5 najlepszych praktyk usprawniających sesje burzy mózgów
Czy wiesz, że burza mózgów lub pisemna burza mózgów istnieje już od 1953 roku! Jej autorstwo przypisuje się Alexowi Osbornowi, a ja regularnie korzystam z tej techniki w projektach i różnych sytuacjach biznesowych. Jeśli liczba platform internetowych, które w ciągu ostatnich 6 miesięcy dodały do swoich funkcji tablice, jest jakimkolwiek wyznacznikiem, burza mózgów stanowi podstawową funkcję spotkań w wirtualnym świecie.
Jako kierownicy projektów jednym z naszych kluczowych zadań lub umiejętności jest pełnienie roli moderatora — niezależnie od tego, czy chodzi o generowanie pomysłów w celu rozwiązania problemu, przeprowadzanie retrospektyw czy zbieranie różnych perspektyw, moderowanie sesji burzy mózgów jest podstawową umiejętnością kierownika projektu.
Choć pozyskiwanie opinii od zespołów jest fundamentalną praktyką, nie zawsze robi się to dobrze. Omówię, jak robić to skuteczniej w zespole, i przedstawię wszystko — od sposobów na skupienie zespołu po techniki burzy mózgów, które pozwolą grupie zaprezentować to, co ma najlepszego, oraz osiągnąć rzeczywiste rezultaty.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jak powiedział Alex Osborn:
Łatwiej złagodzić szalony pomysł, niż wymyślić nowy
Grupowa burza mózgów polega na wyszukiwaniu właśnie takich szalonych pomysłów i pomaga nam pozyskiwać kreatywne idee od osób, które mają:
- Specjalistyczną wiedzę
- Różne sposoby myślenia
- Różne perspektywy
Omówię pięć najlepszych praktyk wykorzystania grupowej burzy mózgów i wsparcia projektu cyfrowego w kluczowych obszarach tworzenia pomysłów dotyczących zakresu, kreatywnego rozwiązywania problemów oraz przeprowadzania retrospektyw.
Nazywam się Annie MacLeod. Jestem pełną pasji i doświadczoną kierowniczką projektów oraz trenerką, która z entuzjazmem tworzy doświadczenia sprzyjające współpracy zdalnych zespołów i realizacji ich projektów. Doświadczenia te obejmują cały zakres zarządzania projektami — od tworzenia planów projektów i przeprowadzania dogłębnych retrospektyw po podejmowanie decyzji i doskonalenie kultury zespołowej.
1. Tworzenie najlepszego procesu burzy mózgów
Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale aby sesja burzy mózgów była skuteczna, trzeba poświęcić trochę czasu na jej wcześniejsze zaplanowanie — ustalenie miejsca spotkania grupy, technologii lub narzędzi, podstawowych zasad oraz ról.
Jak wdrożyć
Przed zaplanowaniem sesji warto podjąć kilka kluczowych decyzji:
- Kto będzie moderatorem sesji? Jeśli kierownik projektu chce aktywnie uczestniczyć w sesji, rozważ skorzystanie z usług dodatkowego moderatora. Zastanów się, czy kierownik projektu będzie w stanie jednocześnie pilnować czasu, zachować neutralność i obiektywizm oraz aktywnie słuchać przez całą sesję. Zobacz inne pomysły — obecność moderatora może znacznie odciążyć kierownika projektu i pozwolić mu uczestniczyć w sesji oraz naprawdę uważnie słuchać.
- Jak zostanie przeprowadzona sesja? Jest to szczególnie ważne, gdy odbywa się ona w środowisku rozproszonym lub hybrydowym. W zależności od odbiorców, ich biegłości technologicznej oraz narzędzi, których zamierzasz użyć do zbierania pomysłów, warto rozważyć przygotowanie materiałów umożliwiających uczestnikom przećwiczenie procesu przed rozpoczęciem generowania pomysłów.
- Jak stworzę atmosferę bezpieczeństwa psychologicznego? Jedną z szybkich wskazówek jest ustalenie podstawowych zasad sesji. Zasady takie jak „nie ma złych pomysłów”, „nie przerywaj innym” oraz „w danym momencie odbywa się tylko jedna rozmowa” są uznawane za absolutne minimum. Poznaj inne pomysły, korzystając z tego linku.
2. Zacznij od celu, aby odpowiednio określić ramy sesji
Choć burzę mózgów można przeprowadzić spontanicznie (mam zestaw narzędzi, który zabieram na każde spotkanie z klientem i który jest wypełniony karteczkami samoprzylepnymi oraz markerami na takie właśnie okazje), uważam, że jest ona najbardziej skuteczna, gdy stanowi działanie przyczyniające się do osiągnięcia zaplanowanego rezultatu spotkania — co oznacza, że trzeba ją odpowiednio określić.
Chociaż staramy się pobudzać szalone pomysły, jednocześnie dążymy do osiągnięcia określonego rezultatu, a burza mózgów jest częścią metody prowadzącej do jego uzyskania, ponieważ polega na wygenerowaniu dużej liczby pomysłów, a następnie ich dopracowaniu.
Zatem aby sesja burzy mózgów była skuteczna, musimy zaprosić do udziału właściwe osoby i przedstawić kontekst burzy mózgów.
Dzięki temu, gdy będziemy gromadzić odpowiednią liczbę pomysłów, wszyscy będą mieli równe szanse w kontekście sesji burzy mózgów.
Oto jak wygląda to w przypadku niektórych naszych kluczowych spotkań projektowych: generowania pomysłów dotyczących zakresu, rozwiązywania problemów i spotkań retrospektywnych.
| Przykładowe spotkanie | Zaproszeni | Kontekst |
|---|---|---|
| Generowanie pomysłów dotyczących zakresu | Zadbaj o to, aby w spotkaniu uczestniczyły osoby możliwie najbliższe tym, które będą mierzyć sukces tego projektu. Upewnij się również, że masz osoby, które będą planować zakres — te, które rozumieją, jak można rozwiązać problem. Upewnij się, że wśród uczestników są osoby, które mogą reprezentować i wyrażać pomysły w imieniu interesariuszy, którzy nie mogą być obecni, lub które mają dane albo wyniki badań potwierdzające, na czym polega problem (jest to szczególnie istotne w przypadku kwestii dotyczących klientów). | Jaki problem próbujemy rozwiązać? Dla kogo próbujemy go rozwiązać? Dlaczego jest to ważne? Kiedy i jak pojawia się ten problem? |
| Rozwiązywanie problemów | Chodzi o umieszczenie na stole jak największej liczby możliwych rozwiązań i rzeczywiste wykorzystanie całej specjalistycznej wiedzy osób obecnych w pomieszczeniu. Potrzebujesz osób, które mają bezpośrednią wiedzę o problemie — zaobserwowały go lub go doświadczyły. Upewnij się, że osoby znające środowisko, którego dotyczy problem, uwzględnią wszystkie kwestie techniczne związane z tym środowiskiem. Poproś o opinie osoby, które potrafią nie tylko opisać potencjalne rozwiązania techniczne, lecz także szkolenia, komunikację i inne aspekty potencjalnego rozwiązania. | Co nie działa? Czego do tej pory próbowaliśmy, aby rozwiązać problem? Na kogo problem wpływa? Jaki jest jego zakres? Czego problem nie dotyczy? |
| Retrospektywa | Nie tylko osoby wykonujące pracę, lecz także odbiorcy jej rezultatów. | Nad czym się zastanawiamy? Jaki okres obejmujemy? Dlaczego przeprowadzamy tę retrospektywę — aby się czegoś nauczyć, dać upust emocjom czy naprawić relacje? |
Druga część polega na odpowiednim zorganizowaniu sesji burzy mózgów i zastosowaniu technik, które będą odpowiadać grupie osób obecnych w pomieszczeniu. Pamiętaj, aby urozmaicać przebieg sesji.
Nie chcesz stale stosować tych samych metod, ponieważ nie będą one pobudzać nowych pomysłów — ludzie będą po prostu wykonywać kolejne czynności automatycznie.
Oto kilka technik, które możesz rozważyć, uporządkowanych od najprostszych do bardziej złożonych. Pamiętaj, aby zawsze zaczynać od określenia ram.
| Technika | Kroki | Uwzględnij |
|---|---|---|
| Szybkie generowanie pomysłów | Każda osoba zapisuje w wyznaczonym czasie jak najwięcej pomysłów. | Ogranicz czas, aby wytworzyć poczucie pilności, ale im więcej, tym lepiej — chcesz uzyskać jak najwięcej pomysłów. |
| Mapowanie myśli | Po ustaleniu głównego tematu na podstawie określonych ram każda osoba dodaje kolejne gałęzie i odgałęzienia. | Ta technika dobrze sprawdza się w przypadku ugruntowanych zespołów — jeśli są wśród was osoby, które wcześniej ze sobą nie pracowały albo pochodzą z bardzo różnych działów lub pełnią zupełnie różne role, mogą nie posługiwać się wspólnym językiem zrozumiałym dla wszystkich, przez co mapa myśli okaże się nieskuteczna w kolejnych krokach. |
| Obraz ejdetyczny | Każda osoba w ciszy tworzy obrazy odzwierciedlające jej przemyślenia na temat określonych ram, a następnie rysuje ich przedstawienie lub wybiera obraz z internetu, aby je poprzeć | Technika ta w pełni wykorzystuje potencjał osób myślących prawą półkulą — aby zastosować ją skutecznie podczas spotkania twarzą w twarz, zadbaj o dużą liczbę kolorowych markerów, naklejek i innych dostępnych narzędzi. |
| Pisanie burzy mózgów | Każda osoba zapisuje pomysł i przekazuje go osobie po prawej, aby dopracowała pomysł oraz dodała wyjaśnienia lub strategie do rozważenia. Każdy pomysł powinien co najmniej raz przejść przez całą grupę | Ta technika dobrze sprawdza się w małych grupach, ponieważ jej przeprowadzenie wymaga czasu |
Inną techniką, którą możesz wypróbować, jest cicha burza mózgów.
Jak wdrożyć
Wszystko zaczyna się od zaproszenia właściwych osób, określenia kontekstu sesji burzy mózgów, a następnie wybrania odpowiedniej techniki. Możesz podać temat burzy mózgów w zaproszeniu na spotkanie — często pozwala to upewnić się, że rzeczywiście uczestniczą w nim właściwe osoby. Jeśli ktoś nie jest odpowiednią osobą, zazwyczaj ci o tym powie.
Dobrym pomysłem jest również przypomnienie wszystkim kontekstu podczas samego spotkania poświęconego burzy mózgów, aby każdy mógł zadawać pytania i aby cała grupa miała wspólny punkt odniesienia. Ponieważ w pomieszczeniu będą osoby o różnorodnej wiedzy i doświadczeniu, mogą one dysponować większą ilością informacji, niż udało ci się początkowo przekazać, dlatego przed rozpoczęciem burzy mózgów przeznacz trochę czasu na to działanie.
Pamiętaj również, że jeśli jako kierownik projektu nie czujesz się komfortowo z niektórymi technikami, możesz poprosić moderatora o przeprowadzenie ćwiczeń związanych z burzą mózgów. Może to dodatkowo odciążyć twoje barki, a moderator może wnieść do listy pomysłów świeży i neutralny głos.
3. Zastosuj ćwiczenie integracyjne, aby wszyscy zachowali świeżość umysłu
Jak wspomnieliśmy wcześniej, sesje burzy mózgów polegają przede wszystkim na generowaniu pomysłów, a im bardziej niekonwencjonalne, tym lepiej! Aby to osiągnąć, musimy wprowadzić nasze umysły w tryb kreatywnego myślenia — odświeżyć je, że tak powiem.
Większość osób gorączkowo przeskakuje ze spotkania na spotkanie, a jeśli nie, to pilnie zajmuje się innymi zadaniami, dlatego możemy wykorzystać ćwiczenia integracyjne, aby pobudzić kreatywność. Ćwiczenia integracyjne mają również dodatkową zaletę — pomagają budować spójność zespołu poprzez dobrą zabawę!
Jak wdrożyć
Wybierając ćwiczenie integracyjne, zastanów się, co chcesz osiągnąć podczas sesji burzy mózgów.
| Przykładowe spotkanie | Aspekt do rozważenia | Techniki |
|---|---|---|
| Generowanie pomysłów | Aktywizowanie prawej półkuli mózgu | Aktywizuj lewą stronę ciała — pisz lewą ręką lub obsługuj mysz lewą ręką |
| Rozwiązywanie problemów | Wyjście poza powierzchowną analizę i zbadanie przyczyny źródłowej | Ułóż układankę lub rozwiąż zagadkę |
| Retrospektywa | Budowanie relacji i tworzenie bezpiecznej przestrzeni | 2 prawdy i 1 kłamstwo |
Więcej pomysłów znajdziesz na tej liście aktywności dla lewej i prawej półkuli mózgu. Inspiracje i szablony znajdziesz w serwisie MiroVerse. Tak jak wspomniano powyżej, nie wahaj się poprosić prowadzącego o przeprowadzenie tych ćwiczeń — przekonałem się, że istnieją niesamowite ćwiczenia integracyjne oraz prowadzący, którzy specjalizują się w zbliżaniu zespołów do siebie i mają wiele świetnych pomysłów.
4. Wykorzystaj siłę grupy
Jedną z kluczowych kwestii decydujących o skuteczności sesji burzy mózgów jest podjęcie działań na podstawie jej rezultatów! Nie ma sensu generować całej masy pomysłów, a następnie nic z nimi nie robić.
Uważam, że pogrupowanie pomysłów przez zespół według podobnych obszarów, a następnie uzgodnienie tematu dla każdej grupy pozwoli podjąć działania dotyczące wszystkich tych świetnych pomysłów.
Jak wdrożyć
Może to być tak proste, jak użycie karteczek samoprzylepnych w jednym kolorze do pomysłów, a w innym do tematów. Poproś zespół o przeniesienie karteczek samoprzylepnych do odpowiednich grup.
Możesz zacząć od największej grupy karteczek samoprzylepnych (ponieważ właśnie w jej kierunku skłania się większość osób) albo odwrotnie — zacząć od pojedynczych karteczek (w zależności od tego, co chcesz osiągnąć, oraz od dostępnego czasu).
Upewnij się, że karteczki z tematami zawierają co najmniej rzeczownik i czasownik, a ich treść jest wystarczająco precyzyjna, aby można było na jej podstawie podjąć działania.
Planując tego typu ćwiczenie, uważaj, aby nie wykluczyć kierownika projektu z udziału — prowadzący zapewni świeże spojrzenie i zachowa neutralność.
Przekonałem się również, że prowadzący mogą zadawać pytania, które mogą być postrzegane jako „głupie”, ponieważ proszą o wyjaśnienia, aby upewnić się, że członkowie zespołu oraz cała grupa w pełni wyrazili swoje przemyślenia.
Ostatecznie otrzymasz coś, co wygląda tak:
5. Wypróbuj pracę asynchroniczną
Przekonałem się, że burza mózgów nie jest najbardziej wartościowym sposobem wykorzystania czasu uczestników, szczególnie gdy pracujesz z osobami znajdującymi się w różnych strefach czasowych lub reprezentującymi różne style myślenia. Ćwiczenia związane z burzą mózgów mogą onieśmielać introwertyków w grupie, a spotkanie może odbywać się o porze, gdy kawa jeszcze nie zaczęła działać albo jej działanie już minęło!
Zachowaj ten cenny czas grupowy na porządkowanie pomysłów i opracowywanie działań! Spróbuj przeprowadzić sesję burzy mózgów asynchronicznie.
Jak wdrożyć
Nie zapominaj, że nadal musisz odpowiednio przygotować burzę mózgów — jeśli zamierzasz przeprowadzić ją asynchronicznie, instrukcje muszą być szczególnie jasne — i zadbać o jej jak najbardziej wizualną formę. Szczególnie podoba mi się łączenie tablicy Miro z filmem Loom w celu przygotowania tego typu interakcji!
Ważną kwestią w przypadku asynchronicznej burzy mózgów jest oprogramowanie, którego użyjesz. Dlatego przeanalizuj swój budżet i nie martw się, jeśli zaczyna brakować Ci środków. Możesz skorzystać z bezpłatnego oprogramowania do tworzenia map myśli, aby przeprowadzić swoją sesję.
Oto kroki konfiguracji przestrzeni:
- Dodaj wizualny wskaźnik, aby było wiadomo, od czego zacząć. Niech będzie duży i kolorowy, a w przypadku osób posługujących się językiem angielskim wizualnym miejscem rozpoczęcia jest zwykle lewy górny róg
- Jeśli nagrywasz film Loom, umieść do niego link na początku.
- Umieść instrukcje w osobnym, wyraźnie widocznym miejscu
- Umieść informacje kontekstowe w wyraźnie widocznym miejscu
- Umieść przestrzeń do burzy mózgów w osobnym miejscu
- Wyraźnie wskaż kolejne kroki (np. spotykamy się w środę, aby pogrupować te elementy i opracować plan działania lub kolejne kroki).
Ostatecznie otrzymasz coś, co może wyglądać tak:
Aby dowiedzieć się więcej o szczegółach mapowania myśli, zapoznaj się z tymi kursami mapowania myśli.
Podsumowanie
Burza mózgów nie powinna być praktyką, którą stosujesz tylko po to, aby odhaczyć zadanie, a sama sesja burzy mózgów nie poprawi kultury organizacyjnej ani nie pokaże, jak bardzo jesteś kreatywny.
Jeśli jednak zastosujesz te techniki, możesz przenieść swoją sesję burzy mózgów na wyższy poziom i nadać jej konkretny cel.
Bądź naprawdę kreatywny, aktywnie korzystaj z wiedzy i doświadczenia swojego zespołu, a w intensywnym środowisku pracy wykorzystaj moc komunikacji asynchronicznej, aby nie tracić czasu!
W Project Management GameBoard uważamy, że burza mózgów to dopiero podstawowy element drogi do uczynienia Twojej organizacji i projektów bardziej opartymi na współpracy.
Jeśli chcesz zobaczyć cyfrową współpracę przy projektach w praktyce, sprawdź nasze wydarzenia dla członków (zapisz się tutaj!) lub obejrzyj naszą krótką prelekcję na temat wybranych technik współpracy.
W naszym kolejnym wpisie na temat burzy mózgów i introwertyków omówimy szerzej tę tematykę! Daj nam znać w przestrzeni DPM na Slacku lub dodaj komentarz i napisz, o czym chcesz przeczytać następnym razem!
Nie zapomnij zapisać się do newslettera The Digital Project Manager, aby dowiedzieć się więcej!
