Prosjektavhengigheter holder på å ta livet av oss: En zombiehåndbok
«Zombier! De er overalt!» skriker en skrekkslagen person som løper bort fra et mørklagt, forfallent hus. Bak henne ser du zombiene, som sakte, men ubønnhørlig nærmer seg i en skremmende flokk, på jakt etter alt de kan få tak i.
Du har sett denne scenen før i skrekkfilmer. Men digitale ledere har sine egne zombier som iherdig forfølger dem ved hver eneste anledning. De er , de uforutsigbare forbindelsene mellom prosjekter, mellom ditt og en rekke ukjente faktorer, eller andre .
De lurer rundt hvert hjørne. De hjemsøker deg dag og natt og prøver å overvelde deg med det store antallet sitt og sluke ditt i et virvar av kompleksitet. De kommer bakfra når du minst venter det, og tar over ditt. Zombier og er alltid utspekulerte!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En zombiehåndbok: regler for håndtering av prosjektavhengigheter
Det ledere trenger, er en «zombiehåndbok» – et sett med regler som holder prosjekter trygge og sunne når interne avhengigheter i og andre faktorer prøver å jakte deg ned.
- og utgjør en trussel mot ditt fordi de tilfører kompleksitet og er uforutsigbare. PM-en på et enkelt har ikke kontroll over et annet eller en annen funksjon.
Likevel benytter prosjekter i en virksomhet seg av en felles ressursbeholdning, fra funksjoner som salg, kvalitetssikring, regulatoriske forhold osv. Når mer enn to prosjekter er involvert, blir kompleksiteten mangedoblet, og de kan komme ut av kontroll, ikke bare eksponentielt, men faktorielt.
Det en hvilken som helst interessent gjør, påvirker teammedlemmene dine, enten du liker det eller ikke. kan ditt være avhengig av en programvare som et annet utvikler. Denne forgjengeren i prosjektstyringen er en som må fullføres før i ditt kan begynne.
Til å begynne med ser det ut til at det andre ikke vil ha problemer med å levere i tide, men etter hvert som dagene går, og deretter en uke eller to, begynner du å høre zombiene nærme seg. De kommer etter ditt!
Du tenker kanskje at det var vanskelig å forutse denne risikoen. Men nå er den over deg, og så er du i dens grep! Det er for sent å slå opp i zombiehåndboken.
Prosjektavhengigheter og risikostyring
Det første kapittelet i zombiehåndboken råder ledere til å tenke på i forbindelse med risikostyring. Tidspunktene når ditt er avhengig av andre mennesker eller hendelser utenfor din kontroll, innebærer i seg selv risiko. En som er utenfor din kontroll og som kan ha en negativ innvirkning på ditt, er en type risiko.
Et viktig trinn — som ofte blir oversett — er å definere risikoene for ditt på et tidlig tidspunkt. Hvordan forutser du disse risikoene? Begynn med å dele dem inn i kategorier som:
- Teknisk risiko — Eksempel: Du bruker en ny teknologi, enten den er ny i verden eller ny for selskapet ditt; vil den fungere som lovet?
- Partnerrisiko — Eksempel: Du har satt ut utviklingen av et API; vil partneren levere i tide til å overholde ?
- Markedsrisiko — Eksempel: Ditt vil gå inn i et nytt, men tilstøtende marked; kjenner vi egentlig dette feltet?
- Intern risiko — Eksempel: Salgsavdelingen har allerede fulle arbeidslister; vil de ha materiell klart til sin messestand?
- Ressursrisiko — Eksempel: Du bygger et nytt nettsted, men det må testes; du antar at ressursene er tilgjengelige for dette arbeidet, men avklarte du det med den aktuelle funksjonen?
Ditt kan også bli avhengig av faktorer i verden utenfor din kontroll. For plattformer som Bluetooth, som alltid ser ut til å skape hodebry. Eller suksessen til et ditt kan avhenge av en myndighetsmessig som GDPR eller en annen forskrift, enten nasjonal eller utenlandsk.
Prosjektavhengigheter og teamroller
Mye av risikoen rundt skyldes ukontrollerte antakelser. Du trodde at så-og-så jobbet med en viktig leveranse, men tidslinjen var uklar. Håndtering av komplekse avhengigheter krever proaktiv kommunikasjon, og folk er rett og slett ikke flinke til det. Altfor ofte antar vi ting, og antakelser er alltid risikable.
Så her er en annen regel fra zombiehåndboken: Når du kan forutse avhengigheter, må du oppsøke de involverte partene. Sørg for at alle er på samme side.
Høres elementært ut? Ja. Men hvor mange prosjekter får problemer av den ene eller andre typen på grunn av enkle misforståelser? Hos TCGen har vi utviklet en modifisert og forbedret versjon av et RACI-diagram som kan være til hjelp. Det definerer roller og ansvarsområder i prosjektet ditt, ikke mellom prosjekter, men det er en start.
Det hjelper deg med å forutse avhengigheter fordi det viser hvilke funksjoner som vil være involvert i prosjektet ditt, og når. Dette gjør det mulig å definere områdene i prosjektet ditt som sannsynligvis vil være avhengige av andre prosjekter eller eksterne faktorer, som tilsynsmyndigheter eller utviklingspartnere. Et verktøy som et eller et Kanban-brett kan også være nyttig til dette.
Og når vi først snakker om verktøy:
Håndtering av avhengigheter: To metoder fra verktøykassen for prosjektledelse
Her er to verktøy til som kan hjelpe med å holde zombiene på avstand:
Kritiske stier
Du har hørt om konseptet et team av team. Det er når du ser på hele virksomheten som et metateam, bestående av mange team som fritt finner sammen på en tilpasningsdyktig måte. Ressurser og mennesker flyttes videre når de ikke lenger trengs.
Metoden for kritisk sti.
Nå kjenner du kanskje metoden for som kartlegger avhengige oppgaver, som en del av en . Se for deg et kart som viste de kritiske avhengighetene og de kritiske stiene mellom . Som en av kritiske stier.
Kritiske stier er nyttige for å holde oversikt over avhengigheter på tvers av prosjekter.
Akkurat som viser avhengighetene mellom aktiviteter, kan den for vise hvor det finnes avhengigheter mellom . En for ville identifisere de viktigste avhengighetene mellom prosjekter, så vel som innad i prosjekter.
2. Utgivelsesplaner
Et annet viktig kapittel i zombiehåndboken: lanseringsplaner. Du kjenner dette verktøyet fra smidig metodikk. Det deler større prosjekter inn i separate lanseringer, enten du lanserer i markedet eller ikke, og bryter dem ned i deres tilhørende sprinter.
Et eksempel på en prosjektlanseringsplan.
Identifiser sprintene som er mest risikable fra et perspektiv. Ta kontakt med de viktigste lederne og prosjektlederne. Gi dem en rimelig advarsel om zombiene på veien din.
Håndtering av prosjektavhengigheter: Flere tips fra zombiehåndboken
Hva mer trenger du i zombiehåndboken din? Her er noen fornuftige tips for – før de begynner å håndtere deg!
- Aksepter at alle prosjekter har avhengigheter. Jo større prosjektet er, desto flere vil det ha. Hvis du ikke tror du kommer til å ha noen, eller ikke kan forestille deg hvor de vil være, må du prøve hardere.
- Skriv ned antakelsene dine om avhengigheter. Del dem inn i ulike typer avhengigheter, som «partnere», «andre prosjekter», «eksterne parter utenfor min kontroll» og så videre.
- Forstå prosjektarkitekturen. Møt de tekniske lederne og kartlegg prosjektintegrasjonen: når og hvilke deler må passe sammen. Identifiser de kjente avhengighetene.
- Avklar funksjonelle roller og ansvarsområder. Ta kontakt med prosjektlederne for avhengige programmer. Snakk om avhengighetene og vurder prosjektrisikoen.
- Overvåk avhengigheter og kommuniser. Ta med viktige avhengigheter som programpunkter i teammøter eller oppdateringer.
- Ha en formell eskaleringsprosess. Vit hvem du skal kontakte hvis det oppstår et problem.
Prosjektavhengigheter: Ingen sølvkuler
Du kan høre dem komme, men du kan ikke se dem. For digitale ledere er disse uforutsette risikoene og komplekse avhengighetene de velkjente tingene som lager lyder om natten. Men disse «udøde» trenger ikke å ta livet av ditt.
Det er rotete, siden det ikke finnes noen universalløsning eller hvitløkslenke som kan nøytralisere disse monstrene. Men trinnene som er beskrevet ovenfor, kan redusere risikoen før du må flykte skrikende fra det hjemsøkte huset.
Zombier finnes overalt. Så vær forberedt. Med litt planlegging og omtanke vil du alltid ligge ett skritt foran dem!
Hvis du vil vite mer om hvordan du forbereder deg på og hvordan de fungerer i den virkelige verden, abonner på DPM-nyhetsbrevet eller registrer deg som medlem! Eller lytt til podkasten vår: Slik snakker du om risiko og får alle til å lytte.
