Brainstorming silencioso: envolva facilmente os introvertidos
De acordo com a Revista Computerworld, os inquéritos mostram que cerca de 75% das pessoas se consideram extrovertidas, mas as evidências anedóticas indicam que a maioria dos profissionais de TI são introvertidos.
Embora seja uma generalização abrangente, basta dizer que os gestores de projetos digitais irão interagir com múltiplas personalidades e preferências. Haverá sempre pessoas introvertidas que quererá envolver nos seus projetos, para que possam contribuir com os seus conhecimentos especializados.
Isto poderá exigir que utilize uma técnica como o brainstorming silencioso, para garantir que essas pessoas são ouvidas e não são abafadas pelos extrovertidos presentes na sala. O brainstorming silencioso é uma excelente adição ao seu conjunto de técnicas de brainstorming.
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Eu sou Annie MacLeod, uma gestora de projetos e coach apaixonada e experiente, que prospera na criação de experiências de colaboração para equipas remotas e os seus projetos. Também sou uma introvertida convicta!
Ao longo dos anos, à medida que compreendi melhor o que isso significa, consegui criar práticas de colaboração que aproveitam os conhecimentos das pessoas introvertidas e as envolvem mais nos meus projetos.
Se tiver interesse em saber mais sobre pessoas introvertidas, recomendo vivamente o livro Silêncio, o Poder dos Introvertidos num Mundo que Não Para de Falar, de Susan Cain. Apresenta excelentes perspetivas sobre o que significa ser introvertido, bem como técnicas para gerir situações que podem ser avassaladoras.
O Que É o Brainstorming Silencioso?
As sessões de brainstorming são uma técnica colaborativa fundamental utilizada atualmente nas empresas, sobretudo em projetos. Para os gestores de projetos digitais, existem muitas formas de o brainstorming em grupo ajudar a resolver problemas, idealizar soluções, desenvolver conteúdos, planear e realizar retrospetivas.
As sessões de brainstorming silencioso limitam-se a retirar a parte da “tempestade” e a silenciá-la, para que a sessão não gire em torno da voz mais alta da sala, permitindo contributos mais ponderados para o processo de brainstorming.
A vantagem adicional do brainstorming silencioso é poder ser realizado de forma assíncrona, permitindo que as pessoas contribuam independentemente do fuso horário em que se encontram e poupando um tempo precioso de reunião para analisar profundamente os contributos do brainstorming, sobretudo quando existe um limite de tempo.
Porquê Fazê-lo: Como o Brainstorming Silencioso Envolve as Pessoas Introvertidas
Adoro esta citação das pessoas do mindmanager.com:
O brainstorming permite que as pessoas pensem com maior liberdade, sem receio de serem julgadas. O brainstorming incentiva a colaboração aberta e contínua para resolver problemas e gerar ideias inovadoras. O brainstorming ajuda as equipas a gerar rapidamente um grande número de ideias, que podem ser aperfeiçoadas e combinadas para criar a solução ideal.
Isto realça o que estamos a tentar alcançar no nosso brainstorming: muitas ideias rápidas, evitando simultaneamente o pensamento de grupo.
| Brainstorming | Introvertidos Satisfeitos | Técnicas de Brainstorming Silencioso |
|---|---|---|
| Pensar livremente | Respeitar o seu espaço | Espaço num quadro branco digital para fornecer contributos |
| Sem julgamentos | Dar-lhes tempo para recarregar energias | Tempo assíncrono para fornecer contributos |
| Colaboração | Envolvê-los em conversas aprofundadas | Contributos anónimos |
| Grande número de ideias | Abrandar e deixá-los falar | Mais texto, menos conversa |
Como Fazer Brainstorming Silencioso
Existem algumas boas práticas básicas para realizar brainstorming, e o melhor ponto de partida é estruturar a sessão (isto é, sobre o que estamos aqui para fazer brainstorming?) e fornecer contexto para o brainstorming. Este contexto está relacionado com o porquê — as razões para realizar este exercício.
Por exemplo:
| Tipo | Como enquadrar |
|---|---|
| Ideação | Exemplo: “Estamos a criar um sítio Web que terá de vender o produto x ao público y.” Forneça quaisquer outras informações do cliente sobre o que tornaria este sítio Web bem-sucedido. Uma pergunta de exemplo para enquadrar a sessão de brainstorming poderia ser: “Quais seriam os três a cinco elementos indispensáveis para este tipo de sítio Web?” |
| Resolução de problemas | Exemplo: “Estamos a ter um problema com o nosso tempo de resposta às mensagens de chat no nosso sítio Web. O feedback dos clientes e potenciais clientes tem sido péssimo.” Uma declaração do problema de exemplo para enquadrar a sessão de brainstorming poderia ser: “Quais poderão ser as três a cinco principais razões para este tipo de problemas? Pense em pessoas, máquinas, utilizadores ou qualquer outra coisa que possa afetar o problema.” |
| Retrospectiva | Exemplo: “Tivemos um sprint excelente — o trabalho da equipa foi incrível” Uma pergunta de exemplo para enquadrar a sessão de brainstorming poderia ser: “Quais foram as três a cinco principais coisas que contribuiriam para uma excelente equipa que trabalha bem em conjunto?” |
O passo seguinte é disponibilizar espaço para a equipa contribuir com as suas ideias. Pode ser numa Folha de cálculo Google, num quadro branco ou num Documento Google. Deve ter um espaço facilmente acessível, partilhável com os membros do grupo e que lhe permita reunir facilmente os resultados.
No Miro, configuraria um espaço com o seguinte aspeto:
Como pode ver, comecei com uma declaração de enquadramento clara e mostrei visualmente por onde começar. Em seguida, forneci instruções claras sobre como concluir a sessão de brainstorming. Isto aplicar-se-ia quer estivesse a fazê-la numa reunião presencial, quer de forma assíncrona.
É importante ter as instruções escritas e visíveis para as pessoas, de modo a relembrar-lhes o que devem fazer. Inúmeras vezes, vejo pessoas regressarem a estas instruções quando se esquecem do que deveriam estar a fazer ao longo do processo!
Por último, devemos indicar claramente quais são os próximos passos — isto é realmente importante para que as pessoas compreendam o valor do seu contributo e o que será esperado delas relativamente aos dados fornecidos.
O brainstorming silencioso em ação
Vamos explorar quando e onde poderá utilizar estas técnicas no seu projeto digital:
- Retrospectivas: Este é provavelmente o principal caso de utilização — se quiser realmente obter feedback franco e construtivo e minimizar a atribuição de culpas, o brainstorming silencioso deverá ser o método de eleição para a sua próxima retrospetiva.
- Resolução de problemas: Quando um problema é inicialmente detetado e não é claro se se trata de um erro, de uma alteração ou de uma questão de formação, e está a tentar obter contributos de todos sobre a causa, pode ser eficaz recolher contributos de todas as pessoas que observaram o problema. Quando um problema tem vários aspetos e está a desenvolver possíveis soluções, o brainstorming pode ajudar a reunir todo o conhecimento técnico necessário para definir o âmbito da solução.
- Desenvolvimento de normas da equipa: O brainstorming silencioso é um excelente exercício para tirar partido da diversidade da sua equipa e gerar ideias sobre como comunicar, sobre a cultura que pretende alcançar, sobre como poderá facilitar a criação de espírito de equipa e sobre como colaborar.
Assim, tomando o quadro acima como exemplo, vamos dividi-lo nos passos que deverá seguir:
- Configure o espaço para a sua sessão de brainstorming. Certifique-se de que inclui os seguintes elementos essenciais:
- Enquadrar o brainstorming: Por que motivo estamos a fazer este brainstorming? No nosso exemplo sobre normas da equipa, diria algo como: “Partilhem connosco todas as boas práticas que utilizaram enquanto membros de uma equipa de projeto e coloquem-nas no espaço de brainstorming.”
- Adicione uma secção de instruções: Digo às pessoas para se certificarem de que utilizam x notas adesivas e de que incluem um substantivo e um verbo em cada ideia (com pontos extra se incluírem adjetivos).
- Disponibilize conjuntos de notas adesivas para que se possam concentrar no conteúdo, em vez de copiar e colar novas notas adesivas.
- Próximos passos: Descreva o que acontecerá em seguida como resultado do brainstorming. Isto incluiria a data-limite para o envio dos contributos e a data em que o grupo se reunirá para agrupar os resultados e definir ações.
- Convide a equipa que participará na sessão de brainstorming e forneça instruções claras sobre o que se espera dos seus membros durante a sessão, bem como a ligação para o quadro. Além disso, não se esqueça de incluir, se necessário, algumas ligações para tutoriais ou instruções destinadas aos novos membros da equipa que não estejam familiarizados com a sua tecnologia!
- Faça o acompanhamento para informar as pessoas de que valoriza os seus contributos e confirmar a próxima reunião. Caso contrário, as pessoas não se darão ao trabalho de responder da próxima vez que enviar um pedido!
Principais conclusões
Então, porque é que isto funciona tão bem para as pessoas introvertidas? Eis os pontos principais:
- Os quadros brancos digitais dão-nos a liberdade de participar e colaborar ao nosso próprio ritmo. Ao realizar o exercício de forma assíncrona, permite-se que as pessoas tenham tempo para organizar os seus pensamentos e expressá-los cuidadosamente, sem olhares atentos a observar quantos têm ou o que escreveram. A vantagem adicional é que estas ferramentas têm verificação ortográfica e não é necessário tomar todas as notas — uma vantagem acrescida para nós, facilitadores introvertidos!
- Realizar a sessão de brainstorming digitalmente permite à equipa organizar os seus pensamentos e articulá-los claramente por escrito em vez de ter de os articular oralmente.
- A técnica poupa tempo de reunião para as conversas mais aprofundadas sobre o agrupamento e o desenvolvimento de ações a partir do brainstorming, porque as pessoas podem ver os contributos de todo o grupo antes da reunião. Isto também as ajuda a recarregar energias antes desta atividade seguinte, bem como a prepararem-se para a próxima.
- Como os contributos são anónimos, evita a situação em que a opinião de quem tem a voz mais alta ou o cargo mais importante recebe mais peso. Isto acontece frequentemente em ambientes onde as pessoas extrovertidas podem monopolizar a conversa!
Pode encontrar aqui mais boas práticas de colaboração e, se quiser algumas ideias adicionais sobre como começar a fazer brainstorming no seu próximo projeto, consulte:
- Consulte os outros recursos a que tem acesso enquanto membro do DPM — artigos, podcasts e recomendações de ferramentas.
- Experimente o meu modelo no Miroverse para definir o âmbito dos projetos e relacionar os critérios de sucesso com os entregáveis.
Por último, se subscrever a newsletter do The Digital Project Manager, manter-se-á a par de todos os contributos dos especialistas do DPM.
