Aangezet, uitgezet: de PM-functies die teams niet meer gebruiken
Tijdregistratie: Veel teams laten tijdregistratiefuncties vallen omdat deze slecht aansluiten bij wat ze daadwerkelijk nodig hebben om de voortgang van projecten te volgen.
Aangepaste kolommen: Een overdaad aan aangepaste kolommen kan workflows ingewikkelder maken en de algehele efficiëntie en duidelijkheid binnen teams verminderen.
Taakafhankelijkheden: Taakafhankelijkheden werken in de praktijk vaak niet goed door onderhoudsproblemen en verstoringen in de echte wereld.
Overautomatisering: Complexe automatisering kan teams in verwarring brengen, waardoor ze het vertrouwen verliezen en afwijken van de beoogde workflows.
Eenvoud wint: Terugkeren naar eenvoudige, effectieve methoden leidt vaak tot betere resultaten bij projectmanagement dan het gebruik van complexe functies.
Projectmanagementtools zitten boordevol functies die zijn ontworpen om orde te scheppen in complex werk. Maar meer functies leiden niet altijd tot betere resultaten. Bij teams van elke omvang herhaalt hetzelfde patroon zich: een veelbelovende functie wordt ingeschakeld, werkt een paar weken en sterft vervolgens een stille dood. Wat overblijft, is een systeem dat moeilijker te gebruiken is dan voorheen en een team dat zijn eigen omwegen heeft gevonden.
We vroegen verschillende professionals welke functies ze in de praktijk waren tegengekomen die bij de installatie nuttig leken, maar in de praktijk faalden. Dit is het goede, het slechte en het lelijke.
De belofte van tijdregistratie (en waarom die instortte)
Ingebouwde tijdregistratie is een van de vaakst ingeschakelde — en vervolgens verlaten — functies in tools zoals Jira. Aaron Whittaker, VP voor vraaggeneratie bij Thrive Agency, schakelde Jira's ingebouwde werklog precies in om de redenen waarom de meeste teams dat doen. "We schakelden het in omdat het een praktische manier leek om inzicht te krijgen in hoe de inspanning werd verdeeld over betaald mediabeheer, SEO en contentwerk," zegt hij. "Het doel was duidelijkere rapportage en een betere planning voor campagnetijdlijnen."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Het sloeg nooit aan. Whittaker wijst op een fundamentele mismatch tussen wat de functie meet en wat teams daadwerkelijk moeten weten. "De functie registreert uren, geen voortgang," legt hij uit. "Vijf of zes uur registreren voor advertentieoptimalisatie of updates van landingspagina's vertelt je niet of de prestaties zijn verbeterd of dat het werk bijna is afgerond."
De vereiste handmatige invoer maakte het nog erger. Nadat de functie ongeveer een maand lang was gebruikt voor meer dan 170 werkitems, hadden slechts ongeveer 55 bruikbare invoer — en die waren niet consistent. "Tijd registreren betekende dat je gedurende de dag meerdere taken moest openen, waardoor je concentratie steeds werd onderbroken," zegt Whittaker. "Na een tijdje voelde het gewoon als iets wat je moest doen, niet als iets dat daadwerkelijk hielp."
Tijd registreren betekende dat je gedurende de dag meerdere taken moest openen, waardoor je concentratie steeds werd onderbroken. Na een tijdje voelde het gewoon als iets wat je moest doen, niet als iets dat daadwerkelijk hielp.
Zijn team liet de functie vallen en keerde terug naar een eenvoudige bordgebaseerde workflow. "Tijdregistratie leek nuttig tijdens de installatie, maar in echte workflows gaf het dubbel inzicht in wat we al konden zien en voegde het wrijving toe zonder de oplevering te verbeteren."
Aangepaste workflowkolommen: wanneer flexibiliteit een last wordt
Aangepaste kolommen voelen als een natuurlijke uitbreiding van goed procesdenken. Scott Davis, oprichter & CEO van Outreach.io, leerde op de harde manier dat de functie snel uit de hand kan lopen. "We schakelden 'aangepaste kolommen toevoegen' in Jira scrumborden een paar jaar geleden in voor transparantie in onze workflow," zegt hij. "We schakelden de functie in minder dan een minuut in. We waren weken bezig om er verborgen overhead van te maken."
We schakelden de functie in minder dan een minuut in. We waren weken bezig om er verborgen overhead van te maken
Wat begon als één kolom "Ter verificatie" tussen Bezig en Gereed vermenigvuldigde zich snel. "Voor we het wisten, was er voor elk team een beoordelingskolom," zegt Davis. Product voegde een kolom toe voor goedkeuring door belanghebbenden en QA voegde er nog een toe voor extra controles. "Elk scrumbord zag er anders uit en was niet gemakkelijk te navigeren. Mensen moesten de bordconfiguraties controleren om te weten hoe ze dat ticket moesten verplaatsen."
De kosten waren zichtbaar in de gegevens. "De doorlooptijd van ons team tijdens onze sprints met een hoge werkdruk sprints bleef gemiddeld toenemen van 8 dagen naar 10.75 dagen, vooral omdat het onduidelijk was wat de betekenis was van elk extra aangepast statusveld," legt Davis uit. "Onze meetgegevens uit de retrospectie stonden vol met 'tijd verspild aan discussiëren over statusnamen.'"
Zijn advies aan elk team dat kolomaanpassingen overweegt: "Beschouw elke toegevoegde kolom als technische schuld. Zonder een goede rolverdeling en een goede reden om af te wijken van de standaardinstellingen, is het moeilijker om werk op te schalen dan om de standaardworkflow aan te passen. De meeste teams zullen die extra kolommen na een paar sprints stilletjes laten vallen."
Taakafhankelijkheden: netjes in theorie, gebrekkig in de praktijk
Taakafhankelijkheden zijn een van de aantrekkelijkste functies in elke tool voor projectmanagement. De logica klopt: koppel taken aan elkaar, zodat vertragingen automatisch zichtbaar worden en de juiste reacties in gang worden gezet. In de praktijk bezwijkt de functie vaak onder het gewicht van de variatie in de echte wereld.
Dmitrii Malashkin, oprichter & CEO van Born to Move, implementeerde afhankelijkheden en geavanceerde automatiseringen voor het voltooien van taken in Asana — en later in monday.com — om projecttijdlijnen bijgewerkt en beheersbaar te houden. "De realiteit was echter dat onze teamleden ze na de eerste week na de implementatie eigenlijk nooit meer gebruikten", zegt hij. De reden was eenvoudig: "Het onderhouden van je afhankelijkheden en automatiseringen is een volledige taak op zich die niemand hoort te doen of daadwerkelijk wil doen, vooral zodra het niet wordt afgedwongen."
Het onderhouden van je afhankelijkheden en automatiseringen is een volledige taak op zich die niemand hoort te doen of daadwerkelijk wil doen, vooral zodra het niet wordt afgedwongen.
Toen verstoringen uit de echte wereld toesloegen — een ontbrekende vergunning, een last-minute wijziging van de planning, een conflict met de beschikbaarheid van een klant — viel de keten uiteen. "Daardoor kan één storingspunt de hele keten van afhankelijkheden breken", legt Malashkin uit. "De workflow stuurt uiteindelijk een stortvloed aan algemene verzoeken om statusupdates naar mensen, waardoor iedereen die vervolgens dempt." Het resultaat was overal meldingsmoeheid.
Zijn team liet de functie uiteindelijk volledig achter zich. "Onze projectmanagers en ploegleiders gingen uiteindelijk terug naar vlakke, niet-hiërarchische takenlijsten, aangevuld met groepschats, als hun belangrijkste manier om inspanningen te coördineren en meer werk gedaan te krijgen."
Eric Turney, President bij The Monterey Company, zag hetzelfde patroon. "De functie die ik in aanraking met echte workflows heb zien sneuvelen, is taakafhankelijkheid in een tool voor projectmanagement", zegt hij. "Het sloeg nooit aan, omdat prioriteiten te vaak veranderden, het onderhoud vervelend was en het systeem sneller verouderd raakte dan iemand bereid was bij te houden." Zijn team viel terug op eenvoudiger eigenaarschap, duidelijke deadlines en directe communicatie. "De functie zag er in de opstartfase slim uit, maar in de praktijk voegde ze administratie toe zonder ons genoeg controle terug te geven om dat te rechtvaardigen."
Taakafhankelijkheden sloegen nooit aan, omdat prioriteiten te vaak veranderden, het onderhoud vervelend was en het systeem sneller verouderd raakte dan iemand bereid was bij te houden.
Overautomatisering: wanneer het systeem tegen het team werkt
Automatisering is een van de grootste verkoopargumenten van moderne platforms voor projectmanagement — en een van de makkelijkste dingen om te ver door te voeren. Tom Jauncey, Managing Director bij Global Sound Group, beschrijft een bekende valkuil: "Iets wat er op papier goed uitziet, maar in de praktijk niet echt werkt, is wanneer we dingen te automatisch maken in tools zoals monday.com. Het kan te ingewikkeld worden voor het team om te volgen."
Iets wat er op papier goed uitziet, maar in de praktijk niet echt werkt, is wanneer we dingen te automatisch maken in tools zoals monday.com. Het kan te ingewikkeld worden voor het team om te volgen.
Wanneer automatisering uit te veel lagen bestaat, vertrouwen teams er niet meer op. "Wat er gebeurt, is dat mensen het systeem gaan negeren of dingen op hun eigen manier gaan doen, omdat het te moeilijk lijkt om te begrijpen of omdat het voelt alsof het hen tegenhoudt", zegt Jauncey. De geplande workflow en de daadwerkelijke workflow lopen uiteen. "De manier waarop we het werk plannen ziet er geweldig uit wanneer we het plannen. Het sluit niet echt aan bij hoe het team dagelijks werkt."
De les waar zijn team uiteindelijk op uitkwam, was eenvoudig: "De beste manier om dingen te doen is de manier die mensen daadwerkelijk gebruiken, niet de manier die de meeste functies heeft."
Velden voor voltooiingspercentages en de illusie van vooruitgang
Sommige functies mislukken niet omdat ze te complex zijn — ze mislukken omdat ze te simplistisch zijn. Nikita Patil Brennan, senior projectmanager, noemt velden voor voltooiingspercentages als een treffend voorbeeld. "Een functie voor projectmanagement die in MS Project/Asana voorkomt, is het voltooiingspercentage van taken", zegt ze. "Het vertelt niet het hele verhaal — 71% kan betekenen dat taken grotendeels zijn voltooid, dat taken risico lopen, dat taken geblokkeerd zijn enzovoort." Eén getal strijkt de context glad die teams nodig hebben om actie te ondernemen. Vooruitgang is niet hetzelfde als gezondheid, en een meetwaarde die geen onderscheid tussen beide kan maken, geeft niemand bruikbare informatie.
Het [voltooiingspercentage van taken] vertelt niet het hele verhaal — 71% kan betekenen dat taken grotendeels zijn voltooid, dat taken risico lopen, dat taken geblokkeerd zijn enzovoort.
AI-functies die te veel beloofden en te weinig leverden
Naarmate AI-functies op projectmanagementplatforms werden uitgerold, bleek het verschil tussen prestaties tijdens demonstraties en bruikbaarheid in de praktijk steeds opnieuw frustrerend groot. Megan Cotterman, fractioneel projectmanager en operationsconsultant, maakte dit zelf mee. "Ik heb die ervaring inderdaad gehad toen Asana zijn AI-functie voor het eerst uitrolde", zegt ze. "Ik stelde vragen over bepaalde projecten in bepaalde contexten en had enorm veel moeite om te vinden waar ik naar vroeg."
Ik stelde [aan Asana AI] vragen over bepaalde projecten in bepaalde contexten en had enorm veel moeite om te vinden waar ik naar vroeg.
Het probleem is niet uniek voor Asana — het weerspiegelt een bredere uitdaging met AI-functies die zijn ontwikkeld voor algemene gebruiksscenario's, maar die nog niet zijn getraind op de specificiteit en nuances van de manier waarop echte projectgegevens worden gestructureerd en doorzocht.
Terug naar de basis — het pleidooi voor eenvoud
In elke functiecategorie vonden de teams die hun draai weer vonden die door dingen eenvoudiger te maken. James Dyble vat het sentiment samen waar veel professionals uiteindelijk op uitkomen. "Vroeger zwoer ik bij digitale taakbeheerders, ervan overtuigd dat alles in een app moest staan", zegt hij. "Toen merkte ik dat ik steeds weer naar pen en papier greep."
Vroeger zwoer ik bij digitale taakbeheerders, ervan overtuigd dat alles in een app moest staan. Toen merkte ik dat ik steeds weer naar pen en papier greep.
Zijn oplossing was niet om digitale hulpmiddelen volledig op te geven, maar om bewuster te kiezen waarvoor hij ze gebruikt. "Nu heb ik gekozen voor een hybride aanpak: mijn grote projecten en lijsten bewaar ik in een digitaal hulpmiddel, maar mijn dagelijkse prioriteiten beheer ik op een eenvoudig plakbriefje. Er is iets bevredigends aan het fysiek afvinken van dingen terwijl ik bezig ben."
Het meest effectieve projectmanagementsysteem is niet het systeem waarop de meeste functies zijn ingeschakeld. Het is het systeem dat het team daadwerkelijk zal gebruiken.
Wil je meer inzichten zoals deze? Maak een gratis DPM-account aan om van meer experts zoals deze te horen.
