Założenia projektowe: jak je rozpoznawać i podważać

Takie założenia powstają, ponieważ wierzymy, że inni wiedzą to samo co my — niezależnie od tego, czy chodzi o projekt, jego czynniki napędzające, czy nawet konkretne umiejętności. 

Jeden rodzaj założenia pojawia się wtedy, gdy nie mamy wszystkich informacji, ale jesteśmy dość pewni co do dalszego sposobu działania. Przykładem może być założenie, że bramka płatnicza ma API, którego możemy użyć do integracji z internetowym sklepem naszego klienta. We współczesnych czasach jest to uzasadnione założenie, ponieważ można oczekiwać, że takie API będą dostępne. 

Tego typu założenia są zwykle identyfikowane na wczesnym etapie i dodawane do jednego lub kilku z następujących elementów:

• rejestru RAID (używanego do rejestrowania ryzyk projektowych, założeń, problemów i zależności projektowych)
• karty projektu
• planu projektu
• dedykowanego rejestru założeń
• narzędzia do zarządzania projektami lub oprogramowania do zarządzania projektami 

Drugi rodzaj założeń projektowych — założenia w komunikacji — może być nieco bardziej ulotny i trudniejszy do zauważenia.

Tym, co sprawia, że te założenia są większym wyzwaniem, jest fakt, że powstają po obu stronach projektu: zarówno po stronie dostawcy, jak i klienta, a często przyjmowane są podświadomie. Na przykład klient lub kluczowy interesariusz może zakładać, że dana funkcja jest oczywista, dlatego nie pomyślał, aby o nią poprosić.

Uwaga: Te strategie komunikacji w zarządzaniu projektami również mogą pomóc ograniczyć liczbę założeń.

Dlaczego założenia projektowe są ważne?

Założenia projektowe są ważne, ponieważ mogą wprowadzić do projektu wiele potencjalnych zagrożeń. Jako kierownik projektu nieustannie wypatrujesz ryzyk projektowych i tworzysz dla nich plany awaryjne, ponieważ chronisz zakres projektu, budżet oraz harmonogram lub terminarz projektu. Założenia są ninja świata ryzyka; często zakradają się niezauważenie i znikają bez śladu, gdy szkody zostały już wyrządzone. 

Założenia prowadzą do nieporozumień, które mogą poważnie wykoleić projekt lub spowodować niekontrolowane rozszerzanie zakresu. Jeśli nie zrozumiałeś, co należy dostarczyć, i zamiast tego przyjąłeś założenia, ukończysz pracę i przekażesz ją, słysząc przerażające: „to nie jest to, o co prosiłem”. Wszystko to zmusza cię do dostosowania planu i ponownego wykonania części pracy, co zabiera czas i uszczupla budżet projektu. 

Ma to jednak także pozytywną stronę. Gdy uświadomisz sobie istnienie tego typu założeń, zaczniesz dostrzegać je wszędzie, nawet poza procesem planowania projektu lub przepływem pracy, czyli w miejscach, w których zwykle odkrywa się większość założeń projektowych.

Ich ukryta natura nie jest już tak ukryta, co oznacza, że możesz ograniczyć ich potencjalny wpływ i podważać je w dowolnym momencie cyklu życia projektu, zanim spowodują problemy.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak podważać założenia projektowe

Możesz zająć się założeniami projektowymi, zadając właściwe pytania. W tym kontekście postrzegam pytania jako pełniące dwie funkcje: 

1. Pomagają nam zebrać więcej informacji
2. Skłaniają ludzi do innego myślenia, dając początek nowym odkryciom

Pytania są jedynym skutecznym sposobem na podważenie i wyeliminowanie założeń. Lubię podejście Stephena Coveya z jego książki „7 nawyków skutecznego działania”: „Najpierw staraj się zrozumieć, potem dążyć do bycia zrozumianym”. 

Czasami może się wydawać, że zadajesz zbyt wiele pytań albo pytania, na które odpowiedź jest oczywista, ale najpierw musisz dążyć do zrozumienia, zanim będziesz w stanie stworzyć plan, który inni zrozumieją.

Zbieranie informacji

Celem pytania jest uzyskanie lepszego zrozumienia. W kontekście radzenia sobie z założeniami chodzi o proszenie o wyjaśnienie. W miarę przechodzenia od ogólnych stwierdzeń do szczegółów możesz spodziewać się coraz dokładniejszych informacji. 

Ostatecznie, jeśli zadasz wystarczająco dużo pytań, osoba, której je zadajesz, zacznie albo się powtarzać, albo nie będzie w stanie udzielić odpowiedzi. W ten sposób dowiesz się, że uzyskałeś wszystkie dostępne jej informacje.

Zmiana sposobu myślenia

Ten powód zadawania pytań może być dla niektórych bardziej obcy, ale jest bardzo przydatny do uświadamiania ludziom założeń, które przyjmują, nie zdając sobie z nich sprawy. 

Te pytania są zazwyczaj bardziej kunsztownie nieprecyzyjne niż te stosowane do zdobywania informacji, ponieważ mają skłonić ludzi do zatrzymania się i zastanowienia. Zwykle, gdy używasz pytań, aby zmienić sposób myślenia, chcesz, by osoba odpowiadająca zatrzymała się na chwilę. W ten sposób dowiesz się, że musi poszukać odpowiedzi, a zatem zmieniła sposób myślenia o danym temacie.

Zarządzanie założeniami dotyczącymi projektu za pomocą pytań

Musisz zachować ostrożność podczas zadawania pytań, ponieważ mogą one działać jak miecz obosieczny. Jeśli nie będziesz uważać, możesz zacząć przyjmować kolejne założenia, zadając pytanie, które w świecie coachingu nazwano by pytaniem nieprawidłowym.  

„Rozumiem, że chodzi Ci o wezwanie do działania prowadzące do Twojego sklepu po jego naciśnięciu?” 

To świetny przykład pytania nieprawidłowego. Zamiast doprecyzować prośbę, dodaliśmy własną interpretację. Ponadto pytanie zostało zadane w sposób prowadzący do odpowiedzi „tak” lub „nie”. Jeśli w tym przypadku klient odpowie „tak”, możesz zacząć przyjmować różne założenia dotyczące funkcjonalności, takie jak: 

• Czy odnośnik otwiera się w nowej karcie
• Czy odnośnik prowadzi do strony głównej sklepu, czy do konkretnej strony docelowej
• Czy styl będzie taki sam jak w przypadku pozostałych wezwań do działania na stronie internetowej
• Gdzie zostanie umieszczony

Chcemy zadawać prawidłowe pytania, wolne od uprzedzeń i sugestywnych stwierdzeń. W powyższym przykładzie lepsze pytanie mogłoby brzmieć: 

„Czy możesz wyjaśnić mi krok po kroku ścieżkę użytkownika, którą sobie wyobrażasz, zaczynając od klienta odwiedzającego Twoją stronę internetową aż do dotarcia do Twojego sklepu internetowego za pomocą tego wezwania do działania?”

Oto jak formułować pytania, aby właściwe znaczenie zostało przekazane.

Pytania podważające Twoje założenia

Zauważysz więcej założeń, gdy skupisz na nich swoją uwagę. Mimo to często warto zacząć od zadania pytań samemu sobie.

• Zadaj pytanie sobie: jakie założenia przyjmujesz w odniesieniu do tej prośby? Możesz pójść o krok dalej i zapytać, czy prośbę można zinterpretować w inny sposób. Zrozum, jakie założenia zawiera prośba, a następnie sformułuj pytania, aby uzyskać szczegóły. Bądź jasny i konkretny. Staraj się trzymać pytań w stylu: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak, oraz unikaj takich pytań jak: czy masz na myśli, czy chodzi o coś takiego jak itd. 
• Zadawaj jedno pytanie naraz. Jeśli nie masz pewności, czy pytanie jest prawidłowe, sprawdź, czy nie przedstawiasz rozwiązania. Nieprawidłowe pytania zawierają odpowiedzi, więc jeśli można na nie odpowiedzieć „tak” lub „nie”, potencjalnie są nieprawidłowe, chyba że są bardzo konkretne, np. „Czy kod szesnastkowy wybranego przez Ciebie koloru to #1E4BF5”.

Uzyskiwanie dodatkowych szczegółów w ten sposób podważa Twoje założenia, usuwając je z pytań i pomagając Ci lepiej zrozumieć prośbę. Dotyczy to zarówno założeń, które sam przyjmujesz, jak i tych, do których przyjęcia skłania Cię prośba z powodu braku wystarczających szczegółów.

Pytania podważające ich założenia

Sformułowanie pytania podważającego założenia innej osoby będzie bardziej otwarte niż powyższe. Nadal ważne jest, aby pytania te były prawidłowe, ale trudno zachować konkretność, ponieważ niekoniecznie wiesz, jakie założenia przyjmuje druga osoba. Takie pytania są zazwyczaj bardziej ogólne, na przykład: „czy jest coś jeszcze, o czym nie wspomniałeś, a co Twoim zdaniem powinniśmy wiedzieć?”. 

Formułuj te pytania w sposób otwarty i nieprecyzyjny, tak aby nie ukierunkowywać odpowiedzi. W powyższym pytaniu nie sugerujemy żadnego sposobu odpowiedzi ani tego, jakich informacji należy udzielić. W razie potrzeby zawsze możesz zadać bardziej szczegółowe pytania, aby podważyć swoje założenia dotyczące ich odpowiedzi. 

Zadawanie ogólnych, otwartych pytań daje drugiej osobie chwilę na rozważenie odpowiedzi i często prowadzi do ujawnienia informacji, o których wcześniej nie pomyślała, aby Ci je przekazać. 

Przykłady założeń dotyczących projektu i pytań, które je podważają

Oto kilka przykładów założeń dotyczących projektu wraz z dobrymi pytaniami, które można wykorzystać do ich podważenia. Uważam, że warto mieć przygotowanych kilka pytań pasujących do danego obszaru tematycznego, aby móc się nimi posłużyć zawsze, gdy zajdzie taka potrzeba. 

1. Założenie: Twój klient chce utworzyć stronę docelową, która skieruje klientów do strony jego nowego produktu. Dobre pytanie, które podważy to założenie, brzmi: Czy możesz przeprowadzić mnie przez każdy krok, który klienci mają wykonać, aby dotrzeć do nowej strony? To bezpośrednie pytanie ma na celu wyeliminowanie założeń, które możesz mieć na temat sposobu myślenia klienta podczas jego ścieżki użytkownika.
2. Założenie: Klienci klienta nie mogą znaleźć strony jego nowego produktu i potrzebują pomocy w nawigacji. Aby podważyć to założenie, możesz zadać następujące pytanie: Czy możesz wyjaśnić, dlaczego klienci potrzebują dodatkowego linku nawigacyjnego i co chcesz osiągnąć? Podważy to założenia dotyczące problemu, z którym mierzą się klienci, oraz korzyści wynikających z proponowanego rozwiązania.
3. Założenie: Klient zdecydował się na to rozwiązanie po rozważeniu wszystkich możliwych opcji. Dobre pytania dotyczące tego założenia to: Czy istnieją alternatywne opcje, które mogłyby doprowadzić do tego samego rezultatu? Czy dzięki innemu podejściu moglibyśmy osiągnąć dodatkowe korzyści? To pytanie ma na celu poszerzenie sposobu myślenia klienta i skłonienie go do ponownego rozważenia ograniczających założeń, które doprowadziły do ryzyka utraty większych korzyści.
4. Założenie: Klient rozważył własne założenia dotyczące rozwiązania i uwzględnia je w swoich działaniach. Dobre pytanie w tym przypadku brzmi: Czy zakładasz coś, co doprowadziło cię do tego rozwiązania? Czasami takie bezpośrednie podejście może zadziałać w przypadku klientów otwartych na podważanie założeń i odmienne myślenie. Wykorzystałem je, aby podważyć sposób realizacji projektu w rozmowach z członkami zespołu projektowego. Jest skuteczne w ujawnianiu założeń i rozpoczynaniu nowych rozmów na temat rozwiązań problemów.

Co dalej?

Chcesz wiedzieć, jakich technik używają inni kierownicy projektów, aby obalać założenia i zapobiegać niekontrolowanemu rozszerzaniu zakresu? Zostań członkiem DPM i dołącz do rozmowy na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych! Otrzymasz również dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów dokumentów projektowych, co pozwoli Ci zaoszczędzić czas i zwiększy szanse na sukces projektu.