Zarządzanie dostawcami w zakupach: korzyści i poradnik

W tym artykule omawiam najlepsze praktyki i korzyści związane z zarządzaniem dostawcami w procesie zaopatrzenia.

Czym jest proces zakupowy?

Proces zakupowy to całościowy proces kupowania lub pozyskiwania produktów, usług, towarów lub materiałów od innego podmiotu prawnego.

Wiele firm używa terminów zaopatrzenie, zakupy i pozyskiwanie zamiennie, ale terminy te mają różne znaczenia.

Pozyskiwanie i zakupy są częścią ogólnego procesu zaopatrzenia. Odnoszą się one konkretnie do zamawiania i kupowania towarów lub usług.

Zaopatrzenie ma znacznie szerszy zakres niż pozyskiwanie i zakupy, ponieważ odnosi się do całego procesu. Obejmuje planowanie, pozyskiwanie, nabywanie i płatności.

1. Planowanie obejmuje wiele elementów, takich jak określenie tego, co należy nabyć, ilości i jakości zamówienia, harmonogramu zaopatrzenia, zdefiniowanie ról i obowiązków różnych interesariuszy oraz ustalenie i zatwierdzenie budżetów. Wymaga ono ścisłej koordynacji między różnymi działami organizacji. Aby dowiedzieć się więcej o planowaniu zaopatrzenia, przeczytaj nasz szczegółowy artykuł na temat planów zarządzania zaopatrzeniem.
2. Pozyskiwanie obejmuje wyszukiwanie potencjalnych dostawców, analizowanie ich mocnych i słabych stron, tworzenie krótkiej listy dostawców, nawiązywanie relacji oraz podpisywanie umów z dostawcami. Tworzenie krótkiej listy dostawców zwykle odbywa się w drodze konkurencyjnego przetargu. Następnie umowa jest przyznawana wybranemu dostawcy. Przed przyznaniem umowy prowadzone są negocjacje w celu uzyskania najkorzystniejszych warunków.
3. Nabywanie obejmuje zamawianie produktów, przyjmowanie dostaw, uzgadnianie, kontrolę i akceptację towarów lub usług od dostawców, z którymi zawarto umowy.
4. Płatność jest ostatnim etapem procesu zaopatrzenia i obejmuje uregulowanie faktur dostawców oraz zapłatę za nabyte produkty.

Czym jest zarządzanie dostawcami?

Dostawcy to osoby lub firmy, które dostarczają towary lub świadczą usługi na rzecz organizacji realizującej przedsięwzięcie. Zarządzanie dostawcami jest jednym z najważniejszych aspektów całego procesu zaopatrzenia. Zarządzania dostawcami nie należy mylić z zarządzaniem łańcuchem dostaw, ponieważ dotyczy ono ludzi, a nie towarów i materiałów.

W dowolnym momencie duża organizacja może współpracować z setkami, a nawet tysiącami dostawców, których może reprezentować kilkudziesięciu przedstawicieli. Ponadto każdy dostawca będzie mieć inne warunki umowy.

Zarządzanie tak dużą liczbą dostawców może stać się dość uciążliwe. Jeśli dostawcy nie są obsługiwani prawidłowo i w uporządkowany sposób, organizacja może skończyć, płacąc zbyt dużo, lub uwikłać się w spory sądowe z dostawcami.

Zarządzanie dostawcami obejmuje wyszukiwanie dostawców, sprawdzanie ich historii, tworzenie krótkiej listy dostawców, negocjowanie warunków, podpisywanie umów, dokonywanie płatności, rozpatrywanie roszczeń i zarządzanie relacjami z dostawcami. Obejmuje również definiowanie kluczowych wskaźników efektywności i umów o gwarantowanym poziomie świadczenia usług, ocenę wyników dostawców i monitorowanie ich kondycji finansowej oraz zarządzanie umowami.

Dlaczego warto skupić się na zarządzaniu dostawcami?

Sukces organizacji zależy od sukcesu jej dostawców. Nie tylko pomagają oni dostarczać towary i usługi klientom, lecz także odgrywają kluczową rolę w zwiększaniu rentowności i wspieraniu rozwoju. Z biegiem czasu dostawca może stać się strategicznym dostawcą, który ma kluczowe znaczenie dla działań i funkcji organizacji.

W przeszłości zaopatrzenie było odrębnym działem, który kupował towary lub usługi, ale w ciągu ostatnich kilku lat wiele się zmieniło. Funkcja zaopatrzenia jest obecnie podstawowym elementem ogólnej strategii biznesowej. Organizacje na całym świecie przyjmują strategiczne podejście do zarządzania dostawcami, aby uzyskać jak największą wartość.

Proces zarządzania dostawcami

Mówiąc prosto, proces zarządzania dostawcami to zestaw działań służących do utworzenia krótkiej listy dostawców, wdrożenia ich do współpracy, zaangażowania oraz obsługi. Obejmuje on następujące kroki.

1.   Wyszukiwanie dostawców

Wyszukiwanie dostawców można przeprowadzać za pomocą katalogów firm, ogłoszeń prasowych, stron internetowych B2B (firma–firma), rekomendacji i list organizacji. Podczas wyszukiwania dostawców można określić kryteria ich wyboru. Można na przykład wymagać, aby dostawca miał minimalne obroty w wysokości $100m w ciągu ostatnich trzech lat, posiadał określone certyfikaty branżowe itp.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2.   Zapraszanie do składania ofert i tworzenie krótkiej listy dostawców

Po utworzeniu krótkiej listy dostawców można użyć oprogramowania RFP do zarządzania zapytaniami ofertowymi i zbierania ofert dostawców (propozycji technicznych i wycen). Dostawców można umieścić na krótkiej liście po przeanalizowaniu i porównaniu ich ofert.

Można opracować kryteria oceny i stworzyć karty wyników do uszeregowania ofert dostawców. Celem powinno być znalezienie odpowiednich partnerów, z którymi można nawiązać długoterminowe relacje z dostawcami.

Znalezienie dobrych dostawców jest ważne, aby uniknąć zakłóceń. Według Deloitte „87 procent respondentów przyznało, że w ciągu ostatnich dwóch–trzech lat doświadczyło zakłócającego zdarzenia z udziałem stron trzecich”.

3.   Negocjowanie i podpisanie umowy

Po przeanalizowaniu ofert można utworzyć krótką listę dostawców i rozpocząć z nimi negocjacje. Negocjacje umowy mogą dotyczyć zarówno ceny, jak i warunków.

Negocjacje pomagają obu stronom, dlatego nie należy wywierać na dostawców zbyt dużej presji. Należy być otwartym na dostawców, aby oni również mogli negocjować z tobą korzystne warunki.

Negocjacje przełamują lody i tworzą podstawę do budowania dobrych relacji. Negocjacje typu wygrana–wygrana w znacznym stopniu przyczyniają się do budowania długotrwałych relacji z dostawcami.

Po zakończeniu negocjacji można podpisać z dostawcami umowę korzystną dla obu stron.

4.   Wdrażanie dostawców

Po podpisaniu umowy z dostawcami należy ich wdrożyć. Wdrożenie dostawców pomaga zintegrować ich z siecią organizacji. Sprawny proces wdrażania pomaga w zarządzaniu relacjami z dostawcami. 

Dostawcy mogą nie być w stanie efektywnie współpracować, jeśli są nowymi dostawcami i nie znają systemów organizacji. W tym miejscu potrzebna będzie twoja wiedza specjalistyczna, aby przeszkolić dostawców i zapoznać ich z organizacją.

5.   Ustalanie celów

Należy wyznaczyć jasne cele dla dostawców, aby pomóc im wspierać działalność firmy. Najlepiej udostępnić jasne i obiektywne mierniki wydajności, KPI oraz SLA, które są osiągalne i realistyczne.

Należy przekazać dostawcom swoje oczekiwania, aby zapewnić wzajemne zrozumienie między tobą a dostawcami.

6.   Monitorowanie wydajności dostawców

Samo ustalenie celów nie wystarczy. Należy stale komunikować dostawcom swoje oczekiwania i prosić ich o przestrzeganie warunków zapisanych w umowie. Należy regularnie monitorować ich wydajność i upewniać się, że pracują na najwyższym poziomie. 

Podczas monitorowania należy również regularnie przekazywać im informacje zwrotne i zapewniać niezbędne wsparcie, aby mogli dostarczać oczekiwane rezultaty.

7.   Nagradzanie dostawców

Jest to opcjonalny krok, ale w znacznym stopniu przyczynia się do budowania długoterminowych relacji. Jeśli nagradzasz dostawców za ich wkład, postrzegają siebie jako część twojej organizacji i dokładają dodatkowych starań, aby osiągnąć cele.

8. Regularna komunikacja

Regularna komunikacja z dostawcami jest ważna, aby ustalać właściwe oczekiwania (#5 powyżej), monitorować wydajność dostawcy (#6 powyżej) i budować relacje (#9 poniżej). 

Regularna komunikacja pozwala uniknąć nieprzyjemnych sytuacji i wcześnie zarządzać ryzykiem związanym z dostawcami. Należy ustanowić formalne i nieformalne mechanizmy komunikacji, aby zapewnić otwartą komunikację.

9.   Budowanie relacji

Znalezienie dobrych dostawców jest trudne, dlatego po podpisaniu umowy należy dbać o relacje z nimi. Utrata dobrych dostawców z powodu niewłaściwych relacji nie ma sensu. Należy przyjąć strategiczne podejście do budowania i utrzymywania relacji. 

Aby budować udane relacje z dostawcami, można zrobić wszystko, co następuje:

• Udostępniaj informacje i priorytety: Należy terminowo udostępniać dostawcom niezbędne informacje i informować ich o swoich priorytetach. Umożliwi im to wydajną pracę i ukierunkuje ich działania na realizację Twoich celów. Możesz udostępniać informacje dotyczące wdrożenia i dat uruchomienia, planów wejścia na rynek oraz wszelkie inne istotne informacje, które mogą pomóc im w wykonywaniu ich pracy.
• Zaangażuj ich w opracowywanie strategii i pozwól im wprowadzać innowacje: Najlepsze rezultaty można osiągnąć, gdy Ty i Twoi dostawcy współpracujecie nad opracowaniem wspólnej strategii realizacji celów biznesowych. Możesz zapraszać ich na spotkania strategiczne i zapewniać im przestrzeń do wprowadzania innowacji. Musisz pamiętać, dlaczego w ogóle ich zatrudniłeś – są ekspertami w swojej dziedzinie. Mogą dostarczyć bezcennych spostrzeżeń i przedstawić innowacyjne sugestie, które mogą ulepszyć Twój produkt. Mogą odegrać kluczową rolę w zapewnieniu Ci przewagi konkurencyjnej.
• Myśl o przyszłości: Prawdziwa wartość relacji biznesowej wynika z budowania długoterminowych partnerstw. Nie szukaj krótkoterminowych relacji, które przyniosą jedynie krótkoterminowe zyski i marginalne korzyści.
• Współpracujcie nad porozumieniami korzystnymi dla obu stron: Mimo że płacisz swoim dostawcom, powinieneś traktować ich jak równych sobie partnerów. Są z Tobą ze względu na swoją wiedzę i doświadczenie. Dlatego podczas negocjacji nie powinieneś wywierać na nich zbyt dużej presji. Doprowadzi to jedynie do niezadowolenia, które w przyszłości może powodować problemy. Należy budować zaufanie i koncentrować się na negocjowaniu porozumień w dobrej wierze. Zapewni to obu stronom poczucie satysfakcji.

Oto interesujące wystąpienie, które może dostarczyć Ci więcej informacji na temat budowania relacji (aby uzyskać dostęp do tych treści, musisz być członkiem).

Korzyści z zarządzania dostawcami

Usprawnione i ustrukturyzowane zarządzanie dostawcami pomaga firmom w wielu obszarach. Poniżej przedstawiono niektóre z głównych zalet dobrego zarządzania dostawcami.

1.   Ograniczanie ryzyka

Pomimo ryzyka zakłóceń praktyka mierzenia ryzyka związanego z podmiotami zewnętrznymi i zarządzania nim znajduje się obecnie dopiero w początkowej fazie rozwoju. Niedawne badanie wykazało, że 82% respondentów nie było przekonanych lub nie miało pewności, czy zidentyfikowali wszystkie zagrożenia ze strony podmiotów zewnętrznych, na które narażona jest ich organizacja.

Proaktywne zarządzanie dostawcami zwiększa widoczność i ogranicza ryzyko związane z dostawcami. Umożliwia ciągłe monitorowanie dostawców, co pomaga w zarządzaniu przyszłymi, nieprzewidzianymi zdarzeniami.

Aby chronić swoją organizację przed potencjalnymi zagrożeniami, możesz przeprowadzić ocenę ryzyka, ustanowić procesy udostępniania informacji i okresowo monitorować ich wyniki. Możesz wykorzystać dane z systemu monitorowania wyników, aby identyfikować potencjalne problemy i proponować usprawnienia, zanim przerodzą się w poważne trudności.

2.   Optymalizacja wyników

Monitorowanie wyników dostawców nie tylko ogranicza ryzyko związane z dostawcami, ale także poprawia rezultaty. Możesz ustanowić i usprawnić procesy monitorowania, oceny i pomiaru wyników dostawców, aby mieć pewność, że są one zgodne z Twoimi wymaganiami i oczekiwaniami. Zmotywuje to dostawców do poprawy i optymalizacji swoich wyników.

3.   Redukcja kosztów

Regularna komunikacja i okresowe monitorowanie zwiększają widoczność, co może pomóc w wykryciu ukrytych kosztów w procesie zaopatrzenia. W ten sposób możesz ograniczyć marnotrawstwo i kontrolować koszty.

Ponadto, jeśli pozostajesz z dostawcami w długotrwałych relacjach, możesz negocjować korzystniejsze stawki i warunki umów, co może prowadzić do oszczędności. To z kolei może zwiększyć Twoje marże zysku.

4.   Długoterminowe relacje

Znalezienie dobrych dostawców nie jest łatwe. Wymaga czasu i wysiłku. Dzięki dbaniu o dobrych dostawców i budowaniu silnych relacji możesz poprawić efektywność zaopatrzenia.

Powiązane nagranie: Jak budować długoterminową lojalność wśród wirtualnych wykonawców

More Articles

• Wskazówki dotyczące budowania profilu na Slacku
• Jak opanować zarządzanie zasobami w zarządzaniu projektami

5.   Poprawa efektywności pracy administracyjnej

Efektywność pracy administracyjnej można znacznie poprawić dzięki ustrukturyzowanemu programowi zarządzania dostawcami. Praca administracyjna może obejmować przetwarzanie faktur, prowadzenie dokumentacji, płatności, zarządzanie roszczeniami, sporządzanie raportów i zarządzanie wynikami.

6.   Ochrona marki

Wartość marki Twojej organizacji może zostać nadszarpnięta, jeśli nie masz odpowiednich dostawców. Nieuczciwe działania nieprofesjonalnych i nieetycznych dostawców mogą zaszkodzić Twojej reputacji. Jednak dobrze opracowany program zarządzania dostawcami może temu zapobiec, angażując wyłącznie dobrych dostawców.

Typowe wyzwania związane z zarządzaniem dostawcami

Współpraca z dostawcami zewnętrznymi nie jest pozbawiona problemów ani wyzwań. Podczas zarządzania dostawcami możesz napotkać problemy związane z przestrzeganiem przepisów, utrzymaniem wartości i reputacji marki, unikaniem sporów oraz zarządzaniem roszczeniami i roszczeniami wzajemnymi przez cały cykl życia współpracy.

Wyzwania związane z zarządzaniem dostawcami zwykle rosną wraz z wielkością organizacji i liczbą dostawców, z którymi zawarto umowy. 

Powinieneś opracować i udoskonalać proces zarządzania dostawcami, aby sprostać następującym wyzwaniom:

1. Zarządzanie ekosystemem dostawców. Twoja organizacja może współpracować z setkami różnych dostawców. Twoje systemy i procesy powinny umożliwiać sprawne zarządzanie nimi wszystkimi. Systemy powinny obsługiwać kwestie związane z przetwarzaniem faktur, płatnościami, zarządzaniem roszczeniami, kontrolą jakości i zgodnością z przepisami.
2. Wraz ze wzrostem liczby dostawców rośnie także liczba umów. Każda umowa wiąże się z własnymi, wyjątkowymi wyzwaniami. Zawieranie umów wymaga ścisłej współpracy między wieloma różnymi działami, takimi jak dział prawny, dział zakupów, zespół marketingowy i dział produkcji. Ponadto w różnych branżach powszechnie stosuje się różne rodzaje umów.
3. Zarządzanie ryzykiem jest zawsze złożonym zadaniem. Niezależnie od tego, jak zaawansowane i sprawne mogą być Twoje procesy zarządzania dostawcami, niepewność zawsze istnieje. Identyfikacja, analiza i priorytetyzacja ryzyka oraz planowanie reakcji na nie są ważnymi elementami procesu zarządzania ryzykiem związanym z dostawcami.
4. Zatrudnianie odpowiednich osób, wdrażanie uporządkowanych procesów i budowanie proaktywnych systemów zarządzania dostawcami zwiększają koszty administracyjne. Utrzymanie tych kosztów pod kontrolą stanowi wyzwanie.
5. Gdy w działania zakupowe zaangażowanych jest wiele osób, zawsze istnieje ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych dostawców. W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwa są w dużym stopniu zależne od danych, a każdy rodzaj wycieku danych może prowadzić do strat wizerunkowych i finansowych. Ponadto, w miarę jak przedsiębiorstwa automatyzują swoje procesy i przenoszą je do internetu, cyberataki stają się jednym z głównych zagrożeń dla organizacji.

Co dalej?

Żadna firma, niezależnie od tego, czy jest duża, czy mała, nie może uniknąć współpracy z dostawcami. Każda firma potrzebuje czegoś, co może dostarczyć wyłącznie podmiot zewnętrzny.

W ciągu ostatnich kilku lat zarządzanie dostawcami stało się kluczowym aspektem prowadzenia działalności. Musisz regularnie komunikować się ze swoimi dostawcami, współpracować z nimi i wspierać ich, aby budować długoterminowe relacje i czerpać z nich jak największą wartość.

Zarządzanie dostawcami nie jest pozbawione wyzwań, ale korzyści wynikające ze skutecznego zarządzania dostawcami przewyższają te wyzwania.

Jak zarządzasz dostawcami w swojej organizacji? Jaka jest Twoja strategia zarządzania dostawcami? Czy masz standardowe procesy zarządzania dostawcami? Jakie są Twoje najlepsze praktyki w zakresie zarządzania dostawcami?

Zostaw komentarz poniżej i udostępnij ten artykuł swoim współpracownikom.

Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, zasubskrybuj newsletter The Digital Project Manager, aby otrzymywać tego rodzaju treści bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą.