Como Utilizar um Portefólio de Gestão de Projetos para Conseguir um Novo Emprego
Um portefólio de gestão de projetos é uma ferramenta útil para complementar o seu currículo e demonstrar as suas excelentes competências enquanto gestor de projetos. Mas, depois de criar o seu portefólio, como pode utilizá-lo para conseguir a oportunidade — seja o seu próximo emprego, o seu próximo projeto ou aquele aumento há muito merecido?
O que os decisores procuram num portefólio de gestão de projetos
Nas partes anteriores desta série, abordámos vários aspetos do tema do portefólio de gestão de projetos a partir da sua perspetiva enquanto gestor de projetos. Agora, é altura de aprofundar ainda mais o tema e considerar o seu público. Em muitos casos, irá utilizar o seu portefólio para conseguir uma nova função ou um novo cliente.
O que é que essas pessoas estão a tentar perceber?
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- Até que ponto compreende o digital?
- Tem experiência à escala de que precisamos?
- Qual é o seu estilo de gestão? Põe mãos à obra ou orienta à distância?
- Como lida com conflitos, problemas, escalamentos e o lado menos agradável da entrega de projetos?
- Podemos confiar-lhe os nossos clientes?
É claro que o seu portefólio de gestão de projetos pode não apresentar simplesmente respostas a estas perguntas. Se o fizesse, não haveria razão para o seu público acreditar nas suas afirmações. Em vez disso, o seu portefólio deve contar uma história que exija uma conversa mais aprofundada.
Preparar o seu portefólio para o processo de candidatura
Analisar o seu portefólio a partir da perspetiva do seu público é um excelente primeiro passo para conseguir a sua próxima oportunidade. Agora, deverá preparar o seu portefólio para o processo de candidatura. Eis algumas sugestões a ter em conta:
- Conte uma história. Se as pessoas quisessem ler uma lista de realizações, poderiam consultar o seu currículo. O seu portefólio deve contar a história da sua carreira como gestor de projetos num formato fácil de compreender. Reveja os exemplos que selecionou e a ordem da apresentação e confirme que tudo fará sentido para um decisor.
- Adapte o conteúdo do seu portefólio para corresponder à descrição da função. Na maioria dos casos, o seu portefólio será um documento estático que não muda radicalmente de candidatura para candidatura. No entanto, deverá mostrar a um decisor que compreende as funções do cargo. Utilize o seu portefólio para apresentar exemplos de competências de gestão de projetos que podem ser mais difíceis de representar num único ponto do currículo (por exemplo, negociação, gestão de partes interessadas e resolução de problemas.)
- Alinhe o seu currículo e o portefólio para garantir consistência. Os dois documentos não devem ser cópias um do outro, mas devem contar uma história coerente.
- Está a apresentar o mesmo conjunto de experiências?
- Se partilha métricas ou estatísticas, estas são iguais?
- O portefólio complementa as informações do seu currículo de gestor de projetos com detalhes úteis?
Como adaptar o seu portefólio de gestão de projetos com base na oportunidade
Além de preparar o seu portefólio para o processo de candidatura, deverá adaptar o conteúdo consoante a oportunidade em perspetiva seja uma entrevista de gestão de projetos, uma apresentação de uma proposta para um novo projeto ou um pedido de aumento ou promoção. O seu portefólio pode até ser utilizado para ajudar a demonstrar o valor da gestão de projetos dentro da organização.
Como utilizar o seu portefólio numa entrevista?
Imagine uma entrevista de emprego típica. Envia o seu CV para um buraco negro, depois pode receber uma chamada de triagem de um recrutador e, em seguida, passa por uma série de entrevistas em que as pessoas têm uma hora (no máximo!) para perceber quem é.
Está sujeito a desperdiçar esse precioso tempo presencial (ou de Zoom para Zoom) em conversas superficiais que não lhe permitem diferenciar-se.
Para evitar esta armadilha, encare o seu portefólio como um documento para leitura prévia à conversa. Deixe deliberadamente algumas perguntas sem resposta para criar alguma tensão e despertar no seu público a necessidade de saber mais. Por exemplo, partilhar alguns elementos visuais apelativos juntamente com um conjunto de métricas impressionantes do projeto pode despertar curiosidade — e dar início a uma conversa.
E não se esqueça de que o seu portefólio também pode ser consultado após a leitura. Depois da sua reunião, a pessoa que toma decisões pode voltar a consultar o portefólio para ver exemplos do que discutiram. Pode até utilizá-lo para convencer outras pessoas da sua equipa a apoiar a decisão de contratação.
Como utilizar o seu portefólio para apresentar um novo projeto
Apresentar um novo projeto é semelhante a participar numa entrevista para um novo emprego. Envia a sua proposta para um buraco negro, recebe perguntas de esclarecimento por e-mail ou telefone e, depois, pode ter a oportunidade de passar uma ou duas horas a apresentar a sua proposta e a responder às perguntas de pessoas que estão a tentar perceber quem é.
Estruture o seu portefólio de modo a alinhá-lo com a apresentação que planeou e vice-versa. Por exemplo, se quiser ser visto como um líder servidor e colaborativo, diga isso nas histórias. Desta forma, pode referir-se naturalmente a essa experiência sem parecer rígido ou artificial (algo como “O meu estilo aproxima-se mais do de um líder servidor do que do de alguém que entra numa loja de porcelana como um touro. O melhor exemplo disso foi o projeto agrícola que incluí no meu portefólio, no qual eu…”)
Como utilizar o seu portefólio para defender um aumento salarial ou uma promoção?
Também pode utilizar o seu portefólio de gestão de projetos para defender um aumento salarial ou uma promoção. Crie o hábito de atualizar o seu portefólio após cada projeto bem-sucedido que concluir e terá uma apresentação pronta a partilhar com o seu superior quando chegar o momento das avaliações de desempenho.
Tenha em conta que o seu superior provavelmente também precisa de interceder por si junto dos seus superiores. Partilhar o portefólio com essa pessoa facilita-lhe o trabalho — em vez de redigir uma avaliação de raiz, pode simplesmente reencaminhar o ficheiro com uma ou duas frases adicionais de recomendação, escritas pelas suas próprias palavras.
Tenha em conta estes aspetos a fazer e a evitar quando utilizar um portefólio de gestão de projetos para defender um aumento salarial ou uma promoção:
Faça:
Destaque os resultados (por exemplo, o número de projetos concluídos, as horas ou os montantes poupados)
Utilize testemunhos de clientes ou elogios
Destaque o seu contributo único (por exemplo, sem a sua liderança, a empresa teria tido uma rotatividade X% superior)
Apresente formação ou áreas em que procurou conhecimentos externos para melhorar o seu desempenho
Não faça:
Justifique uma promoção com base nas horas trabalhadas — em cargos remunerados, as horas não são relevantes se não se traduzirem em resultados
Explique que precisa de um aumento por razões pessoais, como precisar de dinheiro para pagar a renda
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