Hva er en portefølje for en prosjektleder? + Mal som er enkel å bruke
Hvis du lurer på hvordan du skal overbevise en ansettelsesansvarlig om at du har det som skal til for å levere for teamet deres, bør du vurdere å sette sammen en prosjektlederportefølje som forteller historien om dine profesjonelle prestasjoner.
Selv om det å komme seg gjennom nåløyet og få CV-en eller CV-en som prosjektleder forbi rekruttereren ikke er noen liten bragd, er vurderingen hos den ansettelsesansvarlige en enda større utfordring. Hva er den beste måten å skille seg ut fra mengden på?
Lag en profesjonell portefølje som viser frem din unike erfaring med programstyring – hvordan du har styrt en portefølje av prosjekter, utøvd gode vurderinger, håndtert risiko og utrettelig løst problemer for å maksimere virksomhetens mål.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er en prosjektlederportefølje?
Dette må ikke forveksles med prosjektporteføljestyring (PPM) – som handler om å styre en blanding av innbyrdes relaterte, avhengige og sammenkoblede prosjekter. Det jeg snakker om her, er hvordan du kan presentere helheten i erfaringen din med prosjektstyring for å optimalisere kvalifikasjonene dine som digital prosjektleder.
Det er vanligst å bruke en prosjektlederportefølje sammen med CV-en når du prøver å sikre deg en ny jobb, men den er like nyttig når du:
- Prøver å få et nytt prosjekt eller bli med i et prosjektstyringskontor (PMO).
- Ser etter en mentor eller adept.
- Argumenterer for lønnsøkning eller forfremmelse.
- Forklarer kvalifikasjonene dine til en ny kunde eller prosjektsponsor.
- Søker om PMP.
- Reflekterer over hvor fantastisk du er.
Når den er godt utformet, kan en prosjektlederportefølje gi et strålende førsteinntrykk og danne grunnlag for en dypere samtale som raskere får deg dit du vil. Når den er dårlig utformet, kan den i beste fall virke lite imponerende eller i verste fall så tvil om ærligheten din.
Så, hva er noen eksempler på solide prosjektlederporteføljer?
Eksempler på prosjektlederporteføljer
Før jeg går gjennom ingrediensene som utgjør en vellykket prosjektlederportefølje, kan vi se på noen eksempler. Du kan:
- Opprette en prosjektlederportefølje i lysbildeformat (ett lysbilde per prosjekt). MPUG har en mal for prosjektlederporteføljer som jeg har lånt her for å oppsummere ett av prosjektene jeg har styrt.
- Fordeler: mulighet til å inkludere instrumentpaneler eller andre visuelle fremstillinger av leveranser; du kan tilpasse hvilke lysbilder som skal inkluderes basert på ønsket rolle
- Ulemper: statisk leveringsformat; den ansettelsesansvarlige kan ignorere filvedlegg
- Sette opp et nettsted som også fungerer som en prosjektstyringsportefølje
- Fordeler: ser profesjonelt ut; dynamisk leveringsformat; den ansettelsesansvarlige kan være mer tilbøyelig til å se gjennom et nettsted enn et filvedlegg
- Ulemper: kostbart å utvikle og vedlikeholde
Mal for prosjektlederportefølje
Hvis du ser etter en mal for prosjektlederportefølje som du kan tilpasse, kan du sjekke ut denne versjonen som jeg laget ved hjelp av Canva. Hvis du vil redigere denne malen, velger du Fil -> Lag en kopi.
Jeg baserte denne versjonen på Canvas mal «Motedesigner», så hvis de sterke fargene ikke faller i smak, kan du lage din egen versjon (Canva har hundretusenvis av presentasjonsmaler tilgjengelig.)
Hvorfor er det viktig å ha en prosjektlederportefølje?
Etter å ha sett gjennom malene og eksemplene ovenfor tenker du kanskje at porteføljer er for kreative yrker som designere, arkitekter og lignende – ikke for prosjektledere. Ikke sant? Jo, forresten.
Å ansette en digital prosjektleder er ikke annerledes enn å ansette noen i en annen rolle – en ansettelsesleder må vurdere hvilke ferdigheter DPM-er tilfører. Rollen vår handler ikke bare om å lage flotte prosjektplaner og Gantt-diagrammer.
Rollen vår er å levere resultater som fremmer forretningsmål og viderefører strategiske målsettinger. Dette gjør vi ved å ta hensyn til forretningsstrategien, planlegge med helheten i tankene, løse problemer, kommunisere og lede prosjektteam og interessenter gjennom hele prosjektets livssyklus.
Når en ansettelsesleder vurderer prosjektledere, vil vedkommende vite at personen som ansettes er kompetent og tilpasningsdyktig basert på erfaringen med å lede relaterte prosjekter. Alle kandidater kan si at de har disse ferdighetene – den beste kandidaten beviser det.
Og selv om du er en utrolig god historieforteller når du først er i rommet, kan det hende du må fortelle historien *før* du kommer inn i rommet. Det er det en portefølje kan gjøre for deg. Den utfyller CV-en din med historier fra virkeligheten som fanger hjertene og fantasien til leserne.
Den kan også være nyttig når du søker om forfremmelse. En portefølje kan vise at du har ferdighetene og erfaringen som er nødvendig for å avansere i organisasjonen.
For frilansprosjektledere er det også en smart måte å bygge tillit hos potensielle kunder på, særlig når den kombineres med prosjektstyringsprogramvare for frilansere som viser hvordan du planlegger, følger opp og leverer prosjekter på egen hånd.
Hva bør du inkludere i porteføljen din?
Som digitale prosjektledere vet vi at vi må arbeide innenfor begrensninger. Selv om du gjerne skulle utstyrt porteføljen med så mange funksjoner og finesser som mulig, vet du at det sannsynligvis ikke er det beste alternativet. Gjør heller det du er best på: forstå målgruppen din og prioriter de riktige prosjektene å vise frem.
En god portefølje inneholder følgende, uten at sensitiv informasjon kompromitteres:
- Relevant kontekst: forteller historien din basert på hvordan den er til nytte for målgruppen din. Betyr det at du tilpasser porteføljen hver gang? Ikke nødvendigvis. Trikset er å presentere verdien på en måte som er universelt forståelig og bredt appellerende.
- Detaljer: hvilken tilleggsinformasjon vil hjelpe målgruppen din med å forstå rollen din bedre? Hvor stort var teamet? Hva var budsjettet? Hva var tidslinjen? Hvilke milepæler og avhengigheter fantes? Hva var de strategiske målene? Hvilke andre team var involvert? Hvilke prosjektstyringsverktøy og metoder brukte du?
- Ditt bidrag: hvilken unik verdi tilførte du? Bruk kvantitative data og måltall så langt det er mulig (f.eks. sparte kroner eller timer basert på arbeidsflytene du implementerte, ressursallokering og beslutninger om ressursstyring du tok, eller et teammedlem du beholdt.)
- Utfordringer: hvilke var noen av de viktigste prosjektutfordringene du møtte underveis? Hvordan overvant styringssystemet ditt og/eller ferdighetene dine innen endringsledelse dem?
- Resultater: hvilken innvirkning hadde disse initiativene på virksomheten? Ikke fortell dem at du leverte i tide og innenfor budsjett uten å forklare hva denne gruppen av prosjekter gjorde det mulig for virksomheten å oppnå. Hvordan skapte eller frigjorde de enkelte prosjektene verdi? Hva var prosjektets avkastning på investeringen med deg ved roret?
Slik lager du en prosjektlederportefølje
Finn detaljerte instruksjoner om hvordan du lager en prosjektlederportefølje her. Følg dem ved hjelp av gratismalen min ovenfor – du vil se at jeg har gjort en god del av det tunge arbeidet for deg.
Ser du etter mer?
Vil du ha et ekstra par øyne på den nylanserte prosjektlederporteføljen din? Få praktisk innsikt og råd fra fellesskapet i sanntid ved å bli DPM-medlem. Bli med i fellesskapet. Finn dine folk.
