Kompletny przewodnik po przepływach pracy związanych z zarządzaniem zasobami cyfrowymi

Rodzaje przepływów pracy w zakresie zarządzania zasobami cyfrowymi

Jeśli nadzorujesz projekty obejmujące dużą liczbę zasobów, możesz potrzebować tworzyć lub zarządzać wieloma rodzajami przepływów pracy w zakresie zarządzania zasobami cyfrowymi. Mogą one obejmować:

• Przepływy pracy oparte na zasobach: Przepływ pracy oparty na zasobach koncentruje się na cyklu życia poszczególnych plików. Na przykład obraz produktu może przechodzić przez etapy takie jak utworzenie, weryfikacja, zatwierdzenie i publikacja. Wszystkie te kroki są śledzone w ramach jednego przepływu pracy skupionego na tworzonym zasobie.
• Przepływy pracy oparte na projektach: Przepływy pracy oparte na projektach służą do wspólnego zarządzania wieloma powiązanymi zasobami, często związanymi z kampanią lub premierą. Wyobraź sobie sezonową kampanię marketingową obejmującą setki obrazów, formatów reklam i filmów przechodzących przez proces weryfikacji i zatwierdzania. Jeśli coś zmieni się w jednym z zasobów (fragment tekstu, kolor czyjegoś kapelusza itp.), zmiana jest globalnie przenoszona na wszystkie zasoby. Ten rodzaj przepływu pracy można spotkać w reklamie farmaceutycznej, na przykład w przypadku informacji dotyczących bezpieczeństwa lub wskazań do stosowania leku.
• Przepływy pracy oparte na współpracy: Te przepływy pracy koncentrują się na pracy zespołowej i mogą obejmować edycję w czasie rzeczywistym przez wielu interesariuszy. Zespoły kreatywne, agencje, freelancerzy i ich klienci mogą współpracować nad edycją filmów, plikami projektowymi lub prezentacjami ofertowymi w ramach wspólnej platformy DAM lub podczas sesji edycji na żywo. Platformy DAM mogą ułatwiać współpracę asynchroniczną.
• Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem: Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem określają, kto weryfikuje zasoby i zatwierdza je przed ich publikacją. Pomaga to zachować spójność marki i zgodność z przepisami, co jest szczególnie ważne w regulowanych branżach, takich jak opieka zdrowotna, ubezpieczenia czy żywienie. Nawet w mniej regulowanych branżach przepływy pracy związane z zatwierdzaniem pomagają upewnić się, że zasoby są zgodne z wytycznymi marki.
• Przepływy pracy związane z transakcjami: Korzystaj z przepływów pracy związanych z transakcjami, gdy systemy lub działy wymieniają się zasobami. Na przykład gdy fotograf przesyła zdjęcia z wydarzenia do narzędzia do zarządzania zasobami cyfrowymi, mogą one zostać automatycznie przekierowane do redaktora.
• Przepływy pracy związane z archiwizacją: Te przepływy pracy koncentrują się na wycofywaniu i przechowywaniu starych lub nadmiernie wykorzystywanych treści. Zasoby zostaną oznaczone odpowiednimi opisami metadanych, skategoryzowane i przechowane na potrzeby prawne, związane ze zgodnością z przepisami lub przyszłym ponownym wykorzystaniem.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kluczowe elementy przepływów pracy w zakresie zarządzania zasobami cyfrowymi

Funkcje DAM i potrzebne elementy przepływu pracy mogą się różnić w zależności od rodzaju tworzonego lub zarządzanego przepływu pracy. Elementy te mogą obejmować:

• Biblioteka multimediów: Biblioteka multimediów to scentralizowane centrum wszystkich zasobów cyfrowych. To miejsce, w którym przesyłasz, organizujesz i uzyskujesz dostęp do swoich treści, najlepiej z podglądem wizualnym i zaawansowaną funkcją wyszukiwania. Zaawansowana biblioteka multimediów może przechowywać i organizować różne typy zasobów cyfrowych oraz obsługiwać różne rodzaje plików. Powinno być możliwe ustawianie uprawnień dla członków zespołu na podstawie ich roli i zasobów zatwierdzonych do użytku.
• Metadane: Metadane można traktować jak etykiety zasobów. Wykraczają one poza tytuły lub nazwy plików i mogą obejmować tagi, opisy plików, datę utworzenia zasobu oraz datę wycofania zasobu z użycia. Metadane mogą pomóc zoptymalizować bibliotekę multimediów i ułatwić znajdowanie, organizowanie, sortowanie oraz ponowne wykorzystywanie posiadanych zasobów cyfrowych.
• Zatwierdzanie: Etapy procesu zatwierdzania określają, kto musi sprawdzić i zatwierdzić każdy zasób. Pomaga to uniknąć budzącego grozę chaosu w nazewnictwie plików „final_final_v4”, „final_final_v4_REVISED” oraz zachować standardy marki.
• Dystrybucja: Dystrybucja zapewnia dostarczenie sfinalizowanych zasobów do właściwych osób lub na właściwe platformy, niezależnie od tego, czy jest to system CMS, narzędzie do planowania publikacji w mediach społecznościowych czy portal partnera. Może również polegać na ustawieniu uprawnień tak, aby właściwe osoby w zespole mogły korzystać z zasobów, gdy ich potrzebują.
• Bezpieczeństwo: Komponenty związane z bezpieczeństwem mogą obejmować kontrolę dostępu, uprawnienia oraz konfigurowanie ścieżek audytu. Zapewniają one właściwym osobom dostęp umożliwiający ochronę zasobów cyfrowych i zapobiegają niewłaściwemu wykorzystaniu lub naruszeniom danych. Możesz również odpowiadać za zarządzanie zasobami cyfrowymi klientów lub odbiorców oraz za dopilnowanie, aby każdy klient miał dostęp wyłącznie do swoich zasobów, a nie do zasobów innych klientów lub, co gorsza, konkurencji.
• Utrzymanie: Utrzymanie jest stałym elementem dobrego procesu zarządzania zasobami cyfrowymi. Może obejmować regularne czyszczenie plików, aktualizowanie metadanych oraz audyty uprawnień. Bez regularnego utrzymania oprogramowanie DAM może z czasem stać się bardzo nieuporządkowane i znacznie mniej użyteczne.
• Oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi: Oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi łączy wszystkie pozostałe komponenty i etapy procesu oraz może pomóc usprawnić procesy zarządzania zasobami cyfrowymi. Wiele nowszych narzędzi działa w chmurze, a niektóre wykorzystują nawet sztuczną inteligencję. Pomaga to skuteczniej znajdować zasoby i automatyzować procesy.

Cykl życia zarządzania zasobami cyfrowymi

Oto jak może wyglądać cykl życia zarządzania zasobami cyfrowymi:

• Planowanie: Określ, jakie zasoby należy utworzyć, dla kogo, do kiedy i w jaki sposób będą wykorzystywane.
• Tworzenie: Może obejmować projekty zasobów, a także tworzenie wszelkich treści, takich jak tekst alternatywny, podpisy pod obrazami i treści reklam.
• Pozyskiwanie: Prześlij zasoby do systemu DAM i oznacz je odpowiednimi metadanymi. Proces zatwierdzania może odbywać się przed tym etapem lub po nim, w zależności od preferowanego sposobu zatwierdzania w organizacji lub liczby wymaganych zatwierdzeń.
• Przechowywanie: Organizuj pliki cyfrowe w centralnej lokalizacji i dodawaj je do mniejszych bibliotek lub folderów, aby ułatwić dostęp. System może korzystać z automatycznego tagowania w celu dodawania metadanych, takich jak data przesłania lub imię i nazwisko osoby, która przesłała plik, aby usprawnić wyszukiwanie.
• Przekształcanie: Rozmiar zasobów może zostać zmieniony, ich format może zostać przekształcony, a same zasoby mogą zostać dostosowane do różnych formatów plików lub kanałów dystrybucji.
• Dystrybucja: Sfinalizowane zasoby są udostępniane wewnętrznie lub publikowane na zewnątrz.
• Zarządzanie: Przypisuj i egzekwuj uprawnienia, licencje oraz zasady zgodności.
• Archiwizowanie: Przenoś starsze zasoby do długoterminowego magazynu lub archiwów.

Korzyści z procesów zarządzania zasobami cyfrowymi

Procesy zarządzania zasobami cyfrowymi mogą przynieść korzyści Twojej organizacji i znacznie ułatwić Ci pracę jako kierownikowi projektu. Oto kilka korzyści z zarządzania zasobami cyfrowymi: 

• Większa spójność marki: Scentralizowane przechowywanie i mechanizmy kontroli oparte na uprawnieniach pomagają zapewnić, że używane są wyłącznie zatwierdzone materiały zgodne z identyfikacją marki. Zachęca to do korzystania z zatwierdzonych zasobów i zmniejsza ryzyko użycia niezatwierdzonych materiałów przez członków zespołu. Scentralizowane przechowywanie zapewnia jedno wiarygodne źródło informacji i pomaga mniejszym zespołom marketingowym zachować zgodność z marką we wszystkich zastosowaniach wymagających materiałów marki.
• Lepsza współpraca: System zarządzania zasobami cyfrowymi i procedury zarządzania zasobami cyfrowymi pozwalają zespołom współpracować między działami, strefami czasowymi i agencjami bez powielania wysiłków. Każdy ma dostęp do centralnego repozytorium zasobów i może efektywniej współpracować nad materiałami.
• Lepszy zwrot z inwestycji w treści: Ponowne wykorzystywanie istniejących zasobów pozwala uniknąć zbędnej pracy i zmaksymalizować zwrot z inwestycji w treści. Jeśli zatrudniasz wykonawców lub płacisz wynagrodzenia za tworzenie nowych zasobów lub materiałów marketingowych, uzyskasz lepszy zwrot z inwestycji, wprowadzając zmiany lub znajdując nowe zastosowania dla istniejących zasobów cyfrowych.

Przykład procedury zarządzania zasobami cyfrowymi

Załóżmy, że pracujesz dla dużej firmy e-commerce, a Twój zespół marketingowy wprowadza na rynek nowy produkt. 

1. Zespół zatrudnia fotografa, aby wykonał zdjęcia nowego produktu — zarówno samego produktu, jak i produktu na różnych tłach — na potrzeby początkowych kampanii.
2. Następnie fotograf przesyła ostateczne, poddane edycji zdjęcia produktu do systemu DAM. System automatycznie dodaje pewne metadane, takie jak nazwa pliku, imię i nazwisko osoby przesyłającej, data przesłania i typ pliku, a fotograf dodaje krótki opis każdego zdjęcia.
3. Następnie zespół kreatywny przegląda zdjęcia i oznacza te, których chce użyć na stronie internetowej oraz w każdym zaplanowanym typie kampanii reklamowej. Przesyła je menedżerom marki, korzystając z procedury zatwierdzania w systemie DAM.
4. Menedżerowie marki zatwierdzają najlepsze materiały, a następnie zlecają copywriterom pobranie tych plików i dodanie tekstu reklamowego. Reklamy są odsyłane do menedżera marki w celu zatwierdzenia.
5. Po zatwierdzeniu zasoby są zmieniane pod względem rozmiaru i oznaczane odpowiednimi tagami dla każdego rozmiaru i formatu reklamy potrzebnego w kampaniach. Ostateczne reklamy są przekazywane do emisji na różnych platformach reklamowych.
6. Ponieważ zespół chce również promować nowy produkt w mediach społecznościowych, udostępniasz zasoby cyfrowe w ich ostatecznym formacie menedżerom mediów społecznościowych, którzy eksportują finalne pliki w zoptymalizowanych formatach na potrzeby Instagrama, LinkedIna i TikToka — wszystko bez wymiany wiadomości e-mail, zagubionych plików ani problemów z kontrolą wersji.
7. Po premierze wszystkie reklamy lub materiały kreatywne zawierające tekst dotyczący oferty początkowej są archiwizowane, a nowe reklamy promujące produkt w dalszym ciągu są tworzone i dystrybuowane do odpowiednich członków zespołu.

Wyzwania związane z procedurami zarządzania zasobami cyfrowymi

Do najczęstszych wyzwań, z którymi mogą się mierzyć kierownicy projektów i zespoły kreatywne podczas konfigurowania procedur zarządzania zasobami cyfrowymi, należą:

• Brak akceptacji: Zespoły mogą niechętnie korzystać z nowych systemów, jeśli są one zbyt skomplikowane lub „zasady” są niejasne albo niewłaściwie zdefiniowane. Niektóre osoby mogą również uznać, że stare przyzwyczajenia trudno zmienić, i preferować lokalne przechowywanie własnych plików (co nie sprzyja spójności ani widoczności).
• Niespójne metadane: Bez standaryzacji metadanych i struktury tagowania wyszukiwanie zasobów i ponowne ich wykorzystywanie staje się trudne. Może to być częścią omówionych wyżej wyzwań związanych z akceptacją, ale może również stanowić odrębne wyzwanie. Rozwiązanie tego problemu może także pomóc w zwiększeniu akceptacji systemu.
• Niezdefiniowane role i zakresy odpowiedzialności: Opóźnienia w przekazywaniu informacji zwrotnych lub niejasny podział odpowiedzialności mogą opóźniać zatwierdzanie zasobów albo utrudniać członkom zespołu ustalenie, z których zasobów mogą korzystać oraz kiedy i gdzie mogą ich używać.

Narzędzia do zarządzania procedurami DAM

Platformy do zarządzania zasobami cyfrowymi służą do automatyzowania i wspierania każdego etapu procedury. Często obejmują integracje z narzędziami, takimi jak Adobe Creative Cloud, oprogramowanie do zarządzania projektami, systemy zarządzania treścią i sieci dostarczania treści. 

Oto moje propozycje najlepszych narzędzi do zarządzania zasobami cyfrowymi:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Air — Najlepsze rozwiązanie do organizowania zasobów oparte na sztucznej inteligencji
2. 2. MediaValet — Najlepsze rozwiązanie do wyszukiwania i współpracy wspomaganych przez AI
3. 3. Bynder — Najlepszy wybór dla spójności marki w przedsiębiorstwach
4. 4. Acquia DAM (Widen) — Najlepsze rozwiązanie pod względem konfiguracji i personalizacji
5. 5. ImageKit — Najlepszy do zarządzania zasobami cyfrowymi wspomaganego przez sztuczną inteligencję i dostarczania multimediów
6. 6. Stockpress — Najlepszy do współpracy zespołowej opartej na rolach
7. 7. Pics.io — Najlepsze dla firm średniej wielkości, które chcą korzystać z nieograniczonej przestrzeni dyskowej
8. 8. 4ALLPORTAL — Najlepszy wybór do zintegrowanego DAM i PIM
9. 9. Filecamp — Najlepszy niedrogi system DAM z nieograniczoną liczbą użytkowników
10. 10. Tagbox.io — Najlepszy do wyszukiwania wizualnego opartego na sztucznej inteligencji

Mając już przygotowaną krótką listę, zapoznaj się z demonstracjami oprogramowania DAM, aby zobaczyć, jak niektóre z tych rozwiązań radzą sobie z rzeczywistymi procesami pracy.

Wskazówki dotyczące zarządzania procesami pracy DAM

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz zarządzać procesami pracy związanymi z zasobami cyfrowymi, czy zmagasz się z typowymi wyzwaniami, przygotowałem kilka wskazówek, które pomogą Ci stać się ekspertem w dziedzinie zarządzania zasobami cyfrowymi lub podnieść swoje umiejętności na wyższy poziom.

• Jasno określ role i zakresy odpowiedzialności. Obejmuje to wskazanie, kto tworzy, zatwierdza, dystrybuuje i archiwizuje zasoby. Może się to różnić w zależności od rodzaju zasobu lub kampanii, którą te zasoby mają wspierać.
• Od początku ustandaryzuj metadane i praktyki oznaczania, ale zachowaj elastyczność na wypadek pojawienia się z czasem możliwości ich udoskonalenia.
• Automatyzuj powtarzalne zadania wszędzie tam, gdzie to możliwe, aby ograniczyć ilość pracy wykonywanej ręcznie i ryzyko błędów.
• Regularnie przeprowadzaj audyty, aby porządkować i archiwizować nieaktualne pliki oraz weryfikować uprawnienia. Powinieneś mieć procedurę wycofywania członków zespołu, która obejmuje odebranie dostępu do systemu zarządzania zasobami cyfrowymi, gdy odchodzą z organizacji lub gdy kończy się ich projekt.
• Zapewnij zespołowi szkolenia i przejrzystą dokumentację, aby zachęcać do korzystania z narzędzia. Nagradzaj i doceniaj osoby, które dobrze z niego korzystają.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o zarządzaniu zasobami cyfrowymi

Chcesz poznać więcej wskazówek, trików lub sprawdzonych praktyk dotyczących zarządzania projektami, w których wykorzystywanych jest wiele zasobów cyfrowych? Dołącz do społeczności DPM, aby dowiedzieć się więcej. Znajdziesz tam również więcej informacji o naszych ulubionych narzędziach, gotowe do użycia szablony oraz wartościowe artykuły napisane przez doświadczonych kierowników projektów.