Slik unngår du å ha et møte: 5 måter å beskytte tiden din på
Her er et svimlende tall for deg: Det anslås at det avholdes 55 millioner møter i uken i amerikansk næringsliv! Det tilsvarer over 1 milliard i året, og anslag viser at dette utgjør mer enn 30 % av folks arbeidsuker!
Hva er det ene vi virkelig ønsker å gjøre i sommer (eller i det minste det ene vi ønsker å gjøre hvis vi skal jobbe)? Bruke mindre tid på møter, særlig dårlige møter som er bortkastet tid, ikke er produktive, ikke gir resultater eller bare fortsetter og fortsetter.
Vi skal utforske møter innen prosjektledelse, sammen med noen strategier for å unngå dem eller alternativt gjøre dem effektive og produktive. På den måten kan du fokusere på arbeidet du må gjøre og komme deg ut for litt sommers moro!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg heter Annie MacLeod og er en erfaren prosjektleder som har jobbet i den digitale verdenen i flere tiår. Som en trofast introvert er jeg ikke særlig begeistret for møter, med mindre de holder seg til temaet, gir resultater og respekterer tiden min (dvs. begynner og slutter presist)!
Derfor har jeg tenkt gjennom en rekke strategier som effektivt kan redusere antallet møter du må delta på!
Hvorfor innebærer prosjektledelse så mange møter?
Da jeg spurte Miro AI om hvilke prosjektmøter som er mest vanlige, fikk jeg tilbake dette tankekartet:
Da jeg spurte Google om prosjektmøter, fant jeg denne artikkelen fra PMI om at prosjektledere bruker 90 % av tiden sin på kommunikasjon.
Selv om denne prosentandelen kan virke overdreven, bør du tenke over det. Som prosjektledere er vi bindeleddet mellom prosjektteamet, kunden, sponsoren og interessentene i prosjektene våre. Vi samhandler hele tiden med hver av disse gruppene og balanserer forventninger.
Som vi kan se av tankekartet, finnes det stadig muligheter for å møtes!
Enten det er i prosjektets tidlige faser under planleggingen eller i de senere fasene med fremdriftsoppfølging, foregår det en konstant utveksling der vi innhenter informasjon fra teamet, bearbeider den for viktige interessenter, innhenter tilbakemeldinger fra interessentene og deretter formidler dette tilbake til prosjektteamet.
La oss utforske hver av disse hovedgruppene av møter for å se hvorfor de er viktige. Deretter foreslår vi noen teknikker for å fjerne dem eller i det minste gjøre dem mer effektive!
Planleggingsmøter
Vi har fire ulike aktiviteter innen planlegging: oppstart, omfang, budsjett og tidsplan. Jeg vil foreslå at alle disse møtene er avgjørende, særlig for prosjektledere innen digitale prosjekter, av følgende grunner:
Prosjektoppstart
Dette handler om å bygge relasjoner som gjør prosjektteamene våre robuste og produktive. Et møte, eller mer presist en workshop (mer om det senere), som bygger relasjoner og etablerer teamnormer eller et teammandat, bidrar langt på vei til å få prosjektet godt i gang!
Når disse aktivitetene gjennomføres på en god måte, bygger de et robust team som kan stå imot utfordringene ved gjennomføring og endringer i prosjektet.
Omfang, budsjett og tidsplan
Disse møtene handler om å samarbeide for å forstå ikke bare hva omfanget, budsjettet og tidsplanen er, men også sikre at hver person forstår avhengighetene mellom arbeidet de andre utfører, og risikoene for tidsplanen.
Ved å fokusere møtene på disse viktige avhengighetene blir de virkelig effektive. Budsjettet for et prosjekt kan ofte utarbeides som et resultat av dette arbeidet, noe som betyr at du kan fjerne behovet for et separat budsjettmøte.
Fremdriftsmøter
I tankekartet vårt har vi tre ulike aktiviteter under fremdrift: status, gjennomgang og retrospektiv. Dette er særlig viktige aktiviteter for å sikre at vi håndterer forventningene mellom de ulike interessentene våre.
Det vi må fokusere på, er hvilken fremdrift i prosjektet som faktisk krever et møte (dvs. ting som endringer i prosjektresultater, forespurte endringer fra kunder og viktige beslutninger), i motsetning til informasjon som bare skal rapporteres.
Jeg vil foreslå at to av disse kan reduseres eller elimineres: status og gjennomgang.
Hvis du har et robust system for oppgavehåndtering som er rettet mot resultater i tråd med kundenes og sponsorenes forventninger, kan du ha møter som fokuserer på samarbeid for å løse problemer knyttet til tidsplanen, omfanget og budsjettet, eller ta beslutninger i forbindelse med endringsforespørsler, risikohåndtering og problemløsning.
Retrospektiver er avgjørende for kontinuerlig forbedring av prosjektleveransen og læring! Når det er sagt, kan vi gjennomføre asynkron idémyldring for å samle inn ideer, og deretter bruke møtetiden på å finne den grunnleggende årsaken til problemene og utvikle handlingsplaner basert på lærdommene.
Beslutningsmøter
Beslutningsmøter innebærer at vi bruker samarbeidende beslutningstaking, og derfor er det nødvendig med et møte.
Min erfaring er at mange prosjekter i virkeligheten opererer med et mer hierarkisk myndighetsnivå, så selv om et møte kan være nødvendig, trenger det kanskje bare å omfatte prosjektlederen og sponsoren og/eller kunden.
Det er avgjørende å ikke la beslutninger ta for lang tid og forsinke prosjektet vårt, men det er kanskje ikke nødvendig å ha et møte med hele prosjektteamet.
Du bør se på de viktigste delene av beslutningen for å gjøre disse møtene fokuserte og effektive. Du trenger ulike personer med ulik kunnskap og myndighet i disse møtene for faktisk å få tatt en beslutning.
Vurder:
- Ramme inn beslutningen: Hvem har myndighet til å beslutte? Påvirker denne beslutningen prosjektaktivitetene, prosjektresultatene, organisasjonens strategiske retning eller tjenesten til kundene våre? Alle disse områdene har svært ulike personer som må involveres, og som til syvende og sist må ta beslutningen.
- Vurdere alternativer: Du kan trenge spesifikke kunnskapsressurser for å avgjøre hvilke alternativer som er gjennomførbare. Dette kan være et separat møte for å utforske alternativene og deretter utarbeide en anbefaling som kan presenteres for sponsoren eller kunden.
- Ta beslutningen: Hva er de mest hensiktsmessige metodene og myndighetsnivåene i organisasjonen? Ikke inviter hele prosjektteamet for faktisk å ta beslutningen når det egentlig er prosjektsponsoren eller kunden som skal gjøre det.
Kommunikasjonsmøter
Som vi nevnte tidligere, bruker prosjektledere 90 % av tiden sin på kommunikasjon, så dette er avgjørende for prosjektets suksess. Tankekartet dekker fire ulike typer kommunikasjon: oppdateringer til interessenter, daglige teammøter eller innsjekkinger, kundemøter og leverandørmøter.
Selv om alle disse er relevante målgrupper å kommunisere med, ønsker vi å fokusere på kommunikasjon med formål om å konsultere fremfor å informere, slik at vi kan redusere antall møter. Hvis vi bare informerer dem, er det ikke nødvendig med et møte – ikke ha statusoppdateringsmøter bare for møtets skyld!
Når vi informerer interessenter, kan vi bruke videooppdateringer, statusrapporter, visuelle verktøy som prosjektdashbord eller til og med skrivebeskyttede visninger i det oppgavehåndteringsverktøyet vi foretrekker. Når du bruker disse metodene, må du ikke glemme å sørge for at du har en måte å få tilbakemeldinger fra hver av disse målgruppene på.
La dem kommentere videoen din, sende svar på en statusrapport og komme med kommentarer på prosjektdashbordet eller oppgavehåndteringselementene dine. Følg opp og hold dem engasjert; hver tilbakemelding er en mulighet til å få innsikt i om forventningene til disse interessentene blir innfridd.
5 måter å unngå møter på (& gjøre eksisterende møter mer effektive)
Den første strategien er å eliminere unødvendige møter der det er mulig. Hvis du ikke kan eliminere et møte, bør du se etter alternativer til møter, for eksempel asynkron kommunikasjon.
Hvis du må ha møtet, bør du i det minste sørge for at det er effektivt. Hvis du trenger å ha et møte, må vi sørge for at det gir resultater og respekterer tiden til deltakerne.
1. Blokker kalenderen for faste rutiner og arbeidstid
Den beste måten å unngå møter på er å være utilgjengelig! Som et minimum vil dette hindre folk i å legge uønskede møter inn i uken din, og det kan få folk til å tenke seg om to ganger før de setter opp møtet – de vil revurdere om møtet virkelig er nødvendig når de «riktige» personene ikke kan delta.
Ikke glem å kontrollere de skadelige appene som Calendly, som kan legge møter direkte inn i timeplanen din. Det er flott å være imøtekommende overfor eksterne kunder, men ikke på bekostning av faktisk å få arbeidet gjort.
Når du blokkerer kalenderen, er det et par andre tips og triks:
- Sørg for å beregne tid til «oppstart» i tillegg til tiden til fordypet arbeid. Når vi bygger eller skaper noe, trenger vi ofte tid til å komme inn i sonen eller friske opp hjernen før vi begynner. Dette gir deg også tid til å se gjennom hvor du var da du jobbet med det sist.
- Beregn også tid til avslutning. Når du er ferdig med arbeidsøkten, må du tenke gjennom hva de neste stegene skal være når du tar det opp igjen. Skriv et kort sammendrag på en lapp, eller legg det til i kalenderavtalen med detaljene. Dette gjør det enklere å komme raskt i gang neste gang.
- Vurder å innføre en regel om møtefrie perioder på én eller to halve dager i uken i hele organisasjonen. Ved å gjøre dette regelmessig vil folk komme inn i en rytme og begynne å tenke seg om to ganger før de planlegger møter. En halv dag er dessuten kort nok til at det ikke vil komme i konflikt med kundenes daglige behov eller nødsituasjoner i teamet.
- Planlegg pauser. Enten det er egentid for å få litt frisk luft, gjøre noen yogaøvelser eller ta en kort spasertur, bør du legge dette inn i kalenderen! Vi kan ikke være produktive eller sunne hvis vi ikke tar hånd om og er proaktive med egenomsorgen vår.
2. Bruk video til informasjonsdeling og asynkron kommunikasjon
Forskning fra 3M viste at vi kan behandle informasjon visuelt 60 000 ganger raskere enn tekst. Bilder behandles samtidig, mens auditiv informasjon behandles lineært, noe som gjør den enda langsommere enn tekst.
I tillegg er 65 % av befolkningen visuelt lærende. Dette forklarer langt på vei hvorfor bedriftspresentasjoner som fortsetter og fortsetter med mengder av informasjon, ikke bare er utrolig kjedelige, men også hvorfor PowerPoint har tatt over verden! Hvis du er skeptisk, kan du prøve dette:
Når det er sagt, må du fortsatt få informasjon ut til viktige prosjektmålgrupper. Tenk på statusrapporter eller oppdateringer om prosjektet. Jeg anbefaler på det sterkeste å finne måter å gjøre disse visuelle på og ta dem opp, slik at interessenter kan se dem når det passer dem og i sitt eget tempo. Tenk på disse to bildene:
Overfor
Hvilken av dem synes du er mest informativ? Hvis du laget en rask video på 3–5 minutter av den første rapporten, der du fortalte om prosjektstatusen, ville du ikke bare formidlet langt mer informasjon, men også oppnådd bedre forståelse og lagring av informasjonen.
Ikke glem at du bør sørge for å inkludere tilbakemeldingssløyfer dersom folk har spørsmål, kommentarer eller bekymringer knyttet til informasjonen. Det kan være kommentarer til en video eller merknader på en Miro-tavle.
Vær kreativ, men ikke glem dette trinnet! Ikke glem å følge opp kommentarene heller. Dette er viktige øyeblikk for å håndtere forventningene til interessentene dine.
3. Ha alltid en møteagenda
Hvordan vet du egentlig at du trenger et møte? Altfor ofte innkaller folk til møter bare fordi de kan, eller bare for å «lufte» en idé.
Hvis du går gjennom prosessen med å utarbeide en tydelig agenda, kan du bekrefte om et møte faktisk er nødvendig, hvem som bør delta, og hva det ønskede resultatet er.
Jeg kan ikke telle hvor mange ganger denne tankeøvelsen har eliminert behovet for et møte, vanligvis fordi vi ikke hadde riktig informasjon til faktisk å kunne gjennomføre møtet.
Jeg bruker følgende format:
- Formål: Hva er formålet med møtet?
- Prosess: Hvilken prosess eller arbeidsflyt skal vi bruke for å oppnå resultatet av møtet?
- Gevinst: Hva er resultatet av møtet? Hva prøver vi å oppnå?
Dette fungerer mest effektivt når du begynner med gevinsten og deretter arbeider bakover. Hvordan skal du få deltakerne med deg slik at dere når det ønskede resultatet?
Sørg også for å tidsblokkere agendaen. Finn ut hvor mye tid hvert agendapunkt kommer til å ta, og fastsett passende start- og sluttidspunkt for møtet.
Ingenting er mer effektivt enn å få et rykte for produktive møter som respekterer folks tid!
4. Sørg for at de riktige personene er med i møtet
Dette er en måte å redusere eller eliminere møter på. Det er ingen vits i å ha møtet uten at de riktige personene deltar, og det er enda mer frustrerende når du blir bedt om å delta i møter der du ikke tilfører verdi!
For å finne ut hvem som må være til stede, utarbeider du agendaen slik vi diskuterte, og fastslår deretter grunnen til at møtet skal holdes. Dette kan virkelig hjelpe deg med å konsentrere deg om personene som trenger å være der.
Fire møtetyper som kan brukes i prosjekter, og som jeg benytter og synes er nyttige, er:
- Skape sammen: Vanligvis for å fastslå avhengigheter, ressursplaner og risikoreduserende tiltak; disse møtene innebærer ofte idédugnader
- Ta en beslutning: For å utarbeide en beskrivelse av prosjektomfanget eller avgjøre om en prosjektendring skal gjennomføres; du må sørge for at personene med riktig beslutningsmyndighet er med i disse møtene
- Bygge relasjoner: Vi snakket om dette tidligere i forbindelse med prosjektoppstarter, men det kan også gjelde andre møter og vil kreve aktiviteter som empatisk kartlegging for å lykkes
- Løse et problem: Innebærer vanligvis å håndtere en endringsforespørsel eller fastslå planen for å løse et prosjektproblem knyttet til tid, omfang eller budsjett. Dette kan bety at du trenger deltakere med kreativitet og beslutningsevne – dette er ikke alltid de samme personene!
Ved å være tydelig på formålet kan du sørge for at de riktige personene er til stede, og samtidig gjøre agendaen tydeligere. Husk også å ikke ta med for mange ulike formål i ett møte – du kommer aldri gjennom alt materialet på kort tid.
5. Gjør møter om til arbeidsmøter for å oppnå resultater
Vi snakket ovenfor om å sørge for at vi har en agenda, der en del av agendaen er prosessen. Når vi tenker gjennom prosessen for å oppnå det ønskede resultatet, kan vi omforme møtet til et arbeidsmøte.
Hvis vi bruker arbeidsmøter, blir møtene våre mer samarbeidsorienterte og mer effektive. Folk har ikke noe imot å delta i møter når de får muligheten til å bidra til noe som gir resultater!
Vi ønsker at arbeidsmøtene våre skal være praktiske og interaktive, og for å få til det må vi sørge for at vi forbereder oss på riktig måte. Viktige aktiviteter du kan forberede til arbeidsmøtet, kan omfatte:
Arbeidsmøte for prosjektoppstart
- Gjennomgå erfaringer fra et tidligere prosjekt og ha en idédugnad om hvordan teamet enten kan gjenta det som fungerte, eller redusere problemene for hver enkelt erfaring.
- Samarbeide om å utarbeide et teamcharter eller prosjektregler som fastsetter forventningene til teammedlemmene for prosjektet, samt utvikle standarder for problemløsning mellom medlemmer og ressurser for å støtte hverandre. Her er en flott mal som jeg har brukt tidligere.
Planlegging av omfang og tidslinje
Det er avgjørende at prosjektteam forstår ikke bare prosjektets omfang, men også avhengighetene innad i teamet. Jeg har funnet to aktiviteter i arbeidsmøter som kan hjelpe med dette:
- Ha en idédugnad og deretter gruppere prosjektleveranser, og
- Utarbeide en plan baklengs for å forstå avhengighetene.
Her er en mal som i trinn 2 og trinn 3 viser deg hvordan du kan gjennomføre begge disse aktivitetene i et arbeidsmøteformat.
Husk også at arbeidsmøter ikke bør vare lenger enn to timer – dette er en velprøvd begrensning eller tommelfingerregel. Det er nesten umulig å vie betydelig energi til noe lenger enn det – du kan merke at energien i gruppen synker.
Til slutt må du ikke glemme å ikke bare oppsummere møtene i form av tiltak, men også kommunisere resultatet fra møtet.
3 fordeler med færre møter
La oss huske hvorfor vi ønsker færre møter! Her er de tre viktigste grunnene:
- Mer produktivitet: vi må produsere arbeidet vi skal gjøre, og kunne fokusere på resultater av høy kvalitet
- Lavere kostnader for organisasjonen totalt sett: møter koster penger; tid til forberedelser og kostnadene ved hver eneste person som deltar i møtet
- Bedre balanse mellom jobb og fritid: når folk er mer produktive og mindre frustrerte, føler de seg bedre både med jobben og organisasjonen
Gå ut og ha en flott sommer med færre møter!
Ett siste råd: ikke prøv å gjøre alt på én gang! Ingen organisasjon kan gjennomføre alle disse ideene samtidig. Kartlegg hvor utfordringene er størst i organisasjonen, og velg én eller to strategier å gjennomføre. Deretter kan dere innhente tilbakemeldinger!
En ting digitale prosjektledere er flinke til, er å gjennomføre retrospektiver! Gjør dette etter deres neste møte, og velg deretter noen av disse strategiene, eller la teamet komme opp med andre ideer.
Ikke glem at noen av disse strategiene (særlig møtefrie halve dager) krever forankring hos ledelsen – og det kan være et prosjekt i seg selv! 🙂
Jeg holder en gratis workshop som gir deg muligheten til å øve på å lage effektive møteagendaer, og som starter opp igjen høsten 2023. Når det er sagt, kan du ganske enkelt begynne med agendamalen ovenfor og prøve den.
Jeg vil gjerne høre hvilke utfordringer du har med prosjektmøtene dine! Kommenter nedenfor, så kan vi kanskje jobbe med DPM-maler, innhold eller kurs som kan være til hjelp!
Ikke glem å abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager for å holde deg oppdatert på disse ressursene.
