Jak przeprowadzić skuteczną retrospektywę i zastosować wyciągnięte wnioski w przyszłych projektach
Naucz się z łatwością poruszać podczas retrospektywy swojego kolejnego projektu!
Do Galena Lowa dołącza Payson Hall — główny konsultant w Catalysis Group — aby porozmawiać o retrospektywach projektów: o tym, jak skutecznie je prowadzić i jak zadbać o to, aby wnioski wyciągnięte podczas retrospektyw rzeczywiście przekładały się na usprawnienia w przyszłych projektach.
Najważniejsze fragmenty wywiadu
- Retrospektywy projektów [0:04]
- Retrospektywa to praktyka, w ramach której zespół, w ważnym momencie projektu lub po jego zakończeniu, spogląda wstecz, aby ocenić swoje doświadczenia i wyciągnąć z nich wnioski. Celem jest zidentyfikowanie zdobytych doświadczeń — zarówno pozytywnych, jak i negatywnych — które posłużą do planowania przyszłych etapów projektu lub kolejnych projektów.
- Pomagają odróżnić nieoczekiwane zdarzenia (takie jak COVID), które mogą nie wymagać planowania na przyszłość, od sprytnych, praktycznych decyzji (np. zamówienia dodatkowych laptopów), które prowadzą do wartościowych wniosków.
- W praktyce konsultingowej sekcje zwłok projektu przeprowadza się, gdy projekt poważnie zbacza z kursu. Przypominają one audyt mający na celu ustalenie, kto wiedział o występujących problemach.
- Przyjazne retrospektywy są częstsze i obejmują przegląd po zakończeniu projektu, prowadzony przez wyznaczoną osobę w celu oceny tego, czego się nauczono, jakie sprytne działania podjęto oraz co można poprawić.
- W retrospektywach ważną zasadą jest unikanie sytuacji, w której kierownicy projektów prowadzą własne retrospektywy, zwłaszcza gdy niektóre problemy mogą być przypisane ich działaniom.
- Doświadczony facylitator ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że retrospektywa koncentruje się na tym, co się wydarzyło, kiedy i czego można się z tego nauczyć, zamiast na obwinianiu poszczególnych osób.
- Zaleca się zaangażowanie osoby z zewnątrz lub zaufanego wewnętrznego facylitatora, który nie był wcześniej zaangażowany w projekt, aby konstruktywnie poprowadzić rozmowę i zapobiec postawie obronnej lub wzajemnemu obwinianiu.
- Przykładowa retrospektywa dotyczyła 12-osobowego zespołu pracującego nad 18-miesięcznym projektem, który zakończył się z niewielkim opóźnieniem i bez problemów prawnych.
- Poszczególni członkowie zespołu poświęcili od 4 do 6 godzin na przygotowanie, spotkanie i omówienie wyników. Facylitator przeznaczył na to około 12 godzin, a kierownik projektu od 8 do 12 godzin. Łącznie retrospektywa pochłonęła około dwóch osobotygodni pracy. To zaledwie 0,2% z tysiąca osobotygodni poświęconych na projekt.
- Retrospektywy w zarządzaniu projektami [10:22]
- Błędem jest angażowanie w retrospektywę osób, które nie należały do zespołu projektowego. Szczere rozmowy o tym, co działało, a co nie, są swobodniejsze w kameralnym gronie zespołu.
- Agregowanie retrospektyw różnych zespołów może być odpowiednie dla PMO, ale nie dla retrospektyw poszczególnych projektów.
- W przypadku długich projektów warto okresowo zatrzymać się i dokonać przeglądu istotnych wydarzeń. W przypadku krótszych projektów formalny proces można skrócić, być może do godziny lub dwóch.
Nie chcesz, aby w retrospektywie uczestniczyła osoba, która nie była zaangażowana w projekt.
Payson Hall
- Wartość retrospektyw projektów [15:17]
- Stwierdzenie dyrektora generalnego, że w ramach projektu nie ma już niczego, czego można by się nauczyć ani co można by udoskonalić, byłoby dla wielu profesjonalistów niepokojącym sygnałem.
- W organizacjach takich jak firmy konsultingowe koszt retrospektyw jest często uzasadniany możliwością zwiększenia satysfakcji klientów, efektywności i usprawnienia procesów.
- Przekonanie organizacji o wartości retrospektyw zazwyczaj nie jest trudne. Rozpoczęcie od małych działań, takich jak krótkie spotkanie retrospektywne lub rozmowa przy lunchu, może być skutecznym sposobem na wprowadzenie retrospektyw i pokazanie ich wartości.
- Przykłady z rzeczywistego świata pokazujące, w jaki sposób retrospektywy doprowadziły do oszczędności czasu lub zasobów, mogą być przekonującym dowodem, który pomoże przekonać kadrę kierowniczą o ich wartości.
- Rezultaty retrospektywy często obejmują dokumenty lub prezentacje podsumowujące najważniejsze kwestie, które można dostosować do potrzeb kadry kierowniczej. Takie podsumowania mogą delikatnie wskazywać problemy spowodowane przez kadrę kierowniczą, takie jak ponowne przydzielenie zasobów lub decyzje dotyczące redukcji kosztów wpływające na jakość projektu.
- Konstruktywne podejście do retrospektyw ma kluczowe znaczenie. Założenie, że ludzie robią wszystko, co w ich mocy, korzystając z dostępnych informacji, oraz skupienie się na usprawnieniu wymiany informacji i podejmowania decyzji jest bardziej produktywne niż szukanie winnych.
- Przygotowanie i przeprowadzenie retrospektywy projektu [23:54]
- Podczas przeprowadzania retrospektywy dotyczącej rocznego projektu z zespołem liczącym 10–12 osób pierwszym krokiem jest nawiązanie dobrej relacji z kierownikiem projektu.
- Niezbędne jest zbudowanie zaufania i wyjaśnienie procesu retrospektywy, aby kierownik projektu wiedział, że przedstawione ustalenia nie będą dla niego zaskoczeniem.
- Kluczowe znaczenie ma zebranie dokumentacji projektu, takiej jak dokumenty definiujące projekt, zlecenia zmian, rejestry zarządzania ryzykiem i raporty o stanie projektu, aby zrozumieć, co projekt miał osiągnąć i jak ewoluował.
- Wizualne przedstawienie osi czasu pomaga uczestnikom lepiej zrozumieć ewolucję projektu.
- Retrospektywa obejmuje analizę zarządzania ryzykiem z perspektywy czasu, podczas której uczestnicy omawiają, co można było zrobić inaczej, aby wykryć zdarzenia, zwiększyć lub zmniejszyć prawdopodobieństwo ich wystąpienia oraz ograniczyć wpływ pozytywnych lub negatywnych zdarzeń.
- Wyniki tych dyskusji stanowią podstawę końcowego raportu z retrospektywy, który podsumowuje, co zespół zamierzał zrobić, co osiągnął, godne pochwały działania, niefortunne zdarzenia oraz zalecenia dotyczące usprawnienia procesów.
- Raport z retrospektywy powinien być zwięzły, zwykle mieć jedną lub dwie strony, aby zapewnić, że zostanie przeczytany i że podjęte zostaną na jego podstawie działania.
Jednym z najlepszych sposobów zdobycia wiedzy z zakresu zarządzania projektami jest przeanalizowanie raportów o stanie projektu z całego roku.
Payson Hall
- Korzyści i wyzwania związane z retrospektywami [35:31]
- Podczas retrospektyw należy koncentrować się na tym, co zadziałało, a co nie, a nie na tym, kto pracował, a kto nie.
- Przykład źle przeprowadzonej retrospektywy, podczas której niesłusznie obwiniono nieobecnego członka zespołu, pokazuje, jak ważny jest doświadczony facylitator.
- Niedopasowanie umiejętności należy rozwiązywać konstruktywnie, koncentrując się na ich doskonaleniu na potrzeby przyszłych projektów.
- Kwestie osobiste lub niedopasowanie umiejętności należy omawiać poza retrospektywą, pozostawiając ich rozwiązanie kierownikowi projektu.
- Kwestie związane z alokacją zasobów, takie jak nadmierne obciążenie zasobów, mogą być uzasadnionymi wnioskami z retrospektyw. Ważne jest wczesne rozpoznawanie ograniczeń zasobów i komunikowanie ich, aby uniknąć kruchości harmonogramu oraz potencjalnych problemów na dalszych etapach projektu.
- Ustalanie priorytetów rekomendacji i nieformalnych wniosków [43:03]
- Raporty z retrospektyw powinny być krótkie, a rekomendacje należy porządkować według priorytetów, aby nie przytłaczać czytelników.
- Rekomendacje formalne i nieformalne mogą współistnieć, przy czym te nieformalne często okazują się skuteczniejsze.
- Utworzenie specjalnego pomieszczenia do spotkań może znacząco poprawić efektywność i zaoszczędzić czas.
- Wnioski wyciągnięte z retrospektyw mogą kształtować przyszłe dyskusje dotyczące zarządzania ryzykiem i prowadzić do lepszego planowania ryzyka.
- Doświadczenia z rzeczywistych projektów omawiane podczas retrospektyw mogą usprawniać zarządzanie ryzykiem i rozpowszechniać cenną wiedzę w całej organizacji.
- Zarządzanie ryzykiem i iteracyjne retrospektywy [47:52]
- Retrospektywy zwinne często łączą się z zarządzaniem ryzykiem poprzez zajmowanie się barierami i kwestiami związanymi z efektywnością w kolejnym sprincie.
- W konkretnym kontekście zwinnym wnioski wyciągnięte podczas retrospektyw wpływają na strategie ograniczania ryzyka w nadchodzących sprintach.
- Rekomendacje koncentrują się na usprawnianiu procesów, na przykład poprzez zwiększenie liczby pracowników w celu zapewnienia elastyczności oraz wcześniejsze informowanie o przekierowaniu zasobów.
- Kontekst odgrywa istotną rolę, jednak jasne definicje i skuteczne procesy zarządzania zmianą mają kluczowe znaczenie dla unikania problemów, takich jak niekontrolowane rozszerzanie zakresu.
Poznaj naszego gościa
Payson Hall jest konsultantem, autorem, prelegentem i członkiem Catalysis Group w Sacramento w Kalifornii. Po udanej karierze jako inżynier oprogramowania i integrator systemów Payson rozpoczął działalność konsultingową w 1991 roku, która w 1993 roku przekształciła się w Catalysis Group. Payson doradzał różnorodnym klientom z sektora publicznego i prywatnego w kwestiach związanych z zarządzaniem projektami oraz uczył zarządzania projektami ponad 8000 osób w Ameryce Północnej i Europie.
Za każdym razem, gdy rozmawiamy o usprawnianiu procesów, upewnijmy się, że koszt usprawnienia nie przewyższa jego wartości.
Payson Hall
Materiały z tego odcinka:
- Dołącz do społeczności Digital Project Manager
- Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać nasze najnowsze artykuły i podcasty
- Połącz się z Paysonem Hallem na LinkedIn
- Odwiedź stronę Catalysis Group
Powiązane artykuły i podcasty:
- O podcaście The Digital Project Manager
- Czas na retrospekcję: jak przeprowadzić skuteczną retrospekcję projektu
- Jak stworzyć plan zarządzania ryzykiem + szablon i przykłady
- Kim jest kierownik projektu i czym zajmuje się przez cały dzień?
- Czym są kamienie milowe projektu: jak je śledzić i przykłady
- Skuteczny, 3-etapowy proces zarządzania zmianą dla kierowników projektów
Przeczytaj transkrypcję:
Testujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Prosimy o wyrozumiałość w przypadku literówek, ponieważ bot nie jest poprawny w 100% przypadków.
