Slik setter du realistiske tidsfrister i uforutsigbare tider
Hold alle på samme side: Tydelige tidsplaner bidrar til å samordne teamets innsats og opprettholde arbeidsflyten, slik at du unngår forsinkelser som kan forstyrre prosjektet ditt og andre relaterte prosjekter i organisasjonen.
Forsinkelsenes dominoeffekt: Én enkelt forsinkelse kan forplante seg gjennom prosjekter og forstyrre de nøye planlagte tidsplanene dine. Derfor er det viktig å bygge inn fleksibilitet og buffere i planen, slik at du har ekstra handlingsrom ved behov.
Verktøy er ingen tryllestav: Programvare kan være til stor hjelp når du skal planlegge realistiske tidsfrister, men du må fortsatt gripe inn for å løse problemer med tidsfrister, sette realistiske forventninger og opprettholde jevnlig oppfølging.
Hvis spørsmålet «når kan vi lansere?» får deg til å føle deg som et rådyr fanget i frontlysene, synes du sannsynligvis det er vanskelig å sette (og overholde) realistiske tidsfrister.
Med alle systemene for oppgavehåndtering og verktøyene for prosjektstyring som finnes der ute, skulle du kanskje tro at alt du trenger å gjøre, er å legge inn prosjektplanen, tildele arbeidet og tidsfristene og la teamet gjøre sitt (og hvis du er en erfaren prosjektleder, lo du sannsynligvis høyt nå).
Her er grunnen til at det er viktig å sette realistiske tidsfrister, og hvordan du gjør det riktig, slik at du kan levere prosjekter i tide og holde kundene og interessentene fornøyde.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor er det viktig å sette realistiske tidsfrister?
Det er avgjørende for prosjektets suksess å sette tidsfrister av mange grunner, ikke minst for å holde det man har lovet og ikke overskride tidsfrister.
- I et byråmiljø selges prosjekter basert på teamets forventede kapasitet. Å forskyve ting med en dag eller to her og der har vanligvis ingen negativ langsiktig effekt, men å forlenge tidslinjer med uker eller måneder kan forstyrre tidsplanene for annet arbeid som er avhengig av disse teammedlemmene.
- Dette er ikke så ulikt internt prosjektarbeid. Si at du leder lanseringen av et nytt nettsted. Du forteller kommunikasjonsteamet at nettstedet skal publiseres tre måneder etter oppstartsmøtet. Så legger en interessent til noen nye funksjoner etter én måned. Nå ser du på fem eller seks måneder før lansering. Du må omfordele ressurser for å ta høyde for den nye sluttdatoen.
Disse eksemplene viser hvordan det å ikke sette tidsplaner kan ødelegge prosjektteam og hele organisasjonen, men du kan også havne i en situasjon der en urealistisk prosjektfrist blir pålagt teamet av en kunde eller interessent.
Slik setter du realistiske tidsfrister: lærebokversjonen
Hvis du har gjennomført opplæring i prosjektledelse, har du sannsynligvis brukt mye tid på å lære å anslå realistiske tidsrammer for oppgaver. Dette kan gjøres ved hjelp av en ovenfra-og-ned-estimering, en nedenfra-og-opp-estimering eller en analog estimeringsprosess.
La oss for eksempel si at du anslår hvor lang tid det vil ta å designe en forside for et nytt nettsted. Hvis du har brukt en tidsregistrering, vet du at designeren din tidligere har brukt:
- 6 timer på å lage en første designskisse
- 1 time på at det interne teamet skulle gjennomgå den (designer, utvikler, prosjektleder, kreativ leder)
- 1 time på å presentere den for en kunde eller interessenter
- 2 timer på å gjøre endringer
- 1 time på intern gjennomgang
- 1 time på en ny gjennomgang med kunden
- 2 timer på å ferdigstille designet og klargjøre det for utvikling
- 1 time på overlevering mellom design og utvikling
Hvor mange dager bør du anslå for denne prosessen i instruksjonene for prosjektplanlegging? La oss si at du bestemmer deg for to uker basert på de nåværende dataene dine. Hvordan ser det ut? Bryt ned prosjektoppgavene slik:
Uke 1
- Mandag/tirsdag: lage første designskisse
- Onsdag: intern gjennomgang
- Torsdag: gjennomgang med kunde eller interessent
- Fredag: tilbakemeldinger fra kunde eller interessent
Uke 2
- Mandag: endringer
- Tirsdag: intern gjennomgang
- Onsdag: gjennomgang med kunde eller interessent
- Torsdag: tilbakemeldinger fra kunde eller interessent
- Fredag: endelige endringer, pakke filene og overlevere til utvikling
Hvis tidsrammen ovenfor virker for stram, kan du legge inn ekstra tid i tidsplanen og utvide den til to og en halv eller tre uker. Dette er nyttig i situasjoner der du vet at interessentene dine vil ha mange tilbakemeldinger, og at designeren din ikke vil klare å gjennomføre endringer innenfor en så stram tidsplan.
Selv om det ikke ser ut til å være så mange timer som skal få plass innenfor denne tidsrammen, kan det være lurt å legge inn litt buffer proaktivt, slik at arbeidet ikke trekker ut og forstyrrer hele tidsplanen din.
Slik setter du realistiske tidsfrister: versjonen fra virkeligheten
Det er på tide med en sunn dose realisme. Du må lære å lese mellom linjene når du gjennomfører et vellykket prosjekt med realistiske tidsfrister.
Tenk på scenarioet som er beskrevet ovenfor – du må ta hensyn til menneskene som utfører arbeidet. Hvis du har en designer som utsetter arbeidet eller mangler ferdigheter innen tidsfriststyring, bør du skape en følelse av at det haster for å få ting gjort. Jo mer du vet om teamets vaner, desto enklere er det å sette realistiske tidsfrister.
En annen viktig faktor er det ukjente, eller X-faktorene. Disse faller utenfor rammene for vanlig prosjektplanlegging eller estimering, men kan ha stor innvirkning på tidslinjen og evnen din til å sette realistiske tidsfrister.
Tenk over dette: Når du blir bedt om å sette opp en prosjektplan, oppgaver og forfallsdatoer ved prosjektoppstart, vet du kanskje ikke så mye om prosjektets detaljer og de involverte interessentene. Etter hvert som prosjektet utvikler seg, blir du langt mer treffsikker når du setter realistiske tidsfrister for prosjektarbeidet.
Eksempler på ukjente faktorer eller X-faktorer som kan påvirke tidsfrister og prosjektets tidslinje, er:
- Nye interessenter som kommer inn i et prosjekt i siste liten
- Ekstremvær og globale pandemier
- Masseoppsigelser eller nedbemanninger
- Ny teknologi eller utfasing av eksisterende teknologi for integrasjoner eller avhengigheter
Slik vet du når det er på tide å endre en tidsfrist
Hvis du må endre en tidsfrist, bør du være proaktiv. Hvis du for eksempel jobber med et nettsted som skal lanseres på en bestemt dag som sammenfaller med andre markedsføringsaktiviteter (en pressemelding, planlagt mediedekning eller en kampanjelansering), må disse aktivitetene gjennomføres i riktig rekkefølge.
I dette scenarioet bør nettstedet lanseres noen dager før markedsføringskampanjen starter. På den måten får du tid til å løse eventuelle siste problemer eller rette feil. Men vi vet alle hvordan det går: En sen oppstart eller forsinkede godkjenninger underveis kan tvinge oss til å stramme inn tidslinjene betydelig.
Hvis det ser ut til at prosjektet ligger langt etter planen og lanseringsdatoen nærmer seg, er det sannsynligvis lurt å samordne med interessentene for enten å få opp farten, prioritere det som trengs på lanseringsdagen eller flytte tidsfristen.
Ha hyppige oppfølgingsmøter for å kjenne på stemningen i teamet og følge med på prosjektets fremdrift.
Hvordan vet du om du skal presse teamet til å overholde tidsfristene eller begynne å flytte på ting? Det finnes noen subtile (og ikke fullt så subtile) tegn på at det er på tide å håndtere prosjektets tidsfrister og tilpasse tidsplanen med mer realistiske tidsfrister. Disse omfatter:
- Arbeidet blir blokkert fordi avhengige oppgaver ikke er fullført
- Prosjektomfanget har endret seg, og tidslinjen tok aldri høyde for det ekstra arbeidet
- Teamet begynner å føle seg stresset
- Det er økt risiko forbundet med å haste gjennom oppgavene
- Ytterligere krav har blitt avdekket
- Betydelige feil eller kvalitetsproblemer har blitt avdekket
Hvis du fortsatt er usikker på om en tidsfrist må justeres, bør du lage en beredskapsplan sammen med teammedlemmene dine. Be dem forsøke å overholde den opprinnelige tidsfristen, men avtal et kontrollpunkt (godt før den faktiske tidsfristen) for å vurdere fremdriften og ta den endelige avgjørelsen.
På den måten gjør du det mulig for teamet å fullføre arbeidet så raskt som mulig, samtidig som du gir dem et sikkerhetsnett i tilfelle de trenger det.
Hva skjer videre?
Finn ut mer om hvordan du setter realistiske tidsfrister ved å se på kurstilbudene våre i DPM School.
