Waar AI daadwerkelijk past binnen een projectteam

Tim Fisher: Hallo en welkom bij De toekomst van AI in projectmanagement, een serie waarin we verder kijken dan de presentaties en onderzoeken hoe AI daadwerkelijk verandert hoe teams werk plannen, uitvoeren en beheren. Vandaag spreken we met Productive. Als je een bureau, adviesbureau of zakelijke dienstverlener bent en probeert uit te zoeken waar AI de uitvoering, benuttingsgraad, prognoses en bedrijfsvoering daadwerkelijk kan verbeteren, en niet alleen content kan genereren, dan is dit het gesprek dat je moet volgen.

We gaan horen hoe Productive AI gebruikt om het routinematige werk dat teams vertraagt te automatiseren, risico's zichtbaar te maken voordat ze problemen worden en zakelijke dienstverleners te helpen sneller betere beslissingen te nemen. Mijn naam is Tim Fisher en ik ben vicepresident AI bij The Digital Project Manager. Het is mijn taak om uit te zoeken waar AI daadwerkelijk werkt en waar het nog steeds slechts marketingpresentaties zijn.

Dus ik ga de vragen stellen die jouw team zou stellen. Vandaag wordt ik vergezeld door Bernie Vrbat van Productive. De afgelopen drie jaar heeft Bernie nauw samengewerkt met bureaus, adviesbureaus en zakelijke dienstverleners van allerlei omvang om hen te helpen operationele uitdagingen op te lossen en meer waarde uit hun hulpmiddelen te halen.

Vandaag richt ze zich op AI-transformatie, net als ik, waarbij ze technische expertise en praktijkervaring bij bureaus combineert om teams te helpen begrijpen wat er niet alleen mogelijk is met AI, maar ook wat daadwerkelijk de moeite waard is.

Bernie, fijn dat je er bent.

Bernarda Vrbat: Dank je, Tim. Fijn om hier te zijn.

Tim Fisher: Kun je voor degenen die Productive niet kennen de versie van dertig seconden geven?

Wat doet het en voor wie is het gebouwd?

Bernarda Vrbat: Ja, natuurlijk. Productive is een alles-in-éénplatform dat speciaal is ontworpen voor zakelijke dienstverleners. Als je tijd registreert voor een klantproject, zou dit het ideale platform voor je zijn. Het omvat in feite de volledige operationele workflow, van het beheren van een deal tot projecten, budgetten, personeelsinzet en uiteindelijk facturatie.

En nu AI is ingebouwd, vindt het meeste operationele werk dat bij al deze stappen komt kijken op de achtergrond plaats. We gaan nog een stap verder met onze autonome functies, waarbij dit vanzelf gebeurt, zodat je minder tijd aan administratie en meer tijd aan het werk dat er echt toe doet kunt besteden.

Tim Fisher: Dus een beetje een domme vraag in 2026, maar waarom ligt AI voor jullie momenteel zo sterk op de voorgrond?

Bernarda Vrbat: Nee, ik vind het helemaal geen domme vraag. We hebben al een tijdje onze eigen AI-functies. We hadden zaken zoals automatisch invullen van onkosten en gebruikten AI om tekst in documenten te schrijven en te structureren. We ontdekten dat die functies echt nuttig waren voor onze klanten. We wilden kijken waar AI een daadwerkelijk verschil kon maken.

Omdat de technologie zich zo snel ontwikkelt, kan AI nu helpen bij werk dat echt complex is. We automatiseren dus niet alleen losse taken, maar helpen je bedrijfsworkflows te beheren en te analyseren. We wilden dat toevoegen aan wat Productive al goed doet: een alles-in-éénoplossing zijn voor zakelijke dienstverleners.

Tim Fisher: Goed. Wat is volgens jou de grootste uitdaging van je klanten waarbij AI hen kan helpen?

Bernarda Vrbat: In plaats van één specifieke uitdaging op te lossen, zeggen we graag dat AI en Productive veel uitdagingen aanpakken waarmee je gedurende de dag te maken krijgt: geblokkeerde taken die... die vergeten zijn, planningen die je moet verschuiven en verspreide gegevens die je geen tijd hebt om te analyseren.

We wilden al die mentale belasting bij mensen weghalen, zodat AI dit op de achtergrond kan doen. We ontdekten dat dit een nieuwe manier van werken opent. Je hoeft niet langer een dozijn kleine problemen in je hoofd bij te houden en kunt je volledig richten op het werk dat er echt toe doet.

Tim Fisher: Dat is logisch.

Iedereen stopt tegenwoordig AI overal in. Hier is een chatbot en daar iets anders. Wat is volgens jou uniek aan de manier waarop Productive AI benadert in vergelijking met anderen op de markt?

Bernarda Vrbat: Ik zou zeggen dat het unieke aan onze benadering van AI het platform zelf is. Jullie weten allemaal dat AI-hulpmiddelen ergens gegevens vandaan moeten halen. Uiteindelijk moet je ze dus aan vier of vijf verschillende hulpmiddelen koppelen, en dan is het nog steeds mogelijk dat het niet precies is wat je nodig hebt.

Met Productive zijn al die gegevens ingebouwd. Productive is een gespecialiseerd platform dat alles omvat, zoals ik al zei: van verkoop tot facturatie. Het weet dus hoe je mensen zijn ingezet, hoe je projecten presteren en hoe je klantrelaties er daadwerkelijk voor staan. Ik heb het gevoel dat die combinatie van operationele, financiële en relationele gegevens ongelooflijk krachtig is voor AI, en ik zou zeggen dat dit uniek is voor Productive.

Tim Fisher: Ik weet dat we AI in verschillende vormen gaan zien, bijvoorbeeld in gesprekken, vaardigheden en agenten. Kun je iets meer vertellen over het verschil tussen vaardigheden en agenten? Ik weet niet zeker of iedereen dat volledig begrijpt.

Bernarda Vrbat: Ja, inderdaad. Daar ben ik het volledig mee eens en ik denk dat dit een belangrijke vraag is om te beantwoorden. Natuurlijk heb je chatbots.

We zijn daar allemaal mee bekend en dit is het type AI waar mensen inmiddels erg aan gewend zijn. Je vraagt het in feite iets en krijgt een resultaat terug. Vaardigheden en agenten zijn nog relatief nieuw, dus het is misschien goed om wat meer in detail uit te leggen wat ze zijn. Vaardigheden zijn volgens mij vrij eenvoudig te begrijpen en jullie hebben ze waarschijnlijk allemaal al gezien in hulpmiddelen zoals Claude of ChatGPT, toch?

Vaardigheden zijn in wezen gestructureerde kennis die je aan AI geeft. Je vertelt het hoe het taken moet uitvoeren, zodat het aansluit bij wat je daadwerkelijk nodig hebt. Als we vervolgens naar agenten gaan en vaardigheden vergelijken: vaardigheden gaan over je AI leren hoe het iets moet doen, terwijl agenten ervoor zorgen dat het dit daadwerkelijk gaat doen.

Een agent beantwoordt niet alleen een vraag en volgt niet alleen instructies; hij is volledig autonoom. Hij kan meerdere stappen doorlopen, onderweg beslissingen nemen, verschillende hulpmiddelen gebruiken en je hoeft niet bij elke stap betrokken te zijn. Ik denk dat hier de complexiteit echt begint toe te nemen. Met een chatbot praat je met AI en laat je het dingen doen.

Met vaardigheden geef je vorm aan hoe het zich gedraagt. Met agenten geef je niet alleen vorm aan het gedrag, maar delegeer je echt complexe workflows aan AI. Je stelt in feite een doel en de agent bepaalt hoe hij daar komt.

Tim Fisher: Overigens een heel goede omschrijving. Zo leg ik het zelf ook ongeveer uit. Als je hierover nadenkt, hoe zie je dan de rol van de projectmanager veranderen wanneer AI onderdeel wordt van het dagelijkse werk?

Bernarda Vrbat: De beste projectmanagers zijn altijd degenen geweest die het volledige plaatje kunnen overzien. AI maakt dat juist eenvoudiger. Wanneer je al het repetitieve werk dat projectmanagers doen wegneemt, krijgen ze meer ruimte in hun dagelijkse werk om meer te doen van waar ze goed in zijn: beslissingen nemen die een grote impact hebben op de voortgang en het succes van projecten.

Ik denk dat we hier iets interessants zullen zien gebeuren. Wanneer je die tijd en mentale energie vrijmaakt, beginnen mensen zich vanzelf te ontwikkelen. Projectmanagers kunnen zich dan misschien meer in het ontwerpproces verdiepen of dichter bij de code komen. Ik denk dus dat de projectmanager meer een manusje-van-alles wordt, als ik dat zo mag zeggen: iemand die niet alleen werk beheert, maar het vanuit elke invalshoek echt begrijpt.

Tim Fisher: Ik denk dat je helemaal gelijk hebt. Vooral functies zoals die van projectmanager zijn veranderd in iets waarvoor ze nooit echt bedoeld waren, met zoveel taken die in die verantwoordelijkheidsmatrix terechtkomen. En deze technologie doet precies wat jij zegt. Hopelijk kunnen mensen daardoor tijd besteden aan de dingen die ze echt willen doen en de organisatie daadwerkelijk vooruithelpen. Dat is geweldig. Ik was wat aan het rondkijken en jullie hebben onlangs onderzoek gepubliceerd naar hoe teams AI gebruiken en welk soort werk ze eraan willen delegeren. Wat viel je daar het meest aan op en hoe heeft dat de manier beïnvloed waarop Productive nadenkt over bouwen met AI?

Bernarda Vrbat: Oké, je hebt je echt grondig verdiept in wat Productive heeft gedaan. Maar ja, dat klopt. Voordat we onze agenten en geavanceerde AI-functies implementeerden, hebben we een enquête onder onze gebruikers gehouden om te zien wat zij van AI vinden en hoe ze zich erbij voelen. Wat we ontdekten, is dat mensen agenten heel specifieke dingen willen laten afhandelen.

De taken die het vaakst naar voren kwamen, hadden een gemeenschappelijk profiel: zaken zoals taken plannen, tijd registreren, wat ik heb aangepakt in ons AI-project voor projectplanning en projectramingen. Dit zijn allemaal repetitieve en tijdrovende taken. Klantcommunicatie kwam bijvoorbeeld naar voren als een taak die bedrijven het minst snel met AI zouden willen oplossen. Dat is volgens mij heel logisch en ik denk dat dit precies het uitgangspunt is dat we hebben gebruikt.

In plaats van de breedst mogelijke versie van AI na te jagen, hebben we functies gebouwd die teams helpen hun routinematige werk af te handelen.

Tim Fisher: Ja. Ik denk dat dat logisch is. Eén ding dat duidelijk naar voren komt in zowel het onderzoek als de demo's van vandaag, is dat AI het beste werkt wanneer het operationele wrijving wegneemt in plaats van menselijk beoordelingsvermogen te vervangen.

Denk je dat organisaties daar in het algemeen hun AI-inspanningen op zouden moeten richten?

Bernarda Vrbat: Eerlijk gezegd wel, en ik denk dat dit ook het eerlijkere vertrekpunt is. Routinematig werk is waar AI waarde levert zonder het daadwerkelijke risico te introduceren. Je vraagt AI niet om ingewikkelde beoordelingsbeslissingen te nemen. Je vraagt het om repetitief werk met voorspelbare resultaten af te handelen.

Tim Fisher: Jullie onderzoek schetst ook het beeld van een sector die nog volop aan het experimenteren is. Bureaus zien natuurlijk voordelen van AI, maar veel bureaus proberen nog steeds uit te zoeken hoe het zit met prijsstelling, rendement op investering, bedrijfsmodellen en al die zaken. Welke vraag zouden leiders van bureaus over AI moeten stellen, maar stellen ze volgens jou nog niet vaak genoeg?

Bernarda Vrbat: Ik denk dat de vraag die de meeste leiders niet vaak genoeg stellen is: "Wat wil ik dat mijn team doet met alle tijd die AI vrijmaakt?" AI neemt al een groot deel van het bestaande werk over en dat zal alleen maar vaker gebeuren. De meest productieve manier om die extra tijd te gebruiken — zonder woordspeling — en de initiatieven die de meeste waarde creëren, zullen volgens mij het grootste verschil maken.

Daar zit ook een menselijke kant aan. Voor veel mensen zullen hun functieomschrijvingen een beetje of ingrijpend veranderen. Dat maakt niet uit. Maar je bestaande talent tijdens die overgang ondersteunen is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat je het maximale uit AI haalt.

Tim Fisher: Je zei iets buitengewoon slims.

Het komt eigenlijk niet zo vaak ter sprake: het gesprek over wat mensen doen met de tijd die ze nu vrijmaken. Ik ben dus blij dat je daar vanaf het begin over nadenkt terwijl je dit allemaal doet. Nog een vraag: als je dit allemaal bekijkt, is het vrij duidelijk dat jullie bijna op dezelfde manier over agenten nadenken als over medewerkers, met mensen die uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor de acties en alles wat daarbij komt kijken.

In een wereld waarin dit gebruikelijker wordt, hoe verandert de rol van een projectmanager dan van het uitvoeren van het werk naar het beheren van de agenten die het werk doen? Dat is nogal fundamenteel.

Bernarda Vrbat: Ik denk dat projectmanagers het repetitieve werk daadwerkelijk aan agenten, vaardigheden en AI zelf zullen gaan delegeren. Ze zullen meer betrokken zijn bij klantrelaties.

Zoals ik al zei, zullen ze dat deel niet aan AI delegeren. Ze gaan relaties opbouwen en betere projecten opleveren. Klanten zullen meer tevreden zijn met het werk dat ze hebben geleverd. Ik denk dus dat dit de grootste impact is die AI op de projectmanager zal hebben.

Tim Fisher: Oké, laten we een kleine oefening met de glazen bol doen. Spoel drie tot vijf jaar vooruit: wat is de grootste verandering die je verwacht dat AI zal brengen in de manier waarop teams werken?

Bernarda Vrbat: Oei. Drie tot vijf jaar is een heel lange periode om met zekerheid over te spreken, gezien het tempo waarin de ontwikkelingen plaatsvinden.

Maar als we naar de korte termijn kijken, zien we dat AI steeds meer uitvoerende lagen overneemt op gebieden zoals programmeren en schrijven. Ik denk dat operationeel werk daarna aan de beurt is.

Projectmanagement is waarschijnlijk waar je het als eerste merkt: taken, planningen, urenstaten en al die coördinatielast die projectmanagers hebben. Als we verder vooruitkijken, zal de fundamentele verandering liggen in de manier waarop teams rond AI worden ingericht. In plaats van AI te gebruiken als een hulpmiddel dat je oppakt en weer neerlegt, zullen mensen waarschijnlijk een reeks agenten beheren, deze configureren en de output beheren. Zoals ik gedurende ons hele gesprek al zei, draait de menselijke rol dan minder om het uitvoeren van het werk en meer om het nemen van waardebeslissingen.

Wat is belangrijk, wat moeten we prioriteit geven en hoe ziet kwaliteit eruit?

Tim Fisher: Laat AI-zaken dus aan AI over en menselijke zaken aan mensen. Ja. En als allerlaatste, maar zeker niet het minst belangrijke: zonder geheimen te verklappen zou ik graag een klein inkijkje krijgen in wat er hierna op de AI-roadmap van Productive staat.

Bernarda Vrbat: We willen nog niet te veel verklappen, maar ik kan wel delen wat er hierna komt.

We hebben onlangs artefacten uitgebracht, waarmee je prompts kunt omzetten in visuele uitvoer. Door bijvoorbeeld om gegevens te vragen, kun je een volledig dashboard opvragen of zelfs vragen om het als pdf of HTML te downloaden. Dat wordt dus erg interessant om te zien. Aan de kant van agenten werken we aan agenten die door gebeurtenissen worden geactiveerd en automatisch starten wanneer er iets verandert.

Je beheert bijvoorbeeld een budget en er verandert iets. Dat kan een trigger zijn waar een agent naar zoekt, waarna hij een wijziging doorvoert. We werken eraan om agenten proactiever te maken, zodat ze contact met je opnemen wanneer ze een obstakel tegenkomen en jij kunt ingrijpen om alles in beweging te houden.

Tim Fisher: Fantastisch. Dat is heel logisch in de wereld van vandaag. Het was een geweldig gesprek en een mooie blik op de toekomst. Ik waardeer het echt. Om af te ronden, Bernie: wat moeten mensen nu doen als ze meer willen weten over Productive?

Bernarda Vrbat: Allereerst bedankt, Tim, voor het geweldige gesprek. Als iemand zich verder wil verdiepen, is onze Productive 5.0-pagina de beste plek om te beginnen.

Daar krijg je het volledige overzicht van alles wat we rond AI hebben gebouwd en waar deze volledige release over gaat. Daarna verwijs ik je graag naar onze roadmap- en productupdatepagina's, waar we delen wat er hierna komt en je op de hoogte houden terwijl we nieuwe functies blijven uitbrengen. We bewegen snel, dus er is altijd wel iets nieuws om in de gaten te houden.

Tim Fisher: Geweldig. Heel interessant. Dat was alle tijd die we vandaag hebben. Bernie, heel erg bedankt dat je bij ons was.

Bernarda Vrbat: Dank je, Tim.