Jak finansować projekty innowacyjne bez kapitału wysokiego ryzyka

Galen Low: Czy nasz rząd wystarczająco dobrze wywiązuje się z obietnic dotyczących finansowania innowacji, a jeśli nie, jakie są największe bariery?

Rachel Huang: Wszystko przebiega po prostu bardzo powoli. Ten proces może trwać od kilku miesięcy aż do kilku lat. Jest też bardzo skomplikowany. Ludzie nie wiedzą, jak napisać taki wniosek, a jeśli chodzi o liczbę składanych wniosków i wykorzystanie środków, czasami nie jest ono wystarczające. Wyłącznie dlatego, że cały proces jest skomplikowany.

Galen Low: Czy widzisz, aby świat innowacji technologicznych i komercjalizacji technologii zmieniał się w najbliższej przyszłości? A w każdym razie, czy małe, przedsiębiorcze firmy będą miały w tej przyszłości swoje miejsce?

Rachel Huang: Nie jestem całkowicie pewna, czy to się zmieni. Myślę jednak, że jeśli chodzi o duże firmy technologiczne współpracujące z małymi, przedsiębiorczymi startupami, najważniejszym tematem jest współpraca.

Galen Low: Witajcie w podcaście The Digital Project Manager — programie, który pomaga liderom realizacji pracować mądrzej, sprawniej dostarczać rezultaty i z pewnością prowadzić swoje zespoły w epoce sztucznej inteligencji. Nazywam się Galen i co tydzień zagłębiamy się w rzeczywiste strategie, nowe trendy, sprawdzone metody oraz od czasu do czasu w historię z pierwszej linii frontu projektowego. Niezależnie od tego, czy kierujesz ogromnymi projektami transformacyjnymi, próbujesz uporządkować przepływy pracy oparte na sztucznej inteligencji, czy po prostu starasz się utrzymać chaos pod kontrolą, jesteś we właściwym miejscu. Zaczynajmy.

Dzisiaj rozmawiamy o grantach i innych źródłach finansowania projektów innowacyjnych: gdzie ich szukać, jak mogą pomóc uzyskać zgodę na projekty badawczo-rozwojowe oraz jak ograniczyć trudności związane z procesem składania wniosków.

Moim dzisiejszym gościem jest Rachel Huang, założycielka ClaimKit. Rachel jest byłą zawodową tenisistką i inżynierką chemiczną, która porzuciła życie w Australii i przeniosła się do San Francisco, aby zostać seryjną założycielką startupów. Jej najnowszy projekt wykorzystuje jej doświadczenie w komercjalizacji technologii i pomaga zespołom odkrywać różne publiczne i prywatne źródła finansowania oraz korzystać z nich poprzez pełną automatyzację procesu dokumentacji i składania wniosków.

Rachel, dziękuję, że jesteś dziś ze mną.

Rachel Huang: Cześć, bardzo mi miło tu być.

Galen Low: Bardzo się cieszyłem, że wybraliśmy wspólnie ten temat. Wszystkie nasze dotychczasowe rozmowy były niezwykle ciekawe. Masz bardzo interesującą historię. Za chwilę do niej przejdziemy, ale to temat, o którym nie rozmawiamy zbyt często, szczególnie w tym podcaście.

Niektóre źródła finansowania są zmorą kierowników projektów, prawda? Budżet. Uzyskiwanie finansowania, skuteczne wykorzystywanie i uruchamianie zasobów finansowych, a czasami nawet anulowanie projektów, ponieważ finansowanie było zbyt małe albo zbyt ograniczone. Jednak w jakiś sposób nigdy nie poruszyliśmy tematu finansowania badań i rozwoju, finansowania innowacji ani innych źródeł.

Wiem z naszych rozmów z ostatnich kilku tygodni, że działasz szybko i szczerze mówiąc, możemy podążać za tym, dokąd zaprowadzi nas rozmowa. Na początek mam jednak duże i trudne pytanie. Czy nasz rząd wystarczająco dobrze wywiązuje się z obietnic dotyczących finansowania innowacji, a jeśli nie, jakie są największe bariery w łączeniu rządowych grantów i innych źródeł finansowania badań i rozwoju z przedsiębiorczymi startupami oraz średnimi firmami, które faktycznie przesuwają granice innowacji?

Rachel Huang: Na początek powiedziałabym, że zawsze mogłoby być lepiej, ale zawsze mogłoby też być gorzej. Przyznaję, że istnieją różne jurysdykcje i każdy rząd robi trochę co innego. Ogólny trend, który obserwuję podczas pracy z różnymi startupami i naszymi klientami, jest jednak taki, że wszystko przebiega bardzo powoli.

Niezależnie od tego, do jakiego rządu składasz wniosek, proces może trwać od kilku miesięcy do nawet kilku lat. Jest też bardzo skomplikowany. Ludzie nie wiedzą, jak napisać taki wniosek, a ponadto pojawia się wiele mylących pytań, o których na co dzień, podczas prowadzenia firmy, nigdy się nie myśli. Grant może pytać o coś ze względu na kryteria kwalifikowalności albo wymagać dopasowania projektu do swoich założeń w możliwie największym stopniu.

Rządy robią więc dużo — przeznaczają znaczne budżety. Co jakiś czas ogłaszane są nowe budżety i dostępne są duże pieniądze. Jednak jeśli chodzi o liczbę składanych wniosków i wykorzystanie środków, czasami nie jest ono wystarczające, wyłącznie dlatego, że cały proces jest skomplikowany. Ci, którzy poświęcają czas na złożenie wniosku, ostatecznie wygrywają. Być może wygrywają po pewnym czasie, a nie wtedy, gdy naprawdę potrzebują pieniędzy. Możemy wrócić do tego później. Ogólnie uważam więc, że te działania są dobre, ale trzeba znaleźć sposób, aby firmy, które naprawdę potrzebują wsparcia, mogły lepiej z niego korzystać.

Galen Low: To zabawne, bo osobiście po prostu to akceptuję, szczególnie tutaj, w Kanadzie. Mówimy sobie: dobrze, wszystko będzie powolnym, biurokratycznym procesem rządowym.

Tak już jest. Jest skomplikowanie. Potrzebujesz przewodnika do przewodnika, żeby w ogóle dowiedzieć się, jak złożyć wniosek. Ale wszystko dzieje się teraz bardzo szybko i stoi za tym poczucie pilności. Wykonywałem sporo pracy dla sektora publicznego, więc rozumiem potrzebę ostrożnego gospodarowania pieniędzmi podatników.

Potrzebna jest pewna rygorystyczność, ale jeśli dobrze rozumiem, chodzi o to, że proces mógłby być nieco szybszy, aby innowacje rzeczywiście mogły powstawać. Oczywiście pojawią się nieuczciwi uczestnicy i ludzie próbujący zdobyć pieniądze, nawet jeśli nie spełniają kryteriów. Pewna kontrola jest więc konieczna. Myślę jednak, że masz rację — mogłoby być trochę szybciej.

Rachel Huang: I mogliby też jaśniej wyjaśniać, czego właściwie szukają i jak to uzyskać.

Galen Low: Właśnie. Proces oceny jest zrozumiały, ale nie powinieneś potrzebować pierścienia dekodującego, żeby przejść przez formularz. Dobrze, spójrzmy na to z szerszej perspektywy, bo wspomniałem wcześniej, że masz bardzo interesujące doświadczenie. Twoja kariera rzeczywiście związana jest z komercjalizacją technologii, a historia wcześniejsza i późniejsza również jest niezwykle ciekawa.

Czy możesz opowiedzieć, jak przeszłaś drogę od zawodowej tenisistki do założycielki startupu technologicznego, a także jaką rolę odgrywałaś i jakie masz doświadczenie w komercjalizacji technologii?

Rachel Huang: Dziękuję, że uznajesz moje doświadczenie za interesujące. Miałam sześć lat, gdy po raz pierwszy trzymałam rakietę tenisową i zdecydowałam, że zostanę zawodową tenisistką, bo właśnie tak się robi.

Gdy miałam dziesięć lat, przeprowadziłam się do Australii i zaczęłam trenować każdego dnia oraz grać w turniejach w weekendy. Chyba dotarłam do pierwszej 102 zawodniczek. Nie pamiętam dokładnego miejsca w australijskim rankingu kobiet, gdy miałam piętnaście lat i zaczęłam grać w turniejach międzynarodowych, ale doznałam kontuzji, jak wielu zawodników, więc skierowałam się ku studiom z zakresu inżynierii chemicznej i nauk biomedycznych.

Podczas studiów inżynierskich, na poziomie licencjackim, zainteresowałam się przedsiębiorczością dzięki konkursowi inżynierskiemu. Zaprojektowaliśmy turbinę wiatrową. Ludziom bardzo się spodobała. Otrzymaliśmy finansowanie w ramach programu akceleracyjnego, gdy miałam osiemnaście lat. Wtedy odkryłam swoją pasję: rozwiązywanie problemów, i to szybko, oraz rozwiązywanie problemów, które mają znaczenie dla ludzi.

Od tamtej pory pracowałam przy różnych startupach, zajmowałam się doradztwem i byłam współzałożycielką na zlecenie dla kilku startupów, aż trafiłam na mój najnowszy projekt komercjalizacji badań. Dotyczył on ścieków. Były to badania uniwersyteckie, w których wykorzystywałam swoje umiejętności z zakresu inżynierii chemicznej. Pomagałam komercjalizować tę technologię oczyszczania ścieków.

Nie spodziewałam się, że wszystko będzie tak powolne. Trzeba było zaangażować wiele osób i mówić właściwe rzeczy różnym interesariuszom. To było moje pierwsze doświadczenie z zarządzaniem projektem. Było naprawdę trudne, ale również dało mi świetne doświadczenie. Postanowiłam przeniknąć do biura transferu technologii, ponieważ było ono jednym z interesariuszy, których musiałam przekonać.

Ostatecznie dostałam tam pracę i pracowałam przez rok. Pod koniec dnia okazało się jednak, że to nie było miejsce dla mnie. Było to połączenie gwałtownego odejścia i przemyślanego wycofania. Czasami po prostu napotykasz ścianę i po tych wszystkich latach stwierdzasz, że nie warto już dalej tego ciągnąć.

Było to również przemyślane wycofanie, bo po tylu latach, gdyby projekt miał się dokądś posunąć, już by się posunął. Po prostu nie pasował do mojego tempa.

Galen Low: Widzę w tym motyw przewodni. Spodziewałem się, że powiesz o gwałtownym odejściu, bo wszystko poruszało się tak wolno, albo o świadomym odłączeniu się od tej roli, skoro i tak była to misja infiltracyjna na potrzeby twojego innego projektu.

Bardzo podoba mi się przejście od kariery zawodowej sportsmenki. Zgadzam się — nie z własnego doświadczenia, ale na podstawie obserwacji innych zawodowych sportowców — że wymaga ona ogromnego wysiłku i wytrwałości. To, co podoba mi się w tym motywie, to chęć szybkiego działania.

Szybkość ma znaczenie, a jednocześnie można zostać przytłoczonym złożonością, ciężarem i czasem potrzebnym na wykonanie rzeczy. A następnie nakłada się na to fakt, że rządy nie są znane ze swojej zwinności ani szybkości działania. Widzę to teraz w twojej obecnej misji i rozumiem, dlaczego ważne jest dla ciebie upraszczanie i przyspieszanie dostępu do wartościowego finansowania. Myślę, że to świetne podejście. Czy podczas projektu dotyczącego ścieków i innych projektów składałaś wiele wniosków o granty? Czy przeszłaś przez ten proces i uzyskałaś finansowanie z dostępnych programów?

Rachel Huang: Tak. Zapomniałam wspomnieć, że w międzyczasie pracowałam w KPMG przy grantach oraz ulgach podatkowych na badania i rozwój. Nie planowałam, aby sektor korporacyjny był dużą częścią mojej kariery, ale nauczyłam się tam bardzo wiele. Pomagałam firmom — od międzynarodowych korporacji po startupy — składać wnioski o granty i ulgi podatkowe na badania i rozwój o wartości setek milionów dolarów. W ten sposób nauczyłam się pisać zgodnie z kryteriami.

W KPMG mieliśmy prawdziwe pytania, ale także ich tłumaczenie. Podczas pisania nie odpowiadasz w rzeczywistości na to, co widzisz na stronie internetowej, tylko na pytania ukryte pod spodem. Nauczyło mnie to, aby nigdy nie czytać takich treści wyłącznie powierzchownie. Trzeba wejść głębiej i zrozumieć, dlaczego dane pytanie zostało zadane.

Co chcą zobaczyć, aby zatwierdzić wniosek? To było bardzo pomocne. Kiedy zajęłam się komercjalizacją badań, zastosowałam ten sam sposób myślenia. Zaczynałam od pytania: czego właściwie ma dowiedzieć się osoba zadająca to pytanie? To nie jest już takie proste. Złożyłam wiele wniosków o granty podczas komercjalizowania tej technologii.

Były to zarówno granty federalne, jak i mniejsze możliwości oferowane czasami przez prywatne organizacje. Niektóre procesy trwały nawet osiem miesięcy, zanim otrzymałam odpowiedź. Złożyłam jeden wniosek na samym początku procesu komercjalizacji badań i dwukrotnie poniosłam porażkę, ponieważ kryteria nie były zbyt jasne.

Nie potrafiłam dokładnie ocenić, czy spełniamy kryteria kwalifikowalności. Po dwóch próbach, za trzecim razem odniosłam sukces — już po odejściu z pracy. Odeszłam w styczniu, a w marcu otrzymałam wiadomość: „Gratulacje, otrzymałaś grant”.

Pomyślałam: „Świetnie. Nie wiem. Chyba gratulacje dla reszty grupy?”.

Galen Low: Projekt był przecież kontynuowany. Nie powiedziałaś: „Już go nie potrzebuję, przepraszam”.

Rachel Huang: Tak. Reszta grupy korzystała z tego grantu, więc dokonaliśmy wymiany udziałów. Wywołało to sporo stresu, ponieważ byłam wnioskodawczynią i główną badaczką.

Pozostali pełnili raczej funkcje wspierające. Musieliśmy poradzić sobie z obawami związanymi z tym procesem. Pokazuje to pewien obraz rządu: „Odeszła osoba prowadząca. Nie wiem, czy nadal otrzymacie grant”. A przecież chodziło o dokładnie ten sam projekt. Złożyłam więc wiele wniosków o granty, a od czasu odejścia z pracy rozmawiałam z założycielami firm.

Wróciłam do świata startupów i prowadziłam wiele badań rynku, aby sprawdzić, w czym mogę pomóc. Początkowo był to obszar zarządzania projektami, ponieważ wszyscy narzekają na zarządzanie projektami. Każdy ma na ten temat coś do powiedzenia. Łatwo wpaść w pułapkę myślenia: „Mogę zoptymalizować zarządzanie projektami. Mogę bardzo ułatwić życie inżynierom i kierownikom projektów”.

To jednak ogromny obszar. Trzeba od czegoś zacząć. Nie zastąpisz od razu Jiry ani Confluence czy Asany. Jedna rzecz szczególnie utkwiła mi w pamięci podczas jednej z pierwszych rozmów. Dyrektor techniczny startupu wartego wiele milionów dolarów powiedział: „Spędzam mnóstwo czasu na gromadzeniu dokumentacji dotyczącej badań i rozwoju”.

„Jeśli zajmujesz się zarządzaniem projektami i organizujesz dane, aby były łatwiej dostępne, czy możesz zrobić to dla mnie? Czy możemy zastosować to do badań i rozwoju?”. Odpowiedziałam: „Oczywiście. Nie tylko możemy zastosować to do badań i rozwoju — mogę napisać cały wniosek za ciebie. Mogę stworzyć system, który napisze cały wniosek, oszczędzając dziesiątki tysięcy dolarów”.

Obecnie zatrudniasz dużą firmę doradczą, która pobiera dużo pieniędzy, ponieważ może sobie na to pozwolić, mimo że wykonujesz większość pracy: tworzysz dokumentację i piszesz wszystkie wnioski.

Przedstawiłam ten pomysł kilku startupom i wszyscy powiedzieli: „Jasne, spróbuję”. Nie ma ryzyka. Jeśli nie będziesz zadowolony, zwrócę pieniądze, bo nadal testuję rozwiązanie. Jeśli klient nie będzie zadowolony, mogę zwrócić mu pieniądze, a on może wrócić do wcześniejszego doradcy i zapłacić dokładnie tyle samo.

Przygotowałam wszystko tak szybko, że nie było żadnej straty czasu. Proces trwa dokładnie tyle, ile zajmuje komuś odpowiedź na wiadomość e-mail. To była jedna z tych rzeczy, w które po prostu przypadkowo się zaangażowałam, a które od razu miały sens. Dlatego postanowiłam założyć ClaimKit.

Galen Low: Bardzo mi się to podoba, szczególnie w świecie startupów, a konkretnie startupów oferujących oprogramowanie jako usługę. Myślisz o rundach finansowania i o tym, jak budować kapitał na każdym etapie działalności. Zwykle mówimy o kapitale zalążkowym, inwestycjach aniołów biznesu i kolejnych rundach. To podstawowe finansowanie, ale finansowanie badań i rozwoju również jest pieniędzmi.

To kapitał i tlen w zbiorniku, który pozwala posunąć się nieco dalej i szybciej. Dowodem jest to, że wcześniej mówiłem o tobie jako o pierścieniu dekodującym, a okazuje się, że KPMG ma cały dział takich pierścieni dekodujących — zespół, który analizuje wniosek i nie traktuje pytań dosłownie, tylko rozkłada na części to, o co naprawdę chodzi.

Jak udzielić lepszej odpowiedzi, aby zabezpieczyć finansowanie dla klienta? To oczywiście bardzo cenna funkcja. Podoba mi się też to, że dostęp do pieniędzy nie musi być podstawą działania firmy. Być może żaden z twoich klientów nie zakłada, że poczeka dziesięć miesięcy, otrzyma środki i dopiero wtedy uruchomi projekt. To raczej finansowanie dodatkowe, ale bardzo podoba mi się ten pomysł.

Rachel Huang: Dodam coś do tego. Niektóre firmy rzeczywiście mają problemy finansowe. Startupy, z którymi pracowałam, dzwoniły i pytały: „Kiedy możemy złożyć ten wniosek?”. Chodziło o ulgę podatkową na badania i rozwój, która jest dość pewna, jeśli prowadzisz kwalifikowane działania.

To niemal gwarancja finansowania, a pieniądze odzyskuje się w ramach zeznania podatkowego. Niektórzy pytali: „Kiedy to będzie gotowe?”. Odpowiadałam: „Mogę przygotować to w ciągu kilku dni, a nawet dzisiaj”. Wtedy słyszałam: „O mój Boże, to bardzo by nam pomogło. Mamy środki na dwa miesiące działalności i pieniądze muszą trafić na konto w ciągu dwóch miesięcy”.

Odpowiadałam: „Dobrze. O rany, przyspieszmy więc to, co już jest przyspieszone”.

Galen Low: To jak stłuczenie szyby w sytuacji awaryjnej i uruchomienie niektórych ulg lub źródeł finansowania. Czy możesz przedstawić nam ogólny obraz? Różne rządy oferują różne ulgi i granty. Procesy i terminy są różne. Czy możemy przejść przez to z perspektywy ClaimKit — co robi, jak gromadzi dokumenty i jak wpisuje się w strategię finansowania firmy, która chce kontynuować działalność innowacyjną?

Rachel Huang: Istnieje wiele rodzajów grantów, a różne kraje mają różne strategie. Zacznę od ulg podatkowych na badania i rozwój, ponieważ występują one w wielu krajach i różnią się w zależności od miejsca.

W Stanach Zjednoczonych jest to ulga podatkowa. Jeśli firma przynosi zysk i płaci podatek, może odliczyć określoną kwotę od podatku. Nie są to pieniądze zwracane bezpośrednio na konto, ale nadal są bardzo przydatne, ponieważ stanowią darmowe środki. Jeśli płacisz podatek, nie chcesz płacić go aż tak dużo. Jeśli firma nie jest rentowna, może czasami skorzystać z ulgi dotyczącej podatku od wynagrodzeń. Jeżeli zatrudniasz pracowników, możesz zapłacić mniej.

Bardzo podoba mi się rozwiązanie australijskie, które zapewnia zwrot gotówki firmom osiągającym przychody poniżej 20 milionów dolarów. Jeśli prowadzisz kwalifikowane działania i masz dokumentację, aby je udowodnić, wypełniasz ogromny formularz. Jeśli robisz to samodzielnie, powodzenia. Potrzebujesz na to dużo czasu. Doradcy zwykle poświęcają na to od kilku tygodni do miesiąca, zależnie od ilości dokumentacji. Pobierają procent wartości, na przykład od 5 do 20%, co jest bardzo wysoką opłatą, a cały proces może trwać nawet dwa miesiące lub dłużej.

ClaimKit interpretuje zarówno samo ustawodawstwo, jak i wytyczne określające, co jest kwalifikowane, co nie jest i co otrzymuje finansowanie. Zna także całą listę pytań z formularza dostępnego w internetowym portalu branżowym. Ma więc te same informacje, które posiada doradca, i formułuje wszystkie odpowiedzi zgodnie z tymi zasadami.

Co ważniejsze, startupy i firmy chcące skorzystać z ulgi na badania i rozwój nie muszą samodzielnie przygotowywać większości dokumentacji. Mogą po prostu działać na co dzień, mieć zadania w Jira i zatwierdzenia kodu w GitHubie, a my łączymy się z tymi źródłami i tworzymy oś czasu postępów w projekcie.

Możemy generować comiesięczny raport pokazujący, że firma prowadzi ciągłe prace badawczo-rozwojowe oraz co może przedstawić za każdy tydzień lub miesiąc. Dzięki temu cały proces staje się dla firmy niezwykle łatwy. Nasi klienci mówią, że bardzo dobrze pracuje się nam z nieprzetworzonymi danymi.

Jeden z klientów ma trzy firmy. Jedna z nich od trzech lat współpracuje z dużą firmą doradczą. Druga jest nowa i nie miała zawartej umowy, więc klient chciał wypróbować ClaimKit. Przekazał mi dwie firmy, a trzecią pozostawił dużej firmie doradczej. Jak zwykle, wykonaliśmy pracę znacznie szybciej. Chętnie pracowaliśmy z surowymi danymi i nie traciliśmy czasu firmy.

To kierownik projektu wyszukuje całą dokumentację i przeprowadza rozmowy z inżynierami: „Nad czym pracowaliście? Ile procent czasu poświęciliście na poszczególne zadania?”. My pobieramy te informacje bezpośrednio ze źródeł.

Oszczędza to dużo czasu, jest tańsze, a dane są zawsze dostępne i można do nich wrócić. Jeśli zaciągasz na tej podstawie pożyczkę, na przykład pożyczkę pod ulgę na badania i rozwój, możesz śledzić prognozę i wykorzystać ją jako zabezpieczenie do ubiegania się o kolejną pożyczkę w tym samym roku finansowym, zwiększyć wydatki i uzyskać większy zwrot.

W pewnym sensie możesz więc zarabiać na pożyczkach.

Galen Low: Podoba mi się to, że rozpoczęliśmy rozmowę od stwierdzenia, iż wiele dostępnych grantów i źródeł finansowania jest powolnych. Decyzja, ocena i analiza wniosków trwają długo. Czasami dowiadujesz się, że otrzymałeś finansowanie, gdy jest już trochę za późno.

ClaimKit skraca natomiast ten element, na który masz wpływ: gromadzenie wszystkich danych i rozpoczęcie wypełniania wniosku. Zwykle trwa to kilka tygodni, a czasem nawet kilka miesięcy. Można też zbudować proces ciągłego raportowania. Nic dziwnego, że istnieją doradcy, którzy się tym zajmują, bo jest to bardzo żmudne.

Pamiętam, że kiedy mój syn był mały, chyba miał półtora roku, spędziłem całą przerwę świąteczną na wypełnianiu wniosku o grant. Słuchając cię, myślę: „To byłem ja”. Zadawałem ludziom pytania, gromadziłem informacje i pisałem je w sposób, który uważałem za przekonujący.

Surowe dane mówiły tylko, że ktoś poświęcił czas i napisał kod. Nie były oznaczone i nie miały taksonomii wskazującej, czy chodzi o badania i rozwój oraz czy wykonujemy coś innowacyjnego, co przyniesie korzyść naszemu krajowi i gospodarce. Zmarnowałem na to mnóstwo czasu i powiedziałem sobie: „Nigdy więcej”.

To sztuczna inteligencja interpretuje te informacje. ClaimKit ma własny zestaw reguł i nie tylko interpretuje pytania dosłownie, ale także wyszukuje odpowiedzi zgodnie z logiką pierścienia dekodującego. System pobiera dane i na ich podstawie generuje zgłoszenie.

Rachel Huang: ClaimKit wykonuje pracę doradcy. Bierze pytania oraz ustawodawstwo i wytyczne, które im towarzyszą. Na przykład pytanie o siedzibę firmy albo liczbę pracowników może w rzeczywistości oznaczać: „Jak bardzo firma przyczyni się do rozwoju lokalnej gospodarki?”. Im większa liczba, tym lepiej.

Są to subtelne kwestie ukryte gdzieś w wytycznych. Grant ma wspierać lokalną gospodarkę, a takie elementy łatwo przeoczyć. Podobnie pytanie o to, co dokładnie robisz w kontekście badań i rozwoju, może w rzeczywistości oznaczać: „Jaka jest twoja hipoteza?”.

To wskazówka, że należy odpowiedzieć w sposób naukowy: „To jest moja hipoteza, to jest metodologia, którą zastosowałam”. Trzeba napisać to jak pracę z nauk ścisłych na poziomie szkoły średniej. ClaimKit interpretuje takie wymagania, wskazuje idealną strukturę, a następnie wypełnia ją informacjami z surowych danych.

W procesie uczestniczy człowiek. Czasami jestem to ja, czasami inny agent podatkowy lub doradca. Przed wysłaniem wniosku sprawdzamy go, ponieważ zawsze chcemy mieć człowieka w procesie i pewność, że dostarczamy właściwy rezultat.

Być może w przyszłości sztuczna inteligencja stanie się na tyle dobra, że cały proces weryfikacji będzie mógł przeprowadzać agent AI. Na razie zdecydowanie pozostajemy przy udziale człowieka.

Galen Low: Pisanie tego jak pracy z eksperymentu naukowego na poziomie szkoły średniej dokładnie opisuje moje doświadczenie. Zajmowałem się trochę rozwojem biznesu, trochę innowacjami i trochę zarządzaniem projektami.

Nie każdy kierownik projektu słucha tego i mówi: „Oczywiście wypełniam wnioski grantowe”, ale dla osób, które to robią, oznacza to ogromną oszczędność czasu i wysiłku. Czy możemy porozmawiać o innych korzyściach dla liderów projektów i samych projektów, nie tylko o ClaimKit?

Rachel Huang: Grant ma kilka etapów. Pierwszy polega na odkryciu, że projekt w ogóle się kwalifikuje. Wiele projektów, które obecnie pozostają uśpione w organizacjach, mogłoby otrzymać finansowanie.

Najpierw trzeba dowiedzieć się, że istnieje grant, który można wykorzystać. To ogromna przeszkoda. Rządy i prywatne firmy nie reklamują takich możliwości w sposób, dzięki któremu wszyscy wiedzieliby o dostępnych pieniądzach. Zakładają, że jeśli chcesz pieniędzy, sam ich poszukasz. Kierownik projektu zajęty codzienną pracą i innymi obowiązkami zazwyczaj nie szuka finansowania.

Pierwszym etapem jest więc odkrycie możliwości. Staramy się dobrze znać wszystkie dostępne programy i dopasowywać je do klientów. Mówimy: „Widzę, że działasz w tym obszarze. Pojawiła się taka możliwość. Nie wiem, czy cię zainteresuje, ale jeśli tak, spróbuj. Możemy pomóc ci napisać wniosek”.

Drugi etap to ustalenie, czy spełniasz kryteria. Trzeba zinterpretować wytyczne i sprawdzić, czy firma ma właściwą formę prawną, czy mieści się w odpowiednim przedziale przychodów i tak dalej. To może być trudne, ponieważ dokumenty rządowe nie zawsze są napisane w sposób jasny. Oczywiście pomagamy także określić kwalifikowalność.

Następnie trzeba zdecydować, czy chcesz poświęcić czas na przygotowanie wniosku. W tym miejscu wiele osób utknie. Nawet jeśli się kwalifikują, mówią: „Pracuję dziewięćdziesiąt godzin tygodniowo i nie mam czasu na kolejny wniosek”. Automatyzujemy ten proces w możliwie największym stopniu. Czasami zadajemy kilka pytań doprecyzowujących albo od razu prosimy o informacje, aby nadać wnioskowi właściwy kierunek.

Usuwamy pisanie i ciągłe wątpliwości: „Czy to się kwalifikuje? Czy przedstawiam to we właściwy sposób?”. W połowie pisania można nabawić się syndromu oszusta i pomyśleć: „To nie brzmi dobrze. Chyba nie o to chodzi”. Zdejmujemy z klienta cały ten ciężar i dostarczamy dokument PDF, który można pobrać i wykorzystać.

Wielu klientów mówi: „Nie wiedziałem, że można napisać to w taki sposób. Teraz wygląda to naprawdę profesjonalnie”. Ostatni etap to złożenie wniosku. Jeśli masz już wszystkie odpowiedzi, możesz złożyć formularz lub raport. To nie jest najtrudniejsza część. Najtrudniejsze jest przygotowanie wszystkiego wcześniej.

Granty bywają otwarte tylko przez dwa miesiące, ale przygotowanie listów intencyjnych, formularzy i budżetu zajmuje właśnie tyle czasu, szczególnie jeśli w ciągu dnia pracujesz na pełen etat.

Galen Low: Łatwo przegapić termin.

Rachel Huang: Bardzo łatwo. Osoby, które złożą wniosek, nawet jeśli jest on słabszy od twojego, otrzymują finansowanie, ponieważ podjęły próbę.

Galen Low: Bardzo interesujący jest ten etap odkrywania możliwości. Niełatwo dowiedzieć się o takich programach, podobnie jak o wielu innych rodzajach tak zwanych darmowych pieniędzy. Nie lata za nimi samolot z banerem. Trzeba ich poszukać.

Niedawno rozmawiałem w podcaście ze Stevenem Devoe o prowadzeniu projektów jako inwestycjach. Powiedział, że jeśli dobrze rozumiesz mechanizmy biznesowe wokół swojego projektu, możesz powiedzieć: „Jeśli zwiększymy budżet o określoną kwotę, możemy zwiększyć oczekiwaną lub potencjalną wartość projektu o inną kwotę”.

Wszyscy znamy radę: „Poproś sponsora o więcej pieniędzy”. Podoba mi się jednak perspektywa: „Jeśli złożymy wniosek o ten grant i go otrzymamy, kwalifikujemy się. Taka możliwość istnieje”. To pozytywne ryzyko — coś, co może bardzo dobrze się dla nas skończyć.

Zamiast poświęcać dwa miesiące na ręczne wypełnianie formularzy, możemy wykorzystać istniejące surowe dane i wsparcie, aby wszystko zebrać. Nie skrócimy czasu oceny, ale możemy przynajmniej spróbować. Jeśli otrzymamy środki, może to całkowicie zmienić zakres rezultatów projektu.

Kierownicy projektów często wykorzystują dodatkowy budżet, aby odciążyć zespół, uzupełnić braki albo pokryć przekroczenia kosztów. Możemy również przywrócić wymaganie, które wcześniej odrzuciliśmy, bo było zbyt drogie. Jeśli zrealizujemy je jako pierwsi, możemy zarobić znacznie więcej.

Rachel Huang: Istnieje kilka sposobów podejścia do tego problemu. Granty często dopuszczają partnerstwa. Główny wnioskodawca musi spełniać kryteria. Jeśli interesuje cię grant w konkretnym kraju, możesz znaleźć lokalnego partnera, który złoży wniosek. Jeśli nie jesteś właściwym rodzajem podmiotu, możesz znaleźć organizację spełniającą ten warunek i wystąpić jako partner wspierający.

Możecie uzgodnić podział pieniędzy, zakres pracy każdej organizacji i sposób współpracy. Tak często firmy uzyskują kwalifikowalność. Niektóre kraje mają lepsze zachęty niż inne, ponieważ jest to strategia rządu mająca przyciągnąć talenty i właściwe organizacje.

Singapur i Korea Południowa oferują bardzo dobre zachęty i granty. W Niemczech istnieją programy dla młodych ludzi, którzy chcą zrobić rok przerwy w studiach i otrzymywać wynagrodzenie za rozpoczęcie działalności startupowej. Różne kraje zachęcają ludzi do zakładania firm, ponieważ na tym opiera się część ich produktu krajowego brutto.

Australia ma bardzo dobrą ulgę na badania i rozwój, zapewniającą zwrot gotówki firmom o przychodach poniżej 20 milionów dolarów. Możesz utworzyć lokalny australijski zespół zajmujący się roszczeniami z tytułu badań i rozwoju. Jeśli jesteś podmiotem amerykańskim i i tak zatrudniasz pracowników za granicą, możesz rozważyć Australię. Wiele międzynarodowych firm tak robi, ponieważ uzyskują tam większą korzyść z wydanych pieniędzy.

Galen Low: Mam doświadczenie w branży filmowej. Nie zajmowałem się nią bardzo głęboko, ale ulgi podatkowe są tu dobrym przykładem. Niektóre kraje oferują ulgi dużym produkcjom filmowym, aby kręciły tam swoje filmy.

Studiowałem na uniwersytecie w zachodniej Kanadzie, gdzie zawsze powstawał jakiś serial telewizyjny albo film. Kanada oferowała ulgi podatkowe, a my mieliśmy wykwalifikowanych pracowników, ponieważ rozwinęliśmy wokół tego branżę. Stało się to realnym źródłem finansowania na poziomie uniwersyteckim.

Z zewnątrz wiele osób postrzega takie programy jako biurokratyczne pokonywanie przeszkód, pozbawione logiki i niepotrzebnie tajemnicze. Ty jednak dobrze to wyjaśniłaś. Kraje zależą od swoich gospodarek i produktu krajowego brutto, a rządy próbują przyciągać talenty, aby zwiększać bogactwo gospodarcze. Firmy działają podobnie. Narzekamy na budżety, ale pieniądze napędzają świat, projekty i rozwój startupów.

To ekosystem wzajemnych korzyści. Nie chodzi o kłamstwo ani manipulację. Trzeba zrozumieć, dlaczego istnieje dany grant, i przedstawić swoje działania w sposób zrozumiały z perspektywy interesariuszy.

Czy widzisz, aby świat innowacji technologicznych i komercjalizacji technologii zmienił się w najbliższej przyszłości? Czy małe, przedsiębiorcze firmy będą miały w tej przyszłości swoje miejsce?

Rachel Huang: To dobre pytanie. Nie jestem pewna, czy sytuacja się zmieni, ponieważ takie zmiany zajmują dużo czasu. Nie warto więc zanadto rozbudzać nadziei. Najlepiej zastanowić się, jak pracować z systemem i sytuacją, które mamy obecnie.

Budżety rządowe się zmieniają. Wiele grantów nagle znika i przestaje istnieć. Mogą pojawić się cięcia budżetowe albo zespół może zostać przydzielony do innych zadań.

Jeśli chodzi o duże firmy technologiczne i małe, przedsiębiorcze startupy, najważniejsza jest współpraca oraz unikanie konkurowania w niewłaściwych obszarach. Startup musi wprowadzać innowacje, ale nie powinien próbować bezpośrednio konkurować z gigantami technologicznymi. W przeciwnym razie szybko wypadnie z rynku, chyba że ma bardzo silną przewagę.

Trudno pozyskać finansowanie na bardzo konkurencyjnym rynku, jeśli nie potrafisz przekonać wszystkich, że wygrasz. Istnieje wiele grantów koncentrujących się na współpracy dużych firm z małymi, rozwijającymi się startupami. Czasami nazywa się to współpracą branżową, a czasami projektem współpracy.

W Europie jest to bardzo powszechne, ponieważ cały ekosystem został zbudowany w ten sposób. Startup powinien wykorzystywać swoje mocne strony: szybkość, testowanie rozwiązań niskim kosztem, koncentrację na jednej rzeczy i wykonywanie jej bardzo dobrze.

Duże firmy technologiczne mają znacznie więcej klientów, funkcji do dostarczenia i elementów do utrzymania. Mają starszy kod i starsze procesy, które muszą obsługiwać. Każdy nowy projekt wymaga zgody wielu poziomów i interesariuszy. W startupie trzech założycieli może po prostu powiedzieć: „Zróbmy to”.

Tak powinny działać startupy. W ten sposób znajdują niszę, stają się wartościowe i mogą współpracować z dużymi firmami, a być może kiedyś zostać przez nie przejęte.

Galen Low: Bardzo podoba mi się takie ujęcie, ponieważ nigdy nie połączyłbym tego z pojęciem współpracy. To prawda, a niektóre granty właśnie tak się nazywają. Przedsiębiorczość jest cenna. Duża firma nie może działać w tak zwinny sposób, więc współpracuje z kimś, kto potrafi szybko iterować nad wąskim wycinkiem problemu.

ClaimKit jest bardzo wyspecjalizowaną firmą. Możesz skoncentrować się na jednym obszarze, rozwijać go głęboko i szybko. Duża organizacja może nie mieć na to miejsca ani czasu. To nie jest bezpośrednia konkurencja z gigantami, ale istnieje rynek, a w przyszłości także możliwość przejęcia przez większy system.

Rachel, bardzo ci dziękuję. Dla zabawy: czy masz pytanie, które chciałabyś mi zadać?

Rachel Huang: Tak. Prowadzisz ten podcast od pewnego czasu. Jaki temat najbardziej cię pasjonuje? O czym najbardziej lubisz rozmawiać?

Galen Low: To podchwytliwe pytanie. Zawsze najbardziej interesuje mnie projektowanie skoncentrowane na człowieku w przestrzeni cyfrowej. Może dotyczyć wyłącznie rozwiązań cyfrowych albo doświadczeń z komponentem cyfrowym. Uwielbiam rozmawiać o tym, jak technologia cyfrowa, poprzez projekty, pomaga ludziom lepiej żyć, wyrównuje szanse i tworzy nowe doświadczenia.

To temat, do którego zawsze lubię wracać. Mój sekret polega na tym, że prowadzę podcast właśnie po to, aby móc go wplatać w każdą rozmowę. Każda rozmowa może do niego prowadzić. Technologia jest świetna, a biznes jest ważny, ale ostatecznie wszystko sprowadza się do ludzi, interakcji i innowacji, które przynoszą korzyść innym.

To wielka misja — nie moja osobista, ale sposób, w jaki postrzegam misję pracy projektowej i współpracy. Napędza ona ludzki postęp i może poprawiać nasze życie. Uważam, że to wspaniałe.

Rachel Huang: Jesteś po prostu osobą o szerokich zainteresowaniach. Moją podchwytliwą odpowiedzią jest komercjalizacja technologii w celu wywierania pozytywnego wpływu na ludzi.

Galen Low: Właśnie. Nie ma w tym nieprzyjemnego elementu. Nie przychodzisz do klienta i nie mówisz: „Możesz dziesięciokrotnie zwiększyć marżę, korzystając z tego grantu”. Mówisz: „Jak możemy bardziej wprowadzać innowacje i nie utknąć w ograniczających terminach w świecie, w którym sztuczna inteligencja i inne nowe technologie zmuszają nas do szybkiego działania?”.

To źródło finansowania jest jak studnia z bardzo powolną wyciągarką. Woda jest dostępna, ale dotarcie do niej zajmie rok, podczas gdy wszyscy potrzebujemy jej od razu. Doceniam twoją perspektywę i dziękuję, że pojawiłaś się w programie. Dużo dziś omówiliśmy. Gdzie mogą znaleźć cię osoby, które chcą dowiedzieć się więcej o tobie, ClaimKit i twojej pracy?

Rachel Huang: Na LinkedInie oraz na stronie claimkit.co. Tam będzie dostępny produkt.

Galen Low: Świetnie. Umieszczę również te linki w notatkach do odcinka — do twojego profilu i strony ClaimKit. Rachel, jeszcze raz bardzo dziękuję za udział w programie i tę rozmowę. Świetnie się bawiłem.

Rachel Huang: Ja również. Chętnie wrócę.

Galen Low: Na pewno cię zaprosimy.

Rachel Huang: Porozmawiamy o memach, o memach związanych z zarządzaniem projektami.

Galen Low: Zróbmy to.

Dobrze, to wszystko w dzisiejszym odcinku podcastu The Digital Project Manager. Jeśli podobała ci się ta rozmowa, zasubskrybuj podcast w aplikacji, w której go słuchasz. Jeśli chcesz poznać jeszcze więcej praktycznych wskazówek, studiów przypadków i gotowych schematów działania, odwiedź stronę thedigitalprojectmanager.com.

Do następnego razu. Dziękuję za słuchanie.