De beste strategieën voor het maken van samenvattingen en aantekeningen

Laten we beginnen met het grote probleem van aantekeningen maken.

Waarom is aantekeningen maken zo moeilijk?

Het is belangrijk om eerst mijn meest voorkomende situatie voor het maken van aantekeningen te benoemen, ter context: aantekeningen maken als projectmanager tijdens een groepsvergadering, of dat nu tijdens een gesprek met veel belanghebbenden is of in een planningssessie met je kernteam.

In deze situatie moet de projectmanager vaak tegelijkertijd de vergadering leiden en aantekeningen maken. Die verantwoordelijkheden vereisen verschillende vaardigheden en verschillende delen van de hersenen; de ene rol bestaat uit het presenteren en sturen van de richting van de vergadering (waarbij meestal onderweg informatie en kennis worden gedeeld), terwijl de andere rol actief luisteren, verwerken, documenteren en reageren inhoudt.

Schakelen tussen die twee rollen terwijl je een geplande agenda beheert (en dat goed doet), kan een ontmoedigende uitdaging zijn. De belangrijkste van de twee is naar alle waarschijnlijkheid het leiden van de vergadering. Daarom is het noodzakelijk om strategieën voor het maken van aantekeningen te creëren die verenigbaar zijn met voortdurend schakelen tussen contexten. 

Een kader voor het prioriteren van aantekeningen

De meest gedetailleerde en diepgaande aantekeningen blijken, gezien de context waarin ze zijn gemaakt, vaak vrijwel waardeloos te zijn. Je bent geen rechtbankverslaggever die als taak heeft om woord voor woord vast te leggen wat er is gezegd. Doe dat juist niet; menselijke spraak is vaak enigszins onsamenhangend wanneer die woordelijk wordt opgeschreven, waardoor je een overmatige hoeveelheid informatie moet lezen om de waardevolle stukjes te vinden.

Bij vergadernotities zijn ze eigenlijk alleen nuttig als je ze later snel kunt doorzoeken en scannen om relevante informatie te vinden. Prioritering is essentieel.

De meest voorkomende redenen om oude aantekeningen te doorzoeken

1. Uitzoeken wie wat moet doen
2. Genomen beslissingen opnieuw bekijken of verduidelijken
3. Meer context over vereisten zoeken
4. Meningsverschillen of geschillen oplossen (en tot op zekere hoogte CYA)

De sleutel is dus om strategieën voor het maken van aantekeningen te gebruiken die aansluiten bij jouw behoeften.

Wat moet je in je aantekeningen opschrijven?

Moet worden vastgelegd

• Actiepunten: Leg in ieder geval de actiepunten vast (ook wel to-do’s, taken, actie-verzoeken of in verschillende organisaties nog heel anders genoemd). Deze vormen de basis om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn blijft en vooruitgang boekt. Ik geef de voorkeur aan een eenvoudig format: ‘[Naam persoon] voert [specifieke taakdetails] uit vóór [deadline].’
• Beslissingen: Veel vergaderingen raken diep verzeild in discussies over functies en aanpak. Veel van die details zijn later niet waardevol, maar het is essentieel om de uitkomst en de beslissing waar de groep mee heeft ingestemd duidelijk vast te leggen.
• Vereisten/specificaties: Je moet een soort zesde zintuig ontwikkelen voor het moment waarop vereisten tijdens een discussie ter sprake komen. Soms duiken ze onverwacht midden in een gesprek op. Maar het spreekt voor zich dat ze belangrijk zijn om te documenteren (en te centraliseren in plaats van ze alleen in aantekeningen te bewaren), zodat je ze later niet opnieuw hoeft te bekijken en te bespreken.

Naar eigen inzicht vastleggen

• Diverse discussiepunten: Gebruik je beste oordeel bij het bepalen welke onderdelen van de discussie je vastlegt. Als je intuïtie zegt dat je er later misschien op terug moet komen, maak dan zeker aantekeningen! Als de discussie gaat over een onderwerp dat al goed in de vereisten is gedocumenteerd of niet essentieel is voor de kennis van het team, is beknoptheid beter.
• Meningen & debat: Zoals hierboven aangegeven, is het van het grootste belang om een beslissing vast te leggen als er een beslissing wordt genomen; de discussie die eraan voorafging? Misschien wat minder. Maar als een kwestie onbeslist blijft, is het zeker de moeite waard om de verschillende opties die worden overwogen kort op te schrijven.
• Brainstormen: Ook hier zijn uitkomsten en beslissingen de belangrijkste elementen van een brainstorm om vast te leggen, maar het kan waardevol zijn om de details te noteren. Als je op een whiteboard werkt, maak dan gewoon foto’s en voeg later eventuele contextuele aantekeningen toe!
• Algemeen gesprek: Een gesprek gedetailleerd vastleggen levert later vaak niet veel waarde op. Houd in plaats daarvan je oren open voor actiepunten, beslissingen en vereisten zodra die ter sprake komen.

Niet vastleggen

• Onduidelijke standpunten: Soms belanden belanghebbenden in een discussie met zichzelf en gaan ze heen en weer over hun standpunt terwijl ze een kwestie overwegen. Ik zou aanraden dit niet vast te leggen, om te voorkomen dat de uitkomst vertroebeld raakt (maar leg de uitkomst zeker wel vast).
• Beleefdheden: Het is altijd leuk om te vergelijken wie op dat moment het beste weer heeft, maar voor het maken van notities? Zeker niet nodig!

Je strategieën voor het maken van notities aanscherpen

Nu we de details van het daadwerkelijk vastleggen van notities hebben behandeld, is het de moeite waard om ook het proces op hoofdlijnen te bespreken dat leidt tot succesvolle notities. Er zijn een aantal belangrijke dingen die ik doe (of waar ik vaak spijt van heb als ik ze oversla) wanneer ik notities maak tijdens vergaderingen, waaronder:

• Een agenda opstellen: Dit is projectmanagement 101, maar zelfs de meest ervaren vergaderleiders komen soms onvoorbereid binnen. Als je vooraf tijd neemt om een agenda te plannen, kun je het tempo van de vergadering beter beheersen en anticiperen op de belangrijkste momenten voor het maken van notities.
• Vooraf notities maken: Het mooie van een agenda is dat je al vóór de vergadering kunt beginnen met het maken van notities. Schrijf vooraf de belangrijkste bespreekpunten op die je wilt presenteren. Het zou onzinnig zijn om te proberen notities te maken van wat je zegt terwijl je aan het praten bent!
• Hulpmiddel(en) voor het maken van notities voorbereiden: Als je hulpmiddel voor notities klaarstaat en vóór het begin van de vergadering al is opgemaakt met de agenda en onderwerpen die context bieden, vermindert dat het werk tijdens de vergadering.
• 10 minuten vóór de vergadering blokkeren (vooral voor gesprekken): Ik zou een volledig afzonderlijk blogbericht kunnen schrijven over hulpmiddelen voor spraak- en videogesprekken, maar het spreekt voor zich dat je door vroeg klaar te zitten en audiovisuele apparatuur te testen, problemen voorkomt en ervoor zorgt dat je op tijd begint. Als je de volledige toegewezen tijd hebt en iedereen kunt horen, verloopt het gesprek minder gehaast, wat tot betere notities leidt.
• 10 minuten na de vergadering blokkeren: De context van de bespreking zal nooit verser in je geheugen liggen dan direct na een vergadering. Gebruik deze tijd om je notities op te schonen, ze waar nodig opnieuw te ordenen, details toe te voegen waar hiaten zitten en notities te verwijderen die uiteindelijk weinig waarde bleken te hebben. Bonus: controleer je notities op vereisten die op een centraal gedocumenteerde locatie moeten worden vastgelegd. Die heb je toch?

De sleutel tot het maken van gedenkwaardige notities is om 10 minuten vóór en na vergaderingen notities te maken.

More Articles

• Productieve AI-functies: van AI-assistent tot autonome agents
• Niche- en onafhankelijke tools die projectmanagers een voorsprong geven
• De beste AI-modellen voor projectmanagementtaken

Tips en trucs voor je hulpmiddelen voor het maken van notities

Hierboven staan mijn algemene strategieën en aanpak voor het maken van notities en het stellen van prioriteiten, maar er zijn nog een aantal andere trucs die ik toepas voor meer efficiëntie en minder problemen:

• Maak gedeeltelijke notities: Sla woorden over, gebruik trefwoorden en schrijf onvolledige zinnen. Werk ze daarna onmiddellijk uit zolang de context nog vers in je geheugen zit, zodat ze beter leesbaar worden.
• Maak notities in de juiste context: Vertrouw niet te veel op je standaardstrategieën voor het maken van notities. Als de vergadering een ontwerpbeoordeling met een klant in Invision is, leg dan notities vast als opmerkingen in Invision. Of als je de voortgang van JIRA-tickets bespreekt, maak dan notities als opmerkingen bij de betreffende JIRA-tickets. Of als je een document met vereisten in Google Docs bespreekt, maak dan notities als opmerkingen in het Google-document. Welke software voor projectmanagement je ook gebruikt. Je begrijpt het idee!
• Neem de echt belangrijke zaken op: Als je een workshop of een grote vergadering moet leiden die te complex is om te verwachten dat je succesvol notities kunt maken, neem dan de audio (en/of video) op. Niemand behalve jij zal ooit de tijd nemen om naar de audio te luisteren, maar je hebt in ieder geval een manier om de details later te reconstrueren in geschikte documentatie.
• Google is je vriend: Wanneer je een project beheert voor een nieuw platform waar je niet bekend mee bent, is het onvermijdelijk dat er termen en acroniemen worden gebruikt die je niet begrijpt. Noteer je beste fonetische interpretatie van wat er is gezegd (ervan uitgaande dat je de vergadering niet hebt onderbroken om de term te verduidelijken) en voer die samen met beschikbare context in Google in; meestal krijg je dan je antwoord. Zo niet, en ervan uitgaande dat je hele team tijdens het besproken onderwerp niet dezelfde verwarde blik had, is de kans groot dat een of meer teamleden de details kunnen uitleggen die je in verwarring brachten.

Minder is meer

Als je maar één ding uit dit bericht onthoudt, laat het dan zijn dat minder meer is als het om vergadernotities gaat! Hoe langer ik notities maak, hoe beknopter ze over het algemeen worden. Begrijp me niet verkeerd – notities hebben is cruciaal en goede notities maken is een belangrijk onderdeel van een gezond project. Maar mijn huidige definitie van “goede” notities omarmt een zeer sterke mentaliteit van “minder is meer”.

Vaak heeft een vergadering van een uur tien of minder belangrijke onderwerpen en momenten die absoluut in de notities moeten staan. Vergaderingen kunnen rommelig zijn (zelfs met een agenda), maar dat betekent niet dat je notities dat ook moeten zijn; haal het signaal uit de ruis!