Technika delficka w zarządzaniu projektami: kompletny przewodnik

Metoda Delphi została pierwotnie opracowana przez korporację RAND w latach 50. XX wieku jako sposób przewidywania wpływu technologii na działania wojenne. Od tamtej pory została przyjęta w wielu branżach — w tym w ochronie zdrowia, edukacji i oczywiście zarządzaniu projektami.

Pomyśl o niej jak o Wikipedii w działaniu: grupie ekspertów, którzy wspólnie kształtują odpowiedź z upływem czasu. Zamiast jednak otwartych edycji mamy ustrukturyzowane pętle informacji zwrotnej, anonimowość i moderatora kierującego całym procesem. To miejsce, w którym zbiorowa mądrość spotyka się z dobrze zorganizowanym planowaniem.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Najważniejsze cechy techniki Delphi

Siła techniki Delphi tkwi w jej strukturze. Oto, co ją wyróżnia:

• Anonimowość uczestników: Uczestnicy nie wiedzą, kto jeszcze należy do grupy. Ogranicza to wpływ dominujących osobowości i pomaga zapobiegać myśleniu grupowemu. To duża korzyść dla PM-ów, którzy chcą uzyskać szczere, niezależne opinie.
• Ustrukturyzowany przepływ informacji: Informacje są gromadzone i przekazywane w sposób systematyczny za pośrednictwem rund kwestionariuszy, a nie chaotycznych spotkań czy wątków na Slacku.
• Regularna informacja zwrotna i iteracja: Odpowiedzi z każdej rundy są agregowane i podsumowywane. Następnie uczestnicy analizują i dopracowują swoje odpowiedzi w kolejnych rundach, wspierając zbieżność w kierunku wspólnego rezultatu.
• Neutralność moderatora: Moderator zarządza procesem — opracowuje pytania, podsumowuje odpowiedzi i kieruje procesem iteracyjnym do momentu osiągnięcia przez grupę konsensusu. Jego neutralność ma kluczowe znaczenie dla unikania stronniczości w wynikach.

Proces Delphi: krok po kroku

Oto, jak proces Delphi przebiega w rzeczywistych projektach:

1. Identyfikacja i zdefiniowanie problemu: Zacznij od jasnego zdefiniowania problemu lub pytania, na które próbujesz odpowiedzieć. Przykład: „Jakie są największe zagrożenia dla tegorocznego wprowadzenia produktu na rynek?”
2. Wybór moderatora: Wybierz neutralnego moderatora (możesz nim być Ty!), który będzie zarządzał procesem. Osoba ta zajmie się gromadzeniem danych, anonimizacją odpowiedzi i zapewnieniem sprawnej komunikacji.
3. Identyfikacja i zaangażowanie ekspertów: Zbuduj panel ekspertów. Mogą to być członkowie zespołu wewnętrznego, zewnętrzni eksperci merytoryczni lub połączenie obu tych grup. Powinni wnosić różnorodne perspektywy i dysponować rozległą wiedzą specjalistyczną.
4. Runda pierwsza — dystrybucja wstępnego kwestionariusza: Pierwsza runda polega na zebraniu jak najszerszego zakresu opinii. Wyślij otwarte kwestionariusze, aby zgromadzić szeroki wachlarz opinii ekspertów.
5. Agregowanie i podsumowanie odpowiedzi: Moderator opracowuje raport podsumowujący, wskazując wspólne tematy, rozbieżne pomysły i interesujące kwestie.
6. Kolejne rundy — informacja zwrotna i dopracowanie: W drugiej rundzie oraz w kolejnych rundach iteracyjnych eksperci analizują odpowiedź grupy i korygują swoje opinie. Celem jest ich dopracowanie i ujednolicenie aż do osiągnięcia konsensusu.
7. Osiągnięcie konsensusu i finalizacja wyników: Gdy odpowiedzi się ustabilizują (co oznacza niewielkie zmiany między rundami), finalizujesz wyniki. Wnioski te są często wykorzystywane do podejmowania decyzji, tworzenia strategii lub udoskonalania prognoz.

Zastosowania techniki Delphi w zarządzaniu projektami

Technika Delphi jest niezwykle elastyczna. Oto, jak możesz zastosować ją w zarządzaniu projektami cyfrowymi:

• Zarządzanie zakresem: Użyj jej, aby uzgodnić z interesariuszami, co wchodzi w zakres (a co poza niego wykracza). Jest to pomocne przy zarządzaniu różnymi oczekiwaniami i unikaniu niekontrolowanego rozszerzania zakresu.
• Ocena ryzyka: Jedno z najpotężniejszych zastosowań metody delfickiej. Zaangażuj panel ekspertów, aby odpowiednio wcześnie zidentyfikować ryzyka i ustalić ich priorytety. Wzmacnia to Twój plan zarządzania ryzykiem dzięki bogatszym i bardziej zróżnicowanym spostrzeżeniom.
• Podejmowanie decyzji: W przypadku trudnych decyzji, takich jak wybór dostawcy, ustalanie priorytetów projektu czy wybór między sprzecznymi funkcjami, metoda delficka pomaga zespołowi podejmować przemyślane decyzje oparte na konsensusie.

Korzyści ze stosowania metody delfickiej

Stosowanie metody delfickiej w projektach cyfrowych przynosi kilka kluczowych korzyści. Oto cztery, które mają największy wpływ na pomyślne zakończenie projektów:

• Ograniczenie myślenia grupowego: Myślenie grupowe to zjawisko, w którym grupy osób osiągają konsensus bez krytycznego rozumowania. Kiedy podejmujemy decyzje grupowe, często zdarza się, że ranga lub status wpływają na niektóre osoby. W tym przypadku tak nie jest, ponieważ anonimowość metody delfickiej sprzyja szczerości. Ponadto brak presji ze strony innych uczestników zwiększa prawdopodobieństwo uzyskania prawdziwej, niefiltrowanej informacji zwrotnej. Może to być jedna z największych zalet metody delfickiej.
• Promowanie różnorodnych perspektyw: Zbierając opinie od grupy ekspertów z różnych dziedzin lub działów, uzyskujesz świeże pomysły, które nie pojawiłyby się podczas tradycyjnej burzy mózgów. Jak można się już domyślić, różnorodność pomysłów jest bezpośrednio związana z doborem ekspertów. Zarezerwuj czas na staranny wybór osób, które będą uczestniczyć w procesie.
• Ustrukturyzowane i systematyczne budowanie konsensusu: Metodologia opiera się na wielu cyklach zbierania informacji zwrotnej i przejrzystych podsumowaniach. Oznacza to podejmowanie decyzji na podstawie pełniejszych informacji, szczególnie gdy stawka jest wysoka. Należy pamiętać, że ze względu na to ustrukturyzowane podejście pomijanie etapów przy napiętym harmonogramie wpłynie na jakość wyniku. Upewnij się, że w projekcie masz wystarczająco dużo czasu na prawidłową realizację procesu.
• Zastosowanie w zespołach zdalnych lub rozproszonych: Ponieważ proces jest asynchroniczny i w dużej mierze oparty na tekście, doskonale sprawdza się w zarządzaniu interesariuszami w zespołach zdalnych. Nie ograniczają Cię strefy czasowe ani harmonogramy, ponieważ istnieje osobny czas na zbieranie odpowiedzi i inny na ich podsumowanie.

Wyzwania i kwestie do rozważenia związane z metodą delficką

Jeśli uznasz, że metoda delficka jest dla Ciebie odpowiednia, rozważ przeszkody, zanim zaczniesz ją stosować:

• Czasochłonność wielu rund: Badanie delfickie nie jest szybkim rozwiązaniem. Zobowiązujesz się do przeprowadzenia kilku rund kwestionariuszy, z których każda wymaga czasu na przygotowanie, dystrybucję i podsumowanie. Jeśli nie zaplanujesz tego odpowiednio, ryzykujesz poświęceniem zbyt dużej ilości czasu na tę aktywność, a w rezultacie opóźnieniem projektu.
• Zależność od wyboru odpowiednich ekspertów: Jak wspomniano wcześniej, jakość wyników zależy od właściwego doboru uczestników panelu. Jeśli wybierzesz ich niewłaściwie, ryzykujesz uzyskaniem słabych lub nieistotnych spostrzeżeń.
• Możliwość wystąpienia stronniczości moderatora: Moderator odgrywa kluczową rolę. Jeśli jego raport podsumowujący zawiera interpretacje lub sugerujące sformułowania, może to wypaczyć wyniki. Neutralność nie podlega negocjacjom i właśnie dlatego niektóre firmy decydują się na moderatorów, którzy nie są bezpośrednio związani z projektem ani nie odczują skutków jego wyniku.

Asynchroniczna metoda delficka z wykorzystaniem narzędzi do zarządzania projektami

Dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu do zarządzania projektami przeprowadzenie asynchronicznej metody delfickiej nigdy nie było łatwiejsze. Narzędzia te mogą pomóc w zarządzaniu całym procesem, od początku do końca, dlatego chciałem dodać tutaj kilka przykładów, aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Najlepszy wybór do realizacji projektów międzydziałowych w dużych przedsiębiorstwach
2. 2. Productive — Najlepsze do projektów agencyjnych i budżetowania
3. 3. monday AI Workspace — Najlepsza do optymalizacji zasobów opartej na AI
4. 4. Hive — Najlepsze rozwiązanie do wspólnego zarządzania projektami
5. 5. Celoxis — Najlepszy do uproszczonego planowania i przepływów pracy
6. 6. Copper — Najlepsze dla agencji usprawniających proces od sprzedaży do realizacji
7. 7. Zoho Projects — Najlepsze rozwiązanie do integracji z pakietem Zoho
8. 8. Ziggu — Najlepsze rozwiązanie do integracji portalu klienta
9. 9. Quickbase — Najlepsze rozwiązanie pod względem wszechstronności platformy
10. 10. Bubble PPM — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania portfelem

Oto przykład tego, jak można wykorzystać te narzędzia:

Jesteś kierownikiem projektu globalnego przeprojektowania strony internetowej. Potrzebujesz opinii na temat priorytetów projektowych od liderów UX, strategów treści i specjalistów SEO. Zamiast organizować rozmowę na Zoomie, podczas której jedna osoba dominuje, korzystasz z tablicy Trello z anonimowymi kartami dla każdej rundy pytań. Każdy członek panelu ekspertów dodaje swoje przemyślenia, głosuje nad priorytetami i udoskonala odpowiedzi w kolejnych rundach. Moderator zarządza przebiegiem procesu i łączy wszystkie informacje w końcowym dokumencie decyzyjnym.

Nie tylko oszczędza to czas przeznaczany na spotkania, ale także zapewnia bogatszy wkład, płynniejsze dochodzenie do konsensusu i decyzje poparte rzeczywistą wiedzą ekspercką.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania projektami

Chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi kierownikami projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych cyfrowych kierowników projektów na Slacku.