Slik leder du oppstartsmøter for prosjekter: Ekspertens prosess
Hvis du ikke kommer godt i gang, er både prosjektteamet og prosjektets suksess allerede satt i fare. Dette kunne vært hele artikkelen oppsummert i én setning. Oppstartsmøter er avgjørende. Oppstartsmøter må gjennomføres på en god måte. Hvis ikke, undergraver du tilliten umiddelbart og på det mest sårbare tidspunktet i hele prosjektets livssyklus.
Bruk denne artikkelen som en veiledning for å sette opp en fremragende møteagenda, for hvordan du leder et oppstartsmøte for et prosjekt, og for å vise alle at du er den rette prosjektlederen for jobben!
Oppstartsmøter sikrer at teamet vet hva de skal gjøre, hvorfor de skal gjøre det, og hvordan de kan lykkes. Uten å tydeliggjøre og samkjøre hva som kjennetegner et vellykket prosjekt fra første stund, går du glipp av muligheten til å vise de viktigste interessentene og samarbeidspartnerne dine at du og teamet ditt er kompetente og kapable.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Du går også glipp av muligheten til å bygge tillit, du går glipp av muligheten til å skape klarhet der det kan være nødvendig, og du går glipp av muligheten til å feire starten på et godt samarbeid!
Lede overleveringen fra salg til prosjektledelse
Før oppstartsmøtet for prosjektet må prosjektlederen lese arbeidsomfanget grundig for å forstå hva vi er forpliktet til å levere. Når du leser kontraktene, bør du se etter leveransene, eventuelle faktorer som påvirker prosjektets tidslinje, samt eventuelle begrensninger knyttet til budsjett eller tidsplan som teamet må kjenne til.
- Finnes det antakelser om retningslinjer eller undersøkelser som teamet må ta i bruk? Sørg for at du inkluderer dette i detaljene for oppstartsmøtet.
- Er deler av beskrivelsen av prosjektets omfang uklare eller ufullstendige? Skriv ned spørsmålene og avtal et møte med selgeren.
Du bør ikke bare bruke denne tiden til å få svar på spørsmålene dine, men også til å forstå eventuell kundedynamikk, forventninger eller risikoer som har blitt avdekket i den nye forretningsprosessen.
Du må også finne ut hvem interessentgruppen din kommer til å bestå av. Ofte er personene som deltar i salgsprosessen ikke de samme som skal være med i det sentrale leveringsteamet. Du bør finne ut hvor klare de kommer til å være til å starte dette prosjektet sammen med deg.
- Er kundeteamet samlokalisert på et kontor, eller er de et virtuelt team?
- Har de satt sammen prosjektteamet sitt?
- Hvor raskt kan de levere merkevarerettetningslinjer eller andre ressurser vi trenger for å komme raskt og godt i gang?
- Kan selgeren introdusere deg før oppstartsmøtet for prosjektet?
Det kan være en god idé at du møter prosjektsponsoren før det utvidede oppstartsmøtet for prosjektet. Når en kunde signerer en kontrakt med et byrå, er det en tid med størst mulig sårbarhet: Selgeren deres har en tendens til å trekke seg bort, og et nytt team trer inn.
Det er en flott anledning til å bygge tillit når selgeren introduserer deg for den viktigste interessenten. Da viser du at du allerede har forstått omfanget, hva som forventes av byrået, hvordan det kreative byråets prosess fungerer, og at du gleder deg til å bygge dette samarbeidet.
Dette er også et godt tidspunkt for å be om eventuelle ressurser eller tilganger teamet ditt kan trenge, slik at dere kan komme raskt og godt i gang. Samle inn alt av materiale du kan før oppstartsmøtet for prosjektet, slik at teamet ditt kan møte forberedt med gjennomtenkte spørsmål til kundeteamet.
Forberede oppstartsmøtet for prosjektet
Hvis teamet ditt kommer til oppstartsmøtet med kunden med gjennomtenkte spørsmål, vil kunden vite at de er i gode hender. Det er din jobb som prosjektleder å få teamet ditt dit.
God prosjektoppstart består både av en intern og en ekstern oppstart.
Interne oppstartsmøter
Noen byråer utarbeider kanskje en intern prosjektbeskrivelse. Vanligvis er dette en beskrivelse av hva kunden ber oss om å gjøre, hvorfor vi blir bedt om å gjøre det, og hvilke materialer du har tilgjengelig for å gjennomføre prosjektet på en vellykket måte.
Andre byråer lager en Google Slides- eller PowerPoint-presentasjon til oppstartsmøtet med omtrent den samme informasjonen.
Som et minimum må teamet ditt vite:
- Hva er prosjektmålet
- Hvem er kunden
- Hvorfor ba kunden oss om å gjennomføre dette prosjektet
- Hva forventer kunden ved slutten av dette prosjektet
- Hva er leveransene
- Hva er budsjettet
- Hva er tidslinjen eller tidsplanen
Annen nyttig informasjon å gi i et oppstartsmøte inkluderer:
- Hvem er det interne teamet?
- Hva er alles rolle?
- Hva er prosjektbudsjettet, og hvor mange timer har hver person til prosjektet?
Du kan også gi informasjon om kunden, for eksempel om nettstedet deres eller det du vet om de viktigste interessentene hos kunden.
Du bør gå gjennom prosjektplanen med teamet og kartlegge eventuell fraværstid eller konkurrerende prosjekter som kan påvirke teamets evne til å levere i tide. Hvis du må justere tidsplanen, er dette tidspunktet å gjøre det på.
Rollen din som prosjektleder er å skape et miljø som gjør det mulig for teamet å samarbeide og levere gode resultater. De trenger klarhet rundt rollen sin, de trenger en forklaring på hva de skal levere, og de trenger tid og rom til å gjøre dette på en god måte.
Hvis det er mulig, bør du invitere selgeren til din interne oppstartssamtale for prosjektet, slik at det interne teamet også kan stille spørsmål til vedkommende.
Oppstartsmøter med kunden
Oppstartsmøter med kunden er utrolig viktige. Hvis de ikke ledes godt eller mangler en tydelig og produktiv dagsorden for oppstartsmøtet, er de bortkastet tid for alle.
Sett deg i kundens sted. De kan ha undersøkt eller presentert dette prosjektet for å få finansiering i flere måneder eller til og med år, og nå har tiden kommet for faktisk å starte prosjektet. De kan investere et lite beløp eller millioner av dollar.
Uansett investerer de tid og ressurser i et prosjekt de har sett frem til. Teamet ditt har fått ansvaret for dette prosjektet. Ikke sløs bort denne muligheten ved oppstarten.
Begynn med å ta kontakt med kundens primære kontaktperson og spørre når de viktigste teammedlemmene kan delta. Hvis du må utsette møtet litt for å sikre at de riktige personene er til stede, bør du gjøre det.
En stor risiko under oppstarten er at de riktige personene ikke er til stede, og at man ikke går gjennom riktig prosjektinformasjon. Dette kan føre til at dere starter på feil grunnlag.
Det er også utrolig viktig at de riktige personene er til stede fordi de som kan få ansvar for å samarbeide med deg om dette prosjektet, som nevnt tidligere, kanskje ikke er de samme personene som definerte prosjektets omfang under salgsprosessen.
Det er svært viktig at du under oppstartsmøtet oppnår enighet med kundeteamet du samarbeider med til daglig, om hva som er innenfor og utenfor prosjektets omfang, slik at alle er på samme side.
Jeg opplevde en gang at jeg kom inn i et oppstartsmøte og forklarte hva vi hadde forstått at prosjektet skulle være. Etter at jeg hadde forklart hvilken type system vi hadde til hensikt å utforme, tok et av medlemmene i kundens team ordet og sa at de forventet at vi skulle levere noe langt mer omfattende.
Forventningene deres lå langt utenfor vårt prosjektomfang. Hvis dette skjer med deg, bør du involvere salgsteamet og den primære kontaktpersonen din og ta en separat samtale for å løse problemet, og/eller utnytte programvaren for salgssamarbeid bedre.
Moralen i historien: Sørg for at de riktige personene er til stede.
Legg til rette for møtet
Et godt prosjektmøte med kunden inkluderer en åpning og en varm velkomst. Hvis du kan ha med selgeren på samtalen, bør du la vedkommende åpne samtalen og hilse på kjente ansikter, samt forklare historikken og hvordan vi kom frem til dette møtet. Deretter kan vedkommende gi den virtuelle stafettpinnen videre til deg og resten av teamet ditt.
Du bør begynne med en presentasjonsrunde, slik at alle forstår hvem som er med i teamet, og hvilke roller de har i gjennomføringen av prosjektplanen. Nå som alle kjenner hverandre, kan du gå gjennom prosjektdetaljene.
Enighet om detaljene
Videre er den andre delen av agendaen der du med dine egne ord forklarer hvordan byrået tolket prosjektets omfang, hva teamet ditt forstår som prosjektmålet, og hvilke hensyn som gjelder for prosjektet.
Et forslag er at det, etter at du har forklart hva du forstår som prosjektmålet, kan være lurt å bryte opp samtalen og gi ordet tilbake til kunden.
Spør kundeteamet om du har forstått prosjektet riktig, og om det er noe mer de ønsker å legge til, kanskje om RFP-prosessen eller forretningsproblemet som førte til at denne RFP-en ble sendt ut. Noen ganger kan RFP-er og kontrakter være ganske tørre. Teamet kan ha nytte av å høre, med menneskelige ord, nyansene rundt hvorfor det er behov for prosjektet.
Når alle teamene har en felles forståelse av hva prosjektet er, og hvilken rolle alle har, er det svært viktig å gå gjennom prosjektets praktiske detaljer. Alle må forstå hva prosjektets tidsplan er, og hva budsjettet er også.
Ligge i forkant av risiko
Et godt samarbeid bygger på tillit. God prosjektledelse bygger på planlegging og risikostyring. Begynn å bygge et tillitsfullt og transparent forhold ved å spørre hvilke prosjektrisikoer de ser for seg.
Avklar eventuelle perioder med fravær, kartlegg eventuelle sekundære interessenter du må ta hensyn til, og finn ut om det er noen det er vanskelig å få inn i kalenderen, slik at du kan ligge i forkant av disse tingene nå.
En tidligere kunde av meg påpekte i oppstartsmøtet vårt at lanseringstidspunktet var planlagt til høysesongen for orkaner, noe som kunne innebære risiko knyttet til fravær eller teknologi. Det var svært nyttig å vite dette og kunne diskutere beredskapsplaner.
Slik kommer samarbeidet i gang
Et av de bedre byråene jeg har jobbet for, brukte oppstartsmøtet som den første arbeidsøkten.
Den første halvdelen ble brukt til å bli kjent med hverandre og gi teamet et felles utgangspunkt i viktige detaljer, mens den andre halvdelen ble brukt til spørsmål og opplæring. Det var en flott måte å utnytte kundeteamets entusiasme og iver på. Det viser dem at teamet ditt er klare til å brette opp ermene.
Hvis teamet ditt er motivert og forberedt, kan dere starte prosjektet med en gang. Bruk dette første møtet sammen til å begynne med noe av den innledende kartleggingen og faktainnsamlingen, og sørg for å bruke de riktige spørsmålene til kartleggingsmøtet for prosjektet.
Hvis kundeteamet ditt aldri har gjennomført et prosjekt som dette før, kan det også være nyttig å inkludere en gjennomgang av hvordan leveransene vil se ut, og hva kundene kan forvente å se gjennom hele arbeidsprosessen. Bruk denne tiden til å avklare forventningene til hvordan de kan være en produktiv og engasjert samarbeidspartner, og gi konstruktive tilbakemeldinger på leveransene.
Trådskisser for et nettsted kan noen ganger være en forvirrende leveranse for en kunde som kanskje ikke er kjent med digitale designprosesser. De er med hensikt vage og kommuniserer bare innholdshierarkiet i navigasjonsstrategien.
Kunder som ikke kjenner til trådskisser, kan bli forvirret over hvorfor de ikke ser ferdig tekst eller ekte bilder. Bruk oppstartsmøtet til å avklare dette på forhånd.
Avslutte møtet
Alle gode møter begynner med agendaen og forventningene, og avsluttes med en oppsummering og neste steg.
Nå som dere har en felles forståelse av hva prosjektet er, hvilke begrensninger som gjelder, og hva som driver prosjektet og motiverer de involverte, og du har informert kunden om arbeidsflyten din og hva de kan forvente å se og delta i, bør du gå gjennom neste steg og hvem som er ansvarlig for oppgavene.
- Trenger de fortsatt å gi teamet ditt tilgang til noe?
- Er det noen oppfølginger som kommer ut av punktene på Q&A-agendaen?
- Trenger du å sende oppstartsmateriell til kundeteamet eller invitere dem til prosjektstyringsverktøy?
- Ikke glem å dele møtereferat og tiltakspunkter etter samtalen.
Da er dere i gang
Med denne tredelte praksisen for oppstart (overleveringen fra salg til prosjektledelse, intern oppstart og oppstart med kunden) og denne agendamalen for møter vil de interne og eksterne teamene dine være godt informert, allerede i ferd med å bygge tillit og klare til å levere et flott prosjekt sammen. Les mer om prosjektoppstarter her.
