Jak ustalać realistyczne terminy w nieprzewidywalnych czasach
Wszyscy muszą być na bieżąco: Przejrzyste harmonogramy pomagają zgrać wysiłki zespołu i utrzymać ciągłość pracy, zapobiegając opóźnieniom, które mogą zakłócić realizację Twojego projektu oraz innych powiązanych projektów w Twojej organizacji.
Efekt domina opóźnień: Pojedyncze opóźnienie może wywołać falę problemów w projektach i zakłócić starannie zaplanowane harmonogramy. Dlatego ważne jest, aby uwzględnić w planie elastyczność i rezerwę czasową, dzięki czemu będziesz mieć dodatkowy margines, jeśli okaże się potrzebny.
Narzędzia nie są magicznymi różdżkami: Oprogramowanie może bardzo pomóc w planowaniu realistycznych terminów, ale nadal będziesz musieć interweniować, aby rozwiązywać problemy z terminami, ustalać realistyczne oczekiwania i zapewniać stały nadzór.
Jeśli pytanie „kiedy będziemy mogli wystartować?” sprawia, że czujesz się jak jeleń w światłach reflektorów, prawdopodobnie trudno Ci wyznaczać realistyczne terminy i się ich trzymać.
Biorąc pod uwagę liczbę dostępnych systemów zarządzania zadaniami i narzędzi do zarządzania projektami, możesz pomyśleć, że wystarczy wczytać plan projektu, przypisać zadania i terminy, a następnie pozwolić zespołowi działać (a jeśli jesteś doświadczonym kierownikiem projektu, prawdopodobnie właśnie roześmiałeś się na głos).
Oto dlaczego wyznaczanie realistycznych terminów jest ważne i jak robić to właściwie, aby realizować projekty na czas oraz utrzymywać zadowolenie klientów i interesariuszy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dlaczego ważne jest wyznaczanie realistycznych terminów?
Wyznaczanie terminów jest kluczowe dla powodzenia projektu z wielu powodów, z których jednym z najważniejszych jest wywiązywanie się ze zobowiązań i niedopuszczanie do przekraczania terminów.
- W środowisku agencyjnym projekty są sprzedawane na podstawie prognozowanej wydajności zespołu. Przesunięcie czegoś o dzień lub dwa zwykle nie ma długoterminowego negatywnego wpływu, ale wydłużenie terminów o tygodnie lub miesiące może zaburzyć harmonogramy innych prac zależnych od tych członków zespołu.
- Nie inaczej jest w przypadku pracy nad projektami wewnątrz firmy. Załóżmy, że zarządzasz uruchomieniem nowej strony internetowej. Informujesz zespół komunikacji, że strona zostanie opublikowana trzy miesiące po spotkaniu rozpoczynającym projekt. Następnie po miesiącu interesariusz dodaje kilka nowych funkcji. Teraz uruchomienie zajmie pięć lub sześć miesięcy. Musisz ponownie przydzielić zasoby, aby uwzględnić nową datę zakończenia.
Te przykłady pokazują, jak brak wyznaczania harmonogramów może zniszczyć zespoły projektowe i całą organizację, ale możesz też znaleźć się w sytuacji, w której klient lub interesariusz narzuci zespołowi nierealistyczny termin realizacji projektu.
Jak wyznaczać realistyczne terminy: wersja podręcznikowa
Jeśli odbyłeś jakiekolwiek szkolenie z zarządzania projektami, prawdopodobnie poświęciłeś dużo czasu na naukę szacowania realistycznych ram czasowych zadań. Można to robić za pomocą techniki szacowania odgórnego, techniki szacowania oddolnego lub procesu szacowania przez analogię.
Załóżmy na przykład, że szacujesz czas potrzebny na zaprojektowanie strony głównej nowej witryny internetowej. Jeśli korzystałeś z narzędzia do śledzenia czasu, wiesz, że w przeszłości projektant potrzebował:
- 6 godzin na przygotowanie wstępnego projektu
- 1 godziny na wewnętrzny przegląd (projektant, deweloper, kierownik projektu, dyrektor kreatywny)
- 1 godziny na zaprezentowanie projektu klientowi lub interesariuszom
- 2 godzin na wprowadzenie poprawek
- 1 godziny na wewnętrzny przegląd
- 1 godziny na ponowny przegląd z klientem
- 2 godzin na sfinalizowanie projektu i przygotowanie go do wdrożenia
- 1 godziny na przekazanie projektu między zespołem projektowym a deweloperskim
Ile dni należy oszacować na ten proces w instrukcjach dotyczących planowania projektu? Załóżmy, że na podstawie obecnych danych decydujesz się na dwa tygodnie. Jak to wygląda? Podziel zadania projektowe w następujący sposób:
Tydzień 1
- Poniedziałek/wtorek: przygotowanie wstępnego projektu
- Środa: wewnętrzny przegląd
- Czwartek: przegląd przez klienta lub interesariusza
- Piątek: uwagi klienta lub interesariusza
Tydzień 2
- Poniedziałek: poprawki
- Wtorek: wewnętrzny przegląd
- Środa: przegląd przez klienta lub interesariusza
- Czwartek: uwagi klienta lub interesariusza
- Piątek: końcowe poprawki, przygotowanie plików i przekazanie ich deweloperowi
Jeśli powyższe ramy czasowe wydają się zbyt napięte, możesz dodać zapas do harmonogramu i wydłużyć ten okres do dwóch i pół lub trzech tygodni. Jest to przydatne w sytuacjach, gdy wiesz, że interesariusze będą mieli wiele uwag, a projektant nie będzie w stanie wprowadzić poprawek w tak krótkim terminie.
Choć może się wydawać, że w tych ramach czasowych nie ma zbyt wielu godzin do zagospodarowania, warto zawczasu dodać trochę czasu rezerwowego, aby praca się nie przeciągała i nie zaburzyła całego harmonogramu.
Jak wyznaczać realistyczne terminy: wersja z życia
Czas na zdrową dawkę rzeczywistości. Podczas prowadzenia udanego projektu z realistycznymi terminami musisz nauczyć się czytać między wierszami.
Weź pod uwagę scenariusz opisany powyżej — musisz uwzględnić osoby wykonujące pracę. Jeśli masz projektanta, który odkłada zadania na później lub nie potrafi zarządzać terminami, stwórz poczucie pilności, aby doprowadzić sprawy do końca. Im więcej wiesz o nawykach swojego zespołu, tym łatwiej będzie ustalać realistyczne terminy.
Kolejną istotną kwestią są niewiadome lub czynniki X. Wykraczają one poza zakres typowego planowania i szacowania projektu, ale mogą znacząco wpłynąć na harmonogram oraz zdolność do ustalania realistycznych terminów.
Pomyśl o tym: Gdy podczas rozpoczęcia projektu prosi się Cię o przygotowanie harmonogramu projektu, zadań i terminów realizacji, możesz nie wiedzieć zbyt wiele o szczegółach projektu ani zaangażowanych interesariuszach. W miarę rozwoju projektu będziesz coraz trafniej ustalać realistyczne terminy realizacji prac projektowych.
Przykłady niewiadomych lub czynników X, które mogą wpływać na terminy i harmonogramy projektów, obejmują:
- Nowych interesariuszy dołączających do projektu w ostatniej chwili
- Ekstremalne warunki pogodowe i globalne pandemie
- Masowe zwolnienia lub redukcje zatrudnienia
- Nowe technologie lub wycofywanie obecnych technologii wykorzystywanych w integracjach albo zależnościach
Jak rozpoznać, że nadszedł czas na zmianę terminu
Jeśli musisz zmienić termin, działaj z wyprzedzeniem. Na przykład, jeśli pracujesz nad stroną internetową, której uruchomienie zaplanowano na konkretny dzień pokrywający się z innymi działaniami marketingowymi (publikacją informacji prasowej, planowaną obecnością w mediach lub rozpoczęciem kampanii), działania te muszą odbyć się we właściwej kolejności.
W tym scenariuszu stronę należy uruchomić kilka dni przed rozpoczęciem kampanii marketingowej. Dzięki temu będzie czas na usunięcie ostatnich problemów lub naprawienie błędów. Ale wszyscy wiemy, jak to wygląda: opóźnione rozpoczęcie prac lub opóźnienia w zatwierdzaniu kolejnych etapów mogą zmusić nas do znacznego skrócenia harmonogramu.
Jeśli wygląda na to, że projekt jest mocno opóźniony, a zbliża się data uruchomienia, prawdopodobnie warto skoordynować działania z interesariuszami, aby przyspieszyć pracę, ustalić priorytety dotyczące tego, co jest potrzebne w dniu uruchomienia, albo przesunąć termin.
Regularnie sprawdzaj sytuację, aby oceniać nastroje zespołu i monitorować postępy projektu.
Skąd wiadomo, czy naciskać na zespół, aby dotrzymał terminów, czy zacząć zmieniać harmonogram? Istnieją subtelne (i mniej subtelne) oznaki, że nadszedł czas na zarządzanie terminami projektu i dostosowanie harmonogramu do bardziej realistycznych terminów. Należą do nich:
- Blokowanie pracy z powodu nieukończonych zadań zależnych
- Zmiana zakresu projektu, której nie uwzględniono w harmonogramie, mimo że wiąże się z dodatkowymi pracami
- Zespół zaczyna odczuwać stres
- Większe ryzyko związane ze zbyt szybkim wykonywaniem zadań
- Ujawnienie dodatkowych wymagań
- Ujawnienie poważnych błędów lub problemów z jakością
Jeśli nadal nie masz pewności, czy termin realizacji powinien zostać zmieniony, przygotuj wraz z członkami zespołu plan awaryjny. Poproś ich, aby spróbowali dotrzymać pierwotnego terminu, ale ustalcie punkt kontrolny (znacznie przed właściwym terminem), aby ocenić postępy i podjąć ostateczną decyzję.
W ten sposób umożliwisz zespołowi ukończenie pracy tak szybko, jak to możliwe, a jednocześnie zapewnisz mu zabezpieczenie na wypadek, gdyby było potrzebne.
Co dalej?
Dowiedz się więcej o ustalaniu realistycznych terminów, zapoznając się z ofertą naszych kursów w Szkole DPM.
