Przewodnik po EPMO: co to jest i czym różni się od PMO
Jeśli jesteś członkiem biura zarządzania projektami (PMO) w szybko rozwijającej się organizacji, Twoja codzienna praca może przypominać udział w wyścigu.
Czasami robi się tak intensywnie, że ledwo masz czas na przerwę na skorzystanie z toalety — nie mówiąc już o przerwie na lunch.
A gdybym powiedział Ci, że nie musi tak być? A gdyby Twoja organizacja poświęciła czas na wyznaczenie celów i priorytetów, świadomie wybierała projekty wspierające te cele oraz wdrożyła solidne systemy raportowania do monitorowania kondycji portfela?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Na tym właśnie polega idea korporacyjnego biura zarządzania projektami, czyli EPMO.
Ale czym dokładnie jest EPMO i jakie pełni funkcje w szerszej perspektywie? W tym artykule szczegółowo omawiam wszystko, co trzeba wiedzieć o EPMO, w tym różnice między nim a tradycyjnym PMO.
Czym jest korporacyjne biuro zarządzania projektami (EPMO)?
EPMO działa bezpośrednio pod kierownictwem najwyższej kadry zarządzającej i zarządu. Tworzy je zespół kierownictwa wykonawczego odpowiedzialny za podejmowanie najważniejszych decyzji dotyczących tego, jakie projekty przedsiębiorstwo powinno realizować, a jakich nie, oraz kto powinien nadzorować każdy z nich.
Zamiast zarządzać projektami pojedynczo, EPMO nadzoruje jednocześnie cały portfel projektów. Działa na poziomie strategicznym, dbając o to, aby każdy projekt realizowany w organizacji był zgodny z celami przedsiębiorstwa.
Biuro na poziomie przedsiębiorstwa odpowiada za realizację ważnych funkcji, takich jak prognozowanie popytu i planowanie zasobów, a także oceny finansowe, w tym budżetowanie, harmonogramowanie oraz potencjalny zwrot z inwestycji (ROI) w projekty.
Przed wdrożeniem nowego systemu ważne jest zrozumienie definicji zarządzania projektami na poziomie przedsiębiorstwa.
Dlaczego EPMO jest ważne?
W miarę jak organizacja się rozwija i realizuje coraz większą liczbę bardziej złożonych projektów, EPMO pełni kilka ważnych funkcji:
- Wyznacza cele organizacji oraz stosuje solidny proces i przepływ pracy związany z wyborem projektów, aby mieć pewność, że organizacja wybiera projekty zgodne z celami strategicznymi
- Optymalizuje alokację zasobów przy użyciu określonych metod w ramach projektów
- Monitoruje kondycję portfela, wdrażając i śledząc mierniki efektywności, które zapewniają rozliczalność za sukces projektu.
Kto kieruje EPMO?
Zazwyczaj dyrektor EPMO odpowiada za zarządzanie zespołem kierowników projektów tworzących EPMO. Dyrektor jest głównym punktem kontaktowym w komunikacji z zespołem kierowniczym.
EPMO a PMO: jaka jest różnica?
Główne różnice między EPMO a PMO dotyczą:
1) Skali (zakresu portfela projektów, który nadzoruje)
2) Złożoności projektów (jest to podobne do różnic między zarządzaniem portfelem a zarządzaniem projektem)
EPMO działa na większą skalę niż PMO. EPMO nadzoruje projekty w całej organizacji, podczas gdy PMO pełni mniejszą, ale podobną rolę w ramach konkretnej jednostki biznesowej, takiej jak dział technologii informacyjnych (IT) lub zamówień.
Ponadto PMO pełni bardziej taktyczną rolę niż EPMO. Podczas gdy EPMO opracowuje strategie w celu określenia, które projekty najlepiej odpowiadają celom organizacji, PMO nadzoruje poszczególne projekty, aby zapewnić wysoką jakość realizacji i pomyślne dostarczenie rezultatów.
W dużej organizacji może istnieć EPMO, które współpracuje z zespołem kierowniczym przy wyborze projektów, planowaniu projektów i alokacji zasobów. Może ono wspierać PMO w kierowaniu projektami we właściwym kierunku oraz dostarczać strategicznych spostrzeżeń, które nadają kontekst danemu przedsięwzięciu.
Z kolei PMO wspiera EPMO w dostarczaniu właściwych projektów i raportowaniu postępów.
Jak zorganizowane są EPMO?
Podobnie jak PMO, EPMO mogą przyjmować różne struktury organizacyjne, zależnie od takich czynników jak wielkość organizacji, jej dojrzałość, kierunek rozwoju oraz liczba i złożoność projektów.
Na przykład w mojej obecnej roli jestem jednoosobowym EPMO. Wcześniej należałem do 15-osobowego EPMO rozproszonego w rozwijającej się organizacji (które później rozwiązano na rzecz osadzenia kierowników programów w konkretnych zespołach projektowych).
Obowiązki EPMO
Chociaż struktura EPMO może wyglądać nieco inaczej w różnych organizacjach, ich podstawowe funkcje pozostają kluczowe dla sukcesu organizacji. Dlatego niezwykle ważne jest, aby w EPMO pracowali członkowie zespołu, którzy rozumieją kontekst biznesowy i strategiczną rolę, do której pełnienia zostali zatrudnieni.
Tradycyjne EPMO realizuje następujące podstawowe funkcje i obowiązki:
- Zarządzanie kosztami i ich analiza: EPMO musi zapewnić, że organizacje skutecznie finansują projekty oraz że po przyznaniu finansowania projekty te pozostają w ramach budżetu.
- Zarządzanie zasobami: EPMO musi wiedzieć, które osoby powinny kierować poszczególnymi projektami. Musi również zapewnić wystarczającą liczbę kierowników projektów i członków zespołów dostępnych do realizacji każdego projektu oraz zarządzać wszelkimi konfliktami, które mogą powstać między członkami zespołu.
- Zarządzanie ryzykiem: Przed zatwierdzeniem każdego projektu oraz przez cały okres jego realizacji EPMO musi identyfikować i oceniać potencjalne zagrożenia oraz przedstawiać strategiczne plany ich ograniczania. W tym zakresie może również pomóc wykorzystanie sztucznej inteligencji w biurach zarządzania projektami.
- Zarządzanie wynikami: EPMO musi zapewnić dobre wyniki organizacji, której służy. Może odpowiadać za definiowanie i monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności oraz tworzenie raportów, które pomagają kadrze kierowniczej najwyższego szczebla lub zarządowi ocenić, jak dobrze radzi sobie projekt lub zespół zarządzający projektem.
- Ład projektowy: EPMO odpowiada za definiowanie i wdrażanie ram ładu projektowego w całej organizacji.
- Komunikacja z interesariuszami: EPMO musi komunikować się z interesariuszami, aby zapewnić realizację celów i spełnianie oczekiwań przez organizację.
- Strategiczne zarządzanie portfelem: EPMO musi nadzorować zarządzanie portfelem projektów (PPM), kontrolując inwestycje i cele projektowe, aby zapewnić zgodność priorytetyzacji projektów z celami biznesowymi.
Jak zapewne można się domyślić, tych obowiązków nie da się po prostu nauczyć i wykonywać perfekcyjnie bez wcześniejszego szkolenia. Wielu liderów EPMO posiada certyfikaty PMO lub zarządzania portfelem, które pomagają im poznać najlepsze praktyki zarządzania takim poziomem złożoności.
4 korzyści z EPMO
Wdrożenie EPMO przynosi organizacji kilka kluczowych korzyści, w tym:
- Strategiczne dostosowanie i odpowiedzialność za cele projektu
- Odpowiednia alokacja zasobów i wysokiej jakości realizacja zgodnie z harmonogramem, budżetem i zakresem projektu
- Możliwość konsekwentnego monitorowania kondycji projektów za pomocą wspólnego zestawu kluczowych wskaźników efektywności i praktyk zarządzania projektami
- Scentralizowane raportowanie dla kadry kierowniczej, które maksymalizuje czas, jaki tradycyjne PMO może poświęcić na realizację zadań taktycznych.
Kiedy przejść na EPMO
EPMO jest dla organizacji ogromnym wsparciem — pod warunkiem, że zostanie wdrożone we właściwym momencie jej rozwoju. Jeśli EPMO zostanie wdrożone zbyt wcześnie, może stać się raczej obciążeniem administracyjnym niż korzyścią.
W sytuacji, gdy firma jest zbyt młoda lub zbyt mała, aby konsekwentnie zarządzać wieloma projektami jednocześnie lub zapewniać im zasoby, PMO jest zazwyczaj lepszym sposobem na utrzymanie projektów w ramach budżetu i harmonogramu.
Ponadto, jeśli firma ogranicza się do zarządzania dużymi projektami w ramach jednego działu, utworzenie PMO jest najczęściej lepszym wyborem niż EPMO.
Wraz z rozwojem organizacji trudno określić, kiedy nadejdzie właściwy moment na przejście na EPMO. Oto kilka oznak, że organizacja może być gotowa na utworzenie EPMO:
- Kierownicy projektów spędzają większość czasu na gaszeniu pożarów zamiast na realizacji celów projektu
- Osoby na stanowiskach kierowniczych nie mają wglądu w postępy i realizację projektów w czasie rzeczywistym, na poziomie szczegółowości odpowiednim dla pełnionej przez nie funkcji
- Członkowie zespołów projektowych i inni pracownicy organizacji nie potrafią jasno przedstawić strategii biznesowej (lub jej nie znają)
- Członkowie zespołów projektowych nie mają pewności, jak ich praca wpisuje się w szerszą strategię.
Jak przejść na EPMO
Możesz przejść na EPMO, awansując obecnych członków PMO (lub zespołu zarządzania projektami, jeśli nie masz PMO) albo zatrudniając osoby z zewnątrz.
Jeśli tworzysz swoje EPMO wewnętrznie, współpracuj z innymi liderami, aby przeanalizować kierowników projektów i innych pracowników oraz sprawdzić, czy mogą mieć umiejętności i mocne strony pozwalające na przejście do roli w ramach EPMO.
Zaletą obsadzenia EPMO wewnętrznie jest to, że obecni kierownicy projektów znają już dobrze kontekst biznesowy i środowisko projektowe w Twojej organizacji. Ich role w PMO można łatwiej uzupełnić, zatrudniając osoby z zewnątrz, ponieważ znajomość organizacji ma mniejsze znaczenie dla powodzenia projektu.
Z drugiej strony, przy tworzeniu EPMO możesz potrzebować świeżego spojrzenia, nieobarczonego założeniami wynikającymi z dotychczasowego sposobu działania firmy.
Możliwe też, że obecni kierownicy projektów są zadowoleni z taktycznej realizacji projektów i nie mają ochoty przechodzić do bardziej strategicznej, mniej praktycznej roli. W takim przypadku dobrym rozwiązaniem może być rekrutacja zewnętrzna.
Co najmniej warto szukać kandydatów z doświadczeniem w zarządzaniu projektami, wiedzą biznesową i zmysłem strategicznym, umiejętnościami zarządzania interesariuszami (w tym swobodą we współpracy z kadrą kierowniczą) oraz zdolnością do monitorowania i raportowania wskaźników efektywności projektów.
Z jakich narzędzi programowych powinny korzystać EPMO?
Najważniejsze narzędzia, z których powinny korzystać EPMO, to te, które usprawniają współpracę zespołową. Należą do nich programy takie jak Microsoft Teams czy Google Drive, umożliwiające członkom zespołu asynchroniczne udostępnianie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Inne rozwiązania do zarządzania projektami, takie jak Workzone czy Primavera, mogą pomóc EPMO w nadzorowaniu finansów i harmonogramów projektów.
Sprawdź najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, aby poznać inne programy, które mogą zwiększyć efektywność EPMO, oraz dowiedz się, ile może kosztować Twoją organizację oprogramowanie EPM. W przypadku bardziej kompleksowego podejścia jeszcze lepszym wyborem może być oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów w przedsiębiorstwie, ponieważ może usprawnić powiązanie projektów z celami strategicznymi i poprawić ogólną efektywność (to jedna z wielu korzyści oprogramowania do zarządzania portfelem projektów).
Rozwijaj EPMO, aby osiągać sukces projektów w całym przedsiębiorstwie
Jeśli Twoja firma jest wystarczająco duża, EPMO to jeden z najlepszych sposobów na zapewnienie, że realizowane projekty są zgodne z celami strategicznymi wyznaczonymi przez firmę. Pomagają one kierownikom projektów i zespołom projektowym trzymać się planu oraz zapewniają kadrze kierowniczej informacje o tym, co dzieje się w całej firmie.
Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami? Zapisz się do newslettera The Digital Project Manager, aby być na bieżąco ze wszystkim, co dotyczy EPMO, PMO i innych inicjatyw związanych z zarządzaniem projektami.
Nie przegap też naszego odcinka podcastu o PMO opartym na jasno określonym celu i transformacji cyfrowej.
