Resources nivelleren in Monday – Fred Baker – ALLEEN VOOR LEDEN

[00:00:00] Mhm.

Galen: Hallo allemaal, welkom bij onze praktijksessie over het gebruik van Monday om resources van projectteams te plannen, te nivelleren en te beheren. Voor degenen die ons nog niet kennen: ik ben Galen en dit is de gecertificeerde Monday-consultant Fred Baker.

Fred, bedankt dat je vandaag bij me bent.

Fred: Bedankt, Galen.

Galen: Goed. Laten we in de resourceplanning duiken. Ik heb hier een kleine situatie. Ik weet dat je je sandbox hebt ingericht. Laat me de context schetsen. Stel dat ik leidinggeef aan een team van projectmanagers bij een klein digitaal bureau.

We hebben een paar projectmanagers die verschillende gelijktijdige projecten uitvoeren, die allemaal verschillen in omvang, timing en complexiteit. Maar het belangrijkste is dat al deze projecten teamleden uit de ontwikkel- en creatieve afdelingen delen. Wat ik eigenlijk wil weten is dit: wat is in dit scenario de beste manier voor mijn projectmanagers om teamresources voor hun projecten te voorspellen met behulp van Monday? En specifiek: hoe weet ik of we teamleden te veel hebben toegewezen? En als ik iemand te veel heb toegewezen, hoe kan ik Monday gebruiken om die resource te nivelleren zodat die persoon niet boven zijn capaciteit uitkomt?

Ik dacht dat we misschien bij de basis konden beginnen. Kun je snel laten zien hoe je resources aan een paar projecten zou toewijzen? Daarna kunnen we ingaan op het probleemgebied waarin iemand twaalf of zestien uur per dag werkt en we ons afvragen of dat wel goed is.

Fred: Ja, dat is een heel goed scenario. Het eerste wat ik wil zeggen, is dat wat ik laat zien slechts één van de zevenduizend mogelijke manieren is om dit te doen. Het mooie aan Monday is dat het eigenlijk een doos met Lego is. Je kunt ermee bouwen wat je maar wilt. Er zijn veel verschillende manieren om één en hetzelfde te doen.

Waar mensen meestal tegen problemen aanlopen, is wanneer ze Monday aan hun proces proberen aan te passen, of hun proces aan Monday proberen aan te passen. Er zijn een aantal handige hulpmiddelen. De workload-widget, die ik hier open heb staan, is een van de nieuwere functies die ze het afgelopen jaar hebben uitgebracht. Het is waarschijnlijk de beste manier om inzicht te krijgen in capaciteit.

Je kunt hier bijvoorbeeld zien dat ik in week 25 op 61 procent capaciteit zit. Je kunt projecten stapelen en zien dat Fred op dat moment aan veel projecten werkt. Zodra je meer toevoegt, kom je bijvoorbeeld op 93 procent capaciteit en uiteindelijk in het rood. Zo kun je visueel zien wanneer mensen overbelast zijn en wanneer ze minder zwaar belast zijn.

De widget is gekoppeld aan een projectbord. Dit kan een bord op hoog niveau zijn: een portefeuilleweergave waarin al je projecten staan, met voor elk project een rij. Daarnaast kun je een bord op laag niveau hebben, als detailweergave van een specifiek project. Op het hoge niveau staat bijvoorbeeld dat we een nieuwe website voor DPM bouwen, wie de eigenaar en projectleider zijn en wie eraan is toegewezen. Op het lage niveau staan de kickoff, het verzamelen van resources, het maken van een wireframe, reviews en alle andere details.

Zo kun je een project toevoegen, bijvoorbeeld DPM, en jezelf eraan toewijzen. Je kunt een startdatum gebruiken of een tijdlijn. Stel dat het project van 26 juni tot en met 31 juli loopt. Je kunt vervolgens het totale aantal projecturen vastleggen, bijvoorbeeld honderd uur. Dat is een numerieke kolom die je zelf hebt aangemaakt. Onderaan kun je de som bekijken en zien hoeveel uren je in totaal aan projecten hebt toegezegd.

Je kunt ook het aantal projectweken bijhouden. Daarnaast kun je een servicetype toevoegen, zoals SEO of webontwikkeling, en daarop filteren of sorteren. Er zijn ook verschillende manieren om tijd te registreren. Je kunt de tijdregistratie starten en stoppen of handmatig invoeren hoeveel tijd je op een bepaalde dag hebt gewerkt.

Als er honderd uur op een project staat en het project tien weken duurt, is de toegewezen wekelijkse inzet tien uur per week. De totale projectverplichting geldt niet alleen voor Fred, maar voor iedereen die aan het project werkt. Als er meerdere mensen aan een project zijn toegewezen, kun je de wekelijkse inzet per persoon berekenen.

Je kunt daarnaast een geplande wekelijkse inzet gebruiken. Misschien moet een project gemiddeld zes uur per week krijgen, maar plan je in de eerste drie weken tien uur per week en in de daaropvolgende weken vijf uur per week. De werkelijke wekelijkse inzet kan vervolgens worden berekend op basis van de geregistreerde tijd en het aantal weken dat je in het project zit.

Al deze gegevens kunnen worden gebruikt in de workload-widget. Als je ziet dat je in bepaalde weken overbelast bent, kun je het project verplaatsen naar een periode waarin je minder druk bent, iemand anders toewijzen of een extra persoon toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld George aan het project toevoegen, waardoor de belasting over Fred en George wordt verdeeld.

Je kunt ook de tijdlijn aanpassen. Als het project in week 29 start, kan het zijn dat de capaciteit weer binnen de grenzen valt. In de workloadweergave kun je de projecten per persoon samenvouwen en uitklappen. Door op een project te klikken, open je een kaartweergave waarin je alle gegevens kunt aanpassen.

Galen: Wat ik hieraan waardeer, is dat je een paar aangepaste velden hebt gemaakt voor uren en projecttoewijzingen. Met formules begrijp je de inzet en de resourceverdeling. Monday legt daar vervolgens een visuele workloadweergave overheen waarmee je kunt simuleren hoe je resources kunt nivelleren.

Je kunt in die weergave klikken en de variabelen aanpassen. Misschien loopt het werk voor op schema, duurt het minder lang dan verwacht of juist twee keer zo lang. Dat leidt tot een gesprek met de klant of sponsor: onze inzet is hoger dan verwacht, we kunnen George toevoegen, maar hij kan pas halverwege juli beginnen.

Fred: Je kunt ook zien hoe dicht je bij je gewenste bezettingsgraad zit. Misschien wil je iedereen op maximaal zeventig procent houden. Dan kun je werk toevoegen of juist weghalen en verschuiven. Omdat je voorspelt, kun je veel problemen oplossen voordat ze werkelijkheid worden.

Deze weergave is eigenlijk een persoonlijke Gantt-grafiek. Je kunt zien aan hoeveel projecten iemand de komende zeven weken werkt en voorspellen dat iemand in april wordt overspoeld. Vervolgens kun je een resource toevoegen, iets verschuiven of een project met lagere prioriteit uitstellen.

Omdat de weergave visueel is, is deze ook goed te gebruiken voor communicatie met leidinggevenden. Je hoeft niet alle cijfers te tonen. Je kunt eenvoudig laten zien dat rode punten problematisch zijn en dat er zes overlappende projecten zijn.

Galen: Ik had nog een vraag over detailniveau. Stel dat ik tijdens een project een ontwerper slechts enkele dagen nodig heb. Hoe voeg je die persoon dan toe aan de resourceplanning?

Fred: Je kunt een tijdlijn voor het hele project hebben en een tijdlijn voor een subitem. Stel dat het project van 12 juni tot 31 juli loopt en dat je een ontwerper van 8 tot 18 juli nodig hebt. Je maakt dan een subitem aan, wijst de ontwerper eraan toe en neemt de subitems op in de workloadweergave.

Je kunt ook samenvattingsweergaven op het bovenliggende item tonen. Daarmee ontstaat een aparte tijdlijnkolom die de individuele tijdlijnen samenvat. Zo zie je precies wanneer de ontwerper nodig is.

Galen: Conceptueel begrijp ik het. Je maakt een subitem aan voor de ontwerper, bijvoorbeeld voor twee dagen aan het begin van augustus. Als subitems zijn ingesteld, verschijnt dit in de resourceverdeling.

Fred: Precies. Je kunt de volledige projecttijdlijn behouden en daarnaast de detailplanning voor ontwerpers, ontwikkelaars, QA-medewerkers en copywriters toevoegen. Het kan verstandig zijn om op projectniveau alleen de projectmanager toe te wijzen en de andere rollen onderliggende subitems te geven.

Galen: Toen ik bij een bureau werkte, planden we heel gedetailleerd. Een ontwerper kon bijvoorbeeld twee uur op één dag aan een taak werken. Dan planden we van onderaf: de ontwerper is op deze momenten nodig, en alles wordt samengevoegd. Bij een agile aanpak of een vast team kan het echter voldoende zijn om vier mensen voor acht weken toe te wijzen.

Fred: Met Monday kun je beide aanpakken gebruiken. Het is een doos met Lego. Als je je processen begrijpt, kun je die meestal goed met Monday laten samenwerken. Soms heb je een app of automatisering nodig, maar er zijn manieren om het op beide manieren in te richten.

Dat is een van mijn favoriete aspecten: ik doe nooit precies hetzelfde twee keer. Elke uitdaging vraagt om probleemoplossing. Soms ontstaat er een uitgebreide omweg met veel automatiseringen, maar die werkt. Andere keren is de oplossing eenvoudig en direct. Het systeem is flexibel.

Dat is ook waarom hulpmiddelen zoals Monday terrein winnen ten opzichte van Microsoft Project. Microsoft Project was ooit de standaard, maar het was niet flexibel, duur qua licenties en had een steile leercurve. Monday kun je in een uur leren, maar je moet wel begrijpen hoe het bij je processen past.

Galen: De tool ontwikkelt zich snel. Heb je ooit meegemaakt dat een complexe omweg door een wijziging niet meer werkte?

Fred: Eerder het tegenovergestelde. Monday is erg goed in het voorkomen van brekende wijzigingen. Soms besteed je veel tijd aan het bouwen van een portefeuilleweergave met detailweergaven, en verschijnt er vervolgens een nieuwe portefeuillefunctie waarmee dat veel eenvoudiger wordt. Ze breken meestal niets, maar geven je ineens een kruiwagen in plaats van een koffer.

Monday heeft zich ook ontwikkeld tot meerdere producten. Naast Work Management is er een CRM-platform, een ontwikkelproduct voor ontwikkelteams en een serviceproduct voor supporttickets. Je kunt formulieren, contactgegevens, activiteiten, eigenaarschap en notities beheren. Het is eenvoudig te leren en krachtig genoeg om robuuste systemen te bouwen.

Fred: Een andere handige weergave is de Gantt-grafiek. Je kunt projecten, startdatums, einddatums en afhankelijkheden bekijken en projecten verschuiven. Je kunt de gegevens groeperen op project, toegewezen persoon of servicetype. Zo zie je bijvoorbeeld dat drie workflow-implementaties elkaar overlappen en kun je daar actie op ondernemen voordat het een probleem wordt.

Dashboards zijn ook belangrijk. Je kunt resterende uren, gemiddelde inzet, projecttypen, tabellen en workloadgegevens combineren in één dashboard. Je hoeft dus niet alleen een workloadtabblad te hebben; je kunt de workload combineren met allerlei andere dashboardonderdelen.

Galen: Ik ben enthousiast over de aanpasbaarheid. Je kunt een detailweergave voor jezelf hebben, een weergave voor operations, traffic of resourceplanning en een aparte weergave voor het management of projectsponsors. Zo kun je het gesprek op een duidelijke manier voeren, aangepast aan de manier waarop je organisatie werkt.

Fred: Nog één ding: documentatie. Je kunt een Monday-document gebruiken om vast te leggen hoe het bord werkt. Je documenteert de weergaven, kolommen, formules en de workload-widget. Je kunt tabellen, borden, weergaven en widgets in het document opnemen.

Dit is een goede werkwijze omdat de documentatie in context staat. Het wordt een standaardwerkwijze voor het bord, met projectnotities, actiepunten en updates. Zo blijft alles bij elkaar.

Galen: Geweldig. Fred, heel erg bedankt dat je de tijd hebt genomen om ons mee te nemen in deze resourceplanning, afbouw van inzet, Gantt-grafieken en de mogelijkheden van Monday.

Mhm.