Je gebruikt Notion verkeerd: zo stel je PM-software in voor serieus projectwerk

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Galen Low: Hallo allemaal, bedankt dat jullie luisteren. Mijn naam is Galen Low van The Digital Project Manager. Wij zijn een gemeenschap van digitale professionals met de missie elkaar te helpen vaardigheden op te bouwen, zelfvertrouwen te krijgen en verbinding te maken, zodat we de waarde van projectmanagement in een digitale wereld kunnen vergroten. Als je daar meer over wilt horen, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com/membership.

Oké, vandaag gaan we het hebben over het populaire productiviteitsplatform Notion en de vraag of het geschikt is voor het beheren van complexe digitale projecten waarbij grotere organisaties betrokken zijn. Maar zelfs als je Notion niet gebruikt, bespreken we enkele van de grootste fouten die mensen maken bij het configureren van hun projectmanagementtool en het stimuleren van de acceptatie ervan, of dat nu Notion is of iets anders.

Vandaag schuift Frances Odera Matthews bij me aan, een gecertificeerd Notion-consultant en de oprichter van The Notion Bar. De afgelopen drie jaar heeft ze meer dan 150 wereldwijde klanten geholpen om doelgerichte werkculturen op te bouwen en via Notion het verhaal van hun werk te vertellen.

Frances, bedankt dat je vandaag bij me bent!

Frances Odera Matthews: Hallo, bedankt dat je me hebt uitgenodigd. Ik kijk er echt naar uit om te praten.

Galen Low: Ik kijk er ook naar uit en bedankt dat je erbij bent. Je bent in Londen. Het is daar nu laat in de middag, maar ik ben blij dat je bereid bent om even enthousiast over tools te praten. Ik zei in de wachtruimte al dat we het hier in de podcast niet zo vaak over tools hebben.

Dit is dus een beetje nieuw voor ons, maar ik weet dat veel mensen in onze gemeenschap Notion gebruiken, nieuwsgierig zijn naar Notion, Notion vermijden en ook gewoon bezig zijn met een zoektocht naar de juiste projectmanagementtool, zonder ooit helemaal bij de perfecte tool uit te komen.

Ik ben er zelf ook naar op zoek, op zoek naar die heilige graal, en ik dacht dat we daar in ons gesprek van vandaag misschien wat licht op kunnen werpen. Jij weet natuurlijk enorm veel over Notion. Een voorbehoud voor de luisteraars: ik weet zelf niet zoveel over Notion. Ik speel dus de nieuwsgierige persoon die niet op de hoogte is, en Frances deelt haar schat aan kennis, want jij zit volledig in Notion en ik heb er zin in om erin te duiken.

Frances Odera Matthews: Absoluut.

Galen Low: Misschien kunnen we eigenlijk bij de basis beginnen. Voor mensen die niet goed op de hoogte zijn, of die er nog minder van weten dan ik, kun je vertellen wat Notion is en waarom je hebt besloten je volledige dienstenaanbod hieromheen op te bouwen?

Frances Odera Matthews: Zeker, absoluut.

Ik begin bij het begin en haak aan op wat je net zei: als projectmanager ben je altijd op zoek naar de perfecte tool. Ooit was ik projectmanager. Altijd op zoek naar de perfecte tool. Ik heb als projectmanager in allerlei creatieve sectoren en bureaus gewerkt, waaronder e-commerce en UX, en je wisselt voortdurend van tool.

Het was altijd een enorme klus om die hele toolselectie te doen, functies te vergelijken en te denken: deze heeft dit, wat we nodig hebben, maar dat andere onderdeel dat we nodig hebben heeft die weer niet. Vervolgens probeer je al die zaken als een soort Frankenstein bij elkaar te brengen.

We gebruikten Notion intern bij het laatste Shopify-bureau waar ik werkte, gewoon om interne zaken te organiseren. Op een dag dacht ik: wacht eens even, waarom heb ik al die klantenportalen nog in Google Spreadsheets staan? Ik heb takenlijsten die maar half in Notion draaien; waarom bouw ik niet alles op één plek?

Ik halveerde letterlijk mijn werk als projectmanager door onze klantenportalen te bouwen voor het beheren van Shopify-projecten van begin tot eind. Ik weet niet of iemand ooit aan een Shopify-project heeft gewerkt, maar het is ongelooflijk uitgebreid en er zijn zoveel bewegende onderdelen. Toen besefte ik dat ik me verveelde, omdat het interessante deel van mijn werk juist het maken van het systeem was.

Het enige wat daarna overbleef, was achter het team en de klanten aanzitten. Ik dacht: dit wil ik niet meer doen. En toevallig kreeg Notion juist veel tractie. Begin 2020 dacht ik: misschien zet ik mezelf wel op Fiverr of iets dergelijks. Misschien wil iemand me betalen voor deze willekeurige nerdy vaardigheid waar ik goed in ben.

Het bleek dat heel veel mensen dat wilden, en in de zomer van 2021 ging ik fulltime werken. Sindsdien heb ik niet meer achteromgekeken. Ik gebruik daarbij altijd een bepaalde slogan: Notion is geen productiviteitstool, maar een mogelijkhedenplatform. Wat ik miste in al die andere projectmanagementtools—Asana, Monday.com, ClickUp, Avaaz, en zo kan ik nog wel even doorgaan—was dat het simpelweg projectmanagementsystemen waren. Dat was alles wat ze deden.

Met Notion kun je daarentegen echt het verhaal van je werk vertellen. Je kunt je projectmanagementsysteem verbinden met die willekeurige, rommelige Excel-database die ergens rondslingert en de gegevens bekijken op een manier die aansluit op de rest van het systeem en aantrekkelijk is. Het ziet er bovendien goed uit. Je kunt dashboards bouwen waarop je de informatie ziet die je nodig hebt, op de plek waar je die nodig hebt en op het moment dat je die nodig hebt. Die flexibiliteit vind je gewoon niet in kant-en-klare tools. Zie het als een avontuur dat je zelf samenstelt.

Galen Low: Ik vind dat oorsprongsverhaal geweldig, want eerlijk gezegd denk ik dat veel mensen ertegenop zien om software in te richten, in het algemeen—projectmanagementsoftware, software in het algemeen, alles waarbij je een fundamentele architectuur opbouwt voor iets belangrijks. Daar worden ze niet enthousiast van.

Dus ergens denk ik: het verbaast me niet dat er vraag is naar iemand zoals jij, die er juist van houdt. En ik vind het mooi dat we in een wereld leven waarin je kunt zeggen: weet je wat, dit is wat ik wil doen. Niet per se al het projectmanagementwerk, zoals het leiden van het project, maar het opzetten ervan voor succes.

En ook het idee dat tools tegenwoordig veel dingen kunnen doen. We denken volgens mij nogal rigide over wat verschillende soorten software zouden moeten doen, hoe ze eruit zouden moeten zien en hoe ze zouden moeten werken. Daar komen we later nog op terug, maar ik denk dat veel mensen zeggen: het moet kant-en-klaar zijn, toch?

Ik wil gewoon kunnen inloggen en aan de slag kunnen, want we hebben projecten te leiden. Niemand heeft tijd om dingen in te stellen, te configureren en goed na te denken over wat we willen dat het doet. In zekere zin is dit dus een perfecte momentopname van waar we vandaag staan met software: veel mensen werken verschillend. Zoals jij zegt gebruiken mensen verschillende tools in een bureauomgeving of in een andere context waarin diensten aan klanten worden geleverd.

Je hebt de tool van de klant. Die zegt: wij gebruiken dit, of we hebben hier die spreadsheet en we moeten daarover rapporteren, en het moet op elkaar aansluiten. Het hoeft meer op elkaar aan te sluiten dan dat het de allesomvattende, heilige graal moet zijn waar we het in het begin over hadden. De ultieme projectmanagementtool bestaat misschien niet.

Misschien draait het om een zorgvuldige configuratie. Maar in het algemeen vind ik het geweldig, omdat het aansluit bij veel van de uitdagingen en pijnpunten die mensen ervaren bij het uitvoeren van projecten, het gebruik van software, het stimuleren van samenwerking en het laten aansluiten van alles op verschillende werkstijlen.

Dus ik vind dat ontzettend interessant. Ik zei aan het begin al dat er mensen zijn die niet per se tegen Notion zijn, maar misschien zeggen: Notion is niets voor mij. Ik vraag me af: wie zou volgens jou Notion moeten gebruiken? En wie misschien niet? Hoe help je je klanten begrijpen wanneer Notion het antwoord is en wanneer niet?

Frances Odera Matthews: Om te beginnen zou ik zeggen dat er zeker een mentaliteitsaspect aan zit. Ik gebruik de vergelijking dat je je kleding kunt laten aanpassen, of dat je kleding van het rek kunt kopen. Iets van het rek kopen kan prima zijn, maar als je er wat moeite in steekt, naar een kleermaker gaat en je laat opmeten, ben je uiteindelijk twintig keer tevredener met het resultaat dan met iets dat je zomaar van het rek hebt gekocht.

Zeker als het iets is dat je elke dag van je leven gebruikt en dat in feite de kern vormt van wat je doet en hoe je je dagen en werk organiseert. Je moet dus mentaal bereid zijn om te gaan zitten en echt na te denken: wacht even, wat doe ik eigenlijk iedere dag?

Je zult verbaasd zijn hoeveel mensen nooit over die vraag hebben nagedacht. We zitten in een ongezond productiviteitsdieet waarin we alleen maar door willen gaan, en niemand neemt de tijd om te pauzeren en uit te zoeken wat er in hemelsnaam aan de hand is. Allereerst moet je dus bereid zijn om te vertragen en uit te zoeken: dit deel van mijn werkproces helpt me niet, dit deel wel.

Ik vind het belangrijk om dit bij te houden, maar dat andere niet. Dus ten eerste is de mentaliteit alles. Vanuit praktisch oogpunt geldt vervolgens: als je allerlei spreadsheets hebt rondslingeren en je zou willen dat die spreadsheets met elkaar praten, dan is Notion waarschijnlijk iets voor jou. Je zult verbaasd zijn hoeveel tijd je bespaart doordat je niet voortdurend handmatig gegevens hoeft in te voeren in het systeem of in verschillende spreadsheets.

Dat is dus de praktische kant. Eerder vertelde ik dat ik mijn werklast als projectmanager letterlijk halveerde door klantenportalen in Notion te maken. Ik heb met mensen uit allerlei sectoren gewerkt. Ik heb met durfkapitalisten gewerkt aan een heel specifieke en eigenlijk heel interessante oplossing.

Het was een mechanisme voor blinde dealbeoordeling waarbij alles in één grote database stond, maar verschillende durfkapitalisten verschillende weergaven van die database hadden. Ze beoordeelden hetzelfde portfoliobedrijf in dezelfde database, maar konden niet zien welke score de andere persoon had gegeven. Er was wel een eindscore. Dat was erg interessant.

Ik heb allerlei soorten dingen gedaan. Ik heb met e-commercebedrijven van zestig tot zeventig mensen gewerkt om hun systemen in Notion volledig te vernieuwen en opnieuw op te bouwen. Ook daar ging het vooral om het verzamelen van alle rondslingerende Excel-spreadsheets en die naar één plek brengen, zodat iedereen ook zicht heeft op wat er gebeurt.

Een groot probleem dat ik bij veel bedrijven zie, is transparantie. Mensen begrijpen niet hoe gegevens door het bedrijf bewegen. Omdat alles in Notion in de cloud staat, wordt iets dat je bijwerkt voor iedereen in real time bijgewerkt, waar het ook in het ecosysteem wordt genoemd.

Ik noemde eerder een paar projectmanagementnamen, maar de tools waar mensen meestal vandaan komen zijn ClickUp en Monday, opnieuw omdat dat puur projectmanagementtools zijn. Wat mensen zoeken, zijn holistische ecosystemen waarin alles binnen hun werkproces met elkaar communiceert. Ze willen binnenkomen op een mooie startpagina waarop ze kunnen zien waar iedereen aan werkt en wat er moet gebeuren.

Misschien willen ze leuke aankondigingen zien, en moet het geheel mooi zijn vormgegeven. Als je daar dus naar op zoek bent, is Notion waarschijnlijk het bekijken waard. Er zijn natuurlijk ook nadelen. Het kost tijd. Je moet dus bereid zijn om die mentaliteit aan te nemen en te zeggen: ik ben klaar om het stroomlijnen van mijn werkproces serieus te nemen.

Daar hoort een leercurve bij en er is wat instelwerk nodig. Maar eerlijk gezegd geldt dat voor iedere tool.

Galen Low: Eerlijk, toch?

Frances Odera Matthews: Dit levert op de langere termijn resultaat op, omdat je het kunt aanpassen en het met je kunt laten meegroeien. Als je processen veranderen, pas je je Notion-omgeving gewoon aan in plaats van over te stappen naar een andere tool.

Galen Low: Ik vind dat idee van het samenstellen van werk mooi. Het is niet per se projectmanagement, zeker niet omdat de mensen die het platform gebruiken het misschien niet als projectmanagement zien. Het in het hokje van projectmanagement plaatsen—en ik weet dat veel van de platforms die je noemde zich juist proberen te verbreden naar simpelweg werk gedaan krijgen—doet er geen recht aan.

Maar ik vind het idee mooi dat mensen alles op één plek willen, omdat we zoveel tijd verspillen aan het invoeren van gegevens, ons afvragen wanneer bepaalde informatie beschikbaar komt of wanneer iemand iets bijwerkt zodat we weten wat hier gebeurt. Werk is in werkelijkheid veel vloeiender dan dat.

Het bestaat niet alleen uit rigide zaken zoals: woensdag is de dag van het statusrapport. Wat als ik dinsdag wil weten hoe het met dit product gaat? Dat zou ik moeten kunnen zien. Dat vind ik er goed aan. Ik wil ook even zeggen dat ik de vergelijking met het maatpak geweldig vind. En ik denk dat die heel treffend is, zolang we hem niet te ver doortrekken.

Ik denk: ja, weet je wat? Het is net als een pak. Je laat een pak op maat maken, of je koopt een trouwjurk. Dan kom je met die mentaliteit en heb je er al over nagedacht. Je zegt: ik wil dat het er zo uitziet, dit is waarvoor ik het nodig heb, dit is het thema van de dag.

Ik ga er tijd in investeren, omdat ik wil dat het op mij wordt afgestemd. Tegelijk ben ik niet iemand die voor alles naar de kleermaker gaat. Ik koop een T-shirt van het rek. Ik koop een polo van het rek, zoals ik die nu draag, en dat is prima. Ik ben niet van plan om die te laten aanpassen. Het is mijn dagelijkse shirt, niet het ding waarop ik mijn hele leven inzet. Het is niet voor die grote zakelijke presentatie, dat sollicitatiegesprek, die bruiloft of wat dan ook. Ik trek het gewoon een paar dagen per week aan.

En dat is prima. Ik denk dat software ook zo kan zijn. Sommige tools zijn T-shirts en dat is oké. Je hoeft geen consultant in te huren om uit te zoeken hoe je je chattool gebruikt, zoals Slack of Teams. Soms ontvouwt dat zich vanzelf en is het wat vloeiender. Ja, je gebruikt het iedere dag, maar niet alles hoeft perfect te zijn om te werken.

Projectmanagementsoftware is echter iets dat je gebruikt als centraal punt van je samenwerking. Dat zou een mogelijkhedenplatform moeten zijn, toch? Het gaat niet alleen om een onderdeel van A naar B verplaatsen. Het gaat om samenwerken, informatie delen, weten wat er gebeurt en op één lijn zitten.

Meestal staat er bij projectmanagement veel op het spel, omdat het vaak om een veranderingsinitiatief of een belangrijke opdracht gaat. Dat is belangrijk. Er is dus niets mis mee om een pak van het rek te kopen en het naar je bruiloft te dragen. Dat gebeurt vast. Maar het is wel de moeite waard om jezelf af te vragen: is dit iets waarvoor ik de mentaliteit van maatwerk moet hebben?

Is dit iets waarbij het de moeite waard is om mijn binnenbeenlengte op te laten meten, hoe ongemakkelijk dat bij de kleermaker ook is? Omdat ik wil dat het goed zit, er geweldig uitziet en lang meegaat. Ik vind dat een heel treffende vergelijking.

Frances Odera Matthews: Ja, en wat je zei over het feit dat er veel op het spel staat, is ook belangrijk.

Als er voor jou veel op het spel staat en je proces zo uitgebreid en belangrijk is, dan moet je het inderdaad op een gegeven moment laten aanpassen. Misschien begin je met iets van het rek en denk je later: dit is een belangrijk onderdeel van mijn werkproces, laat ik kijken hoe ik het op mij kan afstemmen.

Galen Low: Dat vind ik mooi. Daar wilde ik in mijn volgende vraag ook naartoe, want kan Notion in het begin een T-shirt van het rek zijn? Wat zijn de beperkingen of nadelen daarvan tegenover wat je in de praktijk goed hebt zien werken? Als iemand zegt: ja, Notion, dat is prima, maar ik laat het later aanpassen—laten we gewoon beginnen. Hoe ziet die ervaring eruit?

Frances Odera Matthews: Er zijn een paar manieren waarop Notion een T-shirt van het rek kan zijn. De eerste is dat je op internet allerlei sjablonen kunt vinden. Als je in Google zoekt naar een bepaald sjabloon, komt er wel iets naar voren. Ik wil er wel bij zeggen dat niet alle sjablonen gelijkwaardig zijn.

Omdat ik veel tijd besteed aan het reverse-engineeren en verbeteren van sjablonen, zie ik dat mensen zich vaak laten misleiden door hoe mooi iets eruitziet. Ik besteed zelf veel aandacht aan de vormgeving, simpelweg omdat ik het wil gebruiken. Maar ik richt me eerst op de functionaliteit. Veel sjablonen zijn helaas heel mooi, maar een nachtmerrie om te gebruiken, omdat de databases niet goed met elkaar communiceren, de gebruikerservaring niet is geoptimaliseerd en er allerlei andere problemen zijn.

Wees dus een beetje voorzichtig met wat je kiest. Val ook niet in het ongezonde sjabloondieet waarbij je twintig sjablonen koopt en denkt: dit wordt geweldig voor mij. Je moet altijd inspiratie uit sjablonen halen, eruit nemen wat je nodig hebt en kijken hoe je dat in je werkproces kunt verwerken.

Een andere manier waarop Notion een T-shirt van het rek kan zijn, is dat Notion een startpakket voor projectmanagement heeft met taken en projecten, geloof ik. Het is prima. Het is om een reden eenvoudig, want ze willen dat je erop voortbouwt. Het laat je kennismaken met de functionaliteit van Notion. Vervolgens denk je: dit is geweldig, maar eigenlijk wil ik rechtstreeks vanuit mijn sjabloon voor vergadernotities taken kunnen toevoegen. Dat is een van mijn favoriete functies.

Mensen zeggen dan: ik hoef het dus niet eerst op te schrijven en vervolgens een half uur bezig te zijn om het aan Monday.com toe te voegen? Dat is geweldig. Je hebt dus je T-shirts van het rek, maar bij het proces volg ik bewust een aanpak van onder naar boven. De eerste fase is ontdekking: uitzoeken wat we eigenlijk doen.

De meeste mensen zijn daar niet voor gaan zitten. Welke software gebruiken we? Wat zouden we eventueel door Notion kunnen vervangen? Waarmee kunnen we Notion verbinden? Wat moeten we bijhouden, opslaan en delen? Dat is waar Notion goed in is. Vervolgens vraag je: hoe kunnen we dit terugvertalen naar databases?

Hoe kunnen we die databases met elkaar verbinden zodat het efficiënt is en we niet voortdurend dezelfde gegevens dubbel invoeren en tijd verspillen? Daarna kijken we hoe we onze pagina's kunnen voorzien van sjablonen. Hoe zou een perfect projectdashboard er voor ons uitzien? Willen we taken zien? Willen we vergaderingen zien?

Willen we klantinformatie zien? Willen we ruimte voor bestanden hebben? Moeten die bestanden op zichzelf staan of wil je ze blijvend samen met alle andere projectbestanden kunnen zien? Er zit echt een kunstvorm in het bouwen van databases, maar uiteindelijk moet je het databasegedeelte en het databasesjabloon goed krijgen.

Daarna kun je je weergaven bouwen. Als dat klaar is, kun je je ideale dashboards samenstellen. Je kunt weergaven ophalen uit bijvoorbeeld een grote taken-database. Je kunt een weergave met openstaande taken op je takenstartpagina zetten, maar ook op je algemene startpagina waar mensen kunnen zien wat er gebeurt.

Je kunt diezelfde weergave ook in het marketinggedeelte plaatsen, maar dan gefilterd op marketing. Je hebt dan drie momentopnames van dezelfde database in drie verschillende delen van de werkruimte, maar ze communiceren allemaal met elkaar. In tegenstelling tot spreadsheets, die je handmatig moet bijwerken en die enorm veel tijd kosten, wordt alles in real time bijgewerkt. Dat is onbetaalbaar.

Galen Low: Voor mij tenminste, en ik weet niet hoe dat voor onze luisteraars is, doet het woord sjabloon tegenwoordig niet helemaal recht aan wat het betekent. Als ik je hoor zeggen dat er een sjabloon is met een soort basisdatabase die verbinding met andere tools mogelijk maakt, denk ik: ik dacht dat het gewoon een tabel zou zijn met labels boven de kolommen en dat je daarmee statusrapportages maakt.

Het is belangrijk dat mensen begrijpen dat er achter de schermen veel gebeurt. Ik heb Notion voor een paar projecten gebruikt, voornamelijk als klant en niet als projectmanager. De eenvoud aan de voorkant verbergt wat er aan de achterkant gebeurt bij het zichtbaar maken van informatie en het koppelen van zaken. Dat is eigenlijk best spannend.

Ik wil later graag bespreken hoe het met andere zaken samenwerkt, maar iets valt me hier op. We hebben de vergelijking gebruikt van een maatpak of trouwjurk waaraan aanpassingen nodig zijn. In die vergelijking gaat het meestal om één persoon of een kleine groep mensen. Maar wie spreek jij in je rol als consultant om te bepalen of mensen openstaande taken op hun persoonlijke dashboards en op de samengevoegde startpagina willen zien?

Is dat een soort coördinatie van individuen, of met wie overleg je gewoonlijk om beslissingen te nemen over de werking van dashboards en de tool zelf?

Frances Odera Matthews: Ik werk voornamelijk met projectmanagers en het hoofd personeelszaken of een vergelijkbare functie, omdat zij meestal degenen zijn die de werkcultuur binnen de organisatie in handen nemen.

Ze komen naar me toe en zeggen: we hebben moeite om dit te zien of dit te doen, en we zouden willen dat onze medewerkers meer op deze manier werken. Dan zeg ik: goed, ik kan Notion reverse-engineeren om aan die behoeften te voldoen. Buiten projectmanagement kun je zelfs eenvoudige dingen doen, zoals werknemers stimuleren om hun teamgenoten vaker te waarderen.

Dan bouwen we een waarderingsknop op de startpagina. We gebruiken daarbij ook gedragspsychologie, want dit is de plek waar mensen elke dag inloggen. Laten we een knop plaatsen die ze elke dag zien en waarmee ze worden aangemoedigd teamleden te noemen in een waarderingsdatabase. Je kunt dan zien wat mensen eerder hebben gezegd en dergelijke.

Er zijn dus zoveel dingen die je erin kunt verwerken, zelfs buiten projectmanagement. Het gaat niet alleen om projectmanagement. Het gaat om alle holistische zaken rond werk die bijgehouden, opgeslagen of gedeeld moeten worden.

Galen Low: Ik vind die samenvatting—bijhouden, opslaan of delen—geweldig.

Maar wat ik nog interessanter vind, is met wie je samenwerkt. Ik dacht: waarschijnlijk ook met leidinggevenden die een soort uitrol van Notion nodig hebben en misschien met andere belangrijke interne of externe belanghebbenden. Maar ik vind het geweldig dat er nog een andere laag is: mensen die belang hebben bij de werkcultuur, zoals personeelszaken, operations en projectmanagement.

Het gaat om meer dan taakbeheer. Veel mensen denken meteen daaraan. Ze denken: projectmanagementsoftware, statusrapporten, tijdlijnen, budgetbewaking, een soort burndownweergave en taken, taken, taken. Waar staan ze?

Maar eigenlijk gaat het om mensen die samenwerken, zich goed voelen over het werk dat ze doen, de waarde ervan begrijpen en weten hoe het bijdraagt aan de doelen. Als de cultuur die je wilt bouwen en de waarden die je uitdraagt te maken hebben met waardering, ondersteuning en dienend leiderschap, dan kun je dat in de tool verwerken.

Niet elke tool kan dat, maar in Notion kun je het duidelijk aanpassen. Dat geldt ongetwijfeld ook voor andere tools. Je kunt het laten weerspiegelen wat al bestaat of waar je naartoe wilt. Het gaat niet alleen om wanneer een taak moet worden uitgevoerd. Dat kan iedere projectmanagementtool.

Maar welke tool laat je de doelgerichte cultuur en de gewenste werkprocessen bouwen? Je noemde het in je introductie: het verhaal van het werk vertellen. Eerlijk gezegd dacht ik eerst: dat is een goede slogan. Maar toen ging ik erover nadenken. We besteden zo ontzettend veel tijd aan werk en zetten zoveel op het spel bij een project. Het is belangrijk dat dat verhaal wordt verteld en dat je er dagelijks deel van uitmaakt.

Dat gaat verder dan alleen het exacte benuttingspercentage van een bepaalde medewerker begrijpen. Dat is ook belangrijk, maar wat betekent het allemaal eigenlijk?

Ik vind het mooi dat je zei dat we moeten pauzeren om na te denken over wat we doen. Niet alleen over het werk zelf, maar ook over de aard van de organisatie, het bedrijf of het team. Waarom zijn we samengekomen? Waar staan we voor? En hoe willen we dat dit werkt?

Dat is de inspirerende kant van het verhaal. De andere kant is veel eenvoudiger: doet het de functies die we willen? Wat kost het? Laten we het aansluiten, aanzetten en verdergaan. Als je die twee naast elkaar zet, denk je: de ene aanpak is toch beter dan de andere.

Frances Odera Matthews: Helemaal. En aan de andere kant van de medaille, die je net noemde, staat al dat kant-en-klare werk. Je dwingt jezelf dan om te werken op de manier waarop de software zegt dat je moet werken, in plaats van de software te vertellen hoe jij werkelijk werkt.

De eerste optie zorgt natuurlijk voor veel meer weerstand en wrijving en voelt onnatuurlijker. Wanneer dingen zijn ingesteld op de manier waarop jouw brein ze nodig heeft en waarop je team van nature werkt, wordt het veel gemakkelijker.

Dat is ook een reden waarom Notion veel mensen uit de neurodivergente gemeenschap aantrekt. Plotseling is er een mogelijkheid om dingen letterlijk zo te bouwen als jouw brein ze moet zien.

Galen Low: Ja, dat ben ik met je eens. Ik noemde eerder al dat er een zekere starheid zit in de manier waarop we denken dat software hoort te zijn.

Ik ben blij dat je neurodiversiteit noemde en het feit dat we moeten erkennen dat iedereen anders werkt en denkt. We hoeven ons niet per se in een vorm te dwingen als we ook iets kunnen maken dat beter bij ons past.

Frances Odera Matthews: Absoluut. De meest voorkomende manier waarop ik dat in mijn werk zie, is dat sommige mensen de Kanbanweergave haten en anderen juist de tabelweergave geweldig vinden. Weer anderen hebben een hekel aan tabellen en werken uitsluitend met Kanban. In Notion kun je beide maken. Het zijn dezelfde gegevens, alleen op een andere manier weergegeven.

Galen Low: Het is een andere weergave. Dat is eigenlijk een goede overgang, want ik wilde ingaan op enkele moeilijke zaken rond Notion. We hebben er al omheen gepraat, maar het belangrijkste thema dat ik zie, vooral wanneer ik met mensen praat of forums doorzoek, is: Notion is iets waar we overheen zullen groeien.

Het is te vrijblijvend, te moeilijk te beheren of op de een of andere manier te beperkt. Ik zie dat het vooral op ondernemingsniveau vaak wordt afgeschreven. Dan zeggen mensen: het kan misschien goed zijn voor kleine teams, zelfstandigen en kleine bureaus, maar wij zijn met 250 mensen, wij kunnen Notion niet gebruiken.

Klopt dat? Is Notion serieuze software die ook op ondernemingsniveau kan functioneren? Of met welke uitdagingen kunnen mensen te maken krijgen die zulke ideeën of meningen op dat niveau veroorzaken?

Frances Odera Matthews: Hoe groter je wordt, hoe meer aandacht je aan machtigingen moet besteden. Je hebt dus iemand in je team nodig, of je huurt iemand zoals ik in, om die taak op zich te nemen, je machtigingenarchitectuur uit te werken en ervoor te zorgen dat mensen aan de juiste teamruimte zijn toegewezen.

Het kan simpelweg iemands taak worden. Misschien moet je iemand inhuren die zich met Notion bezighoudt en letterlijk verantwoordelijk is voor het onderhoud ervan. Dat is niet ongebruikelijk. Je ziet hetzelfde bij andere tools, bijvoorbeeld bij Salesforce-beheerders binnen bedrijven.

Dit is dus iets met veel contactpunten. Je zult regelmatig moeten opruimen. Ik bied daar ook een tijdelijke, gedeeltelijke dienst voor aan voor kleinere teams die nog niet zover zijn om iemand volledig aan te nemen. Je moet de machtigingsniveaus uitwerken, zorgen dat alles goed is gebouwd en dat het er mooi uitziet, maar Notion kan zeker op dat niveau functioneren.

Galen Low: Ik heb me gericht op configuratie, de eerste inrichting, onboarding en acceptatie.

Maar zoals je zegt: als je maatpak beschadigd raakt, een vlek of een gat heeft, zeg je niet meteen: dit is waardeloos, ik gooi het weg. Je gaat het waarschijnlijk laten repareren. Je zoekt iemand die je vertrouwt en die jou goed genoeg kent om het te herstellen of iets te laten doen wat het eerder niet kon.

Ik ben absoluut niet meer hetzelfde gewicht als toen ik trouwde. Kunnen we het pak wat ruimer maken zodat het beter past? Het is iets belangrijks en het vraagt voortdurend werk. Het is het bedrijf. Het is het kloppende hart.

Veel luisteraars denken misschien: ik kan het me niet veroorloven iemand in dienst te hebben die verantwoordelijk is voor Notion, zelfs niet gedeeltelijk. Misschien past dat niet binnen het budget. Maar als je kijkt naar wat er op het spel staat en naar de snelheid van technologische verandering, werken mensen iedere dag anders en verschijnen er nieuwe tools. Je zult zaken moeten integreren.

Het is de moeite waard vanwege wat je zei: je halveerde je administratieve tijd. Dat geldt voor de projectmanager, maar ook voor iedereen die gegevens invoert. Als je je tijd bijvoorbeeld op twee verschillende plekken moet registreren, maar dat op één plek zou kunnen doen, levert dat rendement op.

Dat is wat ik probeer te zeggen: als je er zo naar kijkt, levert de investering in iemand die verantwoordelijk is voor Notion of een andere tool rendement op.

Frances Odera Matthews: Honderd procent. Ik vind het grappig dat bedrijven soms honderdduizenden euro's uitgeven aan een kantoorrenovatie en dan zeggen: kijk, we hebben een nieuw koffiezetapparaat. Dat gaat onze productiviteit verbeteren. Kijk, we hebben nu een tafelvoetbaltafel.

Je team brengt 1% van zijn tijd door bij het koffiezetapparaat en de tafelvoetbaltafel. Ze brengen 97% of meer van hun tijd door in deze punten waar gegevens worden ingevoerd. Waarom investeer je dan niet de tijd en middelen om ervoor te zorgen dat die goed werken en er mooi en efficiënt uitzien?

Ik ben zelf nogal geïnteresseerd in ontwerp en ik zou graag in een wereld leven waarin er meer een hybride aanpak is voor het ontwerp van fysieke en virtuele kantoren. Je zou het interieur van Notion kunnen laten aansluiten bij het interieur van het kantoor en QR-codes ophangen die naar verschillende Notion-omgevingen verwijzen.

We gaan dit hybride tijdperk binnen, dus waarom zouden we het niet echt hybride maken?

Galen Low: O mijn god. Dat is een hele nieuwe aflevering op zich. Ik zou daar graag dieper op ingaan, want ik ben daar ook een groot voorstander van. We zien zoveel hybride werkplekken. En ja, soms proberen bedrijven mensen weer naar kantoor te krijgen door bijvoorbeeld een nieuwe keuken te bouwen.

Frances Odera Matthews: Heb je daar ook een spreadsheet voor?

Galen Low: Precies. Dat zou eigenlijk geweldig zijn. We doen het omgekeerd: we maken gewoon een keuken met spreadsheetthema en dan komt het goed. Over iets gesproken dat een hele aflevering kan worden: ik wil dit er aan het einde nog even bij halen.

We hebben het over Notion, over Notion als mogelijkhedenplatform, over hoe het kan meegroeien en hoe het in een meer ondernemingsgerichte context kan worden gebruikt. Een ander onderwerp dat bovenaan mijn lijst staat, naast hybride werkplekken, is AI.

Notion was volgens mij een van de eerste tools waarvan ik zag dat er daadwerkelijk AI-functies werden uitgerold. Ik deed wat onderzoek en zag dat er een grote piek in belangstelling was. Vanuit mijn perspectief leek Notion een vroege gebruiker, of in ieder geval een van de eerste tools op de markt met een AI-functieset.

Je praat met veel mensen over Notion. Gebruiken mensen de AI-mogelijkheden van Notion echt in hun werk? Is het nog vooral nieuwsgierigheid? Is er terughoudendheid? Of gebruiken sommige mensen het dagelijks en op schaal om tijd te besparen en minder gegevens te hoeven invoeren? Hoe voelt de acceptatie en waar zie je uitdagingen voor je klanten?

Frances Odera Matthews: De belangrijkste nieuwe functie waar mensen enthousiast over zijn, is de vraag-en-antwoordfunctie van Notion AI. Als je processen goed zijn gedocumenteerd en gegevens over het algemeen correct in het systeem worden ingevoerd, kun je Notion Q&A alles vragen. Bijvoorbeeld: waar werken we deze maand aan?

Notion haalt dan een antwoord op basis van wat er in het systeem staat. Je kunt ook vragen: op basis van de soorten klanten waarmee we vorig jaar hebben gewerkt, hoe zou je aanbevelen dat we dit of dat doen? Het kan van alles zijn. Het wordt echt een tweede brein, een term die je vaak hoort als je de wereld van Notion induikt.

Een andere toepassing is het uitvoeren van heel praktische dingen, vooral binnen databases. In mijn eigen werkproces gebruik ik Notion AI als database-eigenschap om links voor mijn nieuwsbrief, The Notion Zeitgeist, op te maken. Die moet iedereen natuurlijk volgen.

Galen Low: Daar ga ik. Ik voeg de link toe aan de notities.

Frances Odera Matthews: Ik knip webpagina's letterlijk naar deze database en heb vervolgens een Notion AI-prompt als eigenschap. Die luidt: haal de titel van deze databasepagina op, maak er een hyperlink van met de URL van deze pagina en voeg aan het begin een emoji toe op basis van de titel.

Dat bespaart me ongeveer dertig seconden per item, wat ontzettend waardevol is, want anders had ik die link met de hand moeten opmaken.

Galen Low: Absoluut. Ook in mijn dagelijkse werk verstuur ik e-mails met links. Je voelt gewoon dat het tijd kost. Ga de URL ophalen, controleer of hij klopt, selecteer de tekst, klik op de linkknop, enzovoort. Dat is eigenlijk een heel goed gebruik van AI.

Frances Odera Matthews: Niet gerelateerd aan Notion, maar ik weet niet of iemand Magical gebruikt. Dat is volgens mij een geweldige tekstuitbreider voor terugkerende rapportagetaken.

Galen Low: O, oké.

Frances Odera Matthews: Maar terug naar Notion AI: allerlei handmatig werk, zoals maak hier een tabel van, of ruim dit op nadat ik mijn gedachten eruit heb gegooid, kan Notion AI uitvoeren. Er zijn veel interessante mogelijkheden, maar mijn favoriet is absoluut het vervangen van handmatige opmaak, want niemand heeft daar tijd voor.

Galen Low: Zelfs wat je zei over actiepunten, notulen en aantekeningen. Projectmanagers die luisteren krijgen vaak het label dat ze ontzettend georganiseerd zijn en dat er in hun wereld niets rommelig is.

Maar projectmanagement uitvoeren betekent juist samenwerken. Je zit in een vergadering en mensen gooien ideeën tegen de muur. Het is rommelig. Als je vervolgens veel tijd besteedt aan het opruimen daarvan om het logisch en georganiseerd te maken, zodat je eruitziet als een georganiseerde projectmanager, dan is dát niet de vaardigheid.

De vaardigheid is dat je mensen bij elkaar hebt gebracht, dat ze ideeën hebben gedeeld en dat je die ideeën vervolgens in een vorm giet die begrijpelijk is voor mensen die niet in de ruimte aanwezig waren. Dat is de vaardigheid, niet het kopiëren en plakken van woorden of het opmaken van links.

Ik vind het geweldig dat dit een extra hulpmiddel voor efficiëntie is. En ook wat je zei over het tweede brein. We hebben ons verdiept in AI-tools en hoe AI-tools kunnen worden gebruikt voor projectmanagement, maar veel van wat we hebben besproken was meer gericht op taalmodellen zoals ChatGPT.

Help me iets te doen, maar niet noodzakelijkerwijs verbonden met een database met informatie of projectgegevens. Wat jij beschrijft, is een vraag-en-antwoordfunctie die inzichten ophaalt. Dat lijkt misschien op analyses, zoals in GA4, waar je via een prompt vragen kunt stellen.

Ik vind het interessant dat het inzichten kan verzamelen door naar gegevens in je Notion-databases te kijken, misschien over meerdere projecten of je hele bedrijf heen. Zo krijg je snel antwoorden die een tool zonder verbinding met die gegevens nooit zou kunnen geven.

Frances Odera Matthews: Honderd procent. En dat werkt alleen goed als je je processen correct hebt gedocumenteerd. Dat is nog een punt waarop bedrijven efficiëntie verliezen. Ze hebben nergens opgeschreven: zo doen we dit, zo doen we dat, en zo ziet dat eruit in deze specifieke situatie.

Daar verlies je ook tijd. Mensen zijn voortdurend aan het improviseren om uit te zoeken hoe ze dingen moeten doen.

Galen Low: De machine kan niets leren als je het niet hebt opgeschreven.

Frances Odera Matthews: Precies.

Galen Low: Het brengt alles eigenlijk weer samen. Er is doelgerichtheid voor nodig. Veel werk is tegenwoordig chaotisch en gebeurt op gevoel.

In veel bedrijven—niet alle, maar wel veel—wordt dat gewaardeerd. Dan zeggen mensen: we falen snel en chaos is oké, want zo komen we sneller tot het antwoord. Dat begrijp ik ook. Maar op een gegeven moment moet je pauzeren en bewust nadenken: wat doen we eigenlijk?

We moeten hier doelgericht mee omgaan. We moeten zaken documenteren. We moeten onze gegevens op orde hebben. Dat is de investering waard. Altijd maar doorgaan, chaos op chaos stapelen en doen alsof het een hond in een brandende kamer is—het hoeft niet altijd zo te zijn. Het is de moeite waard om te gaan zitten, te pauzeren en bewust na te denken over wat we daadwerkelijk doen.

Frances Odera Matthews: Uiteindelijk heeft chaos een prijs. Die prijs is een hoog personeelsverloop, want mensen willen niet langer dan een paar maanden in chaos werken. Ik werkte vroeger in de e-commercewereld, waarschijnlijk een van de meest chaotische sectoren die er zijn. Ik werkte aan een project met één belanghebbende, en een paar maanden later was het iemand anders. Weer een paar maanden later was het opnieuw iemand anders, omdat ze waren vertrokken. Intern was alles zo chaotisch dat ze zeiden: hier doe ik niet meer aan mee.

Je hebt dus ook wervingskosten en de inefficiëntie van het telkens opnieuw inwerken van iemand voor een functie. Als je de tijd neemt om dingen vanaf het begin goed in te richten, hoef je dat allemaal niet te doorlopen.

Galen Low: Ik vind dat geweldig. Chaos heeft een prijs. Fantastisch. Frances, ontzettend bedankt dat je te gast was. Dit was een heel interessant gesprek. Volgens mij zitten er nog drie afleveringen verstopt in de onderwerpen die we de afgelopen tien minuten slechts kort hebben aangestipt, en die gaan we zeker maken.

Als mensen meer over jou willen weten en zich willen inschrijven voor die nieuwsbrief, waar kunnen ze je dan vinden?

Frances Odera Matthews: Je vindt me op alle platforms bij The Notion Bar. Tegenwoordig ben ik veel actief op LinkedIn, onder Frances Odera Matthews. Volg ook mijn nieuwsbrief, The Notion Zeitgeist. Daar deel ik updates over mijn cursusgemeenschap, inspirerende fragmenten en nieuws uit de IT-gemeenschap dat ik iedere week voor jullie verzamel uit de wereld van Notion.

Galen Low: Ik voeg al die links toe aan de notities. Nogmaals bedankt dat je vandaag tijd met me hebt doorgebracht.

Frances Odera Matthews: Bedankt dat je me hebt uitgenodigd, Galen. Dit was geweldig.

Galen Low: Oké mensen, daar hebben jullie het. Zoals altijd: als je wilt deelnemen aan het gesprek met meer dan duizend gelijkgestemde projectmanagementliefhebbers, sluit je dan aan bij onze gemeenschap! Ga naar thedigitalprojectmanager.com/membership voor meer informatie. En als je het gesprek van vandaag interessant vond, abonneer je dan en blijf in contact via thedigitalprojectmanager.com.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.