Przewodniczący PMBOK mówi, że liderzy projektów powinni przestać gonić za narzędziami AI i zacząć ograniczać złożoność
Jesse Fewell, edukator w dziedzinie zarządzania projektami, twierdzi, że liderzy projektów powinni korzystać ze sztucznej inteligencji, aby upraszczać pracę projektową i ograniczać złożoność, jednocześnie pozostawiając relacje z interesariuszami i przywództwo wyłącznie w sferze ludzkiej.
Łatwość obsługi narzędzi: Narzędzia AI różnią się pod względem łatwości obsługi; zintegrowane platformy często zapewniają bardziej intuicyjne doświadczenie.
Priorytet prostoty: Upraszczanie stosu technologicznego pozwala skutecznie zarządzać złożonością, zwiększać produktywność i ograniczać przeciążenie psychiczne.
Wpływ AI: Sztuczna inteligencja usprawnia zarządzanie projektami, wykonując powtarzalne zadania i pozwalając profesjonalistom skupić się na strategii.
Umiejętności ludzkie: Zaangażowanie interesariuszy pozostaje domeną człowieka, ponieważ osobiste kontakty budują niezbędne zaufanie i usprawniają komunikację.
Nowe spojrzenie na rolę: Kierownicy projektów muszą dostosować się do postępów w dziedzinie AI, ponieważ organizacje włączają sztuczną inteligencję do funkcjonowania swoich zespołów.
Jesse Fewell jest edukatorem w dziedzinie zarządzania projektami, który pomaga organizacjom radzić sobie ze złożonymi inicjatywami transformacyjnymi. Jest także autorem książki Niewykorzystana zwinność oraz przewodniczył pracom nad 8. edycją przewodnika PMBOK Guide®.
Porozmawialiśmy z Jessem o tym, jak AI zmienia realizację projektów, przywództwo oraz przyszłą rolę kierowników projektów. Oto, co miał do powiedzenia.
Kształtowanie przyszłości zarządzania projektami
Cześć, jestem Jesse. Pomagam liderom na wszystkich szczeblach wprowadzać trwałe zmiany. Moja działalność konsultingowa obejmuje zarówno rozwijanie umiejętności przywódczych w szkołach publicznych w Waszyngtonie, jak i prowadzenie transformacji cyfrowej w Frontier Communications, firmie o wartości 4 mld USD, która niedawno została sprzedana firmie Verizon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Dzielę się również swoimi spostrzeżeniami z szerszą społecznością za pośrednictwem książek i artykułów branżowych. Przewodniczyłem także pracom nad 8. edycją przewodnika PMBOK Guide®, globalnego standardu zarządzania projektami.
Jestem autorem książki Niewykorzystana zwinność oraz od ponad dziesięciu lat prowadzę w magazynie PM Network kolumnę „Zwinny kierownik projektu”.
Najbardziej przekonująca zmiana, jaką AI przyniosła do mojej pracy, to możliwość nadawania większego tempa i pewności własnemu sposobowi myślenia.
W przeszłości poświęcałem wiele godzin na badanie pomysłów i tworzenie konspektów prezentacji, warsztatów lub spotkań zespołu. Teraz zaczynam pisać w oknie czatu — najczęściej korzystam z Copilot i Gemini — a pomysł w mojej głowie zostaje poddany próbie za pomocą trafnego pytania lub potwierdzony sugestią, którą wcześniej odrzuciłem.
Tak jak wszystkich innych, również mnie zdumiała ogromna ilość treści generowanych przez GenAI, gdy po raz pierwszy pojawiła się na scenie. Jednak przez kilka kolejnych lat zacząłem ponownie stosować starą, znaną od wieków zasadę, że mniej znaczy więcej. Niezależnie od tego, czy chodzi o moje najważniejsze punkty, formatowanie czy spostrzeżenia, AI pomaga mi być bardziej sobą — i właśnie to cenię najbardziej.
W codziennej pracy nad projektami deleguję AI żmudne zadania administracyjne kierownika projektu, takie jak sporządzanie protokołów ze spotkań, podsumowań dla kadry kierowniczej i projektów agend. Niestety cały zaoszczędzony czas poświęcam teraz na eksperymentowanie z nowymi narzędziami PPM, które obiecują zbyt wiele, a dostarczają zbyt mało.
Na przykład wypróbowałem nowe narzędzie AI, aby poprawić wyniki analizy harmonogramu metodą Monte Carlo, ale nie zadziałało. Niezawodna AI oszczędza mi czas, ale potem marnuję go na zawodną AI.
Co powinna obsługiwać AI, a co powinno pozostać wyraźnie domeną człowieka
Uważam, że AI najlepiej radzi sobie z zadaniami taktycznymi opartymi na łatwo dostępnych danych: tworzeniem planu drogowego na podstawie głównego harmonogramu, uzupełnianiem rejestru ryzyk na podstawie opisu projektu oraz streszczaniem uzasadnienia biznesowego w jednym akapicie na potrzeby szablonu raportu statusowego.
Z kolei zaangażowanie interesariuszy pozostaje w pełni domeną człowieka. Mimo całej dzisiejszej innowacyjności uważam, że słuchanie z utrzymywaniem kontaktu wzrokowego wciąż jest najbardziej wiarygodnym sposobem zbierania informacji o projekcie i produkcie.
Na rynku widzę wiele nowych narzędzi opartych na AI do odkrywania potrzeb, które obiecują zaoszczędzić mój czas dzięki wyeliminowaniu „marnotrawnych” spotkań. Jednak jako lider projektu muszę dać współpracownikom pewność, że ich słyszę i rozumiem.
Niedawno jedna ze sponsorek poskarżyła mi się, że musiała powtarzać się „o trzy razy za dużo”. Nie ma mowy, żebym poprosił ją o ponowne podyktowanie tych samych informacji tylko na potrzeby mojego narzędzia AI do obsługi spotkań. Zamiast tego słucham jej obaw, wyrażonych jej własnymi słowami. Po spotkaniu korzystam z sesji czatu, aby sporządzić opis projektu na potrzeby przyszłej inżynierii kontekstu. Zyskuję znacznie więcej dobrej woli ze strony sponsorki, a jednocześnie otrzymuję dane potrzebne do przyszłych zadań. Ostatecznie projekty wciąż są pracą ludzi, ponieważ to ludzie nimi kierują.
Przemyślenia Jessego
Zaangażowanie interesariuszy pozostaje w pełni domeną człowieka. Mimo całej dzisiejszej innowacyjności uważam, że słuchanie z utrzymywaniem kontaktu wzrokowego wciąż jest najbardziej wiarygodnym sposobem zbierania informacji o projekcie i produkcie.
Zarządzanie złożonymi kalendarzami za pomocą AI
Jednym z prostych procesów, które mi pomagają, jest zarządzanie kalendarzem. Ponieważ jednocześnie prowadzę kilka projektów klienckich i wolontariackich, mam wiele wydarzeń i kalendarzy wymagających weryfikacji oraz koordynacji.
W przeszłości zatrudniałem wirtualnego asystenta, ale dziś mogę wykorzystać kilka automatyzacji, aby mieć pewność, że nie dojdzie do konfliktów ani przeoczenia zobowiązań. Przyznaję, że poruszanie się po licznych zasadach i zaporach stosowanych przez różne organizacje, z którymi współpracuję, wymagało wielu prób i błędów. Jednak dzięki kilku prostym poleceniom przyspieszyłem proces nauki i dopracowałem rozwiązanie kalendarzowe, które sprawdza się w mojej wyjątkowej sytuacji.
Rzeczywista użyteczność narzędzi AI
Różnice w użyteczności narzędzi AI były dla mnie zaskakujące. Niedawno próbowałem wykorzystać wewnętrzny, własnościowy LLM pewnej firmy do analizy projektu, ale nie potrafił on nawet wykonywać działań na datach, np. odpowiedzieć na pytanie: „Ile dni kalendarzowych pozostało w moim harmonogramie?”
Inżynier powiedział mi, że moje polecenie było zbyt słabe, ale jako użytkownik oczekiwałem, że narzędzie wywnioskuje moje intencje jako kierownika projektu. Ponadto Copilot i Gemini oferują bardzo wąskie zastosowania w moim pakiecie narzędzi do pracy. Nie powinno to dziwić, ale każde narzędzie ma własne doświadczenie użytkownika.
Różnice w użyteczności narzędzi AI były dla mnie zaskakujące. Nie powinno to dziwić, ale każde narzędzie ma własne doświadczenie użytkownika.
Jak zestaw technologiczny ewoluuje dzięki narzędziom opartym na AI
Zintegrowane platformy są obecnie bardziej pomocne. Korzystam z wielu różnych aplikacji i narzędzi w biurze oraz w telefonie, dlatego wszędzie, gdzie to możliwe, upraszczam rozwiązania. Na przykład niedawno zrezygnowałem z moich ukochanych tablic Trello na rzecz wbudowanych menedżerów zadań w Microsoft Outlook, z którego korzysta mój klient, oraz Google Workspace, którego używa moja firma konsultingowa. Przez lata z przerwami próbowałem korzystać z Zapiera, aby integrować najlepsze w swojej klasie narzędzia do zarządzania projektami za pomocą automatycznych przepływów pracy, ale korzystanie z jednego miejsca do obsługi wszystkiego jest bardziej przekonujące w coraz bardziej złożonym świecie technologii.
ChatGPT Plus jest moim pierwszym wyborem w większości spraw. Podoba mi się, że Gemini może uzyskać dostęp do wszystkich moich Dokumentów Google. Próbowałem dosłownie dziesiątek wyspecjalizowanych narzędzi PPM opartych na AI, ale wciąż wracam do tych dwóch.
Dlaczego prostota ma kluczowe znaczenie przy wyborze zestawu technologicznego
Badania pokazują, że ludzkość mierzy się z wykładniczym wzrostem zmian i złożoności. Najpierw kilkanaście usług streamingowych zastąpiło moją jedną subskrypcję telewizji kablowej, a teraz tworzenie wiadomości e-mail wymaga użycia trzech wtyczek AI.
Nauka pokazuje, że ludzki mózg jest w stanie obsłużyć tylko określony poziom złożoności naraz, dlatego musimy opanować umiejętność przybliżania i oddalania perspektywy, zamiast przenosić uwagę między kilkunastoma różnymi rzeczami jednocześnie.
Dawny argument przemawiający za platformami technologicznymi koncentrował się na efektywności kosztowej, zarówno w zakresie opłat licencyjnych, jak i nakładów związanych z wdrożeniem. Jednak prostota sama w sobie stanie się nagrodą, gdy w latach 30. XXI wieku wkroczymy w coraz bardziej rozdrobniony świat technologii.
Jak AI pomaga upraszczać zarządzanie projektami
Podczas pracy z DC Public Schools zaobserwowałem dwa ważne trendy.
Każdy menedżer potrzebował umiejętności zarządzania projektami, ponieważ braki budżetowe i kadrowe uniemożliwiały zatrudnienie profesjonalnych kierowników projektów. Oznacza to, że profesjonalni kierownicy projektów wnoszą większą wartość, gdy nie tylko wykonują zadania związane z zarządzaniem projektami, lecz także uczą swoich współpracowników i rozdzielają między nich obowiązki związane z zarządzaniem projektami.
Dział operacyjny lub agencja czerpie korzyści z prostych zasad zarządzania projektami. Dziewięćdziesiąt procent pracy zespołu obejmuje utrzymanie obiektów, rejestrację rodzin i dystrybucję żywności. W rezultacie zespołowi brakuje zasobów czasowych na formalne ramy zarządzania projektami, takie jak Scrum. Zamiast tego wydaliśmy jednostronicowe materiały dotyczące zasad zarządzania projektami (np. każdy projekt korzysta z jednostronicowego arkusza karty projektu) oraz umiejętności zarządzania projektami (np. jak dyplomatycznie przypominać o opóźnionych zadaniach).
Aby stworzyć te jednostronicowe materiały, najpierw przeanalizowałem zasady leżące u podstaw procesu zarządzania projektami. Zapytałem GenAI o cele i dynamikę karty projektu, a następnie porównałem jego odpowiedź z własnym doświadczeniem i wiedzą zdobytą podczas szkoleń. Po drugie, poprosiłem je o wygenerowanie wersji roboczej jednostronicowej polityki. W przypadku karty projektu obejmowało to arkusz, za pomocą którego zespoły mogły przeanalizować 5W projektu (np. Dlaczego rodzice powinni interesować się tym projektem szkoły publicznej? Kim są kluczowi interesariusze?). Po trzecie, udostępniłem wersję roboczą arkusza członkom zespołu i menedżerom, zbierając ich opinie. Po czwarte, wprowadziłem te opinie oraz własną analizę do GenAI, aby udoskonalić arkusz. Uważam, że zarówno wtyczki AI, jak i chatboty GenAI najlepiej sprawdzają się przy prostych zadaniach. Często pierwszy krok polega na poproszeniu narzędzia o rozłożenie złożonych koncepcji zarządzania projektami na zadania możliwe do wykonania.
Przemyślenia Jessego
Profesjonalni kierownicy projektów wnoszą większą wartość, gdy nie tylko wykonują zadania związane z zarządzaniem projektami, lecz także uczą swoich współpracowników i przekazują im odpowiedzialność za te zadania.
Kiedy narzędzia AI nie powinny być używane w miejscu pracy
Często liderzy technologiczni odczuwają presję, aby wdrażać narzędzia dostawców, którzy po prostu nie oferują jeszcze zabezpieczeń niezbędnych do zapobiegania rzeczywistym szkodom. Współpracuję z wieloma organizacjami, które mają niską tolerancję ryzyka, między innymi z podmiotami z sektorów infrastruktury, edukacji i obronności. Zachęcam tych liderów, aby bez skrępowania chwalili się już posiadanymi możliwościami, które często mogą przewyższać nową, efektowną technologię AI, pożądaną przez wszystkich.
Na przykład jedna z organizacji, z którą współpracuję, obecnie całkowicie zakazuje korzystania z platform agentowych i z mojego punktu widzenia ma ku temu wszelkie słuszne powody. Zamiast tego ta sama organizacja rozpoczęła gruntowną reformę zarządzania, która ograniczy biurokrację projektową, umożliwiając jej korzystanie z istniejących automatyzacji przepływu pracy.
Pierwsze sygnały wskazują, że zatwierdzanie projektów przyspieszy z miesięcy do dni, bez wdrażania bezrefleksyjnych zakupów technologii, o których czytamy w nagłówkach.
Nowe spojrzenie na zarządzanie projektami w środowisku pracy wspieranym przez AI
Już obserwujemy spełnianie się najbardziej ponurej prognozy: menedżerowie ds. rekrutacji coraz częściej korzystają z pracowników wspieranych przez AI zamiast zatrudniać nowych pracowników. Jest to szczególnie widoczne w branży technologicznej.
Trzy lata temu żyliśmy w czasach milionerów wśród programistów średniego szczebla. Dziś dotyczy to wyłącznie inżynierów AI, a reszta pracowników branży technologicznej mierzy się z coraz większą konkurencją. Oczywiście nadal znajdujemy się w cyklu zachwytu nad AI, a korekta bańki w końcu nastąpi. Jednak każdy kierownik projektu powinien natychmiast przemyśleć swoją rolę w środowisku pracy wspieranym przez AI.
Już obserwujemy spełnianie się najbardziej ponurej prognozy: menedżerowie ds. rekrutacji coraz częściej korzystają z pracowników wspieranych przez AI zamiast zatrudniać nowych pracowników. Każdy kierownik projektu powinien natychmiast przemyśleć swoją rolę w środowisku pracy wspieranym przez AI.
