Wskaźnik realizacji projektu: co to jest i jak go obliczyć
Monitorowanie wyników ma znaczenie: Śledzenie wskaźników realizacji projektów pomaga oceniać wyniki, podejmować świadome decyzje oraz wskazywać zarówno sukcesy, jak i obszary wymagające poprawy.
Wzloty i upadki: Wysoki wskaźnik realizacji może wskazywać na wysoką jakość wyników, natomiast niski wskaźnik może wynikać z zarządzania złożonymi projektami — przy ocenie sukcesu znaczenie ma kontekst.
Mnóstwo wyzwań: Liczne czynniki zewnętrzne mogą zniekształcać wskaźniki realizacji projektów — w zarządzaniu projektami kluczowe są kontekst i elastyczność.
Śledzenie wskaźnika ukończenia projektów ma kluczowe znaczenie dla kierowników projektów.
W swojej karierze zrealizowałem setki projektów i rozumiem, jakie wskaźniki KPI każdy z nich musi osiągnąć, aby można było uznać go za ukończony. Mimo to wciąż codziennie pracuję nad doskonaleniem tej umiejętności.
Oto dlaczego wskaźniki ukończenia projektów są ważne, jakie wiążą się z nimi kluczowe wyzwania oraz jak je obliczać.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym jest wskaźnik ukończenia projektu?
Wskaźnik ukończenia projektu to kluczowy wskaźnik efektywności (KPI), który pomaga organizacjom zrozumieć, jak dobrze radzą sobie ich kierownicy projektów.
Wskaźnik ukończenia projektu uwzględnia liczbę projektów dostarczonych zarówno na czas, jak i w ramach budżetu.
Dlaczego wskaźnik ukończenia projektu jest ważny?
Podobnie jak każdy inny mierzony wskaźnik KPI, wskaźnik ukończenia projektu jest ważny, ponieważ może dostarczyć informacji na temat efektywności kierownika projektu.
To powiedziawszy, wysoki wskaźnik ukończenia nie zawsze oznacza, że kierownik projektu jest dobry, a niski wskaźnik ukończenia nie oznacza, że kierownik projektu jest zły.
Na przykład podjęcie się złożonego i ryzykownego projektu może oznaczać, że nie zostanie on ukończony na czas lub w ramach budżetu. Wstrzymanie projektu i renegocjowanie terminów oraz budżetu może być właściwym rozwiązaniem.
Kierownik projektu, który wywiera presję na swój zespół i nęka jego członków, szkodząc równowadze między życiem zawodowym a prywatnym oraz harmonii w zespole, może ukończyć więcej projektów. Ale czy to środowisko, w którym chcesz pracować lub w którym chcesz, aby Twój zespół codziennie pracował?
Jako kierownik projektu, czy naprawdę chcesz prowadzić swój zespół naprzód, tworząc toksyczne środowisko o wysokim poziomie presji?
Dlatego choć wskaźnik ukończenia projektu może dostarczyć cennych informacji na temat efektywności kierownika projektu, nie jest on jedynym istotnym wskaźnikiem KPI. Podczas oceny kierownika projektu jego wyjaśnienie dotyczące wskaźników ukończenia mówi więcej niż sama liczba.
Wyzwania związane ze wskaźnikiem ukończenia projektu
Powodem, dla którego przestrzegam przed używaniem wskaźnika ukończenia projektu jako miernika umiejętności kierownika projektu, jest to, że wpływa na niego wiele czynników pozostających poza kontrolą kierownika projektu.
Mogą one obejmować między innymi:
- Utratę finansowania w trakcie realizacji projektu (np. utratę finansowania rządowego lub dotacji)
- Odejście kluczowych interesariuszy z organizacji lub wycofanie przez nich wsparcia
- Problemy kadrowe
- Projekty, dla których ustalono zbyt mały budżet
- Nierealistyczny zakres lub oczekiwania już na początku projektu
- Oprogramowanie osiągające koniec cyklu życia
Kierownikom projektów często przydziela się zadania bez ich udziału w ustalaniu zakresu lub omawianiu budżetu, przez co ocena wskaźnika ukończenia może być niesprawiedliwa.
Na przykład kierownik projektu w agencji rządowej z zamrożonymi budżetami może mieć wysokie kompetencje, ale nie być w stanie ukończyć projektów.
Jak obliczyć wskaźnik ukończenia projektu?
Wskaźnik ukończenia projektu można obliczyć za pomocą prostego wzoru. Wygląda on następująco:
Liczba ukończonych projektów/liczba wszystkich rozpoczętych projektów * 100 = wskaźnik ukończenia projektu
Na przykład jeśli w tym roku podjąłem się realizacji 10 projektów i ukończyłem 8 z nich na czas oraz w ramach budżetu, mój wskaźnik ukończenia projektu wyniósłby 80%.
Jeśli śledzisz wskaźniki ukończenia w ujęciu rocznym, wykonuj to obliczenie pod koniec każdego roku. Nawet jeśli nie jest to wymagane, może to być dobry wskaźnik do uwzględnienia w ocenie wyników pracy. Jeśli nie z innego powodu, to przynajmniej jako interesujący temat do dyskusji.
Jak zarządzanie zasobami wpływa na ukończenie projektu?
Zarządzanie zasobami może przesądzić o powodzeniu lub niepowodzeniu w zakresie ukończenia projektu. Choć na możliwość ukończenia projektu wpływa wiele czynników, zasoby są jednym z najważniejszych elementów.
Zasoby, którymi musisz zarządzać, obejmują czas, budżet, zespół dostępny do pracy nad projektem, wymagany sprzęt i oprogramowanie, a nawet energię Twojego zespołu.
Jeśli zarządzasz projektami od dłuższego czasu, wiesz, że dość rzadko zdarza się nadmiar wszystkich zasobów potrzebnych do realizacji projektu. Można by z łatwością osiągać bardzo wysokie wskaźniki ukończenia, gdyby projekty zawsze miały nieograniczony czas i budżet. Rzadko jednak tak się dzieje, szczególnie w obecnej sytuacji gospodarczej.
Dlatego najlepszym rozwiązaniem, jakie możemy zastosować, jest proaktywne zarządzanie zasobami. Jeśli chodzi o zarządzanie zasobami, oto niektóre z najczęściej dostępnych dźwigni.
Czas
Dobre zarządzanie czasem może pomóc zoptymalizować harmonogram, nawet gdy terminy są napięte. Może to oznaczać proaktywne planowanie przeglądów projektów z kluczowymi interesariuszami lub ograniczenie liczby osób, które będą przekazywać informacje zwrotne. Może również obejmować utworzenie przedziałów czasowych na poprawki, aby projektant miał wystarczająco dużo czasu na wdrożenie uwag przed kolejną rundą przeglądów.
Energia
Podobnie jak czas, energia nie jest zasobem nieograniczonym. Całkowicie wypalony zespół nie pomoże w zwiększeniu wskaźnika realizacji projektu. Współpraca z klientem lub interesariuszami w celu ustalenia priorytetów i ograniczenia działań podejmowanych w sytuacjach awaryjnych może zapobiec wypaleniu zawodowemu zespołu.
Upewnij się, że członkowie zespołu pracują w rozsądnych godzinach i mają czas poza pracą na odpoczynek i regenerację. Jeśli zauważysz, że członek zespołu wykazuje oznaki wypalenia zawodowego lub potrzebuje więcej czasu na wykonanie zadań, które zwykle realizuje szybko, zachęć go do zrobienia sobie przerwy na regenerację.
Członkowie zespołu
Posiadanie odpowiednich członków zespołu jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na osiągnięcie docelowego wskaźnika realizacji. Niedoświadczony zespół lub zespół, który nie potrafi dobrze współpracować, może łatwo spowolnić postęp prac nad projektem.
Do innych częstych problemów należą zbyt mała liczba pracowników oraz członkowie zespołu mający zbyt wiele zadań. Obie te sytuacje mogą poważnie zakłócić realizację projektu.
Budżet
Zwracaj szczególną uwagę na sposób wydatkowania budżetu projektu, w tym na godziny pracy zespołu, spotkania, sprzęt i koszty oprogramowania. Jeśli pozostałe prace są znaczące, a budżet jest napięty, upewnij się, że zespół i interesariusze rozumieją potencjalne ryzyko.
Zapytaj o możliwość wprowadzenia zlecenia zmiany lub zwiększenia budżetu, aby wiedzieć, czy dodatkowe środki mogą być dostępne w późniejszym terminie.
Z mojego doświadczenia wynika, że może to być jeden z najtrudniejszych do zarządzania zasobów, szczególnie gdy budżet projektu jest niższy, niż powinien, ponieważ agencja lub organizacja zgodziła się zrealizować projekt za ustalony budżet, mimo że od początku wiedziała, iż jest on niewystarczający.
Widziałem, że dzieje się tak w okresach spowolnienia, podczas opracowywania nowych usług lub dlatego, że zespół kierowniczy chciał móc powiedzieć, że współpracował z konkretnym klientem.
Sprzęt & oprogramowanie
Posiadanie odpowiedniego sprzętu i oprogramowania do realizacji każdego projektu jest kluczowym zasobem, którym zawsze należy starannie zarządzać. Nawet podczas tworzenia witryny internetowej na platformie o otwartym kodzie źródłowym nadal potrzebujesz wtyczek, subskrypcji i narzędzi do optymalizacji, takich jak Google Analytics, aby zapewnić prawidłowe działanie.
W przypadku aplikacji mobilnych zapewnij różne telefony do testowania. Udostępnienie zespołowi niezbędnego sprzętu na kluczowych etapach projektu może przyspieszyć postęp prac i zapewnić pomyślne zakończenie.
Jeśli kupujesz oprogramowanie, spróbuj zaplanować w budżecie wystarczającą liczbę licencji dla wszystkich użytkowników. Współdzielone dane logowania mogą czasami spowalniać postęp prac.
Narzędzia do zarządzania wskaźnikiem realizacji projektu
Nie musisz już ręcznie śledzić wskaźników realizacji projektu. Istnieje wiele narzędzi do zarządzania zasobami, których możesz używać do monitorowania tempa realizacji projektu i budżetu w miarę postępu prac. Możesz wykorzystać te informacje z projektu przy podejmowaniu decyzji, co ostatecznie pomoże zwiększyć ogólny wskaźnik realizacji.
Oto jedne z najlepszych obecnie dostępnych narzędzi do zarządzania zasobami:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat wskaźnika realizacji projektu
Jeśli wskaźnik realizacji projektu ma znaczenie dla Twojej organizacji, dołącz do naszej aktywnej i zaangażowanej społeczności, aby uzyskać informacje, które pomogą Ci stać się lepszym kierownikiem projektu.
Oferujemy narzędzia i szablony, które pomogą Ci w pracy, a także aktywną i zaangażowaną społeczność osób o podobnym doświadczeniu, które mogą udzielić praktycznych porad.
