluindo informações sobre o tipo de personalidade dos gestores (por exemplo, MBTI, Clifton StrengthsFinder) e o estilo de trabalho preferido. Nas organizações horizontais, pode considerar levar isto um passo mais longe, pedindo a cada membro da sua equipa que desenvolva um “manual do utilizador” como parte do seu perfil de competências.

O que mais incluir?

Ao decidir que conteúdo adicional incluir num manual do colaborador, faça a si próprio as seguintes perguntas:

• Que informações teria considerado úteis no seu primeiro dia?
• Se saísse da organização amanhã, que conhecimentos levaria consigo?
• O que o faria querer ler este documento? Talvez um título criativo, uma capa brilhante ou histórias personalizadas.
• Além de fornecer informações administrativas, um manual do colaborador útil também deve promover a coesão da equipa e melhorar o desempenho. O que torna a sua equipa bem-sucedida atualmente e que informações ajudariam a sua equipa a ter sucesso no futuro?

Exemplos de manuais do colaborador

Eis alguns exemplos criativos de manuais do colaborador para lhe dar ideias para criar o seu.

1. O manual do colaborador da Trello

A Trello utiliza convenientemente o seu próprio sistema Kanban de gestão de tarefas para alojar o seu manual do colaborador. Neste exemplo, diferentes partes das políticas da empresa estão organizadas em colunas, incluindo uma coluna para os colaboradores começarem, chamada “No seu primeiro dia”.

2. O guia de referência cultural da Netflix

A Netflix fornece aos seus colaboradores apresentações que detalham os aspetos importantes da cultura da empresa e o comportamento que espera de cada colaborador.

Tem mais de 100 diapositivos, mas beneficia de um design muito simples e lê-se rapidamente.

3. A página única online da Sterling Mining Co.

A Sterling Mining Co. prova que um manual do colaborador não tem de ser um manual — nem tem de ser um documento cheio de palavras. Veja a sua página de integração criativa e refrescante, que consiste simplesmente numa página única com deslocamento que os colaboradores podem consultar online.

Inclui imagens, gráficos e algumas respostas diretas a perguntas comuns que abordam as questões que os novos colaboradores colocam primeiro, como “O que é que as pessoas vestem?”, “Quando recebo o meu salário?” e "Que software de gestão de projetos para a mineração estamos a utilizar?".

Como escrever um manual do colaborador em 5 passos

Pronto, agora que já sabe o que é um manual do colaborador e o que deve incluir, provavelmente está a pensar…”Sim, quando é que vou arranjar tempo para escrever isto?”

Sejamos realistas… tornar as nossas operações internas mais eficientes nunca é uma prioridade quando os clientes estão a ligar—há sempre problemas urgentes para resolver. Simplifiquei o processo de elaboração de um manual do funcionário—eis como escrever um manual do funcionário em apenas 5 passos:

1. Comece com um esboço. Decida o que pretende incluir num manual do funcionário e crie um esboço das secções relevantes. Comece com um exemplo de esboço dos seus amigos da DPM e estará praticamente tudo feito. Se é mais uma pessoa que pensa visualmente, começar com uma tela em branco e utilizar um software de mapas mentais pode ajudar—e também facilita a apresentação das suas ideias à equipa no passo seguinte.
2. Partilhe o esboço com os restantes membros da equipa para obter opiniões. Na próxima reunião da equipa, reserve 15 minutos para rever o esboço e recolher opiniões sobre que conteúdos adicionais devem ser incluídos.
3. Preencha as lacunas. Agora chega a parte difícil—preencher as secções do seu esboço. Mas isto não tem de ser tão difícil quanto pensa se dividir o trabalho e o executar em conjunto. A sua contratação mais recente pode redigir os procedimentos de integração da equipa. Da próxima vez que tiver uma entrega com prazo definido, peça a um membro da equipa para documentar os passos de QA que está a seguir enquanto os executa. Quando divide o trabalho e vai tratando dele ao longo do tempo, parece menos trabalho adicional (e não tenha receio de faturar este tempo ao seu cliente, que vai beneficiar de receber um produto melhor). Por fim, recorra tanto quanto possível a conteúdos externos. Por exemplo, ao criar os perfis de competências da equipa, pode ser tão simples como criar uma ligação para o perfil da pessoa no LinkedIn. Dessa forma, tudo o que os funcionários têm de fazer é indicar as suas funções, três passatempos fora do trabalho e as suas informações MBTI. E pronto, está feito.
4. Lembre-se de que feito é melhor do que perfeito. Defina como objetivo ter a versão 1 concluída dentro de um mês. Quem se importa se não for a melhor invenção desde o pão fatiado? Adote uma abordagem ágil para lançar um produto mínimo viável e, depois, melhore-o ao longo do tempo.
5. Promova o produto. Certifique-se de que todos sabem onde se encontra o manual e identifique quem é responsável por garantir que os novos funcionários recebem uma cópia no primeiro dia. Pode ser o responsável pelo recrutamento, o colega de integração ou o especialista de recursos humanos.

O que evitar ao escrever um manual do funcionário

Já abordámos que conteúdos devem fazer parte de um manual do funcionário e que passos deve seguir para escrever um. Mas que potenciais problemas deve ter em mente ao decidir como criar um manual do funcionário? A tabela abaixo apresenta alguns problemas comuns que surgem ao redigir um manual do funcionário, soluções para os resolver e os benefícios:

Problema	Solução	Benefícios
Ninguém considera o manual útil (exceto o próprio)	Envolva toda a equipa na elaboração do manual do funcionário	A equipa sente que o documento lhe pertence e fica empenhada em melhorar o produto Se, após este exercício, ninguém considerar o manual útil, saberá que não precisa de um!
Ninguém atualiza o manual. Quando um novo funcionário começa, o documento já não é útil.	Atribua ao novo funcionário a tarefa de atualizar o manual como parte da sua integração (inclua estas instruções no próprio manual para não se esquecer!) O novo funcionário também deve ser responsável por garantir que a equipa atualiza os seus perfis de competências	A equipa atualiza o manual periodicamente, com um impacto mínimo na entrega ao cliente Dá ao novo funcionário algo para fazer quando está a começar!

Exemplo de esboço de um manual do funcionário

1. Introdução
   1. Dê as boas-vindas ao seu novo colaborador na sua fantástica equipa!
2. Procedimentos de integração
   1. Requisitos de RH (detalhes sobre a relação laboral, informações fiscais, benefícios, indemnização por acidentes de trabalho, licença por motivos médicos e familiares, férias, tempo remunerado, horário de trabalho, leis e regulamentos, etc.)
   2. Código de conduta profissional e expectativas
   3. Referências às políticas relevantes da empresa (por exemplo, teletrabalho, código de vestuário, registo de horas, relatório de despesas,  quando os colaboradores podem esperar avaliações de desempenho)
   4. Formação obrigatória
   5. Necessidades informáticas (como configurar o computador portátil, o telefone, etc.)
3. Orientação da equipa
   1. Competências da equipa
   2. Visão geral do portefólio de projetos/documento(s) de iniciação do projeto
   3. Manual do utilizador para gestores/colaboradores
4. Garantia de qualidade
   1. Visão geral do software/ferramentas da equipa e expectativas de utilização (por exemplo, plataformas e protocolos de mensagens instantâneas, como redigir uma mensagem de ausência do escritório por e-mail)
   2. Melhores práticas de garantia de qualidade da equipa
   3. Formatos/modelos obrigatórios para os materiais a entregar
   4. Guia de estilo
5. Procedimentos de saída (apresente esta secção de forma positiva. Os colaboradores podem não estar a sair da empresa; podem estar a transitar para uma nova missão ou a mudar de funções)
   1. Requisitos de RH (informações fiscais, benefícios, etc.)
   2. Necessidades informáticas (como, quando e onde devolver o equipamento da empresa)
   3. Procedimentos de transferência de ficheiros

Mais informações sobre a gestão de novos membros da equipa

Leia aqui as dicas de Galen sobre a contratação de membros para equipas remotas.