Como uma gestora de projetos experiente utiliza a IA para acelerar a entrega

Atualmente, lidero operações empresariais e projetos de crescimento no setor da educação, bem como projetos de implementação na área das tecnologias de saúde, garantindo que as necessidades clínicas e empresariais se transformam em soluções digitais escaláveis. Assim, lidero dois tipos de projetos/programas completamente diferentes para empresas distintas.

Em tudo isto, o meu trabalho consiste essencialmente em criar clareza em torno de requisitos complexos da liderança, gerir muitos intervenientes diferentes e garantir que as boas ideias se transformam efetivamente em resultados concretos através de métodos de gestão de projetos.

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Como a IA está a ajudar as equipas a transitar para uma gestão de projetos simplificada

Comecei a minha carreira numa gestão de projetos em cascata muito tradicional, com grandes planos do MS Project, registos RAID no Excel e longas apresentações semanais de estado. Em ambientes digitais/ágeis e de ritmo acelerado, essa sobrecarga tornou-se rapidamente um entrave, e percebi que estava demasiado concentrada no processo, em vez de me concentrar no valor.

É por isso que é tão importante transitar para métodos simplificados de gestão de projetos. E é nessa direção que o setor está a avançar. Atualmente, ninguém quer envolver-se em sistemas pesados em termos de processos.

A IA facilita essa transição porque trata do trabalho rotineiro, permitindo-lhe criar valor tal como os seus intervenientes o definem.

No meu caso, a transição consistiu em centralizar o trabalho num único quadro dinâmico, em vez de o dispersar por vários documentos. Por exemplo, transferi as equipas para uma ferramenta ao estilo Kanban, com colunas como Pendências, Este mês, Esta semana, Em curso, Bloqueado e Concluído. Os riscos, as decisões e as dependências são acompanhados no mesmo espaço. Importei apenas os marcos verdadeiramente críticos do antigo gráfico de Gantt, utilizei o novo quadro em paralelo durante um curto período e, depois, eliminei o registo RAID e as apresentações independentes assim que os intervenientes se sentiram confortáveis. O resultado é uma única fonte de informação fidedigna, em vez de cinco versões concorrentes.

A comunicação e a governação também foram simplificadas. Em vez de criar apresentações complexas, utilizo o quadro + a IA para elaborar atualizações concisas destinadas a diferentes públicos.

Em última análise, a IA tornou muito claro que o meu valor está no discernimento, no alinhamento e na gestão da mudança — não em atualizar folhas de cálculo o dia inteiro!

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Melissa Khan-Blackmore

Gestora de projetos certificada pelo PMP

Como a IA está a mudar a liderança e a execução modernas de projetos

A IA também está a afetar o meu papel. Atualmente, o meu trabalho exige claramente muito menos tomada de notas, acompanhamento de tarefas, atualização do estado dos projetos e até planeamento geral de projetos. Tenho muito mais tempo para analisar problemas empresariais e estabelecer ligações com objetivos estratégicos de nível superior.

Do lado da execução, a IA está agora integrada na forma como gerimos os projetos. Utilizamo-la para resumir chamadas com clientes, agrupar e identificar padrões no feedback dos intervenientes e elaborar primeiras versões de requisitos, planos/cronogramas de projetos e até comunicações com base nos artefactos dos nossos projetos. Por exemplo, em vez de passar horas a transformar notas de reuniões e tickets do Jira numa apresentação de estado, a IA fornece-me um rascunho e destaca padrões ou riscos — depois, utilizo o meu tempo para validar, estabelecer prioridades e decidir o que é realmente importante para a empresa.

Basicamente, passo menos tempo a elaborar manualmente relatórios de estado, a limpar documentação, a traduzir manualmente a mesma atualização para diferentes públicos e a analisar dados para perceber o que está a acontecer.

E isso permite-me dedicar mais tempo a trabalho de maior impacto, como comunicar com os meus clientes, a minha equipa ou os líderes da empresa, realizar trabalho criativo, como melhorar processos ou aperfeiçoar ideias de projetos, e criar estratégias.

Em última análise, a IA tornou muito claro que o meu valor está no discernimento, no alinhamento e na gestão da mudança — não em atualizar folhas de cálculo o dia inteiro!

Como a IA simplificou uma implementação complexa envolvendo vários intervenientes

Eis um exemplo. Eu liderava a implementação de um produto numa organização de grande dimensão e altamente regulamentada. Tínhamos inúmeros elementos em constante evolução — operações, TI, utilizadores finais, engenheiros do fornecedor e líderes internos e externos — e todo o feedback estava disperso por e-mails, conversas, tickets e notas de reuniões. Chegou-se ao ponto em que o meu verdadeiro trabalho consistia apenas em responder a reclamações, problemas e pedidos.

Configurámos um sistema leve que acrescentava IA às ferramentas que já utilizávamos:

• A gestão do trabalho era feita em quadros ao estilo do Asana/Jira.
• Os pedidos de suporte chegavam através de uma caixa de entrada de e-mail partilhada e de um canal de chat interno.
• As notas das reuniões e as sessões de balanço eram registadas num documento partilhado.

Introduzia esse texto bruto num espaço de trabalho de IA e pedia-lhe para:

• Agrupar os problemas por temas
• Sinalizar tudo o que parecesse representar um risco elevado ou ser crítico para a segurança
• Criar atualizações de estado para diferentes grupos de partes interessadas

Fazia isto — e continuo a fazê-lo — duas vezes por semana. Não é 100% perfeito, mas poupa-me horas de análise e de resposta a diferentes pedidos.

Em termos de esforço e resultados:

• Demorei talvez 2–3 horas a conceber o fluxo pela primeira vez.
• A minha triagem semanal passou de cerca de meio dia a analisar minuciosamente os pedidos e a reescrever resumos para cerca de 50 minutos de revisão e tomada de decisões.
• Este processo ajuda-me realmente a resumir e registar TUDO de cada grupo de partes interessadas e a detetar riscos mais facilmente.

É por isso que penso que as ferramentas de IA não estão a substituir o gestor de projetos; estão a eliminar muito trabalho manual de baixo valor, para que eu possa dedicar mais tempo à definição de prioridades, ao alinhamento das partes interessadas e à tomada de decisões claras e atempadas em ambientes que já são complexos.

Dica da Melissa

A IA pode, e irá, transformar radicalmente a forma como planeamos os riscos. Também reduzirá naturalmente os riscos. Mas não pode substituir as partes que exigem verdadeiro discernimento e responsabilização humanos.

Como os gestores de projetos podem automatizar com IA o trabalho repetitivo de execução

Comecei a encarar a IA como um membro júnior da equipa cuja função é fazer a primeira passagem por tudo o que seja repetível, tenha muito texto ou se baseie em padrões. Depois, intervenho como editor e responsável pela tomada de decisões. Essa forma de pensar está a transformar a forma como faço a entrega em todas as áreas:

• Tarefas repetitivas e administrativas: Notas e resumos de reuniões, etiquetagem de itens de ação e formatação dos mesmos em formatos fáceis de ler.
• Relatórios de estado: Geração dos primeiros rascunhos com base no progresso dos pedidos, nas atualizações das partes interessadas e nos marcos do projeto.
• Acompanhamento de tarefas: Lembretes e verificações inteligentes para incentivar as partes interessadas a tratar de itens ou aprovações em atraso. Automatize estes processos a partir da sua ferramenta de gestão de projetos com IA — eu utilizo o Asana AI.
• Personalização da comunicação: Tradução da mesma atualização para diferentes tons e formatos (por exemplo, resumo executivo, detalhe ao nível da equipa, etc.).
• Elaboração de comunicações dirigidas a clientes ou de apresentações com base em dados brutos
• Reconhecimento de padrões: Identificação de bloqueios ou riscos através da análise de feedback, pedidos, sentimento nas atualizações ou padrões de resposta.
• Agrupamento de pedidos de funcionalidades ou reclamações para destacar temas entre equipas ou utilizadores: Isto é excelente no desenvolvimento de produtos.
• Documentação e gestão do conhecimento: Organização de documentação caótica numa base de conhecimento organizada.
• Elaboração ou atualização de procedimentos operacionais normalizados e fluxos de processos com base em transcrições ou notas brutas.
• Planeamento e previsão: Elaboração de gráficos de Gantt, roteiros ou planos de sprint com base em objetivos de alto nível ou dados do backlog.
• Previsão de problemas de afetação de recursos ou atrasos nos prazos com base em sinais iniciais em ferramentas como o Jira, o Confluence ou o Slack.
• Identificação de tendências de desempenho entre sprints ou fluxos de trabalho.

Como a IA pode e deve transformar a gestão de riscos

A IA pode, e irá, transformar radicalmente a forma como planeamos os riscos. Também reduzirá naturalmente os riscos. Mas não pode substituir as partes que exigem verdadeiro discernimento e responsabilização humanos.

Os seres humanos continuam a ter de:

• Definir a apetência pelo risco: Ou seja, aquilo que consideramos que “mau” significa realmente.
• Tomar as decisões finais: Aceitar/evitar/transferir, avançar/não avançar e compromissos entre orçamento e âmbito.
• Lidar com os riscos relacionados com pessoas e política que nunca surgem de forma clara nos dados: Resistência das partes interessadas, problemas de confiança, fiabilidade dos fornecedores e negociação para conseguir que os responsáveis implementem efetivamente medidas de mitigação.

É no trabalho pesado que a IA na gestão de riscos de projetos se destaca:

• Extrair riscos de notas/tickets/documentos.
• Eliminar duplicados e categorizá-los.
• Redigir declarações claras de causa-evento-impacto.
• Sugerir pontuações de probabilidade/impacto.
• Propor medidas de mitigação, gatilhos e contingências.
• Monitorizar tendências e sinais de alerta precoce.
• Transformar o registo de riscos em atualizações prontas para a direção, com os “principais riscos + aquilo de que preciso da sua parte”.

Em suma, os seres humanos têm de validar a realidade e decidir o que é importante. A IA pode ajudar-nos a ser mais precisos e a detetar riscos de forma mais fiável.

Dito isto, as partes interessadas e os patrocinadores podem recear que um modelo de IA (mesmo de código fechado) tenha acesso a todos os dados, pelo que existe frequentemente resistência. Assim, embora a gestão de riscos devesse ser uma tarefa da IA, nem sempre é esse o caso na prática.

Porque é que a privacidade e a IA de código fechado são importantes em ambientes de projeto reais

Muitas pessoas são contra a IA. Têm realmente medo de que ela “roube” dados. E penso que isso pode ser justificado. Tal como acontece com qualquer coisa, existem desvantagens se não tivermos cuidado.

Se estiver a utilizar uma IA de código fechado, é muito mais seguro. Tudo depende da forma como configura as coisas. Poderá também precisar de privacidade internamente. Por exemplo, se os recursos humanos utilizarem a mesma ferramenta de código fechado que a equipa de desenvolvimento utiliza, existe o risco de dados confidenciais dos recursos humanos serem divulgados a outras partes da organização.

É por isso que considero importante ter um responsável pela privacidade dos dados que conheça bem a IA e que supervisione exatamente a forma como os seus sistemas de IA são configurados internamente.

Como uma pilha tecnológica de IA prática permite entregas mais rápidas e inteligentes

Esta é a minha pilha tecnológica de entrega:

• MS Copilot: Emails diários, notas e resumo das minhas tarefas. É executado sobre o meu Microsoft 365 no trabalho.
• Fathom: Notas, gravações e itens de acompanhamento
• Asana: Planeamento de projetos, acompanhamento de tarefas e previsão de calendários
• SuperPrompt: Ajuda com a criação de instruções
• Jasper AI: Tudo o que está relacionado com marketing

Adoro o Copilot. Gostaria que todas as empresas para as quais trabalho o utilizassem. Consegue extrair todos os seus dados dos emails, notas de reuniões, documentos, etc., funcionando basicamente como um segundo cérebro. Torna-me cinco vezes mais produtivo.

Dica da Melissa

A funcionalidade de IA do Asana é basicamente como ter o ChatGPT sobreposto ao seu plano de projeto, exceto que está realmente a ler as suas tarefas, datas, dependências, atualizações e cronogramas reais.

E, numa das startups para as quais trabalho, começámos agora a utilizar a funcionalidade de IA do Asana. É basicamente como ter o ChatGPT sobreposto ao seu plano de projeto, exceto que está realmente a ler as suas tarefas, datas, dependências, atualizações e cronogramas reais. Este agente de IA pode:

• Fazer uma “análise de riscos por IA” ao seu plano e às suas notas para sinalizar aquilo que está silenciosamente a transformar-se num risco para o calendário ou para a entrega.
• Redigir atualizações de estado e resumos de projetos inteligentes que destacam o que mudou, o que está bloqueado e aquilo de que precisa por parte das partes interessadas.
• Ajudá-lo a transformar todo esse ruído do projeto em relatórios claros, prontos para a direção.

A melhor parte é que também pode apoiar o trabalho operacional aborrecido, como identificar os impactos nas dependências quando algo sofre um atraso, ajudá-lo a atualizar os planos mais rapidamente e até alimentar fluxos de trabalho de IA sem código, para que o sistema indique automaticamente os próximos passos adequados.

Porque é que os gestores de projetos devem adotar a IA — em vez de a temer

O papel do gestor de projetos já está a mudar e continuará a evoluir com a IA. Por isso, o meu conselho é simples: adote a IA, não tenha medo dela.

E utilize uma IA de código fechado para dados confidenciais.

Ah, e a IA não lhe vai tirar o emprego!

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