Przewodnik po retrospektywie sprintu: 3 metody & 6 szybkich wskazówek

Retrospektywa powinna być bezpieczną przestrzenią, w której uczestnicy mogą dzielić się szczerymi opiniami. Wszystko sprowadza się do ciągłego doskonalenia — chodzi o wprowadzanie pozytywnych zmian w projekcie i zespole.

Nie należy mylić jej z retrospektywą projektu, która nieco się różni.

Jaki jest cel retrospektywy sprintu?

Celem retrospektywy sprintu jest osiągnięcie konsensusu w sprawie planu usprawnień oraz przygotowanie listy działań do wdrożenia podczas kolejnych sprintów.

Podczas retrospektywy sprintu zespół może zidentyfikować obszary wymagające poprawy, takie jak zwiększenie użyteczności codziennego spotkania Scrum (czyli stand-upu), usprawnienie komunikacji lub znalezienie skuteczniejszego sposobu zbierania wzajemnych opinii.

Jako Scrum master lub kierownik projektu zapiszesz te obszary wymagające poprawy i opracujesz plan ich realizacji. Te wnioski z poprzedniego sprintu należy uwzględnić podczas planowania sprintu na kolejny sprint.

Czym jest spotkanie retrospektywy sprintu?

Spotkanie retrospektywy sprintu jest retrospektywą sprintu. Należy przygotować się z wyprzedzeniem, podobnie jak cały zespół (omawiam to bardziej szczegółowo poniżej), ale to właśnie podczas spotkania odbywa się sama retrospektywa.

Kiedy odbywa się spotkanie?

Spotkanie odbywa się na koniec sprintu, po przeglądzie sprintu. Może kusić, aby połączyć retrospektywę ze spotkaniem przeglądu sprintu, ale staraj się tego unikać.

Retrospektywa sprintu jest zazwyczaj ograniczona czasowo w zależności od długości sprintu. W przypadku miesięcznego sprintu nie powinna trwać dłużej niż 3 godziny, a w przypadku krótszych sprintów — odpowiednio krócej.

Kto uczestniczy w spotkaniu?

W spotkaniu retrospektywy sprintu uczestniczą: 

• Zespół sprintu: zazwyczaj programiści, projektanci i inżynierowie
• Facylitator sprintu: zazwyczaj Scrum master lub właściciel produktu
• Obserwatorzy: osoby wnoszące zewnętrzną perspektywę
• Uczestnicy lub interesariusze: osoby posiadające wiedzę istotną dla dyskusji

Jak przeprowadzić udaną retrospektywę sprintu?

Najlepszym sposobem na maksymalne wykorzystanie wartości retrospektywy sprintu jest wcześniejsze przygotowanie. 

1. Zarezerwuj czas przed rozpoczęciem retrospektywy, aby zebrać opinie i pozwolić uczestnikom na opracowanie tematów do dyskusji. Wyślij anonimową ankietę przed spotkaniem lub znajdź na to czas na początku retrospektywy. Pamiętaj, że zespoły zazwyczaj preferują anonimowość.
2. Przed spotkaniem daj każdemu uczestnikowi możliwość przejrzenia danych, takich jak wykres spalania. Można je wykorzystać jako punkt wyjścia do rozmowy podczas retrospektywy sprintu.
3. Rozpocznij spotkanie z właściwym nastawieniem. Ważne jest, aby podejść do niego z otwartym umysłem i zadbać o pracę zespołową podczas dyskusji.
4. Podczas dyskusji pamiętaj, aby zachować neutralność. Jeśli nie możesz tego zrobić, najlepiej poproś kogoś spoza zespołu o przyjęcie tej roli, aby osoba, której dotyczy sprawa, mogła uczestniczyć w spotkaniu.
5. Pomóż zespołowi dotrzeć do źródła problemu, zamiast skupiać się na frustracji związanej z problemem. W tym celu przeprowadź analizę przyczyn źródłowych. Zadawaj pytania, aby dowiedzieć się, co spowodowało problem, i omów rozwiązania. Unikaj destruktywnej krytyki i kieruj dyskusję w stronę konstruktywnej krytyki.
6. Nie obawiaj się ciszy. Większość zespołów składa się zarówno z introwertyków, jak i ekstrawertyków. Introwertyczni członkowie zespołu mogą potrzebować czasu na zebranie myśli, a cisza daje im możliwość zastanowienia się. Ponieważ cisza może być niezręczna, ludzie zazwyczaj włączają się do rozmowy, aby ją przerwać.
7. Po dyskusji wspólnie z zespołem zidentyfikuj powtarzające się wzorce i tematy w zebranych opiniach. Które problemy najbardziej się wyróżniają? Na omówieniu czego spędziliście najwięcej czasu?
8. Ustal zadania do wykonania na podstawie dyskusji i wspólnych tematów, które zidentyfikowaliście. Ustal ich priorytety lub priorytety rezultatów i wyjaśnij, kto odpowiada za ich realizację. Możesz użyć oprogramowania Scrum lub innych narzędzi zwinnych, aby śledzić te zadania i w razie potrzeby monitorować ich realizację.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dlaczego warto przeprowadzać retrospektywę sprintu?

Oto niektóre z wielu korzyści płynących z retrospektyw sprintu:

• Tworzy bezpieczną przestrzeń, w której członkowie zespołu mogą dzielić się wartościowymi opiniami bez obwiniania kogokolwiek
• Pozwala zespołowi dokumentować sukcesy i obszary wymagające poprawy
• Zapewnia listę kolejnych kroków, które można zrealizować, i wskazuje osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania
• Pomaga identyfikować małe, stopniowe zmiany, które mogą prowadzić do większych usprawnień
• Pozwala zespołom iteracyjnie udoskonalać proces, aby zwiększać rezultaty
• Pozwala wysłuchać różnych opinii
• Pomaga zespołowi programistycznemu osiągnąć większą dojrzałość
• Sprawia, że każdy sprint jest lepszy od poprzedniego

3 różne metody przeprowadzania retrospektywy

Istnieje kilka interaktywnych strategii zbierania opinii podczas spotkania retrospektywnego. Oto kilka pomysłów, które pomogą Ci zacząć:

Metoda żaglówki

Metoda żaglówki jest przeznaczona dla osób uczących się wzrokowo. Jeden z członków zespołu proszony jest o narysowanie żaglówki, wiatru, kotwicy, góry lodowej i (opcjonalnie) wyspy.

Zespół dodaje swoje opinie do odpowiednich obszarów na ilustracji:

• Wiatr symbolizuje elementy, osoby lub przepływy pracy, które pomagały zespołowi posuwać się naprzód.
• Kotwica oznacza to, co obciążało zespół.
• Góra lodowa symbolizuje nieoczekiwane elementy, które zepchnęły zespół z właściwego kursu podczas sprintu.
• Wyspa symbolizuje cele sprintu.

Mapowanie podobieństw

Mapowanie podobieństw to skuteczna metoda pozyskiwania opinii od większej grupy w krótkim czasie. Najpierw poproś zespół o zapisanie opinii na karteczkach samoprzylepnych (prawdziwych lub wirtualnych). Po zebraniu wszystkich opinii możesz zacząć rozpoznawać wzorce i grupować podobne elementy.

Oznacz każdą grupę i poproś zespół o omówienie tematów związanych z ogólnymi kategoriami. Ta metoda świetnie sprawdza się przy porządkowaniu dużej ilości informacji zwrotnych w konkretne kategorie do ogólnej dyskusji.

Cztery L

Metoda Czterech L to prosty sposób na zebranie informacji zwrotnych, polegający na tym, że zespół dzieli się spostrzeżeniami na temat tego, co mu się podobało, czego brakowało, czego się nauczył i czego chciałby więcej. 

• Elementy, które się podobały: wszystko, co doceniono podczas sprintu lub co przyczyniło się do jego sukcesu.
• Elementy, których brakowało: rzeczy, które potencjalnie mogły przybliżyć zespół do osiągnięcia sukcesu.
• Elementy, których się nauczyliśmy: wszelkie wnioski wyciągnięte podczas sprintu, o których warto pamiętać podczas przyszłych sprintów, lub zmiany w procesie, które mogłyby prowadzić do większej powtarzalności sukcesów.
• Elementy, których chcielibyśmy więcej: rzeczy, których zespół potrzebuje do osiągnięcia sukcesu lub utrzymania morale.

Jakie problemy mogą się pojawić? (I jak sobie z nimi radzić?)

Podobnie jak w przypadku każdego rytuału, możesz Ty lub Twój zespół wnosić do rozmowy różny bagaż emocjonalny, wynikający z wcześniejszych doświadczeń. Oto kilka problemów, które mogą pojawić się podczas retrospektywy, oraz sposoby radzenia sobie z tymi przeszkodami:

Apatia

Jeśli te same pytania są zadawane sprint po sprincie, członkowie zespołu mogą coraz mniej angażować się w udzielanie odpowiedzi i przestać przedstawiać konstruktywne sugestie dotyczące usprawnienia procesu.

Przeciwdziałaj apatycznemu uczestnictwu, wprowadzając różnorodność! Testuj różne ćwiczenia i pytania. W przypadku retrospektyw nie istnieje rozwiązanie uniwersalne — powinieneś iteracyjnie udoskonalać sposób ich prowadzenia. Zajrzyj na stronę funretrospectives.com, aby znaleźć więcej inspiracji.

Emocje

Ostatecznie wszyscy jesteśmy ludźmi — a ludzie mają emocje. Retrospektywy powinny zachęcać do konstruktywnej informacji zwrotnej na temat tego, co można poprawić podczas przyszłych sprintów, ale nigdy nie powinny przyzwalać na wrogość, negatywne nastawienie ani wzajemne obwinianie się.

Podczas spotkania retrospektywnego ważne jest, aby moderatorzy byli bezstronni i nieoceniający. Ludzie powinni czuć się bezpiecznie, dzieląc się swoimi opiniami. Pamiętaj o ustaleniu oczekiwań na początku retrospektywy Scrum, w razie potrzeby na bieżąco łagodź konflikty i dbaj o pozytywny przebieg rozmowy.

Brak rozmowy

Podczas retrospektywy zwinnej może się zdarzyć, że na pytania odpowiadają Ci jedynie puste spojrzenia. Zamiast na siłę próbować rozpocząć rozmowę, przygotuj bardziej angażujący początek spotkania.

Zachęcaj zespół do zapisywania sugestii i przemyśleń w trakcie sprintu. Dzięki temu podczas retrospektywy będzie miał coś, do czego może się odwołać, zamiast mieć wrażenie, że musi wyciągać wszystko z niczego. Możesz również rozważyć samodzielne prowadzenie takiego rejestru.

Sprzeciw ze strony kadry zarządzającej

Czasami elementy działań zidentyfikowane podczas retrospektywy wpływają na osoby spoza zespołu Scrum. Osoba odpowiedzialna za dany element powinna omówić sugestię z kadrą zarządzającą i uzgodnić sposób wprowadzenia proponowanej zmiany. Kadra zarządzająca może jednak opierać się proponowanemu sposobowi działania.

Jeśli tak się stanie, nie poddawaj się. Znajdź w organizacji osoby, które Cię wesprą i będą bronić zespołu produkcyjnego oraz usprawnień wykraczających poza jego bezpośredni zakres. Prawdziwie zwinna organizacja, która ceni pozytywne zmiany, powinna ostatecznie być gotowa wdrażać usprawnienia, które przynoszą korzyści także jej. 

Informacje zwrotne i wnioski od prawdziwych zespołów zwinnych

Przygotowując się do napisania tego artykułu, skontaktowałem się z kilkoma członkami organizacji, aby porozmawiać o ich doświadczeniach z retrospektywami sprintów. Chciałem dowiedzieć się, co o tej ceremonii Scrum sądzą osoby pełniące różne role — projektant UX, programista i kierownik projektu (DPM). 

Jeśli dopiero zaczynasz pracę z retrospektywami lub chcesz wprowadzić do nich różnorodność, bezpośrednia rozmowa z członkami zespołu może być dobrym punktem wyjścia. Zadałem im trzy proste pytania:

1. Co może Ci zapewnić dobrze przeprowadzona retrospektywa sprintu?

• Wnioski dotyczące tego, jak usprawnić mój osobisty proces i/lub pełnioną rolę, a także możliwość zgłoszenia potencjalnych usprawnień procesów dotyczących całego zespołu, rozmowy o tym, jak możemy działać lepiej jako zespół oraz jak skuteczniej współpracować z naszymi klientami w przyszłości (Projektowanie)
• Pomoc zespołowi w zidentyfikowaniu obszarów wymagających poprawy oraz zapewnienie przestrzeni do rozmowy o wartościach lub rezultatach, nad którymi cały zespół może pracować w przyszłości (Rozwój)
• Wgląd w to, co dobrze funkcjonuje w zespole, co nie działa i co można poprawić, oraz wspólna informacja zwrotna. Najlepszy scenariusz zakłada, że zespół jest zachęcany do samodzielnego tworzenia i testowania rozwiązań problemów (DPM)

2. Co może się wydarzyć, jeśli retrospektywa zostanie przeprowadzona niewłaściwie?

• Może przerodzić się w sesję narzekania lub krytykowania. Kolejnym problemem jest poruszanie kwestii, które ostatecznie nigdy się nie zmieniają ani nie zostają wdrożone (Projektowanie)
• Może to oznaczać zmarnowaną szansę na rozwój całego zespołu (Rozwój)
• Utrzymywany jest status quo. Choć w krótkiej perspektywie może wydawać się kuszące, by pozwolić, aby tak pozostało, w dłuższej perspektywie może to mieć katastrofalny wpływ na zmianę kultury w zespole (DPM)

3. Czy masz ulubione pytanie lub aktywność, które pojawiły się podczas retrospektywy sprintu?

• To dość podstawowa metoda, ale skuteczną strategią jest zadanie pytania, a następnie przejście po kolei po wszystkich uczestnikach, tak aby każdy musiał odpowiedzieć. Dzięki temu wszyscy zabierają głos. Uczestniczyłem w retrospektywach, podczas których 2–3 osoby dominowały rozmowę, a inni niewiele mówili. Każdy zawsze ma opinię na temat tego, jak przebiegło dane doświadczenie, a czasami ludzie potrzebują niewielkiej zachęty lub okazji, aby się wypowiedzieć. Przechodzenie po kolei po wszystkich uczestnikach było skuteczne właśnie z tego powodu. Każdy miał odpowiedź. (Projektowanie)
• Usłyszałem o naprawdę świetnej praktyce stosowanej przez zespół Scrum w Spotify, gdzie trener zwinnego podejścia pomagał zespołowi zdecydować się na jedną rzecz, którą można zrobić, a która zdaniem wszystkich poprawiłaby funkcjonowanie zespołu i/lub produktu. W jednym z przykładów wszyscy zgodzili się, że każde przesłanie zmian w kodzie musi zawierać przynajmniej pewien zakres testów. (Rozwój)
• Zadaj proste pytanie: „Czy wszyscy zgadzają się z tym, co właśnie zostało powiedziane?”. (DPM)

6 szybkich wskazówek, jak ulepszyć następną retrospektywę sprintu

1. Zachowaj prostotę

Prostym sposobem na to, aby następna retrospektywa sprintu była skuteczna, jest zapytanie zespołu, co chciałby zacząć robić, z czego zrezygnować, a co kontynuować. Niezależnie od tego, co zdecyduje zespół, upewnij się, że każdy uczestniczy w spotkaniu. Zapisuj zgłaszane sugestie i przeprowadź głosowanie, aby ustalić, co dalej.

2. Wprowadź nowości

Włącz gry do swoich retrospektyw sprintu. Jedną z moich ulubionych jest retrospektywa LEGO. Zachęca się członków zespołu do użycia klocków LEGO w celu zbudowania konstrukcji przedstawiającej ostatni sprint oraz konstrukcji pokazującej, co należy zrobić, aby ulepszyć kolejny. Dzięki temu można spojrzeć na sprawy z nieco innej perspektywy i wywołać zaskakująco produktywne (i kreatywne) rozmowy.

3. Zachowaj koncentrację

Korzystając z podejścia Lean Coffee^TM, można tworzyć agendy retrospektyw za pomocą demokratycznie opracowywanych tablic Kanban. Może to być dobre rozwiązanie dla grupy, która nie potrafi trzymać się tematu lub ma tendencję do poświęcania zbyt dużej ilości czasu na jeden punkt dyskusji. Pamiętaj, aby używać karteczek samoprzylepnych i markerów w różnych kolorach oraz wyznaczyć ochotnika do dokumentowania rezultatów.

More Articles

• Metodyka zwinna a kaskadowa w zarządzaniu projektami

4. Skup się na działaniu

Upewnij się, że każde zadanie wymagające działania zostaje przypisane komuś z zespołu. Nie wszystkie muszą przypadać kierownikowi projektu. Nawet jeśli dyskusja jest konstruktywna i pomocna, jej efekty nie będą odczuwalne, dopóki zmiana nie zostanie wdrożona w całym zespole. Prowadź widoczną dla wszystkich listę i upewnij się, że ustalono oczekiwania oraz terminy.

5. Uwzględnij perspektywę z zewnątrz

Perspektywa z zewnątrz może być ogromnym przełomem! Rozważ zaproszenie trenera zwinnego podejścia, który pomoże w prowadzeniu retrospektywy. Może się to wiązać z dodatkowymi kosztami (i nie jest konieczne, chyba że zespół zmaga się z poważnymi problemami), dlatego możesz spróbować zaprosić do rozmowy inną osobę z zespołu. Osoby niezwiązane z projektem mogą pomóc rzucić światło na sytuację i działać jako neutralna strona trzecia. 

6. Dbaj o świeżość

Od czasu do czasu korzystaj z nowego formatu retrospektywy lub ćwiczenia integracyjnego, aby zachęcać do udziału i dać zespołowi coś, na co będzie czekać. Zespół może również stracić dynamikę lub chęć uczestnictwa, jeśli działania wynikające z poprzednich retrospektyw nie będą posuwać się naprzód. Prowadzenie listy tych działań i śledzenie ich aż do ukończenia (potencjalnie za pomocą oprogramowania do zwinnego zarządzania projektami) pozwoli zespołowi dostrzec wartość retrospektyw.

Więcej pomysłów, wskazówek i trików dotyczących retrospektyw sprintu znajdziesz tutaj.

Co dalej?

Masz własne wskazówki i triki dotyczące prowadzenia skutecznych retrospektyw? Chcesz poznać pomysły innych kierowników projektów, którzy właśnie prowadzą retrospektywy? Dołącz do rozmowy na Slacku z ponad 100 innymi kierownikami projektów cyfrowych dzięki członkostwu DPM!