Jak zwiększyć produktywność w pracy bez wysiłku
Wszyscy chcemy być bardziej produktywni w pracy — ale jakie są sekrety większej produktywności przy mniejszym wysiłku? Wyzwanie, przed którym stajemy jako kierownicy projektów, wynika z poczucia, że mamy zdecydowanie za dużo do zrobienia i za mało czasu, aby to zrobić.
Prawo Parkinsona mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas przeznaczony na jej wykonanie. Oznacza to, że jeśli damy sobie tydzień na wykonanie dwugodzinnego zadania, to (z psychologicznego punktu widzenia) zadanie stanie się bardziej złożone i trudniejsze, aby wypełnić ten tydzień.
W pracy możemy robić wiele rzeczy, które sprawiają wrażenie produktywnych, ale w rzeczywistości jedynie wypełniają czas. Obejmuje to takie czynności jak sprawdzanie poczty e-mail, rozmowy na Slacku i uczestnictwo w spotkaniach — wszystko to zajmuje czas. Może to być nawet ważne, ale nie jest tak naprawdę produktywną pracą. Właśnie dlatego zasada dwóch minut jest nieoceniona, ponieważ pomoże Ci zarezerwować czas na szybkie uporanie się z drobnymi sprawami i zwiększyć produktywność.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Pamiętam, kiedy na początku kariery zacząłem pracować jako kierownik projektu i polegałem na swoim naturalnym instynkcie. Zawsze byłem dość optymistyczny, więc z natury jestem typem osoby, która „improwizuje”. Jednak poleganie wyłącznie na instynkcie nie działało. Być może nie jest to zaskakujące, ale projekty regularnie przekraczały budżet i wyznaczone terminy. Klienci złościli się, gdy nie otrzymywali tego, za co — jak sądzili — zapłacili.
Wkrótce zwrócono mi uwagę, że sposób, w jaki zarządzałem projektami, tak naprawdę nie był zarządzaniem. W rzeczywistości po prostu pozwalałem, aby projekty działy się wokół mnie, mając nadzieję, że ostatecznie wszystko samo się ułoży.
Jaka płynie z tego lekcja? Musimy skupić się na wykonywaniu ważnych, istotnych zadań, które rzeczywiście prowadzą do osiągnięcia zamierzonych rezultatów.
Musimy nauczyć się, jak być bardziej produktywnymi w pracy. Jednym ze sposobów, w jaki to osiągnąłem, jest korzystanie z narzędzi do zarządzania zasobami, które pomagają skutecznie ustalać priorytety i przydzielać zasoby.
Jak być bardziej produktywnym w pracy bez wysiłku
Ustalenie, jak być bardziej produktywnym w pracy, jest trudniejsze, niż się wydaje… a może jednak nie? Zawsze będziemy mieć wrażenie, że jest zbyt dużo do zrobienia i zbyt mało czasu, aby to zrobić — ale nie oznacza to, że rzeczywiście wykonujemy właściwe zadania. Gdybyśmy stworzyli listę czynności wykonywanych w pracy, które sprawiają, że „czujemy się” produktywni, choć wcale tacy nie jesteśmy, byłaby ona długa i obejmowałaby takie aktywności jak sprawdzanie Slacka, przeszukiwanie plików i zaglądanie do telefonu.
Dużo słyszymy o zwiększaniu produktywności i sporo pisaliśmy o sposobach na zwiększenie produktywności dla kierowników projektów. To powiedziawszy, poniższe sposoby nie pokażą Ci, jak zwiększyć produktywność poprzez wykonywanie większej liczby zadań w krótszym czasie. Zamiast tego porozmawiamy o tym, jak być produktywnym, ucząc się ustalać priorytety działań, które są naprawdę produktywne.
Czytaj dalej, aby poznać jedne z najlepszych sposobów na zwiększenie produktywności, których się nauczyłem, aby osiągać lepsze rezultaty przy mniejszym wysiłku.
1. Opanuj nadmiar powiadomień
Wróćmy do tej skrzynki odbiorczej, którą sprawdzasz 18 razy dziennie (założę się, że właśnie ją sprawdziłeś — mam rację?). Czy w Twojej skrzynce znajdowało się coś naprawdę istotnego, czego nie było tam 10 minut temu? Podejrzewam, że żaden z nowych elementów trafiających do Twojej cennej skrzynki odbiorczej nie był naprawdę ważny.
A gdyby zamiast sprawdzać pocztę e-mail co 10 lub 15 minut i niczego nie robić, sprawdzać ją tylko kilka razy o ustalonych porach w ciągu dnia? Jeśli chcesz szybko zwiększyć produktywność, rzadsze sprawdzanie poczty e-mail to łatwa zmiana.
Gdy tylko rano dotrzesz do biurka, daj sobie dziesięć lub piętnaście minut na sprawdzenie poczty i udzielenie szybkich odpowiedzi. Następnie sprawdź ją ponownie około połowy poranka (na wypadek gdyby nadeszła ważna wiadomość pod koniec poranka). Sprawdź ją jeszcze raz tuż po lunchu, a następnie po raz ostatni — około godziny przed wyjściem do domu.
Jestem pewien, że w tym momencie zadajesz sobie pytanie: jak, u licha, mam NIE sprawdzać poczty wiele razy dziennie? Dźwięki powiadomień, piknięcia i sygnały informujące o nowych wiadomościach e-mail mogą być stałym źródłem przerw w pracy. A przerwy, jak doskonale wiesz, obniżają koncentrację i produktywność. Najłatwiejszym i najskuteczniejszym sposobem, aby tego uniknąć, jest całkowite zamknięcie programu pocztowego. Gdy poczta e-mail nie będzie otwarta, trudniej będzie Ci bez przerwy do niej zaglądać i łatwiej będzie Ci skupić się na jednej rzeczy naraz.
2. Skup się i doprowadzaj sprawy do końca
Odłóż smartfon. Choć sprawdzanie telefonu pod kątem wiadomości tekstowych, Facebooka, Twittera, Snapchata i podobnych rzeczy jest niezwykle kuszące, praca nie jest na to odpowiednim momentem. Zrób sobie na kilka godzin przerwę od społecznościowego cyberświata. Wykorzystaj swoją energię przez kilka godzin i poświęć ją zadaniu, nad którym właśnie pracujesz.
Istnieje mnóstwo świetnych programów i aplikacji do skutecznego zarządzania zadaniami. Skorzystaj z tych narzędzi, aby łatwo przeglądać i ustalać priorytety zadań. Być może wolisz listę na papierze, ale niezależnie od tego, co wybierzesz, nie trać czasu na szukanie swojej listy — ma ona pomagać Ci oszczędzać czas i zachować koncentrację!
Radziłbym umieścić na liście absolutnie każde zadanie. Pomoże Ci to grupować zadania i unikać wielozadaniowości, ponieważ będziesz mieć jasny obraz tego, nad czym dokładnie próbujesz pracować w danym momencie. Choć wielozadaniowość w domu często jest koniecznością — pomagasz dzieciom w odrabianiu lekcji, robisz pranie, a jednocześnie gotujesz obiad i odbierasz telefon — nie sprzyja ona myśleniu na wyższym poziomie. Szczególnie w przypadku pracowników umysłowych wielozadaniowość w pracy zazwyczaj nie jest najlepszym rozwiązaniem i ostatecznie może sprawić, że będziesz mniej produktywny niż wtedy, gdy zajmujesz się jednym zadaniem naraz. Czy to oznacza, że nie powinieneś odbierać telefonu? Nie — oznacza to jednak, że warto postarać się, aby rozmowa była krótka i ograniczyła się do uzyskania niezbędnych informacji. Możesz oddzwonić i odbyć spokojniejszą rozmowę po zakończeniu zadania.
3. Zacznij od trudnych zadań
Czy umieszczasz najtrudniejsze lub najbardziej wymagające zadania na szczycie swojej listy i starasz się wykonać je rano (oczywiście po wypiciu przynajmniej filiżanki kawy)? Wydaje się to sprzeczne z intuicją osobom, które chcą „spokojnie wejść w dzień”. Jednak trudniej jest się skoncentrować i ukończyć trudniejsze zadania po przerwie obiadowej, gdy umysł jest już mniej świeży. Jeśli jesteś podobny do mnie, gdy nadejdą godziny środka popołudnia, Twoje oczy zaczynają żyć własnym życiem, a jedyne, czego chcą, to się zamknąć i odpocząć! Zostaw codzienne zadania wymagające mniejszej samokontroli na godziny popołudniowe.
4. Rób przerwy dla umysłu
Pamiętaj jednak — to, że zajmujesz się trudnymi zadaniami, nie oznacza, że powinieneś pracować do całkowitego wyczerpania. Choć może się wydawać, że przerwy nie zwiększają produktywności, mogą poprawić jakość Twojej pracy, a także nastrój, wytrzymałość i zdrowie. Nie zapominaj, aby kilka razy w ciągu poranka, a także po południu, wstać od biurka i zrobić sobie „przerwę dla umysłu”. Wystarczy zaledwie 5 minut, aby odświeżyć umysł i przywrócić energię. Te 5 minut z nawiązką się zwróci dzięki wyższej jakości myślenia w dalszej części dnia.
5. Stosuj zasadę „zrób to teraz”
Jeśli widzisz zadanie, którego wykonanie zajmie 2 minuty lub mniej, zrób je teraz. Dlaczego 2 minuty? Ponieważ dodanie tak krótkiego zadania do listy rzeczy do zrobienia i ustalenie jego priorytetu zajęłoby więcej czasu niż po prostu natychmiastowe wykonanie go. Jeśli zajmiesz się małymi zadaniami od razu, gdy je zauważysz, Twoja lista rzeczy do zrobienia będzie mniej zapełniona, a Twój umysł również.
Jako kierownicy projektów musimy koniecznie uważać, aby nie stać się wąskim gardłem projektu. Z tego powodu często w naszych głowach nieustannie krążą myśli w rodzaju „Och, muszę pamiętać, żeby przenieść ten arkusz kalkulacyjny do innego folderu”. Niestety tego typu natrętne myśli zajmują przestrzeń w umyśle, którą można by poświęcić ważniejszej pracy. W przypadku szybkich zadań po prostu „zrób to teraz” i poklep się po plecach za odhaczenie go na liście rzeczy do zrobienia, zanim jeszcze się na niej pojawiło!
6. Organizuj mniej, ale bardziej skoncentrowanych spotkań
Przeklęte spotkanie biurowe! Wiadomość e-mail (którą teraz sprawdzasz tylko 3 lub 4 razy dziennie) trafiła do Twojej skrzynki odbiorczej w poniedziałkowe popołudnie: „Spotkanie biurowe odbędzie się w środę o 13:30”. Od razu myślisz: „No to mam z głowy całe popołudnie”. Jeśli moderator spotkania nie wie, jak prawidłowo je prowadzić, masz rację.
Jeśli organizujesz spotkanie, rozważ użycie narzędzia zwiększającego produktywność, takiego jak Slack, jeśli wynik rozmowy nie wymaga natychmiastowego działania. Jeśli jednak spotkanie jest konieczne, oto kilka prostych pomysłów, które pomogą Ci przeprowadzić je sprawnie i szybko:
- Spotkania powinny być małe i krótkie — zapraszaj tylko osoby niezbędne do ich przeprowadzenia.
- Wybierz jeden temat spotkania i nie daj się od niego odciągnąć.
- Rozważ zorganizowanie spotkania w miejscu, w którym wszyscy mogą stać — pomoże to maksymalnie je skrócić.
- Rozpoczynaj i kończ spotkania punktualnie.
- Pod koniec spotkania upewnij się, że istnieje plan działania na dany dzień, tydzień, a nawet miesiąc.
Aby spotkania były możliwie szybkie i produktywne, omawiane kwestie muszą być udokumentowane i przydatne dla Twojego zespołu. Zalecam zarządzanie harmonogramami i zadaniami ustalonymi podczas spotkań za pomocą narzędzi do zarządzania projektami, dzięki którym można je łatwo modyfikować i udostępniać.
7. Ustalaj granice
Jeśli masz wrażenie, że masz na głowie zbyt wiele spraw i po prostu nie możesz się skupić, czas wyznaczyć granice współpracownikom, którzy cię rozpraszają. Jest to szczególnie ważne, gdy próbujesz być produktywny podczas pracy z domu. Zadbaj o swoją produktywność i uprzejmie, ale stanowczo odmawiaj wykonywania pracy ze współpracownikami, którzy cię rozpraszają.
Podobnie nie zgadzaj się na przyjęcie pracy, jeśli po zapoznaniu się z nią wiesz, że nie będziesz w stanie pozytywnie przyczynić się do realizacji projektu. Jako menedżer jestem bardziej zadowolony, gdy członkowie zespołu mówią: „Wiesz co? Po prostu nie czuję, że będę wartością dodaną w tym projekcie, i oto dlaczego…”, zamiast marnować swój czas (i wpływać na produktywność pracowników i zasobów firmy), ponieważ bali się wyznaczyć granice.
Co dalej?
Chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych na Slacku.
