Jak agencje mogą w pełni wykorzystać potencjał swoich niezależnych kierowników projektów
W dzisiejszym szybko zmieniającym się, nieustannie ewoluującym cyfrowym świecie agencje coraz częściej polegają na elastyczności i wiedzy specjalistycznej kontraktowych kierowników projektów, aby sprawnie realizować złożone projekty.
Galen Low wraz z Marissą Taffer — założycielką M. Taffer Consulting — szczegółowo omawia zawiłości związane z zatrudnianiem kontraktowych kierowników projektów i maksymalizowaniem wartości, jaką wnoszą.
Najważniejsze punkty wywiadu
- Korzyści z zatrudniania kontraktowych kierowników projektów [01:40]
- Agencje wzbraniają się przed zatrudnianiem kontraktowych kierowników projektów, ponieważ obawiają się braku możliwości skalowania lub niedopasowania do swoich potrzeb.
- Korzyści dla agencji wynikające ze współpracy z kontraktowymi kierownikami projektów:
- Obsługa nadmiaru pracy lub projektów o dużym potencjale, ale ograniczonych zasobach.
- Pomoc mniejszym agencjom w odzyskaniu czasu właściciela na rozwój i strategię poprzez przejęcie zadań związanych z zarządzaniem projektami.
- Wsparcie w kształtowaniu stanowiska kierownika projektu i określaniu jego potrzeb przed zatrudnieniem osoby na pełen etat.
Dla właścicieli mniejszych agencji jedną z największych zalet kontraktowego kierownika projektu jest to, że może on pomóc w kształtowaniu stanowiska.
Marissa Taffer
- Droga Marissy do doradztwa [05:15]
- Marissa przeszła ze sprzedaży do zarządzania projektami po pracy w startupie.
- Nieoczekiwane zwolnienie skłoniło ją do ponownej oceny swojej ścieżki kariery.
- Za namową mentora zaczęła pracować jako freelancerka i ostatecznie skoncentrowała się na doradztwie w zakresie zarządzania projektami.
- Jej doświadczenie zarówno w zarządzaniu projektami, jak i tworzeniu treści pozwala jej lepiej rozumieć potrzeby zespołów kreatywnych.
- Marissa nie zgadza się z określeniem „wynajęty najemnik” używanym do opisywania freelancerów.
- Twierdzi, że udana relacja z freelancerem ma charakter symbiotyczny, co oznacza, że obie strony czerpią z niej korzyści.
- Jej pięcioletnie doświadczenie w zarządzaniu obsługą klienta dla tej samej agencji jest tego przykładem.
- Jej celem jest pomaganie klientom w rozwoju i odnoszeniu sukcesów.
- Najważniejsze cechy zdrowej relacji między agencją a wykonawcą [10:09]
- Marissa uważa interesującą pracę za jedną z najważniejszych cech zdrowej relacji między agencją a kontraktowym kierownikiem projektu.
- Lubi szeroki zakres klientów i projektów.
- Wyraźnie zdefiniowane role to kolejna ważna cecha. Woli strategiczne partnerstwo od roli „wynajętego najemnika”.
- Agencja i freelancer muszą wzajemnie rozumieć swoje oczekiwania.
- Jasno określony projekt, różnorodność pracy i oczekiwania są ważne dla zdrowej relacji między freelancerem a agencją.
- W przypadku długoterminowej relacji cechy te mogą z czasem wymagać dostosowania.
Freelancerzy powinni znać siebie i wiedzieć, co lubią. O wiele chętniej i łatwiej będzie wam rano wstawać do pracy, gdy będziecie mówić „tak” rzeczom, które naprawdę was inspirują.
Marissa Taffer
- Oczekiwania budżetowe i wycena [13:52]
- Agencje muszą uwzględnić budżet i dopasować go do poziomu doświadczenia freelancera.
- Wyższe stawki zwykle odpowiadają większemu doświadczeniu i umiejętnościom.
- Znalezienie dobrego freelancera nie zależy wyłącznie od ceny. Platformy takie jak Upwork z funkcją „sortowania według ceny” mogą nie być najlepszym wyborem pod względem jakości.
- Agencje mogą oceniać potencjalnych freelancerów poprzez:
- Proszenie o rekomendacje.
- Proszenie o możliwość rozmowy z byłymi klientami freelancera w charakterze osób udzielających referencji.
- Sprawdzanie przejrzystości i gotowości do kontaktu z osobami udzielającymi referencji.
- Zarówno freelancer, jak i agencja powinni upewnić się, że dobrze do siebie pasują, wykraczając poza same kwalifikacje. Projekt próbny może pomóc ocenić wzajemne dopasowanie.
- Wiedza o tym, czego agencja oczekuje od freelancera, ma kluczowe znaczenie przy zadawaniu właściwych pytań podczas sprawdzania referencji.
- Choć rekomendacje są pomocne, konieczna jest ich weryfikacja, aby uniknąć potencjalnej stronniczości, na przykład w przypadku znajomego lub członka rodziny.
- Zapisy umowne i negocjacje [19:04]
- Dwa zapisy, które freelancerzy mogą uznać za problematyczne w umowach z agencjami:
- Gwarantowana liczba godzin: ten zapis może być nieelastyczny i utrudniać freelancerom zarządzanie obciążeniem pracą oraz dochodami.
- Brak obowiązku odwołania spotkania z wyprzedzeniem: może to zakłócać harmonogram freelancera i utrudniać planowanie dnia.
- Marissa proponuje alternatywne rozwiązania:
- „Górna” i „dolna” granica liczby godzin tygodniowo: zapewnia to większą elastyczność, jednocześnie dając obu stronom ogólne pojęcie o wymaganym nakładzie czasu.
- Oszacowanie łącznej liczby godzin projektu, a następnie podzielenie jej przez liczbę tygodni: pozwala to uwzględnić wahania, a jednocześnie gwarantuje freelancerowi minimalne wynagrodzenie.
- Obowiązek odwoływania spotkań z 48-godzinnym wyprzedzeniem: chroni czas freelancera, zapewniając jednocześnie pewien margines w nagłych sytuacjach.
- Dwa zapisy, które freelancerzy mogą uznać za problematyczne w umowach z agencjami:
- Rozumienie sprzeciwu klienta [25:37]
- Freelancerzy mogą spotkać się ze sprzeciwem wobec zapisów umowy, ponieważ niektórym agencjom brakuje zrozumienia specyfiki pracy freelancera.
- Przykładem może być agencja oczekująca zarezerwowania konkretnych godzin pracy w harmonogramie freelancera.
- Marissa postrzega umowy jako zabezpieczenie, podobne do intercyzy, przeznaczone na najgorsze scenariusze, a nie codzienne sytuacje.
- Okazjonalne przełożenie terminu jest czymś normalnym, ale powtarzające się problemy uzasadniałyby rozmowę.
- Klauzule zakazu konkurencji i poufność [28:23]
- Złożone umowy zawierające nieznane terminy prawne mogą onieśmielać freelancerów.
- Dobra relacja między klientem a freelancerem powinna opierać się na zaufaniu, jasnej komunikacji i unikaniu niepotrzebnych ograniczeń.
- Freelancerzy mogą niechętnie podpisywać klauzule zakazu konkurencji, które ograniczają ich możliwość pracy z innymi klientami.
- Solidna umowa o zachowaniu poufności (NDA) jest cenniejsza niż klauzula zakazu konkurencji w zakresie ochrony informacji poufnych.
- Wdrożenie i integracja kontraktowego PM [34:01]
- Najważniejsze kwestie dla agencji obejmują:
- Przedstawienie niezależnemu PM-owi przeglądu używanych narzędzi i procesów.
- Zapewnienie krótkiego omówienia konkretnej konfiguracji używanej w tych narzędziach.
- Wskazanie mocnych i słabych stron członków zespołu oraz obszarów wymagających dodatkowej uwagi.
- Proces wdrażania może być bardziej złożony w zespołach składających się wyłącznie z kontraktorów, gdzie agencja może potrzebować:
- Zrozumienia powodów wyboru każdego freelancera.
- Oceny ich doświadczenia, szczególnie w środowisku agencyjnym.
- Rola niezależnego PM-a obejmuje:
- Identyfikowanie potencjalnych zagrożeń i proaktywne informowanie o nich agencji.
- Unikanie niepotrzebnych zajęć pozorowanych podczas wdrażania i koncentrowanie się na istotnych informacjach dotyczących projektu.
- Niezależny PM powinien wiedzieć, co agencja „sprzedała” klientowi, i dążyć do spełnienia tych oczekiwań.
- Choć nacisk kładziony jest na zarządzanie projektem, niezależny PM może zidentyfikować dodatkowe możliwości biznesowe dla agencji i przekazać je opiekunowi klienta.
- Najważniejsze kwestie dla agencji obejmują:
- Skuteczna komunikacja i jasność ról [41:46]
- Agencje nadużywają tytułów takich jak „starszy programista” bez jasnego określenia zakresu odpowiedzialności. Powoduje to niejasności dotyczące tego, kto podejmuje decyzje (PM czy starsi członkowie zespołu).
- Starsi członkowie zespołu, tacy jak programiści, angażują kierownika projektu (PM) w decyzje, których PM nie powinien podejmować, na przykład w wybór makiety.
- PM nie jest pewien swojej roli w projekcie. Czy oczekuje się od niego praktycznego zarządzania, czy nadzorowania planu na wysokim poziomie?
- PM powinien otwarcie komunikować się z agencją, aby rozumieć oczekiwania i unikać dublowania pracy.
- PM powinien angażować starszych członków zespołu w dyskusje, gdy potrzebna jest ich wiedza, ale podejmowanie decyzji powinno odbywać się zgodnie z jasno określonymi rolami.
- PM-owie powinni zabierać głos i wnosić wkład w dyskusje, a nie pozostawać bierni.
- Otwarta komunikacja pozwala PM-om wcześniej identyfikować problemy i możliwości usprawnień.
- Celem jest wspólne znajdowanie rozwiązań, a nie wygrywanie sporów. PM-owie wnoszą do dyskusji swoją wiedzę, ale powinni być otwarci na alternatywne punkty widzenia.
- Znalezienie właściwego kontraktowego kierownika projektu [45:06]
- Zacznij od swojej sieci kontaktów: poproś o polecenia współpracowników lub znajomych z branży.
- Szukaj rekomendacji: dobrym sygnałem jest to, że freelancer ma sieć zadowolonych klientów, którzy polecają go innym.
- Korzystaj z platform internetowych: szukaj freelancerów na LinkedIn lub innych platformach zawodowych. Przeczytaj ich profile i sprawdź, czy ich podejście jest Ci bliskie.
- Rozmowy wstępne: umów bezpłatną konsultację, aby omówić swoje potrzeby i sprawdzić, czy istnieje dobre dopasowanie.
Poznaj naszego gościa
Marissa Taffer, PMP, A-CSM jest założycielką i prezeską M. Taffer Consulting. W ramach swojej praktyki konsultingowej pomaga organizacjom w zakresie procesów i narzędzi do zarządzania projektami. Pełni również funkcję menedżerki projektu w niepełnym wymiarze, wspierając agencje cyfrowe, działy marketingu i inne firmy konsultingowe.
Nie zawsze potrzebujesz specjalistycznej wiedzy na najwyższym poziomie; czasami po prostu potrzebujesz kogoś, kto wykona zadanie. Potrzebujesz kogoś, kto może dołączyć do zespołu i zapewnić wsparcie podobne do tego, jakie oferuje koordynator projektu, pomagając przygotować plany projektu i dbając o jego sprawny przebieg. Jeśli właśnie tego potrzebujesz, zatrudnij osobę do takiej roli.
Marissa Taffer
Materiały z tego odcinka:
- Dołącz do społeczności Digital Project Manager
- Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać nasze najnowsze artykuły i podcasty
- Połącz się z Marissą na LinkedInie
- Sprawdź M. Taffer Consulting
Powiązane artykuły i podcasty:
Przeczytaj transkrypcję:
Testujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Prosimy o wyrozumiałość w przypadku literówek, ponieważ bot nie zawsze rozpoznaje wszystko w 100% poprawnie.
