BPM versus workflow: 5 belangrijke verschillen & overeenkomsten

Het is een praktijk voor voortdurende verbetering die wordt gebruikt om projectresultaten, diensten of processen naar een hoger niveau te tillen. Werkstromen voor bedrijfsprocesmanagement maken deel uit van de initiatieven voor digitale transformatie waarin veel organisaties investeren.

Wat is een werkstroom?

Een werkstroom is de verzameling taken die samen de opeenvolgende stroom van activiteiten binnen de bedrijfsvoering vormen. Werkstromen verschillen van processen doordat ze taakgericht zijn en prioriteit geven aan het automatiseren van specifieke taken binnen een proces. 

Werkstromen bevinden zich in operationele systemen waarin projectmanagers de taakstatus kunnen volgen, waaronder voortgang, opmerkingen, goedkeuringen of andere informatie. Taakbewaking en tweezijdige communicatie in werkstroomtools zijn een grote hulp in situaties zoals het inwerken van nieuwe medewerkers. Projectmanagers werken ook vaak aan het optimaliseren van werkstromen om knelpunten in projecten of vertragingen te helpen voorkomen.

Beste software voor werkstroombeheer

1. 

   monday AI Workspace

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Wrike

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Moxo

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website

BPM versus werkstroom: verschillen & overeenkomsten

Hoewel bedrijfsprocesmanagement en werkstromen elkaar binnen een systeem ondersteunen, is het belangrijk om hun verschillende rollen en functionaliteiten te begrijpen. Deze kennis kan de projectprestaties aanzienlijk verbeteren en de efficiëntie van werkstromen en de bedrijfsprestaties verhogen.

Hier volgt een samenvatting van bedrijfsprocesmanagement versus werkstromen en van de manier waarop ze op enkele belangrijke gebieden van elkaar verschillen en overeenkomen.

Verschillen

1. Reikwijdte: BPM is een holistische aanpak die de processen van de hele organisatie omvat. Werkstromen daarentegen zijn beperkt tot specifieke processen binnen de organisatie.
2. Doel: BPM is gericht op het verbeteren van de algehele bedrijfsprestaties en efficiëntie, terwijl een werkstroom gericht is op het automatiseren van specifieke taken.
3. Verantwoordelijkheid: Doorgaans ligt de verantwoordelijkheid voor het implementeren en beheren van BPM bij het senior management van een organisatie. Werkstromen worden daarentegen beheerd door de proceseigenaren of managers.
4. Tools: BPM maakt gebruik van softwaretools (zoals Onspring; bekijk hier de prijzen van Onspring) die een overzicht op hoofdlijnen van de processen van je organisatie bieden. Werkstromen maken daarentegen gebruik van automatiseringstools die helpen specifieke taken te stroomlijnen.
5. KPI's: BPM-KPI's zijn doorgaans breed en omvatten meetwaarden zoals ROI en klanttevredenheid. KPI's voor werkstromen zijn daarentegen specifiek voor de betreffende taak (bijv. de voltooiingstijd van een taak).

Overeenkomsten

1. Efficiëntie verbeteren: Zowel BPM-platforms als workflowtools zijn gericht op het verbeteren van de efficiëntie binnen een organisatie. Ze bereiken dit respectievelijk door processen en taken te stroomlijnen.
2. Taakvolgorde: Zowel BPM als workflows omvatten reeksen taken. Terwijl BPM kijkt naar de volgorde van alle organisatorische taken, richten workflows zich op de functies binnen een specifiek proces.
3. Menselijk toezicht: Ondanks het gebruik van workflowautomatisering vereisen zowel BPM als workflows menselijk toezicht. Deze persoonlijke betrokkenheid zorgt ervoor dat processen en taken soepel verlopen en dat eventuele problemen zo snel mogelijk kunnen worden aangepakt.
4. Integratie ter ondersteuning van centralisatie: BPM-software en software voor procesworkflows kunnen (in verschillende mate) worden geïntegreerd met je bestaande systemen en tools om de centralisatie van processen en taken te ondersteunen.
5. Meetbaar: Zowel BPM als workflows zijn meetbaar met behulp van unieke statistieken. Door bedrijfsprocessen en ondersteunende workflows te gebruiken, kunnen organisaties hun prestaties volgen en waar nodig procesverbeteringen doorvoeren. 

Lees meer: Workflowautomatisering versus projectmanagementsoftware: wat is het verschil?

Voordelen van BPM & workflows

BPM en workflows bieden volop voordelen voor je bedrijf:

• Betere productiviteit en efficiëntie: BPM en workflows bieden mogelijkheden voor automatisering, vooral wanneer softwaretools worden gebruikt (dit is een van de belangrijkste voordelen van BPM-software). Dit kan helpen om handmatige inspanningen en knelpunten te verminderen. Het in kaart brengen van je workflows kan je ook helpen extra stappen te beperken en ervoor te zorgen dat de volgorde van de werkzaamheden logisch is.
• Meer verantwoordelijkheid en toezicht: BPM en workflows helpen je rollen en verantwoordelijkheden te definiëren. Wanneer elk teamlid precies weet waarvoor diegene verantwoordelijk is, kunnen ze het eigenaarschap over hun werk nemen. Dit helpt ook het aantal gevallen te verminderen waarin iemand zegt: "Ik dacht dat die-en-die eraan werkte."
• Hogere kwaliteit en consistentie: BPM en workflows helpen je ervoor te zorgen dat zaken elke keer op dezelfde manier worden uitgevoerd. Werk en opleveringen zullen consistenter zijn, van hogere kwaliteit en gemakkelijker te beoordelen en goed te keuren. Je kunt ook beoordelingsfasen in je workflows opnemen om fouten te verminderen.
• Meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Zodra je workflows of BPM hebt geïmplementeerd en kunt zien hoe je processen in de praktijk werken, is het veel eenvoudiger om ze aan te passen wanneer je behoeften of doelen veranderen of wanneer je organisatie groeit. Ze kunnen ook dienen als raamwerk voor het doorvoeren van veranderingen binnen je organisatie.

Wanneer gebruik je BPM en wanneer workflows?

BPM-systemen helpen organisaties hun algehele prestaties en efficiëntie te verbeteren. Ze zijn ook nuttig bij het beheren van complexe processen waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn.

Workflows zijn daarentegen bedoeld voor het automatiseren van specifieke, repetitieve taken binnen een proces. Ze zijn bijzonder nuttig wanneer eenvoudige taken niet meerdere afdelingen omvatten.

Toepassingen van BPM:

• Complexe processen tussen afdelingen verbeteren
• De klantreis verbeteren om de tevredenheid te verhogen
• Projectmanagementportfolio's en middelenbeheer
• Optimalisatie van de toeleveringsketen

Toepassingen van workflows:

• Processen voor het inwerken van medewerkers verbeteren
• Ticketbeheer voor klantenondersteuning
• Samenwerking aan en goedkeuring van content
• Gestroomlijnde projectmanagementtaken

Hoewel BPM en workflows verschillende doelen dienen, sluiten ze elkaar niet uit. Ze werken vaak het beste wanneer ze samen worden gebruikt, waarbij een workflow de ondersteunende rol vervult binnen een grotere BPM-strategie. 

Word lid voor meer inzichten in BPM en workflows

Wil je in contact komen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en cases en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.