De wetenschap (& kunst) van projectramingen + de 6 beste technieken
Wanneer je een grote aankoopbeslissing moet nemen, wat doe je dan als eerste? Waarschijnlijk doe je wat onderzoek om inzicht te krijgen in de gangbare marktprijzen en in wat je naar verwachting zult uitgeven. Dit is een lichte simplificatie van een projectraming, maar dat is wel wat je doet.
Voordat je een nieuw project opstart, doen je teams en klanten waarschijnlijk hetzelfde: proberen te begrijpen hoeveel het zal kosten om het werk te voltooien.
Maar de kosten zijn niet het enige waarmee rekening moet worden gehouden in je projectramingsproces; iedereen moet ook begrijpen hoeveel mensen nodig zijn en hoeveel tijd het zal kosten om het werk te voltooien.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
In de digitale wereld kunnen prijzen, personeelsbezetting en doorlooptijden sterk variëren voor vergelijkbare projecten. Dat komt doordat er zoveel variabelen zijn, waaronder:
- De omvang van het werk dat moet worden voltooid
- De teamleden die beschikbaar zijn om het werk uit te voeren
- De vaardigheden van de teamleden die aan het project werken
- Hoeveel tijd het team heeft om het werk te voltooien
Dus hoe bepalen een projectmanager en het projectteam hoeveel iets zal kosten voordat ze aan het werk zijn begonnen?
Kostenraming kan een echte uitdaging zijn: een projectbudget opstellen dat werkt voor je team en klanten als je voor een bureau werkt, is een combinatie van kunst en (data)wetenschap.
Deze gids biedt je de hulpmiddelen en technieken die je nodig hebt om nauwkeurigere ramingen te maken.
Wat is een projectraming en wanneer heb je er een nodig?
Een raming is simpelweg een geschatte berekening van de inspanning en kosten die nodig kunnen zijn om een project te voltooien.
Het is geen garantie voor de uiteindelijke kosten; in plaats daarvan geeft het een klant een offerte of richtlijn (vaak een globale raming binnen een bepaalde bandbreedte) van hoeveel het kan kosten om iets te doen of te leveren, zodat die het budget kan veiligstellen om het project te starten. Budgetramingen worden gemaakt voordat een project officieel van start gaat.
Nieuw met ramingen of wil je oefenen? Hieronder kun je het projectbudgetsjabloon voor een websiteherontwerp downloaden. Aan het einde van dit artikel weet je welk type raming je wanneer moet gebruiken, en wat de stappen en softwaretools voor projectbudgetten zijn om je projectraming en uiteindelijk je projectbudget te beheren.
Wat is het verschil tussen een raming en een budget?
Een raming is een benadering, terwijl een budget het totale bedrag aan middelen is waarover je beschikt om je project te voltooien. Doorgaans wordt een projectraming een projectbudget nadat de projectsponsor of klant deze heeft goedgekeurd.
Eerst nog een belangrijk onderscheid voordat we echt de diepte ingaan: voordat je een raming maakt, moet je weten hoeveel dingen intern kosten. Dit bedrag kan lager zijn dan wat je een klant daadwerkelijk in rekening brengt (om rekening te houden met overhead en winst).
Je moet de directe kosten van het zakendoen kennen voordat je een klantgerichte raming verstrekt (let op: dit geldt niet voor interne digitale teams).
Dit artikel gaat niet in op het bepalen van kosten, omdat we dat in een ander artikel kunnen behandelen.
Waarom zijn projectramingen belangrijk?
Ramen lijkt misschien een pijnlijk proces, maar het is een cruciaal proces. En hoewel het verleidelijk kan zijn om een kostenraming te kopiëren en te plakken en deze zonder verdere aandacht te versturen, is het belangrijk dat projectmanagers begrijpen dat elke kostenraming uniek is.
Ramen is een fundamenteel onderdeel van projectmanagement: het berekenen van wat een project kan kosten is belangrijk voor het vaststellen van de parameters van een project.
Dit is waarom je een raming voor je project moet maken voordat je met het werk begint:
- Schattingen bieden richtlijnen voor de prijsstelling: je moet weten wat je de klanten in rekening gaat brengen (en wanneer), zodat de klant kan beslissen of hij het budget heeft en of het de investering waard is om met het project door te gaan
- Schattingen bieden duidelijkheid: wanneer je weet over welk budget een klant beschikt, helpt het opstellen van een kostenraming om de aanpak te bepalen. Je kunt je kennis van het totale budget gebruiken om projectrollen, verantwoordelijkheden en op te leveren resultaten vast te stellen. Als het budget van een klant bijvoorbeeld 20% lager is dan je schatting, kun je overwegen het aantal op te leveren resultaten binnen het project te verminderen of middelen anders toe te wijzen om overschrijding van het budget te voorkomen.
- Schattingen kunnen helpen bij het bepalen van een middelenplan: wanneer je een schatting afrondt, kun je ook de stappen of aanpak beschrijven die je zult volgen om het werk uit te voeren. Deze informatie kan worden gebruikt bij het opstellen van je middelenplan of bij het samenstellen van je projectteam.
Wat omvat een projectschatting?
De projectschatting moet alle kosten omvatten die verband houden met het project.
Dit kunnen de kosten zijn voor de tijd van het projectteam (gefactureerd per uur of tegen een vast projecttarief), de kosten van hardware of softwarelicenties die nodig zijn voor het projectwerk, licenties of abonnementen op software van derden die als onderdeel van het project moeten worden geïntegreerd, en alle andere kosten die om welke reden dan ook aan de klant worden doorberekend.
Sommige projectschattingen bevatten ook een reservebudget. Dit kan erg nuttig zijn als er nog onbekende factoren rond het project zijn. Door 10-20% van het budget als reserve aan te houden, krijgen projectmanagers en hun teams wat “speelruimte” bij het opstellen van een schatting.
Als jij en je team inderdaad een reserve aan je schatting toevoegen, zorg er dan voor dat je met je klant afstemt hoe je je behoefte om dit budget aan te spreken communiceert.
De manier waarop projectschattingen met klanten of sponsors worden gedeeld, kan per bureau of team verschillen. Sommige zijn transparanter dan andere. Een advies: hoe transparanter je kunt zijn, hoe eenvoudiger het is om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien en dat iedereen dezelfde opvatting heeft over de kosten.
3 soorten projectschattingen
Welke soorten schattingen zijn er? Er zijn er veel, maar dit zijn enkele van de meest voorkomende schattingen die digitale bureaus gebruiken:
Schattingen van de orde van grootte (ROM)
Een schatting van de orde van grootte, ook wel een globale schatting genoemd, helpt een klant inzicht te krijgen in de kosten en de geschatte inspanning die bij een project komt kijken. Dit type schatting wordt doorgaans al heel vroeg gebruikt bij de beslissing om al dan niet met een nieuw project door te gaan en is over het algemeen een ruwe schatting die als een bereik wordt weergegeven.
Als een klant bijvoorbeeld wil dat je bureau een nieuwe website bouwt en je weet dat de specialisatie van je bureau ligt bij websiteprojecten in het bereik van $95,000 tot $150,000, maar het budget van de klant slechts $50,000 bedraagt, kan de klant bepalen dat het project niet bij je bureau past en op zoek gaan naar een bureau dat beter aansluit bij zijn budget en behoeften.
Budgetschatting
Een budgetschatting is veel specifieker. Je gebruikt een budgetschatting wanneer de klant er redelijk zeker van is dat hij het budget heeft, maar iets meer detail nodig heeft over de verdeling ervan voordat hij besluit met het project door te gaan.
Stel dat je klant tevreden is met de schatting van de orde van grootte die je hebt aangeleverd. De volgende stap is het opstellen van het voorgestelde projectplan, samen met de kosten voor elke fase of elk op te leveren resultaat. Je kunt zelfs een voorgestelde planning opnemen die je klant laat weten wanneer je kunt beginnen en hoe lang het project zal duren.
Als je ruwe schatting een groter bereik had, kun je zelfs overwegen om twee budgetschattingen op te stellen: één voor de bovenkant en één voor de onderkant van het bereik. Hoewel jij en je klant waarschijnlijk naar het midden van het bereik zullen streven, geeft dit meer specifieke informatie over wat ze aan beide uiteinden van het bereik zouden krijgen (en wanneer).
Definitieve SoW-schatting
Gebruik een definitieve SoW-schatting wanneer je alle nodige controles hebt afgerond en goedkeuring van het projectbudget nodig hebt.
Stel dat deze klant erg tevreden was met je budgetschatting en klaar is om met het werk door te gaan. De laatste stap bij het verfijnen van de schatting is het opstellen van de verklaring van werkzaamheden (SoW), die de schatting en het totale projectbudget bevat.
Onthoud dat de SoW de basis vormt voor het contract dat je met de klant opstelt: hierin moeten de volledige projectomvang en de bijbehorende kosten worden beschreven. Als er dus wijzigingen optreden in het projectbudget (of de projectomvang) nadat de SoW is ondertekend, moet je hoogstwaarschijnlijk een wijzigingsopdracht uitvoeren.
Projectramingen berekenen: 6 ramingsmethoden
Dus wat zijn de methoden voor projectramingen in projectmanagement? Er zijn verschillende manieren om een project te ramen. Het is de moeite waard om hiermee vertrouwd te zijn, zodat je weet welke projectramingsmethode je in je project moet gebruiken en wanneer.
In dit gedeelte behandelen we zes ramingsmethoden. Het is de moeite waard om te vermelden dat je AI kunt gebruiken bij het ramen van projectkosten naast deze methoden.
1. Top-downraming
Bij een top-downraming bepaal je (of laat je de klant bepalen) wat het uiteindelijke budget voor de volledige werkomvang is. Vervolgens verdeel je dat totaalbedrag over de taken of fasen.
Zodra je het budget per taak of fase hebt uitgesplitst, kun je naar deze kleinere werkonderdelen kijken om te bepalen of het toegewezen budget toereikend lijkt.
Hier komen het ambacht en de wetenschap om de hoek kijken. Je beschikt mogelijk over gegevens over de duur van bepaalde taken, waarmee je kunt bepalen of deze ramingen goed lijken. Je wilt ook je ervaring en intuïtie gebruiken om te begrijpen waar onderdelen van het project mogelijk meer tijd of middelen nodig hebben dan gewoonlijk.
Dit kan komen door de creatieve behoeften of doordat je werkt aan een app met complexere functionaliteit dan het team ooit eerder heeft ontwikkeld.
Top-downramen is een nuttige techniek in de vroege fasen van een project, wanneer je probeert te valideren of het budget van een klant toereikend is om een project op te leveren.
Het voordeel van top-downramen is dat het een zeer snelle manier kan zijn om een raming op te stellen. Dit kan nuttig zijn als je een klant wilt helpen bepalen of diens budget haalbaar is. Het helpt een klant ook te begrijpen welke werkomvang binnen het budget mogelijk is.
Het nadeel van top-downramen is dat het niet altijd nauwkeurig is. Als je een top-downraming als uitgangspunt gebruikt, moet je bij je team controleren of het budget correct is toegewezen, zodat zij al het benodigde projectwerk kunnen uitvoeren voordat je deze raming omzet in een werkbeschrijving.
2. Analoge raming
Bij een analoge raming worden gegevens uit vergelijkbare projecten gebruikt om de totale projectkosten te bepalen.
Een voorbeeld van analoog ramen is wanneer een klant naar je toe komt met de vraag om een website opnieuw te ontwerpen en wil weten wat dat ongeveer zou kosten. Je bekijkt dan vergelijkbare projecten en baseert je eerste raming op wat eerdere projecten hebben gekost.
Houd er rekening mee dat als je kijkt naar projecten die een jaar of ouder zijn, je je raming moet aanpassen aan eventuele tarief- of kostenstijgingen om de budgetraming zo nauwkeurig mogelijk te houden.
Eenvoudig, toch? Nou ja, als je daadwerkelijk beschikt over relevante historische gegevens die nauwkeurig overeenkomen met het huidige project dat je probeert te ramen. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat je gegevens hebt van eerdere projecten die voldoende vergelijkbaar zijn om een nuttige vergelijking te bieden.
Analoge ramingen kunnen ook worden afgeleid uit voorbeelden buiten jouw projectervaring of die van je team (bijvoorbeeld: deze enquête met ruwe cijfers over kosten voor de ontwikkeling van mobiele apps).
Wees voorzichtig: voorbeelden van buitenaf kunnen een goed startpunt zijn als je dit type project nog nooit hebt uitgevoerd, maar je zult nog steeds behoorlijk wat zorgvuldigheid moeten betrachten bij het uitsplitsen van de kosten voor jouw specifieke situatie.
Het voordeel van analoog ramen is dat het zeer snel en eenvoudig is en kan worden gebruikt met beperkte beschikbare informatie over het project. Net als top-downramen is het een geweldige ramingsmethode wanneer je alleen een globale raming nodig hebt.
Het nadeel van analoog ramen is dat het vaak onnauwkeurig kan zijn. Hoewel er overeenkomsten tussen projecten kunnen zijn, zijn projecten altijd uniek – het is vaak alsof je appels met peren probeert te vergelijken.
Bovendien zijn analoge schattingen, om levensvatbaar en nuttig te zijn, sterk afhankelijk van nauwkeurige historische gegevens (hierbij een schaamteloze oproep om aan het einde van je project wat gegevensanalyse te doen!).
3. Parametrische schatting
Als je over de gegevens beschikt en wat meer tijd hebt, is parametrisch schatten mogelijk een nauwkeurigere techniek om een globale schatting te maken. Bij parametrisch schatten worden variabelen uit vergelijkbare projecten gehaald en toegepast op het huidige project.
Stel bijvoorbeeld dat je een project had om een animatie van 2 minuten te ontwikkelen. Stel dat de kosten van een eerder project, waarbij een animatie van 30 seconden werd ontwikkeld, $10,000 bedroegen. Je zou dan kunnen extrapoleren dat de kosten voor het huidige project ongeveer 4 keer zo hoog zouden zijn, oftewel rond de $40,000.
Het voordeel van dit proces is dat het nauwkeuriger is dan analoog schatten, omdat er meer dan één gegevensset wordt gebruikt en de statistische relatie tussen historische gegevens en variabelen wordt benut. Het wordt ook vaak gebruikt bij bouwprojecten (en je kunt AI gebruiken bij schattingen voor de bouw om hierbij te helpen).
Het nadeel is dat het bij digitale projecten vaak moeilijk is om bruikbare gegevenspunten te vinden, omdat er veel variatie tussen projecten bestaat. Een situatie waarin dit mogelijk niet geldt, is wanneer je herhaaldelijk zaken doet met dezelfde klant.
Stel dat je animatieklant tevreden is met zijn animatie van 30 seconden en 6 weken later bij je terugkomt om 2 animaties van 40 seconden te laten maken. De gegevens die je uit het eerste project hebt (ervan uitgaande dat het volgende vergelijkbaar is), kunnen dit nieuwe project eenvoudig ondersteunen.
4. Driepuntschatting
Als je klaar bent met het maken van globale schattingen en de klant om een goede budgetschatting heeft gevraagd, moet je nauwkeurigere schattingstechnieken gaan gebruiken. Een enkele schatting in uren per taak is het eenvoudigst, maar soms is het prettig om met bandbreedtes te werken en een gewogen gemiddelde te nemen.
Een driepuntschatting is een manier om een realistische kostenschatting te berekenen aan de hand van drie gegevenspunten:
- De schatting voor het best mogelijke scenario
- De schatting voor het slechtst mogelijke scenario
- De schatting voor het meest waarschijnlijke scenario
Hoe werkt dit? Stel dat je na overleg met je team de benodigde tijd voor het ontwerpen van een webpagina als volgt schat:
- Beste geval: 3 uur
- Slechtste geval: 9 uur
- Meest waarschijnlijke geval: 5 uur
Als je het beste en slechtste geval kent, kun je ook het gemiddelde nemen om te bepalen wat het meest waarschijnlijk is (ergens tussen het beste en slechtste geval in).
Het voordeel van een driepuntschatting is dat het risico wordt verminderd doordat rekening wordt gehouden met de beste, slechtste en meest waarschijnlijke uitkomsten.
De enige echte nadelen van een driepuntschatting zijn dat het wat langer duurt om deze uit te voeren en dat je, als je taken schat die je nog nooit eerder hebt uitgevoerd, misschien niet weet hoe lang ze zullen duren.
5. Schatting van onder naar boven
Wanneer je op het punt staat een werkbeschrijving op te stellen, kan het nuttig zijn om een schatting van onder naar boven te maken.
Bij het schatten van onder naar boven gebruik je een werkomvattingsstructuur (WBS), die je uit je projectplan kunt halen om een project op te splitsen in afzonderlijke taken. Deze worden afzonderlijk geschat en vervolgens bij elkaar opgeteld om de totale projectkosten te berekenen.
Het voordeel van de techniek voor schattingen van onder naar boven is dat deze het nauwkeurigst is en door de gedetailleerde aanpak een robuuste opvolging van de voortgang van een project ten opzichte van de schatting mogelijk maakt. Je weet al snel of een project het budget overschrijdt wanneer taken langer beginnen te duren dan geschat.
Het nadeel van schatten van onder naar boven is dat het tijdrovend is om te maken en eigenlijk alleen kan worden gebruikt wanneer je alle details van elke taak in een project kent.
Doordat je bovendien zeer gedetailleerd te werk gaat (en op taakniveau schat), kunnen de kosten van een schatting soms kunstmatig hoog uitvallen. Daarom is dit een geweldige techniek om te gebruiken naast analoge schatting wanneer je de geschiktheid van je schatting wilt valideren.
6. Kritieke-pad-methode
De kritieke-pad-methode (CPM) heeft meer te maken met de projectplanning dan met het budget. Dat gezegd hebbende: hoewel sommige schattingsmethoden die we in dit artikel hebben bekeken zich richten op het schatten van kosten, hebben we het ook gehad over het belang van een projectschatting die rekening houdt met de tijdlijn voor het werk.
Het kritieke pad is de kortste doorlooptijd tussen het begin en het einde van een project. In een project zijn er taken die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd en andere die afhankelijkheden hebben.
Als je project bijvoorbeeld bestaat uit het implementeren van software voor een nieuwe digitale kiosk, kun je de ontwikkelde software pas in de kiosk implementeren nadat de kiosk is geïnstalleerd.
De taken voor het bestellen en monteren van de kiosk bevinden zich dus op het kritieke pad van het project. Het project kan niet worden voltooid (d.w.z. de software kan niet worden geïnstalleerd) totdat de kiosk is gemonteerd en klaar is om de software te laden.
Hoe kan de duur aansluiten bij het budget? Als je klant wil dat het project sneller wordt opgeleverd dan haalbaar is met het huidige team en de huidige planning, moet je mogelijk het budget aanpassen om rekening te houden met je middelenbeheer en je in staat te stellen mensen aan het project toe te voegen om de gewenste deadline te halen. Software voor middelenbeheer kan nuttig zijn voor dit type analyse, omdat je hiermee projectkosten en inspanningen binnen het team visueel kunt organiseren en rekening kunt houden met eventuele onvoorziene omstandigheden met betrekking tot je middelen.
Welke schattingstechnieken moet je gebruiken?
Er bestaat geen juiste of verkeerde schattingsmethode en soms gebruik je er meer dan één per project! Om te bepalen welke schattingstechniek je moet gebruiken, kun je rekening houden met het type schatting dat je nodig hebt op basis van wat je weet over het werk en waar je team of klant zich bevindt in het besluitvormingsproces.
Hoewel schatten van onder naar boven dus misschien de beste aanpak lijkt, is het niet altijd aan te raden wanneer je weinig tijd en middelen hebt of nog veel onbekende factoren kent, ook al is het misschien de nauwkeurigste methode.
Projectschatting in de praktijk
Als je nog nooit een projectschatting hebt gemaakt, is dit een goede (veilige) gelegenheid om het eens te proberen.
Laten we voor deze oefening een cake maken. Een heel dure cake.
Hieronder vind je een budgettaire schatting voor het maken van een cake. Je zou een document als dit aan een klant kunnen voorleggen en nagaan of die $1,000 kan vrijmaken om het project voor het maken van de cake te starten. Vervolgens zou je, na het verfijnen van de kostenraming, een werkbeschrijving opstellen en goedkeuring verkrijgen met een inkooporder.
Daarna zou je je geweldige cake bakken. Toegegeven, het is een belachelijk dure cake, maar hé, je verdient het.
Deze voorbeeldraming bevat belangrijke projectinformatie, waaronder de projectnaam, projectmanager en datum. De raming splitst de taken op in fasen en laat zien wie welke taak in elke fase van het project uitvoert en welk inspanningsniveau daarbij wordt toegepast.
Belangrijk is dat dit voorbeeld van een raming ook kosten van derden toont (die we heel genereus niet hebben verhoogd) en een samenvatting van de raming die een klant als budget zou kunnen gebruiken.
In dit voorbeeld van een projectbudget hebben we geen risicobudget, wijzigingsbudget, buffer of aannames opgenomen, want het is tenslotte maar een taart en we proberen het eenvoudig te houden.
Sjabloon voor een projectraming
Ben je op zoek naar een sjabloon voor een projectraming? Dan heb je geluk. We hebben dit projectsjabloon voor budgettering gemaakt voor een webdesignproject met een prijs van $100k. Het komt overeen met het projectplan dat we hebben gemaakt, zodat je beide samen kunt gebruiken.
Download het sjabloon en gebruik het terwijl je de rest van deze gids volgt.
De bestanden bevatten sjablonen voor kostenramingen en projectramingen die je opnieuw kunt gebruiken voor je eigen projecten. Als je op zoek bent naar een projectsjabloon voor budgettering in Excel, hebben we dat in dit pakket opgenomen, evenals een eenvoudige checklist voor projectramingen.
5 dingen die je moet weten voordat je een projectraming maakt
Om je eigen raming te maken, zijn er een aantal dingen die je moet weten. Of je nu intern werkt en een nieuw project voor je team of functionele afdeling overweegt, of voor een bureau werkt en mogelijk wordt ingehuurd voor werk voor een klant, dit is wat je moet verzamelen om de best mogelijke raming te maken.
1. Definieer het project
Voordat je iets gaat inschatten, is het eerste wat je moet begrijpen waarom je het project überhaupt uitvoert. Je moet de briefing van de klant begrijpen, wat die probeert te bereiken en waarom.
Je moet begrijpen wat de gewenste resultaten van het project zijn en hoe succes er voor de klant uitziet. Zonder dat fundamentele inzicht in de strategische doelstellingen is het moeilijk om te weten waar je in het project de nadruk op moet leggen.
Als het project technisch van aard is, vraag dan om alle technische specificaties die je kunt krijgen. Vraag bij een websiteproject bijvoorbeeld op welk platform de klant wil bouwen, waar de website wordt gehost en welke functionaliteit of integraties moeten worden ontwikkeld.
Als je klant het nog niet weet, heb je twee opties: je kunt op basis van de huidige website enkele aannames en aanbevelingen doen (en documenteren), of je kunt een geschatte bandbreedte geven en er later op terugkomen!
2. Vraag naar het projectbudget
Het is goed om een idee te hebben van het budget van de klant voordat je iets gaat doen. Vaak beweert een klant dat die het projectbudget niet kent, wat betekent dat je enkele opties moet bespreken. Je kunt proberen een paar bedragen te noemen en de reactie van de klant te peilen.
Zeg bijvoorbeeld: “Hoe zou je het vinden om $75,000 aan dit werk uit te geven?” Als de klant zegt dat dit erg hoog klinkt, weet je dat je lager moet mikken. Of als je op basis van je inzicht in het project weet dat je op basis van dat bedrag geen succesvol project kunt opleveren, kun je het hier en nu afblazen.
Zelfs als dit nieuw terrein is voor jou en je potentiële klant, zou de persoon die de betalingen ondertekent enig idee moeten hebben van wat die verwacht uit te geven of mag uitgeven.
Als je deze informatie vooraf verkrijgt, bespaar je veel tijd en heen-en-weercommunicatie. Ook voorkom je de teleurstelling dat je uren besteedt aan het maken van een raming/voorstel dat niet aansluit bij de behoeften van je klant.
3. Maak een plan voor het project
Wanneer je een project inschat, gaat dat veel gemakkelijker als je ten minste een eenvoudig projectplan hebt. In werkelijkheid zul je het projectplan (en de projectplanning) moeten aanpassen aan de raming, en zul je de raming moeten verfijnen zodat die aansluit bij het projectplan.
De relatie tussen kostenraming en projectplan is wederzijds versterkend; ze voeden elkaar. Als je zonder plan direct aan een raming begint, ontdek je al snel dat je een bijbehorend projectplan nodig hebt om de raming betekenis te geven.
Dat gezegd hebbende, kan het voor de projectplanning ook nuttig zijn om een snelle raming van bovenaf te maken. Zie het als een schets van een projectplan. Het doel is om een uitgangspunt vast te leggen en te bepalen hoeveel inspanning je aan verschillende fasen van een project zou kunnen besteden, om te zien of het haalbaar zou kunnen zijn.
Een ander belangrijk onderdeel van het plan, dat vooral van belang is voor ramingen binnen een bureauomgeving, is bepalen wie aan het project zal werken en hoeveel tijd die persoon eraan zal besteden.
Als je bijvoorbeeld drie ontwikkelaars hebt die aan websites werken en die verschillende niveaus van senioriteit hebben, rekenen ze verschillende uurtarieven (ervan uitgaande dat je het werk op uurbasis inschat). Stel dat de meest ervaren ontwikkelaar $250/uur rekent, de medior-senior ontwikkelaar $175/uur en de junior ontwikkelaar $115/uur.
Je moet je raming baseren op degene die waarschijnlijk aan dit project zal werken en op hoeveel tijd je denkt dat die persoon in elke fase nodig heeft of nodig heeft om elke mijlpaal in het project te bereiken.
Vergeet niet om in je raming ook factureerbare tijd op te nemen voor senior leiders die het werk adviseren of beoordelen. Dat kan je leadontwikkelaar zijn die code bekijkt, of de creatief directeur die helpt controleren of de merkrichtlijnen correct worden toegepast.
4. Weet waarom je een raming maakt
Maak je een raming om een nauwkeurig projectbudget te bepalen? Of maak je een raming om een specifiek bedrag te halen? Probeer je nieuwe opdrachten binnen te halen of een project als lokkertje met verlies te verkopen om later meer werk te krijgen? Wil je zwaar investeren in de voorafgaande verkenning, die in de toekomst voor een reeks projecten kan worden benut, of gaat het om een technisch risicovol project waarbij meer inspanning aan de ontwikkeling moet worden besteed?
Een kostenraming heeft altijd een context. Als je het volledige plaatje kent, voorkom je dat je tijd verspilt aan het produceren van iets dat technisch correct maar volkomen ongeschikt voor het project kan zijn.
5. Weet welk type raming je nodig hebt
In de aanloop naar de goedkeuring van een projectbudget door een klant is er een proces waarin het budget wordt vastgesteld. Dus hoe zorg je ervoor dat je geen tijd verspilt aan het maken van een gedetailleerde kostenraming die ver buiten het budget van een klant ligt? In verschillende fasen van een project kunnen we verschillende soorten ramingen gebruiken.
Veelgestelde vragen over projectramingen
Wanneer moeten projectramingen worden opgesteld?
Projectramingen moeten worden opgesteld om te helpen bij het nemen van beslissingen over projecten. Dit kan zijn om het team of de klant te helpen beslissen of ze met een project doorgaan, of om het definitieve budget voor een project vast te stellen voordat het van start gaat.
Het is mogelijk dat je in de eerste planningsfasen van een project een meer algemene ruwe raming moet maken en vervolgens een gedetailleerdere, nauwkeurige projectraming nodig hebt om een ondertekende en uitgevoerde werkverklaring of overeenkomst te verkrijgen.
Is ramen belangrijk in agileprojecten?
Dat is het, maar het gebeurt niet op dezelfde manier als bij een traditioneel watervalproject. Bij agile wordt werk ingedeeld in een productbacklog en opgeleverd in sprints. Tijdens de sprintplanningsvergadering wordt ingeschat welke functies binnen de sprint kunnen worden voltooid. In de loop van het werk worden nieuwe items aan de backlog toegevoegd en kunnen items worden verwijderd als ze verouderd raken.
Dus hoe kan dit werken bij een bureau- of contractproject waarbij je een klant een totaalprijs voor het werk moet geven en een tijdlijn voor de voltooiing moet vaststellen? Dat kan een uitdaging zijn!
Is het beter om projecten te hoog of te laag in te schatten?
Een van je verantwoordelijkheden als projectmanager is om projecten winstgevend en binnen budget op te leveren. De gemakkelijke en veilige optie kan dus zijn om te hoog te ramen en veel marge aan je raming toe te voegen, zodat jij en je team eruitzien als sterren wanneer je op of onder je budget uitkomt.
Maar een projectrisico dat samenhangt met het kunstmatig verhogen van je budget is dat dit je bureau het hele project kan kosten. Als je te hoog raamt, kan het project als te duur worden afgeschreven en nooit van start gaan.
Als je uiteindelijk naar het andere uiterste gaat en het budget voor een potentieel project te laag inschat om tegemoet te komen aan een klant, loop je het risico dat je bureau of team het project mogelijk met verlies moet uitvoeren of concessies moet doen en kwaliteit moet opofferen om het op te leveren.
Het echte antwoord: balanceer op het koord van de raming. Door de juiste balans te vinden tussen te hoog en te laag ramen, kun je de spanning tussen deze twee elementen, veiligheid en risico, beheersen— en een kostenraming maken die de klant kan accepteren, maar die hoog genoeg is om je in staat te stellen het project binnen budget op te leveren.
Het definitieve projectbudget beheren
Zodra je een budget hebt vastgesteld (en het door de klant is goedgekeurd), moet je het budgetgebruik gedurende het hele project beheren en bijhouden. Je kunt je projectmanagementsoftware gebruiken om je budget toe te wijzen en te beheren (en ook om de taken van iedereen bij te houden).
Er zijn verschillende manieren om dit te doen, die we in dit artikel niet volledig kunnen behandelen. Maar we zouden je nooit zonder hulpmiddelen voor het beheren van je budget laten zitten, dus bekijk zeker onze artikelen over de levenscyclus van projectmanagement en scope creep voor deskundige tips.
Bekijk dit praktijkvoorbeeld van budgetbeheer, waarin de projectmanager vrijwel geen geld tot zijn beschikking had.
Wat nu?
Heb je meer hulp nodig bij projectbudgettering of advies over het beheren van een projectbudget? Bekijk Galens artikel over manieren om je projectramingsproces te verbeteren en ontdek meer over hoe nauwkeurige tijdregistratie kan helpen je projectbudgetten te verbeteren.
