Przewodnik po karcie projektu: szablon, przykłady i jak ją utworzyć
Karty projektu określają zakres i cele projektu. Bez takiej karty projekt nie może oficjalnie się rozpocząć i nie ma gwarancji, że interesariusze będą zgodni co do celu projektu i rezultatów. Naraża to projekt na rozszerzanie zakresu, nieporozumienia i ostatecznie niepowodzenie.
Opiszę, czym jest karta projektu i jak dobrze opracowana karta, przechowywana w Twoim narzędziu do zarządzania projektami, pomaga Ci trzymać się planu przez cały czas trwania projektu. Znajdziesz tu również przykłady kart projektu oraz szablon, który pomoże Ci szybko rozpocząć pracę.
Czym jest karta projektu?
Karta projektu to formalny dokument przedstawiający wspólne rozumienie zakresu projektu, jego rozwoju i celów projektu, a także określający role i obowiązki każdej zaangażowanej strony. Zazwyczaj jest to dość krótki dokument.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Karty projektu dają zielone światło do rozpoczęcia projektu. Upoważniają do realizacji projektu i umożliwiają kierownikowi projektu wykonanie prac oraz wykorzystanie budżetu projektu. Po zatwierdzeniu karty projekt przechodzi do fazy planowania. Możesz również spotkać się z określeniem karty projektu jako krótkiego opisu lub dokumentu inicjującego projekt (PID).
Szablon i przykład karty projektu
Pobierz szablon tutaj i korzystaj z tego przewodnika podczas jego wypełniania — wskazówki zawarte w tym artykule pomogą Ci stworzyć solidną kartę projektu. Dołączyliśmy również wypełniony przykład, aby pokazać Ci, jak powinna wyglądać Twoja karta.
Karta projektu a opis zakresu prac (SoW) oraz plan projektu
Opis zakresu prac, karta projektu i plan projektu służą różnym celom, ale współpracują ze sobą, aby definiować, zatwierdzać i prowadzić projekt. SoW określa zakres i oczekiwane rezultaty, karta projektu formalnie zatwierdza projekt, a plan projektu przedstawia sposób realizacji i zarządzania pracami.
| Zakres prac | Karta projektu | Plan projektu | |
|---|---|---|---|
| Cel | Określa prace, które mają zostać wykonane, ich zakres oraz oczekiwane rezultaty | Formalnie zatwierdza projekt i przyznaje kierownikowi projektu uprawnienia do kierowania nim | Wyjaśnia, w jaki sposób projekt będzie realizowany, monitorowany i kontrolowany |
| Główny zakres | Jakie prace są uwzględnione, jakie nie są uwzględnione oraz co musi zostać dostarczone | Dlaczego projekt istnieje, co ma osiągnąć i kto odpowiada za jego realizację | Jak i kiedy prace zostaną ukończone |
| Kluczowe elementy | Potrzeby biznesowe, zakres projektu, produkty końcowe, założenia, wyłączenia i kryteria akceptacji | Uzasadnienie biznesowe, cele, ogólny zakres, interesariusze, role, budżet, harmonogram i kryteria sukcesu | Harmonogram, fazy projektu, produkty końcowe, zależności między zadaniami, kamienie milowe, zasoby, ryzyko i plany komunikacji |
| Poziom szczegółowości | Szczegółowy opis uzgodnionych prac i produktów końcowych | Ogólny przegląd projektu i jego wymagań | Szczegółowy podział działań projektowych i procesów zarządzania |
| Kiedy jest tworzony | Podczas inicjowania projektu lub zawierania umowy, często przed kartą projektu | Podczas inicjowania projektu, przed rozpoczęciem szczegółowego planowania | Podczas planowania projektu, po zatwierdzeniu karty projektu |
| Kto z niego korzysta | Klienci, dostawcy, kierownicy projektów i interesariusze | Sponsorzy projektu, kierownicy projektów i kluczowi interesariusze | Kierownicy projektów, zespoły projektowe i interesariusze |
| Zatwierdzenie i uprawnienia | Ustanawia uzgodnione zobowiązania dotyczące prac, gdy zostaje włączony do zatwierdzonej umowy | Zapewnia formalne upoważnienie do rozpoczęcia prac i pozwala kierownikowi projektu korzystać z zasobów organizacji | Ustanawia zatwierdzone podejście i punkt odniesienia do zarządzania realizacją projektu |
| Relacja z innymi dokumentami | Często służy jako dane wejściowe do karty projektu | Opiera się na zakresie prac lub uzasadnieniu biznesowym i wyznacza kierunek opracowania planu projektu | Opiera się na karcie projektu i przekłada jej cele na konkretne działania |
Dlaczego karta projektu jest ważna?
Karta projektu jest ważnym dokumentem, ponieważ pomaga uzgodnić interesariuszom, dlaczego realizujesz projekt, co obejmuje jego zakres (na wysokim poziomie) oraz kto za co odpowiada. Niektóre organizacje wymagają podpisanej karty projektu przed przydzieleniem zasobów, w tym finansowania, do projektu.
Przyjrzyjmy się bliżej korzyściom z perspektywy każdej zaangażowanej strony.
Korzyści dla kierowników projektów i zespołów
- Przedstawia wartość projektu: Pomaga ocenić, czy realizacja projektu jest opłacalna.
- Oszczędza czas w przyszłości: Czas poświęcony na wyjaśnienie celów na początku projektu to czas, którego nie trzeba będzie później poświęcać na rozwiązywanie problemów i negocjacje w cyklu życia projektu.
- Wyjaśnia budżet: Karta projektu zapewnia dostępność finansowania i jego terminowe uwolnienie. Ustalenie uprawnień do wydatków i budżetów przed rozpoczęciem projektu pozwala oszczędzić czas.
- Wyznacza jasne wytyczne dla zespołu projektowego: Zdefiniowanie kryteriów sukcesu jest nieocenione przy kierowaniu zespołem podczas rozpoczynania prac nad projektem.
- Podnosi morale zespołu: Zespół pracujący w oparciu o niedopracowaną kartę będzie wielokrotnie czuł się zagubiony, a jego ciężka praca może zostać zmarnowana lub skierowana w niewłaściwym kierunku. Dobrze napisana karta określa wskaźniki udanego projektu, do których zespół może dążyć z motywacją i pewnością siebie.
Karta projektu stała się już czymś automatycznym, prawda? Ludzie zapominają, o co w tym wszystkim chodzi. To świetny dokument; jest to dokument sprzedażowy, który ma wzbudzić w ludziach entuzjazm wobec tego, co robimy. Wskazuje również, kto jest kierownikiem projektu. Kiedy nie ma takiej formalizacji, wchodzisz do pomieszczeń, a ludzie pytają: „kto uczynił cię bogiem lub boginią zarządzania projektami?”. Masz ten dokument, który mówi: właśnie tutaj. Jest na nim podpis osoby zarządzającej. Jest więc również dokumentem zabezpieczającym.
Korzyści dla klientów i innych interesariuszy
- Tworzy wspólne zrozumienie: Karta projektu pozwala interesariuszom dowiedzieć się, czego się spodziewać oraz z jakimi ograniczeniami zasobów zmaga się projekt.
- Służy jako narzędzie marketingowe: Karta projektu może pełnić funkcję dokumentu sprzedażowego uzasadniającego nowe lub istniejące inwestycje.
Co zawrzeć w karcie projektu
Oto, co należy zawrzeć w karcie projektu:
- Wprowadzenie: Ta sekcja wyjaśnia cel karty i zawiera nazwę projektu.
- Uzasadnienie biznesowe i opis zakresu: Ta sekcja wyjaśnia cel projektu (w tym czynniki biznesowe i wszelkie powiązane projekty), definiuje działania na wysokim poziomie, które wchodzą w zakres projektu (aby uniknąć późniejszego rozszerzania zakresu), oraz przedstawia oczekiwany zwrot z inwestycji.
- Kryteria sukcesu: Ta sekcja definiuje, jak wygląda sukces i w jaki sposób zespół będzie go mierzyć.
- Główne wymagania lub rezultaty: Ta sekcja podsumowuje wymagania na wysokim poziomie i/lub kluczowe rezultaty.
- Budżet: Ta sekcja szacuje koszty projektu, najlepiej według faz projektu, oraz definiuje źródła finansowania projektu.
- Harmonogram kamieni milowych: Ta sekcja szacuje czas trwania projektu i podsumowuje każdą główną część projektu oraz wszystkie kamienie milowe.
- Założenia i ograniczenia: Ta sekcja identyfikuje znane i nieznane parametry na początku projektu.
- Ryzyka projektu: Ta sekcja podsumowuje najważniejsze znane zagrożenia lub szanse, które mogą wpłynąć na powodzenie projektu.
- Zespół i organizacja: Ta sekcja definiuje role i obowiązki w projekcie.
- Zatwierdzenia: Ta sekcja zawiera miejsce, w którym interesariusze mogą odnotować zatwierdzenie (lub odrzucenie) karty.
Oprócz tych sekcji karty projektu możesz również dołączyć aneks zawierający takie dokumenty jak:
- Lista rezultatów: Jeśli rezultaty zostały już zdefiniowane, lista ta zawiera szczegółowe informacje o każdym z nich: czym jest oraz jakie są powiązane kryteria akceptacji (takie jak kryteria akceptacji given-when-then).
- Dokumenty harmonogramu: Mogą one obejmować harmonogram projektu, kalendarz lub inne dokumenty określające kolejność działań projektowych i zawierające szczegóły dotyczące każdego kamienia milowego lub fazy projektu.
- Plan komunikacji: Zawiera on szczegółowe informacje o tym, jak każda zaangażowana osoba będzie informowana o postępach, zmianach zakresu itd.
Kiedy należy utworzyć kartę projektu?
Kierownik projektu powinien utworzyć kartę projektu podczas fazy inicjowania projektu. Udokumentowanie celu projektu, działań, które będą częścią realizacji, oraz osób odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych działań ma kluczowe znaczenie dla dostosowania najważniejszych interesariuszy przed rozpoczęciem projektu.
Jak utworzyć kartę projektu
Oto podstawowy proces, którego należy przestrzegać podczas tworzenia karty projektu:
1. Omów temat z interesariuszami i zespołem
Zbierz informacje o projekcie, spotykając się z najważniejszymi interesariuszami, w tym z kierownikiem projektu, sponsorami projektu, klientami i przedstawicielami zespołu projektowego.
Nie zapominaj, że interesariuszami mogą być również inne zespoły zapewniające specjalistyczne wsparcie, takie jak eksperci ds. przepustowości sieci i bezpieczeństwa.
2. Rób i porządkuj notatki
Podczas rozmów zadawaj pytania i rób notatki, które pomogą Ci wypełnić każdą sekcję karty. Wykorzystaj swój czas rozsądnie, aby zebrać najważniejsze informacje; szczegóły uzupełniające możesz zawsze dodać później.
3. Użyj szablonu
Skorzystaj z niezliczonych szablonów kart projektu dostępnych online, aby stworzyć format najlepiej odpowiadający potrzebom Twojego projektu.
Członkowie DPM mogą skorzystać z naszego gotowego szablonu karty projektu oraz wielu innych zasobów oszczędzających czas. Możesz też wykorzystać jeden z przykładowych dokumentów karty projektu zamieszczonych w tym artykule jako punkt wyjścia.
4. Uwzględnij konkretne informacje
Zacznijmy od złego przykładu. W przypadku klienta z sektora bankowego kierownik projektu zapisuje w karcie projektu cel projektu jako „usprawnienie kanałów komunikacji”. Tak, dobra komunikacja jest wartościowym celem, ale sposób sformułowania tego zapisu pozostawia wiele miejsca na domysły:
- Czyje kanały komunikacji zostaną usprawnione? Klientów? Pracowników wewnętrznych?
- Ile potrzeb użytkowników próbujemy zaspokoić?
- Czy będziemy aktualizować istniejący system, czy tworzyć całkowicie nowy system?
- Kiedy zostanie to ukończone?
- Czy zakres obejmuje szkolenie z obsługi nowego narzędzia komunikacyjnego?
- Czy umowa będzie obejmować bieżące wsparcie systemu?
Kompletna karta projektu zawiera jasne i konkretne informacje dotyczące tych kwestii, dzięki czemu czytelnik może zrozumieć cel projektu. Oto lepszy przykład opisu zakresu projektu (kluczowej części karty projektu):
„Stworzenie nowego systemu komunikacji, który zastąpi system ABC do grudnia 2026 roku, aby klienci mogli rozmawiać ze swoimi menedżerami produktu za pośrednictwem autorskich aplikacji mobilnych banku XYZ. Przeszkolenie 400 pracowników w zakresie wewnętrznego utrzymania i wsparcia systemu.”
Zastosuj podobne podejście podczas opracowywania pozostałych sekcji karty projektu. Celem tego ćwiczenia jest zapewnienie sponsorowi projektu wystarczających informacji, aby mógł zatwierdzić projekt.
5. Przeprowadź przegląd z przedstawicielami zespołu
Po przygotowaniu karty projektu, ale przed omówieniem jej z klientem, zarezerwuj czas na przegląd karty z kluczowymi członkami zespołu, aby ocenić jej dokładność i kompletność.
6. Przedstaw do zatwierdzenia
Zwróć uwagę, że ten krok nie polega na „wysłaniu do zatwierdzenia”. Karta projektu jest kluczem do uzyskania zgody na realizację projektu, dlatego ważne jest jej właściwe przedstawienie. Unikaj po prostu dołączania karty jako pliku PDF do wiadomości e-mail, która może zostać zignorowana lub odrzucona bez dokładnego rozpatrzenia.
Zamiast tego przedstaw kartę swoim sponsorom, interesariuszom lub klientom. Zrób to podczas spotkania lub prezentacji slajdów zawierającej materiały pomocnicze. Upewnij się, że przeznaczysz wystarczająco dużo czasu na pytania i odpowiedzi.
Przykłady kart projektu
Oto trzy różne przykłady kart projektu, które warto rozważyć:
W tym przykładzie karty projektu dla interaktywnego systemu odpowiedzi głosowej kierownik projektu uwzględnił kilka uwag dotyczących uzasadnienia biznesowego, a także opis projektu i jego zakres.
Wymienił również ograniczenia w kolejności od najważniejszego, co pomaga szybko przedstawić kontekst osobie czytającej ten dokument.
Ten przykład karty projektu wyraźnie przedstawia cele projektu, a także kamienie milowe i towarzyszący im harmonogram.
Chociaż niekoniecznie potrzebujesz jeszcze kompletnego harmonogramu (zostanie on określony w planie projektu), warto go uwzględnić, a następnie aktualizować na potrzeby raportów dotyczących statusu projektu, gdy zespół realizuje prace w fazie wykonawczej.
Ten przykład jest podobny do powyższego, ponieważ zawiera kamienie milowe i harmonogram.
Przedstawiono w nim również jasno określone cele i zakres projektu, a także zawarto kilka uwag dotyczących procesów, na które projekt wpłynie. Jest to przydatne, ponieważ wiąże się z ograniczeniem dotyczącym nastawienia do zmian (wymienionym w sekcji dotyczącej ograniczeń).
Wskazówki ekspertów dotyczące tworzenia karty projektu
Podczas tworzenia karty projektu stosuj poniższe dobre praktyki, aby jasno określić oczekiwania, uzyskać poparcie interesariuszy i zapewnić projektowi dobre podstawy do osiągnięcia sukcesu:
- Zachowaj prostotę: Napisz kartę projektu w taki sposób, aby osoba niezaznajomiona z projektem mogła zrozumieć jego cel, zakres i oczekiwane rezultaty. Unikaj żargonu i niejasnych stwierdzeń. Jeśli interesariusze potrzebują wyjaśnienia znaczenia danej sekcji, prawdopodobnie warto ją przeredagować.
- Skup się na szerszej perspektywie: Ogranicz się do celów na wysokim poziomie, zakresu, rezultatów i ograniczeń, zamiast opisywać szczegółowe zadania lub harmonogramy. Zalecam przechowywanie szczegółów dotyczących realizacji w planie projektu, gdzie mogą ewoluować bez konieczności wprowadzania zmian w karcie.
- Buduj konsensus wśród interesariuszy: Zaangażuj sponsora projektu i kluczowych interesariuszy przed sfinalizowaniem karty. Zwróć szczególną uwagę na sprzeczne oczekiwania dotyczące zakresu, priorytetów i kryteriów sukcesu. O wiele łatwiej rozwiązywać nieporozumienia na etapie inicjowania projektu niż po rozpoczęciu prac.
- Określ mierzalne kryteria sukcesu: Nie poprzestawaj na ogólnych celach, takich jak „poprawa jakości obsługi klienta”. Określ, jak wygląda sukces (np. skrócenie czasu wdrażania klienta o 20%). Zapewnia to zespołowi wspólny cel i pomaga interesariuszom ocenić, czy projekt przyniósł zamierzoną wartość.
- Udokumentuj założenia i ograniczenia: Wyraźnie określ warunki, od których zależy projekt, w tym limity budżetowe, dostępność zasobów i zależności zewnętrzne. Jeśli na przykład realizacja zależy od integracji z rozwiązaniem innej firmy, udokumentuj to założenie przed zobowiązaniem się do określonej daty uruchomienia.
- Wyjaśnij zakres uprawnień do podejmowania decyzji: Wskaż sponsora projektu, kierownika projektu i interesariuszy odpowiedzialnych za główne zatwierdzenia. Z mojego doświadczenia wynika, że niejasny zakres uprawnień decyzyjnych powoduje niepotrzebne opóźnienia, zwłaszcza gdy zmiany zakresu lub sprzeczne priorytety wymagają eskalacji.
- Uzyskaj formalne zatwierdzenie przed realizacją: Poproś sponsora projektu o zatwierdzenie karty przed zaangażowaniem znacznych zasobów. Zatwierdzenie potwierdza zgodność co do celów, zakresu i uprawnień projektu. Przechowuj zatwierdzoną kartę w dostępnym miejscu, aby móc się do niej odwoływać, gdy pojawią się nowe prośby lub nieporozumienia.
Typowe wyzwania związane z kartą projektu i sposoby ich pokonywania
Tworzenie karty projektu może być trudne, gdy wymagania są niejasne, interesariusze nie mogą dojść do porozumienia lub nie podjęto kluczowych decyzji. Oto sześć typowych wyzwań i praktyczne sposoby ich pokonywania:
- Niejasne cele projektu: Ogólnikowe cele utrudniają określenie sukcesu i skłonienie interesariuszy do dążenia do tego samego rezultatu. Współpracuj ze sponsorem projektu, aby ustalić konkretne, mierzalne cele powiązane z potrzebami biznesowymi.
- Nieporozumienia dotyczące zakresu projektu: Interesariusze mogą mieć sprzeczne oczekiwania co do tego, co obejmuje projekt, co prowadzi do opóźnień lub niekontrolowanego rozszerzania zakresu. Udokumentuj, co wchodzi w zakres projektu, a co się w nim nie mieści, a następnie rozwiąż nieporozumienia z kluczowymi interesariuszami przed zwróceniem się o zatwierdzenie.
- Nierealistyczne oczekiwania dotyczące budżetu lub harmonogramu: Kierownictwo może proponować terminy lub budżety bez pełnego zrozumienia zakresu wymaganych prac. Zweryfikuj szacunki na wysokim poziomie z zespołem realizacyjnym i przedstaw kompromisy między zakresem, kosztem a harmonogramem.
- Ograniczone zaangażowanie interesariuszy: Zapracowani interesariusze mogą opóźniać przekazywanie informacji zwrotnych lub zatwierdzić kartę bez zapoznania się z jej treścią. Wcześnie wskaż kluczowe osoby decyzyjne i zaplanuj skoncentrowany przegląd, aby wyjaśnić nierozstrzygnięte kwestie przed formalnym zatwierdzeniem.
- Nieokreślone role i uprawnienia decyzyjne: Bez jasno określonej odpowiedzialności zatwierdzenia mogą utknąć w miejscu, a ważne decyzje mogą pozostać pomiędzy zespołami. Wskaż sponsora projektu, kierownika projektu i kluczowe osoby decyzyjne, w tym osoby uprawnione do zatwierdzania zmian zakresu lub budżetu.
- Niepełne informacje lub niezweryfikowane założenia: Wczesne szacunki projektowe często zależą od nieznanych wymagań technicznych, dostępności zasobów lub zależności zewnętrznych. Wyraźnie udokumentuj założenia i ograniczenia, przypisz osoby odpowiedzialne za ich weryfikację oraz wskaż niepewności, które mogą wpłynąć na wykonalność projektu.
Przekształć kartę projektu w udany projekt
Jasna karta projektu tworzy fundamenty, ale pomyślna realizacja wymaga odpowiednich narzędzi i wskazówek. Zapisz się do naszej bezpłatnego newslettera i programu członkowskiego, aby uzyskać dostęp do ekskluzywnych materiałów, praktycznych szablonów i spostrzeżeń ekspertów, które pomogą Ci lepiej planować i realizować projekty.
