Tijdregistratie: jouw geheime superkracht voor risicobeheer

Laat me even teruggaan en het uitleggen: waarom heb ik het hier eigenlijk over? De grond ligt bezaaid met dode paarden over dit onderwerp. En toch blijft de dood van onschuldige paarden doorgaan. Kunnen we een einde maken aan deze waanzin? Om een einde te maken aan deze onzorgvuldigheid moeten we begrijpen waarom, of WAAROM EIGENLIJK?

Om succes uit elk project te persen, moeten projectmanagers de overvloed aan factoren begrijpen die tot het mislukken ervan kunnen leiden. Zodra dit duidelijk is, kan er een risicobeheerplan worden opgesteld, waarin tijdregistratie bedrijfskritisch moet zijn.

Waar komen risicobeheer & tijdregistratie samen?

Dit is een basisdefinitie van risicobeheer, volgens ChatGPT 3.5:

“Het principe van projectrisico houdt in dat onzekerheden en mogelijke verstoringen van een project systematisch worden aangepakt door risico’s gedurende de hele levenscyclus ervan te identificeren, beoordelen, plannen en monitoren. Effectief risicobeheer kan de kans op succes van een project vergroten en de negatieve gevolgen van onvoorziene gebeurtenissen beperken.”

Oké, mooi. Maar hoe past tijdregistratie in het risicobeheerproces? Laten we tijdregistratie definiëren. ChatGPT 3.5, verleen ons opnieuw je genade:

“Tijdregistratie binnen een project is het proces van het monitoren en vastleggen van de hoeveelheid tijd die aan verschillende taken, activiteiten of fasen binnen een project wordt besteed. Het is een cruciaal aspect van projectmanagement dat projectmanagers, teams en belanghebbenden helpt inzicht te krijgen in de manier waarop tijd wordt verdeeld, mogelijke knelpunten of inefficiënties te identificeren en ervoor te zorgen dat het project op schema blijft.”

Opnieuw: helemaal goed. Maar...

Hier richten we ons specifiek op de manier waarop tijdregistratie een cruciaal onderdeel moet zijn van je strategie voor risicobeheeroplossingen.

Tot op de dag van vandaag blijft nauwkeurige tijdregistratie een veelbesproken onderwerp. De kern van dit eenvoudige probleem rond gegevensinvoer is nog altijd niet opgelost. De teams waarmee ik heb gewerkt, geven in verschillende mate prioriteit aan tijdregistratie:

• Doorlopend, dagelijks en elk uur tijd registreren, nauwgezet uitgevoerd, zoals de afwas doen en opbergen na het eten. Hoge prioriteit! Bijna op het niveau van automatisering: realtime gegevensinvoer en -verwerking. Deze persoon is je held op het gebied van risicobeheer.
• Dagelijks aan het einde van de dag 15 minuten tijd blokkeren om uren in te voeren. Zoals ’s avonds de afwas van het ontbijt, de lunch en het diner doen. Het dashboard van de browsergebaseerde tijdregistratiesoftware van deze persoon staat waarschijnlijk vastgezet tussen 20 andere tabbladen. Niet helemaal realtime rapportage, maar ook geen grote bedreiging voor je specifieke strategie voor risico-identificatie.
• Aan het einde van de week tijd blokkeren om uren in te voeren. Zucht, de afwas van maandag tot vrijdag in de gootsteen laten staan. Veel moeilijker schoon te maken. Wat ligt hier überhaupt? De risicoanalyse is nu gebaseerd op gebrekkige gegevens, waardoor de mogelijke impact van niet-geïdentificeerde risico’s toeneemt en de kans groter wordt dat mitigatieplannen niet worden uitgevoerd. Op een schaal van 1 tot 3, waarbij 3 het slechtst is. Dit is een 3. Niet goed.
• Als laatste en meest kwalijke punt op deze lijst doet de financiële afdeling aan het einde van de maand een verzoek aan het hele bureau om de uren in te voeren voordat iedereen uitlogt. 

Ik zal dit niet uitleggen aan de hand van afwassen. Het is te smerig en heeft een even smerige impact op een nauwkeurig begrip. Als iedereen op deze oproep zou wachten om tijd te registreren, zou de risicoblootstelling de pan uit rijzen en kunnen de mitigatieplannen net zo goed in het toilet liggen, aangezien alle potentiële bedreigingen zouden rondlopen alsof ze de baas zijn. 

Dit staat gelijk aan geblinddoekt navigeren: er is geen manier om risico’s te monitoren, risico’s te beperken of tegen een risico te zeggen dat het naar huis moet gaan omdat het dronken is. Projecten in deze categorie ontvouwen zich als het wetenschappelijke experiment waarbij je “vriend” zei dat je water moest toevoegen en vervolgens wegrende terwijl hij zijn hoofd bedekte.  

4 tips voor tijdregistratie om risico’s beter te beheersen

Hier volgen enkele beste praktijken voor tijdregistratie. Houd er rekening mee dat je naast deze tips ook AI bij tijdregistratie kunt gebruiken voor extra efficiëntie en automatisering.

1. Bereid je project voor op succes: voer een historische projectanalyse uit

Bij het bepalen van de scope en het plannen van een project kijk ik graag naar de resultaten van vergelijkbare projecten die eerder zijn afgerond. Overschreed het project het budget? Bleef het onder het budget? Hoeveel uren waren nodig? Wie besteedde de meeste tijd? Wie de minste? Had iemand genoeg tijd, of juist niet genoeg? Weten we waarom er verschillen waren? 

Kort gezegd biedt dit inzicht in potentiële risico's en kwetsbaarheden en helpt het bij het bepalen van strategieën voor risicobeperking. Bij het ontwikkelen van je algehele risicobeheerstrategie is dit stap 1. Het risicoregister dat je hier begint op te stellen, bepaalt je risicoreactie.

Deze forensische analyse geeft me een beter idee van hoe ik verder moet gaan en is mijn geheime wapen bij de risicobeoordeling. Kennis is macht. Ik gebruik deze informatie voor mijn projectstrategie, tijdlijn, mijn strategie voor tijdregistratie (zoals gezegd, tijdregistratie kan helpen bij toekomstige projectplanning) en, misschien wel het belangrijkst, de basisconfiguratie van het project met betrekking tot opdrachtnummers. 

Het instellen van opdrachtnummers kan lastig zijn. Waarom? Ik denk omdat we allemaal mensen zijn, die zich als mensen gedragen en drukke mensendingen doen.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Over opdrachtnummers: twee benaderingen voor de inrichting

1. Hoofdopdrachtnummer

Met deze benadering worden de gezamenlijke inspanningen onder één opdrachtnummer vastgelegd. 

Voordeel: Teams hoeven minder bij te houden. Als ze aan het project werken, is dit hun opdrachtnummer. Uit mijn ervaring geeft de financiële afdeling de voorkeur aan deze benadering. Facturen, POs, tijd—alles wordt op één plek bijgehouden, waardoor er minder ruimte voor verwarring is.

Nadeel: Het is moeilijker om de benodigde tijd voor specifieke werkzaamheden te bepalen, terwijl dat altijd nuttig is voor het inschatten van vergelijkbare projecten in de toekomst. Klanten willen vaak kosten per regel voor specifieke werkzaamheden. Een rapport van de vorige opdracht bevat dit nummer niet kant-en-klaar ter referentie en vereist dat je dit afleidt door de ingevoerde datums en uren per discipline te controleren. Dat kan een pijnlijk, arbeidsintensief terugwerkproces zijn, vooral wanneer teams overlappende werkzaamheden uitvoeren. 

2. Overkoepelende opdracht met subopdrachten

Met deze benadering worden specifieke werkzaamheden voor specifieke budgetten vastgelegd. 

Voordeel: Hiermee kan de tijd gericht voor specifieke werkzaamheden worden geregistreerd, waardoor betere referentiegegevens ontstaan voor toekomstige afbakeningswerkzaamheden waarvoor documentatie per regel nodig is.

Nadeel: De kans dat teams hun tijd verkeerd registreren, neemt toe met elk extra nummer van een subopdracht.

2. Duidelijke verwachtingen communiceren 

Hebben alle teams een gezamenlijk begrip van hoe, wat en wanneer ze tijd moeten registreren? Zorg ervoor dat iedereen hetzelfde beeld heeft van wat als factureerbare actie voor de klant geldt en wat niet. 

Registreer je in stappen van .25? Welke cloudgebaseerde projectmanagementsoftware gebruikt iedereen om deze gegevens vast te leggen? Krijgen teams herinneringsmeldingen om tijd te registreren? Hoe wordt inactieve tijd geïdentificeerd en verwijderd?

Hier volgen enkele voorbeelden van factureerbare tijd voor projectmanagement of digitaal projectmanagement:

• Algemeen
  • Inrichting van het project
  • Communicatie met leveranciers, resourcebeheer
  • Rapportage over budget en uitgaven
  • Voorbereiding op statusvergaderingen
    • Terugkoppeling bundelen 
    • Actiepunten destilleren 
    • Volgende stappen samenvatten
  • Kwaliteitsborging (QA)

Hier volgen enkele voorbeelden van niet-factureerbare tijd:

• Algemeen
  • Experimenteren met een proefversie van software
  • Vergaderingen om de mogelijkheden van leveranciers te beoordelen die niet bedoeld zijn voor specifieke projectwerkzaamheden
  • Interne lunchsessies en kennisdeling tussen afdelingen
  • Algemene procesupdates (opnieuw: niet projectspecifiek)
  • Herhaaldelijk inwerken van nieuwe medewerkers (dit wijst op een hoog personeelsverloop en instabiliteit)

3. Stel een rapportageritme voor verantwoording vast 

Stel aan het begin van het project een voorspelbaar ritme van controles en rapportages vast, zodat teams kunnen anticiperen op en plannen voor het registreren van hun tijd. Dit kan worden aangestuurd door statusvergaderingen waarvoor voortgangsrapportages nodig zijn. Plan tijd in voor je beoordeling om goed te kunnen controleren of alle tijd is geregistreerd. Zorg voor een alternatief voor het geval dat niet zo is.

4. Beoordeel tijd per datum en discipline en vergelijk deze met het plan

Voordat beslissingen kunnen worden genomen en acties kunnen worden ondernomen, is het belangrijk om een paar dingen over geregistreerde tijd te begrijpen. Teams werken namelijk vaak, en regelmatig, aan meerdere projecten met uiteenlopende opleveringen. 

Het is de bedoeling dat deze inspanning wordt vastgelegd onder een hoofdopdrachtnummer of een overkoepelende opdracht met specifieke deelopdrachten voor specifieke werkzaamheden. Het kan gemakkelijk gebeuren dat de inspanning van maandag, die de week erna wordt geregistreerd, per ongeluk aan het verkeerde opdracht- of deelopdrachtnummer wordt toegewezen. Dit kan tegen het einde van een opdracht moeilijk te ontdekken en te corrigeren zijn. Daarom adviseer ik om een routine in te stellen voor het controleren van geregistreerde tijd. 

Afhankelijk van de parameters van je project helpen regelmatige voortgangscontroles je om risico's te beheersen. En met een controle bedoel ik dat je er kritisch naar kijkt.

Controleer wie tijd op welke opdrachten boekt en of de hoeveelheid logisch is gezien de huidige projectwerkzaamheden. Hoe verhoudt de geregistreerde tijd zich tot het algehele projectplan? Zijn leveranciers bij met het indienen van hun tijd? Hoe verhouden zij zich qua tijd tot hun budget?

Zorg ervoor dat je gedetecteerde problemen markeert en opvolgt en zo nodig correcties en aanpassingen uitvoert. Als je onregelmatigheden ontdekt, werk dan samen met je team en de financiële afdeling om de tijdregistratie te corrigeren, zodat de nauwkeurigheid behouden blijft. 

Vind hier meer best practices voor tijdregistratie.

Hoe helpt dit allemaal bij risicobeheer?

Samengevat moeten het projectplan en de projectinrichting goed worden verspreid en moet er een logische strategie voor opdrachtnummers worden gebruikt. De workflow, methoden en frequentie van tijdregistratie moeten binnen alle teams duidelijk zijn, zodat er een gedeeld begrip van de verwachtingen ontstaat. 

Zodra deze basisregels zijn ingevoerd, zullen regelmatige verbruiksrapporten problemen signaleren. Elk onverwacht over- of ondergebruik van tijd moet onmiddellijk worden onderzocht, omdat dit op problemen kan wijzen. 

• Zijn de specificaties onduidelijk? 
• Is er een knelpunt waardoor een team niet kan beginnen? 
• Is er onverwachte complexiteit in het systeem geïntroduceerd? 

Een regelmatige frequentie van controles kan allerlei mogelijke valkuilen aan het licht brengen en je mogelijk een tweede kans geven om problemen voor te zijn.   

More Articles

• 12 belangrijkste voordelen van tijdregistratiesoftware voor bedrijven
• AI in tijdregistratie: voordelen, uitdagingen en meest voorkomende toepassingen
• 22 statistieken over tijdbeheer om je werklast te verlichten

Welke risico's zijn verbonden aan tijdregistratie?

Mijn eerste productieleider in een studio zei ooit tegen me: rommel erin, rommel eruit. Het geldt voor alles, behalve misschien voor het recyclen van aluminium? Onnauwkeurige tijdregistratie kan op de lange termijn grote schade aanrichten en alles ondermijnen, van winstgevendheid tot benuttingsgraad, omzet, teamgroei, teambehoud, bonussen en zelfs salarisverhogingen. 

Je kunt tijdregistratie vergelijken met het proberen door te prikken van een gigantische zeepbel. Hoe langer je ernaar kijkt zonder actie te ondernemen, hoe groter het risico dat je je kans mist. Hoe langer de tijd tussen het werk en het registreren ervan, hoe groter het risico op onnauwkeurige gegevens. Investeer in goede hulpmiddelen voor tijdregistratie.

Door tijdregistratie bestraffend of als vorm van micromanagement te gebruiken, geef je je team de indruk dat tijdregistratie slecht is, waardoor je toekomstige tijdgegevens gevaar lopen.

Hoe kan software voor tijdregistratie helpen bij risicobeheer?

Het implementeren van universeel geaccepteerde software voor tijdregistratie vergroot de kans dat de verschillen in nauwkeurigheid tussen teamleden kleiner worden.

Als iedereen op dezelfde manier werkt, consequent registreert, dezelfde hulpmiddelen gebruikt en dezelfde protocollen volgt, wordt een deel van de ruis uit de systeemgegevens verwijderd en wordt daardoor een grotere nauwkeurigheid bereikt. Hulpmiddelen voor AI-tijdregistratie kunnen ook helpen om een deel van de handmatige inspanning die hiermee gepaard gaat te verminderen.

Dit leidt tot betere beslissingen en betere oplossingen. Twee softwareoplossingen voor urenregistratie die ik goed vind, zijn Harvest en Toggl Track. Ik weet zeker dat er nog een miljoen andere opties zijn; ik heb deze twee gebruikt.

Toggl heeft een handige meldingsfunctie die gebruikers eraan herinnert hun tijd te registreren, evenals een automatische tijdregistratie voor inactiviteit. Op basis daarvan verdient het in mijn ogen de voorkeur, hoewel de factureringsfuncties in Harvest handig zijn. Kies je eigen avontuur.

Tijdregistratie, niet langer gedegradeerd tot vriend

Als je meer wilt weten over dit prikkelende, hardnekkige onderwerp, abonneer je dan op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager.