3 Razões pelas quais a Gestão da Mudança é Fundamental para os Gestores de Projeto
A mudança pode despertar muitas emoções nas pessoas. Pode ser entusiasmante, como comprar uma casa ou um carro novo, ou receber uma grande promoção e um aumento salarial significativo. Pode ser devastadora, como perder um animal de estimação ou um familiar, ou ver o seu emprego afetado por uma ronda de despedimentos.
Quer se trate de uma mudança positiva ou negativa, pode ser avassaladora e é por isso que precisa de ser gerida de forma eficaz.
Enquanto gestor de projetos, é provável que já tenha tido de gerir muitas mudanças no trabalho. Estes esforços de mudança podem ter incluído:
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- Implementar novas tecnologias, metodologias ou processos
- Integrar ou retirar um membro da equipa
- Redigir uma ordem de alteração para um projeto
Gerir bem a mudança é algo que pode distinguir um gestor de projetos competente de um gestor de projetos excecional. Mas se é novo na gestão de projetos, não há problema; vou explicar por que razão a gestão da mudança é tão importante e dar-lhe algumas ideias para criar uma abordagem estruturada à mudança enquanto orienta a sua equipa ao longo desse processo!
O que é a gestão da mudança?
Não vou dedicar demasiado tempo à definição de gestão da mudança neste artigo, uma vez que vamos concentrar-nos na razão pela qual é essencial, mas primeiro vamos garantir que estamos todos de acordo quanto ao que significa.
A gestão da mudança é um termo abrangente para todas as abordagens destinadas a preparar, apoiar e ajudar indivíduos, equipas e organizações a concretizar mudanças organizacionais.
Uma estratégia de gestão da mudança pode consistir nos passos que segue quando pensa (ou sabe) que uma mudança se aproxima no seu projeto ou organização. Por exemplo, enquanto gestor de projetos, o seu cliente pode pedir-lhe que altere o design ou alguma funcionalidade do website ou da aplicação que a sua equipa está a criar para ele.
A primeira coisa que faz é consultar o contrato para verificar o que diz sobre alterações — estão incluídas alterações ou revisões específicas e outras exigem tempo e fundos adicionais?
Suponhamos que você e a sua equipa determinam que as alterações solicitadas pelo cliente exigirão mais duas semanas, 25 horas de trabalho de um designer e 30 horas de trabalho de um programador para serem concluídas. Adiciona também 12 horas de gestão de projetos à sua estimativa.
Trabalha com a sua equipa de gestão para criar um aditamento à declaração de trabalho (SOW) do cliente e explica-lhe as alterações. Esta conversa também permite que você, o cliente e a sua equipa garantam que todos estão de acordo quanto ao novo âmbito e calendário.
De seguida, o cliente assina o aditamento e a equipa continua a trabalhar no website ou na aplicação, com as alterações integradas no plano do projeto e no calendário. Parabéns! Acabou de demonstrar um processo de gestão da mudança bem-sucedido.
Porque é importante a gestão da mudança?
Embora o exemplo de um processo de gestão da mudança apresentado acima seja um bom exemplo, não é a única situação em que irá gerir mudanças num projeto.
Poderá também precisar de um novo processo se houver uma alteração na equipa do projeto (do lado da sua equipa ou do cliente) ou se algo no projeto não estiver a correr conforme o planeado. A gestão da mudança pode ser utilizada para apoiar alterações de curto prazo, como a ausência de alguém por licença parental ou médica, ou iniciativas de mais longo prazo.
Na maior parte deste artigo, pode parecer que estamos a discutir a gestão da mudança através da perspetiva da gestão de projetos em cascata, mas isso não é verdade. Se lidera uma equipa ágil, poderá argumentar que a gestão da mudança é uma parte natural do processo ágil. As equipas ágeis geralmente definem o "âmbito" de cada sprint imediatamente antes de o iniciar.
Mas se é um gestor de projetos ágeis ou um scrum master, ser bom na gestão da mudança também é uma competência essencial para si! Porquê? Vejamos algumas das razões pelas quais a gestão da mudança é tão crucial para o sucesso dos projetos.
1. Menos stress
A ambiguidade nas responsabilidades do projeto, nos calendários, no âmbito e no orçamento pode ser muito stressante para os gestores de projetos e para as suas equipas. Bons processos de gestão de projetos, incluindo a gestão da mudança, podem reduzir o stress associado à entrega de projetos de qualidade.
Todos devem ter clareza sobre o calendário, o âmbito e o orçamento, bem como sobre o que fazer se algo não correr conforme o planeado ou precisar de ser alterado. Isto aplica-se tanto à equipa interna do projeto como ao cliente ou a quaisquer outros intervenientes interessados no resultado do projeto.
Ter funções e responsabilidades claras nos processos da empresa também pode reduzir a ambiguidade e o stress. Se todos pensarem que outra pessoa é responsável por algo, essa tarefa pode não ser concluída ou pode causar atrasos no projeto (o que pode ser stressante!).
2. Melhores resultados empresariais
A investigação da PROSCI, uma organização líder em formação e certificação em gestão da mudança, demonstra que gerir bem a mudança conduz a melhores resultados empresariais.
A investigação da Prosci sobre as melhores práticas em gestão da mudança demonstra consistentemente que “as iniciativas com uma excelente gestão da mudança têm seis vezes mais probabilidades de cumprir os objetivos do que aquelas com uma gestão da mudança deficiente.”
Mesmo uma gestão da mudança razoável aumenta para o triplo a probabilidade de cumprir os objetivos empresariais, em comparação com uma gestão da mudança deficiente. As métricas que determinam o que constitui uma excelente gestão da mudança podem variar de organização para organização; a importância de nos concentrarmos em sermos bons a gerir a mudança não varia.
Assim, embora muitas variáveis possam influenciar o sucesso de um projeto, incluindo ter a equipa certa, um calendário exequível, um orçamento adequado e uma comunicação eficaz, ter um bom processo de gestão da mudança está diretamente relacionado com o apoio à conclusão bem-sucedida de um projeto.
3. Retenção dos colaboradores
Menos stress e um maior sucesso dos projetos podem conduzir a colaboradores mais envolvidos. Isto pode resultar numa menor rotatividade e numa maior retenção dos colaboradores.
De acordo com a Gallup, líder do setor no envolvimento dos colaboradores e na investigação associada, apenas 15% dos trabalhadores em todo o mundo se enquadram na categoria dos envolvidos. Este número é superior nos EUA, situando-se nos 35%, mas está longe do nível em que deveria (e poderia) estar.
A mentalidade de criar uma equipa focada na importância da gestão da mudança é fundamental para os líderes da sua organização. Deve fazer parte da criação de uma cultura empresarial na qual os membros da equipa queiram participar e dar o seu melhor no trabalho todos os dias.
Enquanto gestor de projetos, sabe que há muitas coisas que podem mudar numa organização e que a gestão da mudança não é um acontecimento único. É por isso que é importante disponibilizar recursos como roteiros, ferramentas, modelos e formação para ajudar as pessoas da equipa a aceitar e apoiar a organização.
Se tem a certificação PMP, provavelmente também teve algum contacto com a vertente dos recursos humanos da gestão de projetos enquanto se preparava para o exame, e este é um excelente exemplo de uma situação em que, enquanto gestor de projetos, deve colaborar com os líderes de RH da sua empresa quando se trata de mudança.
Caso contrário, esta é outra área da gestão de projetos sobre a qual poderá querer aprender mais como parte do seu plano de desenvolvimento.
Porque devem os gestores de projetos preocupar-se com a gestão da mudança?
Embora grande parte deste artigo se tenha concentrado nos resultados do projeto, da organização e do negócio, a gestão da mudança tem as pessoas no seu cerne. Existe uma dimensão muito humana na implementação de iniciativas de mudança e no apoio às equipas de projeto e aos clientes durante a mudança.
Enquanto gestor de projetos, é sua responsabilidade garantir que o projeto decorre sem problemas, mas uma parte importante desse trabalho consiste em criar um ambiente de adaptabilidade onde a sua equipa possa realizar o seu melhor trabalho.
Um bom líder de projeto garante sempre que a equipa de projeto e os clientes aderem a um plano de gestão da mudança, de modo a assegurar o resultado mais eficaz.
4 benefícios da gestão da mudança para PMs
Em suma, os benefícios da gestão da mudança para os PMs são projetos mais bem-sucedidos e equipas mais felizes e com um melhor desempenho. No entanto, saiba que, quando dominar a gestão da mudança organizacional, irá verificar:
- Menos expansão do âmbito: deverá começar a verificar menos expansão do âmbito nos seus projetos. Isto acontece porque o âmbito é claro e o processo de gestão da mudança está bem documentado. Qualquer desvio em relação ao âmbito inicial deve ser definido e documentado.
- Equipas de projeto mais satisfeitas: o âmbito do trabalho é claro e a equipa recebe um bom apoio durante qualquer mudança. Os modelos de gestão da mudança estão devidamente alinhados com as alterações efetuadas no projeto ou nos processos.
- Projetos mais rentáveis: os projetos que são bem monitorizados e controlados, com processos eficientes de gestão da mudança, são mais rentáveis. Isto só é geralmente verdade quando o orçamento e o calendário foram estimados de forma precisa e conservadora no arranque, mas, em geral, uma boa gestão da mudança conduz a projetos mais rentáveis.
- Maior capacidade de adaptação à mudança: ter uma cultura que celebra e apoia a mudança torna as suas equipas de projeto mais capazes de se adaptarem à mudança quando necessário. Quer estas mudanças sejam proativas ou reativas a fatores como alterações na economia ou no panorama competitivo, ser capaz de se adaptar a novas formas de trabalhar contribui para equipas com um melhor desempenho.
Encontre aqui exemplos de gestão da mudança na prática.
Implementar a gestão da mudança na sua organização
Se pretende desenvolver as suas competências em gestão da mudança este ano, existem muitas oportunidades para aprofundar os seus conhecimentos e praticar!
Consulte este artigo que apresenta um processo de gestão da mudança em três etapas ou saiba mais sobre software de gestão da mudança que pode utilizar para criar e manter os fluxos de trabalho que o ajudarão a gerir a mudança.
