De opkomst van productiviteitsparanoia in de VS en hoe je ermee omgaat

Microsofts Werktrendindex: Pulse-rapport stelde vast dat werknemers weliswaar een nieuw tijdperk van hybride werken hebben omarmd, maar dat 85 procent van de werkgevers er niet van overtuigd is dat werknemers buiten kantoor even productief zijn – wat leidt tot ‘productiviteitsparanoia’.

De technologiegigant definieerde productiviteitsparanoia als de situatie waarin leidinggevenden vrezen dat verminderde productiviteit het gevolg is van werknemers die niet werken, ook al zijn het aantal gewerkte uren, het aantal vergaderingen en andere activiteitsmetingen toegenomen. Uit hun onderzoek bleek dat 87 procent van de werknemers aangaf productief te zijn op het werk, maar dat slechts 12 procent van de leidinggevenden er volledig op vertrouwde dat hun team productief was.

Er is hier sprake van een duidelijke kloof: sommige werkgevers lijken moeite te hebben om hun personeel te vertrouwen en zetten werknemers onder druk om te bewijzen dat ze efficiënt werken wanneer ze niet op kantoor zijn.

Om te ontdekken in welke van de grootste steden van de VS werkgevers het meest en het minst paranoïde zijn, The Digital Project Manager heeft onderzoek gedaan naar dit onderwerp.

We analyseerden staatswetten rond het monitoren van werknemers, het volume van relevante Google-zoekopdrachten en het percentage Indeed-vacatures waarin op afstand werkende werknemers werden gezocht. Door de gegevens te normaliseren, hebben we voor elke onderzochte stad een algemene paranoiascore berekend en toegekend.

Bekijk de onderstaande tabel voor de volledige gegevens en lees verder voor onze gedetailleerde analyse en beste tips om soepel met deze situatie om te gaan:

Uit ons onderzoek bleek dat Atlanta, Georgia, de Amerikaanse stad is waar werkgevers het meest worden getroffen door productiviteitsparanoia, met een algemene paranoiascore van 8,9.

We ontdekten dat werkgevers in Georgia wettelijk geen toestemming nodig hebben om e-mails of gesprekken te controleren, of om werknemers hun webcams te laten inschakelen. Ze mogen ook de locatie van hun werknemers volgen.

Als we kijken naar de zoekgegevens van Google, heeft Atlanta het afgelopen jaar gemiddeld 602 Google-zoekopdrachten per hoofd van de bevolking gehad (per 100.000 inwoners) die verband hielden met het monitoren van werknemers. Hierbij gaat het onder andere om zoekopdrachten als “webcam monitoren” en “software voor het monitoren van werknemers”.

Daarnaast bood slechts zes procent van de Indeed-vacatures voor banen in de omgeving ‘thuiswerken’ aan (3.003 van de 49.885 advertenties).

Wichita, Kansas, is de op één na zwaarst getroffen stad door productiviteitsparanoia, met een algemene paranoiascore van 8,6.

Net als in Atlanta mogen werkgevers in Kansas de e-mails van hun werknemers controleren en kunnen ze wettelijk eisen dat werknemers hun webcams inschakelen tijdens virtuele vergaderingen.

Een klein verschil is echter dat Kansas een staat met toestemming van één partij is. Dit betekent dat het illegaal is om een apparaat te gebruiken om communicatie af te luisteren, te versterken of op te nemen zonder toestemming van ten minste één persoon die aan het gesprek deelneemt.

Hoewel dit beter klinkt, betekent het dat een werkgever toestemming kan geven voor deze activiteiten zonder instemming van de werknemers – dit is naar men kan stellen net zo slecht als helemaal geen beperkingen hebben.

Het afgelopen jaar waren er in Wichita 332 Google-zoekopdrachten per hoofd van de bevolking die verband hielden met het monitoren van werknemers, en iets meer dan twee procent van de Indeed-vacatures in de stad stond ‘thuiswerken’ toe. Dit komt neer op 229 advertenties van de 10.463 vacatures die op het moment van het onderzoek online stonden.

Op de derde plaats van Amerikaanse steden met de meest paranoïde werkgevers staat Louisville in Kentucky, met een algemene paranoiascore van 8,3.

Ook Kentucky heeft een veel meer werkgeversvriendelijke benadering van e-mailprivacy. Werkgevers mogen e-mails lezen die zijn verzonden naar e-mailadressen die zij aan een werknemer hebben verstrekt, mits zij de werknemer vooraf op de hoogte hebben gesteld van hun voornemen om dit te doen.

Dezelfde aanpak geldt voor het monitoren van gesprekken die via telefoons van het werk worden gevoerd. Werknemers kunnen ook worden ontslagen omdat ze weigeren hun webcams in te schakelen, vanwege het principe van ontslag zonder opgaaf van reden.

Ondanks deze regelgeving waren er in Louisville veel minder Google-zoekopdrachten over het monitoren van werknemers: slechts 246 zoekopdrachten per hoofd van de bevolking in het afgelopen jaar. Slechts 2,1 procent van de vacatures in Louisville is bovendien als thuiswerkfunctie geclassificeerd, wat neerkomt op ongeveer 500 advertenties van de 24 duizend vacatures op Indeed.

De top vijf van Amerikaanse steden die het meest door productiviteitsparanoia worden getroffen, wordt gecompleteerd door Kansas City in Missouri (paranoiascore: 8,2) en Indianapolis in Indiana (paranoiascore: 7,7). Werkgevers in beide plaatsen boden in slechts drie procent van de vacatures ‘thuiswerk’ aan, en de wetgeving van de staten beperkt het monitoren van e-mails, gesprekken of locaties niet.

Uit het onderzoek bleek dat San Francisco, Californië, de stad is met de minst paranoïde werkgevers, met een algemene paranoiascore van 0,7. Vergeleken met Atlanta, Georgia, dat we identificeerden als de meest paranoïde stad met een paranoiascore van 8,9, is dit een enorme verbetering.

Meer dan 10,5 procent van de Indeed-vacatures in San Francisco werd aangemerkt als werk op afstand, wat erop wijst dat de werkgevers in de stad meer vertrouwen hebben in de bevolking van 887.000 inwoners .

Dit is aanzienlijk hoger dan in andere steden in de staat, zoals Bakersfield, waar slechts één procent van de advertenties werken op afstand aanbiedt. Werknemers in San Francisco zullen het aangeboden werk op afstand waarschijnlijk verwelkomen, aangezien uit een recent onderzoek bleek dat meer dan 53 procent het aantal dagen dat zij op kantoor doorbrengen wilde verminderen.

Daarnaast kent de staat Californië een wet inzake toestemming van twee partijen – het is daarom strafbaar om e-mails en telefoongesprekken van werknemers te controleren zonder toestemming van alle betrokken partijen.

Werknemers zijn echter verplicht hun webcams aan te zetten wanneer hun werkgever daarom vraagt, en jaarlijks zijn er gemiddeld 288 Google-zoekopdrachten per hoofd van de bevolking over het monitoren van werknemers; dit laat zien dat werkgevers, ondanks dat Californië de beste staat is van alle onderzochte staten, tot op zekere hoogte nog steeds geïnteresseerd zijn in het monitoren van werknemers.

Chicago, Illinois, is de op één na minst door productiviteitsparanoia beïnvloede stad, met een paranoiascore van 1,2. Ongeveer 5,5 procent van de Indeed-vacatures in Chicago staat werken op afstand toe en in het afgelopen jaar waren er gemiddeld slechts 162 Google-zoekopdrachten per hoofd van de bevolking over het monitoren van werknemers.

Meer dan 27 procent van de bevolking van Chicago werkt in professionele en zakelijke sectoren. En net als volgens de Californische wet is in Illinois toestemming van alle partijen vereist voordat werkgevers e-mails en telefoongesprekken mogen monitoren.

Het lijkt er zelfs op dat werkgevers in deze steden hun onderzoek hebben gedaan voordat ze terugkeerden naar het kantoorleven. Uit een onderzoek bleek dat bijna zes op de tien werknemers aangaven tijdens de pandemie productiever thuis te werken, wat waarschijnlijk leidde tot meer vertrouwen vanuit het hoger management.

Op de derde plaats staat Los Angeles, Californië, met een lage paranoiascore van 1,4 en 142 Google-zoekopdrachten per hoofd van de bevolking in het afgelopen jaar over het monitoren van werknemers.

Hoewel LA de thuisbasis is van het op twee na grootste zakendistrict van Noord-Amerika, stond slechts 4,3 procent van de vacatures werken op afstand toe (2.167 vacatures van de meer dan 50.000 vacatures die ten tijde van dit onderzoek actief waren).

De top vijf wordt aangevuld door de Californische steden San Diego en San Jose, die respectievelijk de vierde en vijfde plaats innemen met paranoiascores van 1,6 en 1,9. 3,7 procent van de vacatures in San Diego en 3,8 procent van de vacatures in San Jose bood mogelijkheden om op afstand te werken.

Californische steden bezetten negen van de tien hoogste plaatsen die het minst door productiviteitsparanoia worden beïnvloed. Uit deze gegevens blijkt duidelijk dat Californië de minst paranoïde werkgevers in de VS heeft en dat dit iets kan zijn om te overwegen voor werkzoekenden die bereid zijn te verhuizen.

Dit is bijzonder interessant, omdat uit een recent onderzoek naar inkomen en werkgelegenheid ook bleek dat Californië de ‘gelukkigste stad’ van de VS had.

Wanneer werknemers op afstand werken, kan het gemakkelijk zijn om aan te nemen dat ze niet zo hard werken als toen je ze fysiek op kantoor kon zien. Veel mensen merken echter dat thuiswerken beter bij hen past dan een kantooromgeving, die soms luidruchtig of afleidend kan zijn.

De beste manier om productiviteit in een team dat op afstand werkt te stimuleren, is door geluk te bevorderen. Gelukkige werknemers werken namelijk eerder hard voor je en zijn ook lichamelijk vaker in staat om dat te doen (ze raken niet opgebrand of raken overmatig gestrest, wat leidt tot meer verzuim).

Bouw vertrouwen op met je werknemers door ervoor te zorgen dat ze zich gehoord voelen wanneer ze zorgen uiten, door ze de flexibiliteit te geven om te werken waar en wanneer dat het beste bij hen past, en door ze waar passend te betrekken bij beslissingen die hen aangaan.

Een opdringerige benadering van de privacy van werknemers zal waarschijnlijk leiden tot een ongelukkig personeelsbestand, waardoor werknemers ervoor kunnen kiezen om op zoek te gaan naar andere, meer tegemoetkomende mogelijkheden.

Wanneer het goed wordt aangepakt, kan het monitoren van werknemers door alle betrokkenen als iets positiefs worden gezien, maar dit wordt alleen bereikt met open communicatie, een sterk basisvertrouwen en een gedeelde wens om de doelstellingen van het bedrijf te behalen.

Bekijk onze beoordelingen van de beste tools voor het bijhouden van werktijd van werknemers om te zien hoe je deze praktijk in je bedrijf kunt invoeren zonder het vertrouwen van je werknemers te schaden.

Het is echter natuurlijk dat sommige werkgevers hun werknemers weer op kantoor willen zien. Als dat niet vanwege de productiviteit is, dan vanwege de sociale en culturele gevolgen die dit kan hebben, of vanwege de kosten van het betalen voor een kantoor dat niemand gebruikt.

Als je er inderdaad voor kiest om werknemers terug naar kantoor te laten komen, fulltime of volgens een hybride werkmodel, is het belangrijk om naar hen te luisteren en feedback in alle fasen van de overgang aan te moedigen.

Wanneer werknemers lange tijd volledig op afstand hebben gewerkt, kan de verandering bijzonder verontrustend zijn. Volg de onderstaande tips om hiermee om te gaan:

1. Doe het rustig aan: een geleidelijke overgang, waarbij het aantal dagen dat werknemers op kantoor moeten zijn over een periode van maanden wordt verhoogd, geeft hen de tijd om de verandering te accepteren zonder overweldigd te raken. Zo kan het lichaam zich bijvoorbeeld weer aanpassen aan het woon-werkverkeer of aan een nieuw slaapschema.
2. Motiveer, zet geen druk: managers moeten zich richten op het zo eenvoudig mogelijk maken van de overgang en hun teams motiveren om terug te keren door middel van stimulansen, in plaats van buitensporige druk uit te oefenen.
3. Wees flexibel: werknemers zullen gewend zijn geraakt aan thuiswerken en het kan enige tijd duren voordat iedereen zich weer prettig voelt in een kantooromgeving. Gebruik één-op-éénsessies om vast te stellen waarmee werknemers tijdens de overgangsperiode mogelijk moeite hebben en bied waar mogelijk enige mate van flexibiliteit – dit zal zich later uitbetalen doordat je personeel je als een begripvolle en benaderbare werkgever gaat zien, waardoor het minder waarschijnlijk wordt dat ze iets nieuws zoeken.

Methodologie

We hebben de 50 grootste steden van de VS naar inwonertal (gegevens van de volkstelling van 2020) gerangschikt aan de hand van vijf gegevenspunten:

1. Mogen werkgevers e-mails van werknemers monitoren? (gegevens over wetgeving op staatsniveau)
2. Mogen werkgevers gesprekken van werknemers monitoren? (gegevens over wetgeving op staatsniveau)
3. Mogen werkgevers de locatie van werknemers volgen met behulp van gps? (gegevens over wetgeving op staatsniveau)
4. Cumulatief gemiddeld aantal jaarlijkse Google-zoekopdrachten voor relevante zoekopdrachten per 100.000 mensen, verzameld tussen november 2021 en oktober 2022 met behulp van Google Zoekwoordplanner (gegevens op stadsniveau)
5. Percentage van alle actieve vacatures dat op Indeed met “op afstand” is gefilterd (gegevens op stadsniveau)

Bekijk dit spreadsheet voor de volledige lijst met geanalyseerde Google-zoekopdrachten en de bronnen voor de gegevens over wetgeving op staatsniveau.

Elk gegevenspunt werd genormaliseerd om een score van 0 tot 10 te geven, waarbij 10 staat voor een hoog niveau van paranoia en 0 voor een laag niveau. De enige uitzondering is het gegevenspunt voor banen op afstand, dat omgekeerd is (10 staat voor een laag niveau van paranoia).

Voor de staatswetten kenden we een waarde van 10 toe aan wetten die de activiteit onder alle omstandigheden toestonden, en een waarde van 0 aan wetten die dit alleen onder bepaalde specifieke omstandigheden toestonden, bijvoorbeeld met toestemming.

De vijf scores voor elke stad werden gemiddeld om tot een algemene paranoiascore te komen.

Doe ideeën op voor het verhogen van de productiviteit tijdens deze productiviteitsconferenties.