Sztuczna inteligencja już tu jest: 9 sposobów, w jakie kierownicy projektów korzystają z niej teraz

Jak zobaczysz, w większości tych przykładów wykorzystania AI w zarządzaniu projektami menedżer projektu zauważa, że musiał samodzielnie sprawdzić i zredagować rezultaty. Obecnie AI jest kolejnym narzędziem, które wymaga interwencji człowieka — może się mylić (a czasami nawet coś zmyślać!), dlatego nadal potrzebuje ludzkiego podejścia.

Istnieje wiele sposobów na rozwijanie umiejętności związanych z zarządzaniem projektami z wykorzystaniem AI — czytanie książek, słuchanie podcastów o AI w zarządzaniu projektami — ale często najlepiej jest (metaforycznie) ubrudzić sobie ręce i nauczyć się korzystać z AI poprzez doświadczenie.

1. Przygotowywanie komunikacji z interesariuszami

Komentarz
autorstwa u/whoinvitedthesepeopl z dyskusji Jak myślisz, jak AI zmieni zarządzanie projektami?
w zarządzaniu projektami

Czasami potrzebujesz niewielkiej pomocy w sformułowaniu wiadomości e-mail lub na Slacku. Być może masz już napisaną wiadomość i potrzebujesz kilku sugestii, aby poprawić jej ton lub ją skrócić. Tak czy inaczej, narzędzia AI oferują szybki sposób na zaoszczędzenie 10 lub 15 minut, które możesz stracić, próbując samodzielnie ją zredagować. 

2. Przekształcanie opisu projektu w plan projektu

Komentarz
autorstwa u/mrrobot710 z dyskusji Oto, jak narzędzia AI są wykorzystywane w zarządzaniu projektami
w ChatGPT

Gdy już dokładnie określisz opis projektu, rozpisanie go na zadania i etapy może być żmudnym zajęciem. AI świetnie nadaje się do przyspieszania tych ręcznych, pracochłonnych procesów. Będziesz mógł wprowadzić zadania i terminy do swojego oprogramowania do zarządzania projektami (oczywiście po dokładnym sprawdzeniu).

3. Generowanie szacunków czasowych

Jasne, szacunki mogą nie być najdokładniejsze, ale członkowie Twojego zespołu prawdopodobnie również nie są dokładni przez 100% czasu.

Jak wspomniano tutaj, jest to punkt wyjścia, a każdy dobry menedżer projektu wie, że należy obiecywać mniej, a dostarczać więcej. Pamiętaj o tym, niezależnie od tego, jaki szacunek dotyczący projektu poda Ci AI. 

4. Burza mózgów dotycząca ryzyka

Komentarz
autorstwa u/obeoene z dyskusji Jak myślisz, jak AI zmieni zarządzanie projektami?
w zarządzaniu projektami

Zacznij od przedstawienia AI ogólnego zarysu zakresu projektu (pamiętaj, aby usunąć wszelkie poufne lub zastrzeżone informacje!) i poproś je o wygenerowanie listy zagrożeń. Ponownie możesz potraktować to jako punkt wyjścia.

Prawdopodobnie poda kilka propozycji, o których możesz nie mieć pojęcia (zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz zarządzać ryzykiem), a jego wyniki możesz wykorzystać jako punkt wyjścia do wygenerowania innych pomysłów.

5. Poszukiwanie sposobów na zmniejszenie budżetu

Budżet wydaje się zbyt mały? AI może mieć kilka pomysłów, jak sobie z tym poradzić! Ponownie wprowadzisz opis zakresu projektu i poprosisz o wygenerowanie pomysłów na zmniejszenie obecnie zaplanowanego budżetu.

Nie stosuj się jednak bezkrytycznie do jego porad! Upewnij się, że sugestie mają sens w przypadku Twojego projektu, zwłaszcza jeśli nie przekazałeś wszystkich szczegółowych informacji. 

6. Tworzenie dokumentacji projektu

Komentarz
autorstwa u/whitedragon551 z dyskusji Jak myślisz, jak AI zmieni zarządzanie projektami?
w zarządzanieprojektami

AI może przygotować za Ciebie część dokumentacji projektu, pod warunkiem że przekażesz mu odpowiednie parametry. Ponownie musisz pamiętać, aby nie udostępniać mu żadnych poufnych informacji, ale otrzymasz konspekt, który później uzupełnisz tymi poufnymi danymi. Łatwiej rozpoczniesz wypełnianie dokumentów projektowych. 

7. Badanie kontekstu projektu

Komentarz
autorstwa u/Heismanziel2 z dyskusji Jak wykorzystujesz AI?
w zarządzanieprojektami

Rozpocznij badanie kontekstu projektu — spróbuj zadawać mu pytania, z którymi zwykle zwróciłbyś się do SME. Oczywiście w pewnym momencie nadal będziesz chciał zweryfikować jego odpowiedzi z prawdziwą osobą, ale rozpoczęcie pracy z AI może zaoszczędzić czas.

Jak wspomniała ta konkretna osoba, ostatecznie nadal rozmawia ona z SME, co jest ważne podczas pracy nad projektami, w których nie jesteś ekspertem. 

8. Wyjaśnianie komunikacji technicznej

Komentarz
autorstwa u/Benend91 z dyskusji jak używasz AI w zarządzaniu projektami?
w zarządzanieprojektami

W przypadku kierowników projektów pełniących bardziej techniczne role częścią pracy jest przekazywanie wszystkich tych technicznych informacji osobom nietechnicznym, co może być wyzwaniem.

Wykorzystanie AI w zarządzaniu projektami może zaoszczędzić Ci czas, pomagając upraszczać i wyjaśniać język techniczny, dzięki czemu regularna komunikacja z interesariuszami będzie przebiegać sprawnie. Wklej swój tekst i poproś o uproszczenie języka.

9. Ocena kondycji projektu

Komentarz
autorstwa u/TGS_Holdings z dyskusji jak używasz AI w zarządzaniu projektami?
w zarządzanieprojektami

Nawet jeśli śledzisz właściwe KPI do monitorowania kondycji i postępów projektu, czasami te KPI nie pokazują problemu, dopóki nie jest na to za późno.

Musisz znaleźć wskaźniki wyprzedzające i sygnały ostrzegawcze — AI może Ci w tym pomóc. Jeśli przekażesz mu listę KPI i mierników sukcesu, możesz poprosić o wskazanie, które z nich są wskaźnikami wyprzedzającymi.

Co dalej?

Jak wykorzystujesz AI jako kierownik projektu? Chętnie dowiemy się, jakie zastosowania znalazłeś — napisz komentarz poniżej!

Ponieważ ta technologia jest wciąż nowa i szybko się rozwija, podejrzewam, że pojawi się jeszcze wiele zastosowań, o których będę mógł napisać. Zapisz się do newslettera The Digital Project Manager, aby być na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w dziedzinie sztucznej inteligencji w zarządzaniu projektami, i nawiąż kontakt z ekspertami ds. AI w zarządzaniu projektami w społeczności.