Zestresowany kierownik projektu? 10 wskazówek, jak odzyskać swój zapał
Czy jesteś zestresowanym kierownikiem projektu? Nic dziwnego, że zarządzanie projektami może być niezwykle stresujące. Odpowiadamy za realizację na czas, w ramach budżetu i zgodnie z zakresem, ale często musimy radzić sobie z ograniczonymi lub niewystarczająco wyposażonymi zasobami, nierealistycznymi oczekiwaniami klientów oraz listą zadań, która z łatwością mogłaby sięgnąć księżyca i z powrotem. Co więc możemy z tym zrobić? Czy musimy zacisnąć zęby i zaakceptować życie zestresowanego kierownika projektu, czy też istnieje sposób, aby odzyskać naszą skuteczność w zarządzaniu projektami?
W tym artykule przedstawiam moje najważniejsze wskazówki dla zestresowanego kierownika projektu, oparte na własnych doświadczeniach z zarządzania wieloma wymagającymi projektami, które doprowadziły mnie do granicy załamania.
Była to klasyczna sytuacja: zespół techniczny miał zbyt mało zasobów, a liczba kierowników projektów była niewystarczająca, aby obsłużyć całą pracę. Dla sumiennego kierownika projektu oznaczało to sześć miesięcy bezsennych nocy. Brak snu w połączeniu z towarzyszącym mu stresem w pracy sprawił, że byłam wyczerpana i wybuchałam płaczem — stałam się cieniem kompetentnej kierowniczki projektu, którą wiedziałam, że jestem.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Przeciętni dorośli w Wielkiej Brytanii spędzają obecnie w internecie jeden dzień w tygodniu. Pracując w branży technologicznej, można odnieść wrażenie, że jesteśmy nieustannie połączeni z naszymi ekranami cyfrowymi. W rezultacie w 2016 roku co trzeci dorosły użytkownik internetu (34%) — co odpowiada 15 milionom osób w Wielkiej Brytanii — szukał sposobu na spędzenie pewnego czasu poza internetem (Ofcom 2016).
W branży cyfrowej coraz częściej pojawiają się doniesienia o przepracowaniu i środowiskach pracy pod presją, które zwiększają poziom stresu i niepokoju. Dodatkowo pracownicy rutynowo otrzymują telefony komórkowe, co sprawia, że zdecydowanie zbyt wielu z nas bezskutecznie próbuje wykonywać wiele zadań jednocześnie podczas spotkań i nieustannie odczuwa potrzebę sprawdzania wiadomości. Jak więc możemy osiągnąć tak ważną równowagę między życiem zawodowym a cyfrowym — i jak możemy pomóc osiągnąć ją także naszym zespołom?
Wskazówki dla zestresowanego kierownika projektu
1. Nie planuj nadmiernie swojego dnia
Jeśli jesteś zestresowanym kierownikiem projektu, ponownie oceń trzy najważniejsze, niepodlegające negocjacjom zadania, które musisz wykonać każdego dnia, i zarezerwuj na nie czas. Wracamy tu do prostej, ale cennej mądrości: samo wpisanie zadania do kalendarza zwiększa prawdopodobieństwo, że je zrealizujesz.
Inną prostą metodą jest zawsze pozostawianie czasu na nieplanowane zadania, które mogą pokrzyżować plany na cały dzień. Wszyscy znamy sytuację, gdy mamy zbyt wiele spotkań zaplanowanych jedno po drugim, a potem coś idzie nie tak i cały dzień się rozpada!
2. Korzystaj z macierzy priorytetów
Znana macierz Eisenhowera, często nazywana macierzą pilności i ważności, jest bardzo pomocnym narzędziem pozwalającym skupić się na tym, co należy robić. Szczególnie dotyczy to czwartej ćwiartki, czyli rzeczy, których „nie należy robić”. Jakie są Twoje nawyki powodujące marnowanie czasu? Szukanie zabawnych GIF-ów? Wpatrywanie się w skrzynkę odbiorczą, porządkowanie i archiwizowanie starych wiadomości? Następnym razem, gdy poczujesz stres, wykorzystaj to narzędzie, aby ustalić sposób na uporządkowanie swoich obowiązków według priorytetów.
3. Zrozum wymagania
Mówiąc o wymaganiach, nie mam na myśli wyłącznie zakresu funkcjonalnego projektu ani historyjek użytkownika. Na początku projektu poświęć czas na ustalenie zasad współpracy i wyjaśnienie, czego zespół oraz klient oczekują od Ciebie. Jeśli na przykład uzgodnisz, że cotygodniowy piątkowy raport o stanie projektu jest potrzebny, zarezerwuj na niego czas w kalendarzu w każdy czwartek. Dzięki temu będziesz o krok do przodu i zyskasz czas w dniu wysyłki na inne zadania, które mogą wymagać Twojego wkładu.
4. Zaplanuj czas na poszukiwanie informacji
Wszyscy słyszeliśmy o słynnych 20% czasu, który pracownicy Google mogą przeznaczać na własne projekty poboczne — warto jednak również zaplanować czas na analizowanie nowych pomysłów i podejść do zarządzania projektami. Zdobywanie nowych pomysłów na radzenie sobie z klientami, współpracownikami, a także z samymi sobą może być nieocenione w rozwijaniu zestawu narzędzi pomagających zwiększyć odporność psychiczną. Jako kierownicy projektów możemy odczuwać presję, by utrzymać w całości zespół i projekt, dlatego poświęcanie czasu na rozwijanie kluczowych umiejętności życiowych, takich jak ustalanie priorytetów i uważność, może również sprawić, że poczujemy się lepiej przygotowani do radzenia sobie ze stresującymi sytuacjami.
5. Postaw na swoim
Dla mnie jest to niezwykle ważny element zarządzania stresem, który moim zdaniem zbyt często bywa pomijany: miej odwagę czasami wstać i powiedzieć „nie”. Kierownicy projektów często chcą zadowolić wszystkich, co może wpędzić nas w poważne kłopoty, jeśli zgadzamy się na wszystko, ponieważ nie chcemy zawieść innych. Nauka mówienia „nie” i sprzeciwiania się we właściwy sposób oraz we właściwym czasie to naprawdę ważna umiejętność.
Świadomość tego, ile jesteś w stanie zrealizować w ciągu dnia lub tygodnia, ma kluczowe znaczenie dla poczucia dumy i satysfakcji z pracy. Prostym sposobem na wypróbowanie tego podejścia jest zadanie sobie pytania: jaki jest cel tego zaproszenia na spotkanie? Czy muszę w nim uczestniczyć? Wszyscy wiemy, jak bardzo bezsensowne spotkania mogą pochłaniać czas, dlatego jeśli to możliwe, angażuj się wyłącznie w działania, które wnoszą wartość do Twoich projektów i pomagają doprowadzać sprawy do końca.
Świadomość tego, ile jesteś w stanie zrealizować w ciągu dnia lub tygodnia, ma kluczowe znaczenie dla poczucia dumy i satysfakcji z pracy. Prostym sposobem na wypróbowanie tego podejścia jest zadanie sobie pytania: jaki jest cel tego zaproszenia na spotkanie? Czy muszę w nim uczestniczyć? Wszyscy wiemy, jak bardzo bezsensowne spotkania mogą pochłaniać czas, dlatego jeśli to możliwe, angażuj się wyłącznie w działania, które wnoszą wartość do Twoich projektów i pomagają doprowadzać sprawy do końca.
6. Rozbij to na części
Wszyscy znamy zalety historyjek użytkownika i rozbijania zadania na mniejsze elementy składowe — ostatecznie pozwala nam to lepiej zrozumieć wymagany czas. Jako kierownicy projektów często skupiamy się na szerszej perspektywie, dlatego poświęć czas na przemyślenie własnej pracy i wyznacz sobie wykonalne zadania, które możesz realistycznie zrealizować w wyznaczonych przedziałach czasowych.
Jeśli jesteś zestresowanym kierownikiem projektu i czujesz się przytłoczony pracą, ta wskazówka może być szczególnie pomocna — zamiast próbować zrobić wszystko za jednym razem, lista mniejszych zadań może wydawać się łatwiejsza do opanowania.
7. Zjedz lunch z dala od biurka
Kiedy masz dużo pracy, możesz mieć wrażenie, że toniesz — i myśleć: „Nie mogę sobie pozwolić na przerwę!”. To pozorna oszczędność, a z mojego doświadczenia wynika, że im dłużej siedzisz zestresowany przy biurku, tym gorzej możesz się czuć. Poświęcenie 10-15 minut na odejście od biurka, zaczerpnięcie świeżego powietrza i zastanowienie się nad tym, co jest ważne, może wiele zmienić.
Zauważyłem, że w agencjach deweloperzy i projektanci robią sobie pełne przerwy na lunch, podczas gdy kierownicy projektów siedzą zestresowani przy biurkach. Często to kierownicy projektów lub menedżerowie zasobów nie dają sobie czasu, którego potrzebują — dlatego jako kierownicy projektów powinniśmy stawiać sobie takie same oczekiwania.
8. Podziel się obowiązkami
Przeanalizuj, za jaką pracę odpowiadasz, a którą można przekazać innym członkom zespołu. Nauczyłem się, że łatwo jest przejąć zadania administracyjne zespołu, takie jak przeredagowywanie informacji zwrotnych w sposób przyjazny dla klienta, a nawet pisanie tekstów. Umożliwienie zespołowi przejęcia części zadań, na które nie masz czasu, pomaga upewnić się, że twoi menedżerowie są świadomi, jakie umiejętności musisz wykorzystywać podwójnie.
9. Porozmawiaj z przełożonym i zespołem
Nie ma nic wstydliwego w wyrażaniu swoich obaw, a wręcz przeciwnie — z mojego doświadczenia wynika, że kierownicy projektów to osoby, które po prostu zakasują rękawy i nie chcą, aby inni widzieli, że mają trudności. W takim przypadku, jeśli jesteś zestresowanym kierownikiem projektu, jeszcze ważniejsze jest, aby porozmawiać ze swoim przełożonym, ponieważ może on nawet nie zdawać sobie sprawy, że przeżywasz trudny czas.
W istocie otwarta dyskusja sprowadza się do starego powiedzenia: „Pomóż im pomóc sobie”. Współpracuj, deleguj i dziel się obowiązkami z innymi kolegami i koleżankami kierującymi projektami. Otwarte i szczere rozmowy mogą również ujawnić problemy, z których współpracownicy nie zdają sobie sprawy, umożliwiając tobie i innym dostrzeżenie, jak można lepiej zarządzać sprawami.
10. Poświęć chwilę na refleksję
Jeśli po przeczytaniu tych punktów próbowałeś je zastosować, ale nadal czujesz się zestresowany, poświęć czas na refleksję i zastanów się, czy ta praca jest dla ciebie odpowiednia.
Jak wspomniałem na początku tego tekstu, znalazłem się w stresującym środowisku pracy — a po rozmowie z kadrą kierowniczą wyższego szczebla odkryłem, że kultura firmy i podejście do wykonywania pracy zupełnie nie odpowiadały moim przekonaniom. Ostatecznie więc, zamiast doprowadzić do sytuacji, w której znienawidziłbym swoją pracę, wiedziałem, że nie jest to odpowiednie miejsce dla mnie. Żadna liczba trików zwiększających produktywność ani wskazówek dotyczących radzenia sobie ze stresem nie rozwiąże problemu, jeśli w rzeczywistości jego źródłem jest miejsce pracy.
Od czasu zmiany pracy w tym roku nie jestem już skrajnie zestresowanym kierownikiem projektu, ale gdy obciążenie pracą naturalnie staje się nieco większe, często stosuję powyższe wskazówki, aby zachować równowagę i utrzymać zdrowe proporcje między życiem zawodowym a prywatnym.
Co dalej?
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.
