De waarde van transparantie in projectmanagement
Transparantie is niet iets waar projectmanagers vaak over praten. Het is zelfs mogelijk een onderwerp dat ze liever vermijden. Toch zou je transparantie binnen je projectmanagement moeten omarmen, omdat de vele voordelen ervan vaak opwegen tegen de nadelen.
Hoewel er veel zaken zijn die nuttig zijn om met je team te delen, kunnen en zullen we toegeven dat er een paar dingen zijn (zoals financiën, contracten of persoonlijke onderwerpen) die gewoon niet met iedereen gedeeld hoeven te worden. Door een diepgaand niveau van projectzichtbaarheid te bieden, maak je niet alleen je eigen werk eenvoudiger, maar kan je project ook efficiënter verlopen en kunnen je teamgenoten tevredener worden.
Voordat we ingaan op enkele redenen en voordelen van transparantie, laten we eerst definiëren waar we het over hebben. Een transparant beheerd project is een project waarin elk onderdeel van het project zichtbaar is. Iedereen kan de status van elk deel van het project zien. Communicatie en onderbouwing van beslissingen over het project zijn goed gedocumenteerd en kunnen door iedereen in het team worden teruggevonden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Waarom projectmanagers prioriteit moeten geven aan transparantie
Betere prestaties en verantwoordelijkheid
Het beheren van projecten wordt moeilijk wanneer mensen niet als een team werken. Dit toestaan helpt teamleden beter te presteren en verantwoordelijkheid te nemen voor hun acties. Het stelt teamleden ook in staat de rollen te begrijpen die van elkaar worden verwacht en te weten hoe ze elkaar indien nodig kunnen ondersteunen.
Werknemers kunnen elkaar motiveren om hun prestaties te verbeteren, omdat ze begrijpen hoe hun acties het werk van hun collega's beïnvloeden.
Transparantie bevordert verantwoordelijkheid door voor het hele team duidelijk te maken wat er moet worden bereikt. Als je team geen duidelijk inzicht heeft in het probleem, zullen ze geen oplossing voor je kunnen bedenken.
Voorkomt dat projecten ontsporen
Tijdens een project kunnen zich soms gebeurtenissen of bevindingen voordoen die ervoor zorgen dat het project van koers raakt.
Projecten hebben doorgaans een deadline die in gevaar kan komen door onvoltooide taken. Die afhankelijkheid moet voor alle teamleden duidelijk zichtbaar zijn.
Transparantie over de taakstatus stelt de projectmanager en teamleden in staat om problemen die de voortgang van het project kunnen beïnvloeden eenvoudig te identificeren en erover te rapporteren. Het stelt het hele team ook in staat de ontwikkeling te begrijpen en te zien hoe hun acties deze kunnen schaden of verbeteren.
Dit is waar projectmanagementtools zoals Allisian van pas komen. Met dergelijke projectmanagementtools kun je de status van taken en teamleden volgen.
Teamwork verbeteren
Transparantie helpt managers en teamleden de functies van het hele team en de relatie tussen verschillende taken te begrijpen. Dit inzicht verbetert de communicatie, betrokkenheid en verantwoordelijkheid van het team.
Door effectieve communicatie wordt het eenvoudig om problemen te identificeren en op te lossen voordat ze de resultaten van het project beïnvloeden. Alle teamleden begrijpen wat ze dagelijks moeten doen en wat de redenen voor hun acties zijn.
Gebieden van je project waarop je je moet richten
Projectcommunicatie
Transparantie in projectcommunicatie stelt teamleden in staat alle aspecten en beslissingen van een project te zien die voor hen van invloed kunnen zijn of interessant kunnen zijn. Berichten kunnen worden gedeeld via openbare kanalen zoals vergaderingen en e-mails, of rechtstreeks via de projectmanagementtool van je keuze.
Voor teams die geïnteresseerd zijn in methoden voor teamcommunicatie, raad ik sterk aan om eens te kijken naar agile- of scrummethodologieën. De kern van agile bestaat uit vergaderingen, zoals de dagelijkse stand-up, planningsvergadering en retrospectieve, die uitstekende teamcommunicatie kunnen bevorderen en tegelijkertijd transparantie bieden in de planning van een project.
Projectbudget
Hoewel het misschien niet het beste idee is om alle financiële gegevens te delen met teamleden die aan een project werken, kan het delen van budgetinformatie met hen zeer nuttig zijn.
Door teamleden te laten weten hoeveel tijd ze aan een project mogen besteden, help je hen hun dagelijkse werk te plannen en in te schatten of ze op schema liggen om het project binnen het budget af te ronden.
Budgetinformatie kan worden vertaald van beschikbare middelen naar beschikbare tijd, zodat het delen van monetaire informatie kan worden vermeden
Problemen die ontstaan
Sommige managers verbergen mogelijk feiten over problemen in het project voor de rest van het team, terwijl ze deze juist zouden moeten delen. Dit kan het project beïnvloeden en problemen binnen het team veroorzaken.
De projectmanager moet een duidelijk inzicht hebben in het project en problemen kunnen identificeren wanneer die zich voordoen, zodat hij tijdig corrigerende maatregelen kan nemen. Omdat problemen in het project het werk van andere teamleden beïnvloeden, is het raadzaam om ze met het team te delen. Vaak kunnen teamleden suggesties geven die helpen bij het oplossen van de problemen.
Projectmanagers moeten openheid betrachten tegenover de rest van het team wanneer ze voor uitdagingen staan die ze niet alleen aankunnen. Openheid moedigt medewerkers aan om eventuele problemen met hun collega's te delen. Een team zal niet volledig effectief zijn tenzij de leden problemen die hun prestaties beïnvloeden met elkaar delen en samen oplossingen vinden.
Door je open te stellen tegenover de mensen die aan je project werken, zullen zij zich op hun beurt ook tegenover jou openstellen.
Wanneer dingen veranderen
In de loop van het project kan de manager het nodig vinden om bepaalde wijzigingen aan te brengen—in veel opzichten vormt verandermanagement op verschillende niveaus een groot deel van het werk van een PM. De manager moet de voorgenomen wijzigingen en de redenen daarvoor aan de teamleden uitleggen.
Wanneer het team de redenen achter de wijzigingen begrijpt, zullen de leden helpen bij de uitvoering ervan. Openheid is geen demonstratie van iemands zwakheden, maar een manier om de wens te tonen om het project tot een succes te maken. Transparantie wordt niet alleen van projectmanagers verwacht wanneer ze succesvol zijn. Ze kunnen nog steeds waardering krijgen van belanghebbenden, zelfs als het project mislukt, op voorwaarde dat ze eerlijk en transparant zijn geweest.
Conclusie
We hebben enkele duidelijke voordelen van transparantie binnen projecten uiteengezet, evenals gebieden binnen je projectmanagement waarin je die kunt toepassen.
Als er één belangrijke les is, dan is het wel dat je gewoon meer met je team moet communiceren. Verschillende projectmanagementmethoden en communicatietools voor teams kunnen daarbij helpen.
Wat denk je?
Hoe bevorder je transparantie in je project? Welke voor- of nadelen heb je ermee ervaren?
