30 60 90-dagenplan voor projectmanagers: een pad naar succes

Week 1

De eerste week is naar mijn bescheiden mening een prachtige tijd vol optimisme. Mensen gedragen zich over het algemeen op hun best en er is nog geen voorgeschiedenis tussen jullie. Meestal zijn mensen erg nieuwsgierig naar wie je bent. 

Gebruik de eerste week dus niet alleen om op de hoogte te raken van al je trainingen en inloggegevens, maar ook als een kans om een goede band met je collega's op te bouwen.

Hier zijn enkele communicatietips en manieren om een goede band op te bouwen waarmee je een geweldige eerste indruk maakt:

• Toon interesse en stel vragen.
• Let op wie tijd heeft en wie niet. Als je iemand op een elegante manier uit een gesprek laat gaan wanneer die persoon het druk lijkt te hebben, levert dat je meteen punten op. Vraag je mentor voor die mensen om een vervolggesprek in te plannen, of plan er zelf een in. 
• Geef altijd 100% aandacht. Als dat niet lukt, zeg dan waarom niet en stel een ander moment voor. 
• Plan één-op-één gesprekken in. Deze zijn belangrijk. Het is verleidelijk om ze te laten schieten wanneer er onvermijdelijk conflicten in de agenda ontstaan en kennismakingsgesprekken worden uitgesteld. Houd vol en ontmoet iedereen! 
• Leer de namen kennen, bestudeer het organigram en de afdelingen, en begin te leren hoe afdelingen precies samenwerken. 
• Werk je op kantoor, zoek dan uit waar de snacks liggen en maak vrienden met degene die verantwoordelijk is voor het bestellen ervan. Heb je op kantoor een één-op-één gesprek, neem dan ook een snack mee voor de ander. Dit soort gebaren worden onthouden. 

Week 2

Nu begint het echte werk. Er komt veel informatie op je af. Tijdens je eerste maand word je ingewerkt op klanten, projecten en initiatieven, nieuwe teams en statusrapporten voor je werkportfolio. Je krijgt toegang tot bedrijfssjablonen en relevante historische kennis. 

Leg overal waar je snelkoppelingen kunt vinden om veelgebruikte gegevensbronnen snel te openen, deze meteen aan. Dit kan het volgende omvatten:

• Sleep veelgebruikte mappen naar de navigatiekolom van Finder.
• Noteer veelgevraagde codes op plakbriefjes.
• Sla project- en e-mailsjablonen op
• Maak webapps en andere vaak bezochte websites vast of voeg ze toe aan je bladwijzers. 

Bouw je sjabloonbibliotheek op

Een andere tijdbesparende tip is om documenten op te slaan die je opnieuw als sjablonen kunt gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld het volgende omvatten:

• Documenten voor projectplanning 
• Tijdlijnen
• Documenten voor ramingen
• Gantt-diagrammen
• Statusdocumenten
• Prijsdocumenten
• Scopes van werkzaamheden

De sjablonen die je onderweg maakt en verfijnt, worden hulpmiddelen waarmee je snel kunt beginnen. Zo kun je projectplannen en andere documenten maken door de gegevens van bestaande documenten bij te werken, in plaats van telkens opnieuw te beginnen. 

Het is ook handig om ervoor te zorgen dat je gemakkelijk gegevens uit softwarebronnen zoals Excel, Smartsheet, Harvest of andere bronnen kunt ophalen. Zo kun je bij het opstellen van je uitgebreide scope van werkzaamheden (SOW) gemakkelijker statistieken toevoegen voor zaken als Gantt-diagrammen, mijlpalen voor kritieke stappen, prijslijsten die per regelitem zijn georganiseerd, prijsoverzichten of algemene beschrijvingen van het projectplan. 

Je kunt ook sjablonen maken voor e-mails die je vaak verstuurt. Stel één uitgebreide sjabloonmail op die alles omvat en gebruik die opnieuw wanneer dat nodig is, waarbij je de relevante gegevens voor de huidige situatie vervangt. Je zult bijvoorbeeld merken dat je vaak informatie deelt zoals:

• Inkoopordernummers (PO-nummers) 
• Opdrachtnummers 
• Details over het facturatieproces en de timing 
• Details over de distributie van media, zoals plaatsingsorders, publicaties en datums

Week 3 en 4: de softwaresituatie

Je zult waarschijnlijk merken dat je organisatie, afhankelijk van je sector, een eigen reeks oplossingen voor projectmanagementsoftware heeft. De meeste projectmanagementtools zijn tegenwoordig behoorlijk intuïtief en eenvoudig te gebruiken, maar hoe gespecialiseerder de software, hoe minder vanzelfsprekend die zal zijn. 

Wat betreft training in projectmanagementsoftware: maak je geen zorgen als esoterische financiële software voor het uitvoeren van rapportages nog steeds intimiderend is, met zijn onlogische eigenaardigheden in de gebruikersinterface, onduidelijke afkortingen en voorvoegsels en verwarrende werkstromen. 

Verwacht niet dat je na één trainingssessie een professional bent en zorg ervoor dat je oefent. Ik weet dat het vreemd klinkt om voor je werk te oefenen, maar doe het. Probeer in te loggen en een burnrapport uit te voeren. Leer de sneltoetsen en vraag een projectmanager van een andere afdeling of je mentor om hulp als je vastloopt. Zij kunnen je waarschijnlijk ook helpen een aangepaste weergave of een aangepast veld te maken waarin alleen de informatie wordt weergegeven die voor jou relevant is.

Let tijdens trainingssessies goed op. Als je een stap mist, kan de rest van de sessie één grote inhaalrace worden als je niet aan de bel trekt en vragen stelt. 

Onthoud dat het feit dat teamleden professionals zijn in het gebruik van hun dagelijkse software voor hun specifieke doeleinden, niet betekent dat ze van nature goede docenten zijn. Ze begrijpen misschien niet waar ze langzaam moeten uitleggen of wat ze moeten benadrukken. Ze begrijpen mogelijk niet volledig wat jij nodig hebt dat de software voor je doet, of waarom precies. 

Ben je na een trainingssessie nog steeds in de war, zoek dan naar aanvullende bronnen of instructievideo's, of vraag anderen op de afdeling om verdere demonstraties of uitleg. Stel gerust vragen om het tempo te vertragen. Denk er alleen aan de tijd van iedereen te respecteren.

Draaitabellen hebben mijn leven gered:

Het filteren van spreadsheets op specifieke gegevens kan omslachtig en tijdrovend zijn, maar met draaitabellen worden taken zoals het optellen van uren en bedragen uit de werkomschrijving en het vergelijken daarvan met de tot nu toe gebruikte uren en bedragen een fluitje van een cent. Het is bovendien snel gedaan en ziet er professioneel uit. Als je nog niet weet hoe je draaitabellen instelt, maak dan vrienden met de spreadsheetgenie van je afdeling en leer dit! Het is prima als het extra inspanning kost. De tijdsinvestering is het waard.

Dagen 30-60: Projecten op je nemen

Nu je je collega's hebt ontmoet, je inloggegevens hebt ontvangen en de verplichte training hebt gevolgd, kun je wat snacks pakken, want het is tijd om naar de samenstelling van je projectportfolio te kijken. In je tweede maand krijg je misschien een aantal nieuwe projecten toegewezen, evenals projecten die al lopen en die je overneemt.

Overgenomen projecten 

Waarschijnlijk neem je een behoorlijk aantal projecten over waarvan de status tot nu toe buiten jouw invloed lag. Gebruik je extra tijd tussen het inwerken en de training (zolang die duurt!) om een voorsprong te nemen. Deze respijtperiode van 30 dagen kan een uitstekende manier zijn om projecten weer op de rails te krijgen zonder al te veel goodwill in je klant- en werkrelaties te verspelen. 

Hoewel deze overgenomen projecten vanaf het begin niet van jou waren, moet je ze proberen te begrijpen alsof dat wel zo was. Dit zijn enkele vragen die je moet onderzoeken:

• Hoe ondersteunt de huidige projectscope het resterende werk? 
• Maakt de planning het mogelijk om het werk succesvol op te leveren? 
• Zijn er problemen met komende kritieke stappen? 
• Zijn wijzigingsopdrachten nodig? 

Neem volledige verantwoordelijkheid voor je projecten en benoem zaken, maar niet op een manier die de schuld in de toekomst verschuift, eerdere teamleden voor de bus gooit of suggereert dat je zaken alleen benoemt om jezelf in te dekken (CYA). Deze tactieken worden net zo gemakkelijk doorzien als een BLT in een kamer vol bloedhonden. 

Nieuwe projecten 

Voor nieuwe projecten die op je pad komen, is dit je kans om goed van start te gaan. Wees niet bang om contact op te nemen met je team om te begrijpen wat de historische verwachtingen kunnen zijn op het gebied van kosten, prijsstelling, teamstructuur en planning. 

De kans is groot dat er in het verleden vergelijkbare projecten zijn geweest, die als goede referentiepunten kunnen dienen. Dit is vooral nuttig omdat je de werkgewoonten van iedereen nog niet kent.  

Hoewel iedereen over het algemeen wil helpen, wil niemand het gevoel hebben dat die extra werk doet. Formuleer je verzoek om historische gegevens strategisch. Enkele zaken om rekening mee te houden:

• Je kunt een groepskanaal voor communicatie proberen, maar een gericht verzoek levert meestal betere resultaten op. 
• Plan wat tijd in en vraag het aan een mentor. Zo weet je dat je niet onderbreekt. 
• Vraag het aan iemand die specifiek heeft aangegeven open te staan voor vragen (oftewel iemand die dingen heeft gezegd als: “vraag me gerust alles.”) Maak daar gebruik van!
• Vraag het niet aan de projectmanager die volledig opgaat in zijn werk, met het GSD-gezicht (krijg het voor elkaar) op, wiens lichaamstaal efficiëntie en snelheid uitstraalt in plaats van ontspanning en openheid. 

Als je historische inzichten minder snel krijgt dan je zou willen, wacht dan niet met actie ondernemen. Ga verder en kruisverwijs later. Vergeet niet om alle aannames te toetsen bij alle belangrijke belanghebbenden: prijsstelling, timing en teamstructuur. Wil je je planningsproces stroomlijnen? Ons sjabloon voor een projectplan bevat alles wat je nodig hebt voor een duidelijke, efficiënte inrichting.

Zodra je je volledige projectplan hebt afgerond, presenteer je het aan alle betrokkenen. Wees voorbereid om je redenen voor de beslissingen over de afbakening toe te lichten. Als dit vaag aanvoelt of als er onderdelen zijn waarover je onzeker bent, doe dan een voorbereidende beoordeling met een betrouwbare partner. 

Professionele tip:

Beperk gesprekken over geld tot belanghebbenden die met klantbudgetten werken. Het bredere team hoeft alleen te weten hoeveel uren en tijd zij beschikbaar hebben om het werk uit te voeren, niet wat de daadwerkelijke kosten zijn.

Dagen 60-90: inzicht in het proces

Bij welke organisatie je ook terechtkomt, er zal een bedrijfscultuur zijn die bepaalt hoe er gezamenlijk wordt begrepen hoe dingen worden gedaan, altijd zijn gedaan en gedaan zouden moeten blijven worden. Dit vormt een belangrijk onderdeel van je derde maand in je nieuwe baan.

Geen van de vier reclamebureaus waar ik heb gewerkt, hanteerde hetzelfde proces. Elk bureau gebruikte ander jargon voor termen uit projectmanagement, had genuanceerde uitgesproken en onuitgesproken gezamenlijke verwachtingen en kende andere gewoonten. Ondanks deze verschillen waren de onderliggende logistiek en basisprincipes in wezen hetzelfde. 

Ongeacht het project kent het de volgende fasen op hoofdlijnen:

• Presentatie van het probleem dat een oplossing nodig heeft
• Verkenning
• Projectplanning, waarbij het werk wordt afgebakend 
• Formele overeenkomst om door te gaan
• Toewijzing en briefing van het team 
• Werkfasen, waaronder conceptbeoordelingen en revisies
• Goedkeuring van concepten
• Productie, ontwikkeling en kwaliteitsborging
• Laatste kwaliteitscontrole, evenals beoordeling, revisies en definitieve goedkeuringen
• Oplevering
• Ondersteuning na de lancering, wat het meest voorkomt bij digitale projecten

Hoe teams van de ene fase naar de volgende gaan, is een belangrijke aanwijzing voor de vraag of het project op schema ligt of ontspoort. Hier wordt duidelijk of het oorspronkelijke projectplan goed was doordacht. 

Zo werd er vroeg in mijn tijd bij een bureau, zoals dat kan gebeuren, gevraagd om de planning een week naar voren te halen vanwege planningsconflicten. Mijn oplossing: beoordelingen bundelen, zodat alle multidisciplinaire teams erbij betrokken waren. 

Dit was duidelijk in strijd met het formele proces, maar ik dacht: We zijn hier toch allemaal vrienden? Laten we samenwerken, problemen gezamenlijk identificeren en ze in twee vergaderingen oplossen in plaats van vier. Wat kan er misgaan?

In andere situaties, met andere teamleden, had dit voor mij gewerkt. In deze specifieke situatie kostte het me wat. Gebrek aan vertrouwen, een laag ervaren gevoel van veiligheid en een gebrekkig begrip van werkstijlen en behoeften creëerden spanning, brachten teams in een defensieve houding en verlegden de focus over het algemeen van het project naar hoe “gebrekkig” het proces was. 

Wat je moet onthouden, is dat er een officiële manier is waarop dingen worden gedaan en dat er manieren zijn waarop het proces soms kan worden aangepast om dingen voor elkaar te krijgen. 

Inzicht in waar die grens ligt, komt met de tijd en met kennis van je teams en hun dynamiek. Begrip krijgen voor wijzigingen in het proces is iets wat je pas na verloop van tijd ontvangt, en vertrouwen wordt opgebouwd wanneer je je waarde aantoont in je nieuwe baan in projectmanagement.

Dag 1 tot oneindig: dingen in context plaatsen

Ik heb gemerkt dat ik projecten beter succesvol kan beheren naarmate ik mijn collega's, hun werkzaamheden en de manier waarop ze met anderen samenwerken beter begrijp. Daaronder valt ook inzicht in hoe iedereen zichzelf ziet binnen de bredere context van de missie, visie en waarden van het bedrijf.

Bij mijn vorige bureau organiseerden de CEO en ik bijeenkomsten voor het inwerken van nieuwe medewerkers. Daarin bespraken we de geschiedenis van het bedrijf, het werk dat we deden, waar onze specialismen lagen en hoe we ons onderscheidden van andere bureaus. We behandelden ook het huidige organigram, ons proces en belangrijke onderdelen van het personeelshandboek. Het is belangrijk om te begrijpen welk beeld het bedrijf van zichzelf heeft.

• Wat leveren we? 
• Hoe leveren we? 
• Wie levert? 
• Waarom? 

Dit toekomstbeeld biedt waardevolle context voor de manier waarop nieuwe medewerkers en collega’s hun bijdrage aan het geheel zien. 

90 dagen en daarna: proefperiode voorbij 

Hoe graag we zaken ook zouden willen onderbrengen in overzichtelijke, afzonderlijke momenten, we weten dat het leven, en vooral het leven in projectmanagement, zich niet altijd op die manier ontvouwt. 

Het actieplan voor 30, 60 en 90 dagen biedt houvast voor je inwerkperiode. Het is een manier om de stortvloed aan informatie te bedwingen. Die stortvloed aan informatie stopt niet na 90 dagen; het begint alleen meer op een kraan of douche te lijken, omdat al het nieuwe geïntegreerd raakt. 

Voor meer hulp bij de eerste 90 dagen als projectmanager (en daarna) kun je onze DPM-schoolcursus Meester worden in digitaal projectmanagement volgen. Je leert hoe je projecten gedurende de volledige levenscyclus van een project beheert, met behulp van een grote verscheidenheid aan projectmethodologieën.