Czym jest wykres RACI? Poradnik, szablon i przykłady
Gdy w projekt zaangażowanych jest kilka osób, nie zawsze jest jasne, kto wykonuje pracę, kto ją zatwierdza, a kto po prostu potrzebuje aktualizacji. W ten sposób zadania zostają pominięte, a podejmowanie decyzji się przeciąga.
Macierz RACI jasno określa te obowiązki. Oto jak ją utworzyć, kiedy warto jej używać i jak unikać typowych błędów. Dołączyłem również praktyczny przykład oraz szablon do pobrania, aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy.
Czym jest macierz RACI?
Macierz RACI to narzędzie do zarządzania projektami, które pokazuje, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie lub element rezultatu, kto ponosi odpowiedzialność końcową, z kim należy się skonsultować, a kogo należy poinformować. Nazywana również macierzą przypisania odpowiedzialności, pomaga zespołom ustalić zakres odpowiedzialności, uprawnienia do zatwierdzania oraz oczekiwania dotyczące komunikacji, zanim rozpocznie się praca.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Możesz utworzyć ją podczas planowania projektu i korzystać z niej przez cały okres realizacji. Umieszczenie jej w oprogramowaniu do zarządzania projektami zapewnia wszystkim wspólny punkt odniesienia, gdy zakresy odpowiedzialności ulegają zmianie.
Szablon i przykład macierzy RACI
Przygotowałem dla Ciebie szablon macierzy RACI do pobrania. Znajdziesz w nim również przykład, listę kontrolną i ściągawkę. Szablon automatycznie uzupełnia kolory na podstawie wprowadzonych danych. Możesz dowolnie dostosować kolory do swoich preferencji!
Ten szablon jest dostępny dla członków DPM. Zostań członkiem i uzyskaj dostęp do szablonu macierzy RACI, a także do ponad 100 innych szablonów, próbek i przykładów dokumentacji projektowej.
Co oznacza skrót RACI?
RACI wyróżnia cztery rodzaje zaangażowania w projekt:
- R = Wykonujący pracę: Osoba realizująca zadanie lub tworząca element rezultatu. Zadanie może mieć kilku wykonawców, jednak zakres odpowiedzialności powinien być jasno określony.
- A = Odpowiedzialny za rezultat: Osoba ponosząca ostateczną odpowiedzialność za wykonanie i zatwierdzenie zadania. Aby uniknąć sprzecznych decyzji, do każdego zadania należy przypisać jedną osobę odpowiedzialną za rezultat.
- C = Konsultowany: Osoby, których wiedza specjalistyczna lub opinia są potrzebne przed rozpoczęciem pracy lub w jej trakcie. Komunikacja przebiega w obu kierunkach.
- I = Informowany: Osoby, które powinny wiedzieć o postępach, decyzjach lub rezultatach, ale nie oczekuje się od nich bezpośredniego udziału. Komunikacja zasadniczo przebiega w jednym kierunku.
Najwięcej nieporozumień powoduje rozróżnienie między wykonującym pracę a odpowiedzialnym za rezultat. Wykonujący pracę oznacza realizowanie zadania. Odpowiedzialny za rezultat oznacza dopilnowanie, aby praca została wykonana i spełniała oczekiwania. Jedna osoba może pełnić obie role.
Obejrzyj tutaj więcej informacji na temat macierzy RACI!
Kiedy używać macierzy RACI?
Nie każdy projekt potrzebuje macierzy RACI. W przypadku małego zespołu o jasno określonych obowiązkach może ona wiązać się z większą ilością pracy administracyjnej niż przynosić korzyści. Jest najbardziej przydatna, gdy w tę samą pracę zaangażowanych jest wiele osób lub działów. Możesz odwoływać się do struktury RACI przez cały cykl życia projektu, ponieważ RACI wskazuje, kiedy należy zaangażować właściwe osoby.
Rozważ jej użycie w przypadku:
- Złożone projekty z udziałem wielu interesariuszy: Wyjaśnij, kto zatwierdza rezultaty, przekazuje uwagi i otrzymuje aktualizacje, zanim decyzje staną się wąskimi gardłami.
- Projekty z niejasnym zakresem odpowiedzialności: Zidentyfikuj luki, nakładające się obowiązki i zadania, które każdy zakłada, że realizuje ktoś inny.
- Projekty międzyfunkcyjne lub silnie ustrukturyzowane: Koordynuj zakresy odpowiedzialności między działami, dostawcami lub zespołami, szczególnie gdy praca przechodzi przez wiele etapów zatwierdzania.
Jeśli Twój zespół już wie, kto odpowiada za każdą decyzję i każdy rezultat, prawdopodobnie nie potrzebujesz kolejnej tabeli.
Przykład tabeli RACI: studium przypadku z życia
Oto przykład tabeli RACI, którą stworzyłem na potrzeby projektu obejmującego uruchomienie programu lojalnościowego dla marki modowej.
Ta tabela RACI pochodzi z projektu programu lojalnościowego, którym zarządzałem dla marki modowej. Ponieważ zaangażowanych było kilku interesariuszy po stronie klienta, stworzenie tabeli ujawniło trzy kwestie wymagające uwagi:
- Zbyt wielu interesariuszy: Skupiłem tabelę na odpowiedzialności po stronie klienta i połączyłem mniejszy zespół agencji w jedną rolę.
- Niejasne grupy interesariuszy: Oddzieliłem kluczowych starszych rangą interesariuszy od szerszej grupy kierowniczej, zamiast wymieniać każdą osobę oddzielnie.
- Skupienie odpowiedzialności: Początkowo zbyt wiele zadań zależało od właściciela produktu po stronie klienta, dlatego omówiliśmy rozłożenie odpowiedzialności między odpowiednie role.
Ćwiczenie pomogło nam uzgodnić zakresy odpowiedzialności, zanim te nakładające się obowiązki przerodziły się w problemy z realizacją.
Zalety i wady tabel RACI
Zalety i wady tabel RACI
Tabela RACI może zwiększyć przejrzystość odpowiedzialności w projekcie, ale sama w sobie nie naprawi słabej komunikacji ani niejasnego procesu podejmowania decyzji. Oto, w czym pomaga i kiedy może powodować dodatkową pracę.
| Zalety | Wady |
|---|---|
| Większa przejrzystość odpowiedzialności: Wskazuje, kto wykonuje pracę i kto odpowiada za jej rezultat. | Dodatkowa administracja: Tworzenie i utrzymywanie tabeli wymaga czasu, szczególnie gdy zakresy odpowiedzialności często się zmieniają. |
| Szybsze podejmowanie decyzji: Precyzyjnie określa odpowiedzialność za zatwierdzanie, ograniczając zbędną wymianę wiadomości. | Sztywne przypisanie ról: Zakresy odpowiedzialności mogą się dezaktualizować wraz z rozwojem projektu. |
| Bardziej ukierunkowana komunikacja: Rozróżnia osoby, które muszą przekazać uwagi, od tych, które potrzebują jedynie aktualizacji. | Napięcia wśród interesariuszy: Ludzie mogą nie zgadzać się z przypisanymi im rolami lub czuć się wykluczeni z podejmowania decyzji. |
| Lepszy wgląd w obciążenie pracą: Pokazuje, kiedy zbyt wiele zadań zależy od jednej osoby lub zespołu. | Fałszywe poczucie jasności: Ukończona tabela nie gwarantuje, że ludzie rozumieją swoje obowiązki lub je akceptują. |
Typowe pułapki RACI i sposoby ich unikania
Nawet dobrze zaprojektowana tabela RACI może powodować problemy, jeśli przypisania są niejasne lub zespół nie zgadza się z nimi. Zwróć uwagę na te typowe błędy:
- Przypisywanie kierownikowi projektu odpowiedzialności za wszystko: Przydzielaj pracę osobom, które faktycznie ją wykonują — niezależnie od tego, czy są to projektanci, programiści czy kierownicy działów. Kierownik projektu nie powinien automatycznie odpowiadać za każdy rezultat.
- Mylenie odpowiedzialności wykonawczej z odpowiedzialnością za rezultat: Sprawdź, czy do każdego zadania przypisano osobę, która je wykona, oraz jedną osobę odpowiedzialną za jego rezultat. Może to być ta sama osoba, ale nie musi.
- Tworzenie napięć między interesariuszami konsultowanymi i informowanymi: Wyjaśnij, dlaczego niektóre osoby przekazują uwagi, podczas gdy inne otrzymują jedynie aktualizacje. Bycie informowanym nie oznacza mniej ważnej roli. Oznacza po prostu, że ich opinia nie jest wymagana przy danej decyzji.
Przed sfinalizowaniem tabeli omów te przypisania z zespołem. Dobre zarządzanie interesariuszami zaczyna się od ustalenia jasnych oczekiwań. Krótka rozmowa teraz może zapobiec późniejszym nieporozumieniom dotyczącym odpowiedzialności.
Jak utworzyć tabelę RACI w 6 krokach
Na poniższej grafice podsumowałem sześć kroków tworzenia tabeli RACI:
Prześledźmy sześć kroków na dobrze znanym przykładzie: misji Drużyny polegającej na dostarczeniu Jedynego Pierścienia do Góry Przeznaczenia we Władcy Pierścieni.
Pomysł pochodzi z wystąpienia Meghan McInerny podczas Digital PM Summit 2017. To przydatny przykład tego, jak można podzielić obowiązki w zespole.
Krok 1: Zidentyfikuj role w projekcie
Zacznij od wypisania wszystkich osób zaangażowanych w projekt w górnej części wykresu. Możesz użyć nazw stanowisk lub imion i nazwisk poszczególnych osób, zależnie od sposobu pracy zespołu.
- Użyj ról, gdy obowiązki powinny pozostać niezmienne mimo zmian kadrowych lub gdy jedna osoba pełni wiele funkcji.
- Użyj imion i nazwisk, gdy istotne jest przypisanie odpowiedzialności konkretnej osobie lub gdy kilka osób ma ten sam tytuł zawodowy.
Wybierz podejście, które ułatwia zrozumienie obowiązków, i stosuj je konsekwentnie.
Krok 2: Zidentyfikuj zadania lub produkty projektu
Wypisz główne zadania lub produkty projektu w lewej kolumnie. Na początek wykorzystaj plan projektu lub listę produktów.
Zachowaj rozsądny poziom szczegółowości. Wykres RACI powinien wyjaśniać zakres odpowiedzialności, a nie stawać się drugim narzędziem do śledzenia zadań. Skoncentruj się na pracy wymagającej koordynacji, podejmowania decyzji lub zatwierdzeń.
Krok 3: Przypisz elementy RACI do każdej roli i zadania
Do każdego zadania przypisz role wykonawczą, odpowiedzialną, konsultowaną i informowaną. Każde zadanie powinno mieć co najmniej jedną osobę wykonującą je i dokładnie jedną osobę odpowiedzialną za jego realizację. Dodaj interesariuszy konsultowanych i informowanych tylko wtedy, gdy jest to potrzebne.
W naszym przykładzie Frodo odpowiada za zaniesienie Pierścienia do Góry Przeznaczenia. Gandalf udziela wskazówek, a Sam aktywnie wspiera pracę Froda. To rozróżnienie pokazuje również, gdzie przydatny może być rozszerzony model, taki jak RASCI, który obejmuje rolę wspierającą.
Krok 4: Uzgodnij to z zespołem
Przejrzyj przypisania z osobami wykonującymi pracę. Sprawdź, czy obowiązki są realistyczne, czy nikt nie ma zbyt wielu zadań oraz czy któremukolwiek zadaniu nie brakuje jasno określonej osoby odpowiedzialnej.
Wprowadź poprawki, zanim udostępnisz wykres szerszemu gronu.
Krok 5: Uzgodnij to z kluczowymi interesariuszami projektu
Udostępnij wersję roboczą kluczowym interesariuszom, aby potwierdzić uprawnienia do zatwierdzania, zakres odpowiedzialności za podejmowanie decyzji oraz oczekiwania dotyczące komunikacji.
Skoncentruj przegląd na uzupełnieniu braków lub rozstrzygnięciu nieporozumień, zamiast zapraszać wszystkich do przeprojektowania wykresu.
Etap 6: Uczyń go użytecznym przez cały czas trwania projektu
Wykres RACI pomaga tylko wtedy, gdy ludzie rzeczywiście z niego korzystają. Nie pozwól, aby po rozpoczęciu projektu zniknął w folderze projektowym.
- Odwołuj się do niego podczas realizacji: Sprawdzaj przydziały podczas rozpoczynania prac, proszenia o zatwierdzenia lub rozwiązywania kwestii dotyczących odpowiedzialności.
- Aktualizuj go, gdy zmieniają się obowiązki: Wróć do wykresu po zmianach personalnych, modyfikacjach zakresu lub zmianach uprawnień decyzyjnych.
- Zadbaj o jego dostępność: Przechowuj go we wspólnej lokalizacji, takiej jak Confluence, Dokumenty Google lub oprogramowanie do zarządzania projektami używane przez Twój zespół. Jeśli korzystasz z programu Excel, upewnij się, że każdy ma dostęp do aktualnej wersji.
- Przeanalizuj go przy zamykaniu projektu: Określ, gdzie odpowiedzialność działała prawidłowo, gdzie zatwierdzenia utknęły oraz czy zaangażowanych było zbyt wiele osób.
Traktuj wykres jako żywy dokument projektowy, a nie jednorazowe ćwiczenie planistyczne.
Posłuchaj tego w formie podcastu
Suze przedstawia swoją opinię na temat tego, jak przestać zrzucać na siebie winę i po prostu zabrać się do pracy.
Najlepsze praktyki dotyczące wykresu RACI
Zanim zaczniesz korzystać z wykresu RACI, sprawdź te pięć kwestii:
- Stosuj go tam, gdzie wnosi wartość. Proste projekty z jasno określonymi obowiązkami mogą nie wymagać formalnej macierzy.
- Zdefiniuj role przed ich przydzieleniem. Upewnij się, że każdy rozumie różnicę między osobą odpowiedzialną za wykonanie zadania, osobą ponoszącą odpowiedzialność, osobą konsultowaną a osobą informowaną.
- Przydziel jednego właściciela ponoszącego odpowiedzialność za każde zadanie. Wielu właścicieli ponoszących odpowiedzialność może spowalniać zatwierdzenia i pozostawiać decyzje nierozstrzygnięte.
- Rozważnie wybieraj osoby, które należy informować. Nie każdy interesariusz musi pojawiać się w każdym wierszu. W szerszej komunikacji korzystaj z planu zarządzania interesariuszami.
- Twórz go razem z zespołem. Jeśli tak jest łatwiej, przygotuj pierwszy szkic wykresu samodzielnie, ale zbierz opinie osób odpowiedzialnych za wykonanie i zatwierdzanie prac.
Celem nie jest wypełnienie każdej komórki. Chodzi o to, aby odpowiedzialności były wystarczająco jasne, żeby prace mogły posuwać się naprzód bez zbędnych pytań i zatwierdzeń.
Jakie są alternatywy dla RACI?
RACI nie jest jedynym sposobem na wyjaśnienie ról i odpowiedzialności decyzyjnych. Kilka wariantów modyfikuje terminologię lub wprowadza dodatkowe role, aby dopasować się do różnych zespołów.
- RASCI (Odpowiedzialny, Ponosi odpowiedzialność, Wspierający, Konsultowany, Poinformowany): Dodaje rolę wspierającą dla osób, które aktywnie pomagają w realizacji zadania. Przydatne, gdy prace obejmują wielu współtwórców.
- CARS (Komunikowanie, Zatwierdzanie, Odpowiedzialność, Wsparcie): Koncentruje się na komunikacji, zatwierdzaniu, realizacji i wsparciu, zamiast rozróżniać interesariuszy konsultowanych i informowanych.
- RAS (Odpowiedzialny, Zatwierdza, Wspiera): Uproszczony model z trzema rolami. Przydatny, gdy zespół potrzebuje mniejszej liczby rozróżnień, choć może nie uwzględniać wszystkich wymagań związanych z odpowiedzialnością.
- DACI (Prowadzący, Zatwierdzający, Współtwórca, Poinformowany): Koncentruje się bardziej bezpośrednio na podejmowaniu decyzji, wskazując, kto prowadzi daną decyzję, kto ją zatwierdza i kto wnosi swój wkład.
- CLAM (Współtworzy, Prowadzi, Zatwierdza, Monitoruje): Wykorzystuje role zorientowane na działanie, aby rozróżnić uczestnictwo, przywództwo, zatwierdzanie i nadzór.
Najlepszy wybór zależy od tego, co próbujesz ustalić. Użyj RACI do określania odpowiedzialności za zadania i rozliczalności, DACI do podejmowania decyzji lub RASCI, gdy osoby wspierające realizację potrzebują wyraźnego uwzględnienia.
Możesz również zapoznać się z RACI 2.0 jako inną odmianą tego modelu.
Co dalej?
Aby uzyskać dodatkową pomoc w zarządzaniu projektami i kierowaniu zespołami, weź udział w naszym kursie doskonalenia zarządzania projektami cyfrowymi. Obejmuje on cały cykl życia projektu — od rozpoczęcia do zamknięcia — a także szeroki zakres metodyk zarządzania projektami, które pomagają osiągnąć sukces projektu.
