EPMO-veiledning: Hva det er & hvordan det skiller seg fra PMO
Hvis du er medlem av et prosjektstyringskontor (PMO) i en organisasjon i rask vekst, kan hverdagen føles som om du løper et kappløp.
Noen ganger blir det så hektisk at du knapt har tid til en tur på toalettet – langt mindre en lunsjpause.
Hva om jeg sa at det ikke trenger å være slik? Hva om organisasjonen din tok seg tid til å sette mål og prioritere, valgte ut prosjekter som støtter disse målene på en gjennomtenkt måte, og etablerte robuste rapporteringssystemer for å overvåke porteføljens helse?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dette er ideen bak et virksomhetsomfattende prosjektstyringskontor, eller EPMO.
Men hva er egentlig et EPMO, og hvilke roller fyller det i det store bildet? I denne artikkelen går jeg i dybden og diskuterer alt du trenger å vite om et EPMO, inkludert hvordan det skiller seg fra et tradisjonelt PMO.
Hva er et virksomhetsomfattende prosjektstyringskontor (EPMO)?
Et EPMO opererer direkte under toppledelsen og styret. Det består av et team med ledere på toppnivå som har ansvar for viktige beslutninger om hvilke prosjekter virksomheten bør eller ikke bør gjennomføre, og hvem som skal ha ansvar for hvert av dem.
I stedet for å styre prosjekter enkeltvis fører EPMO-et tilsyn med en portefølje av prosjekter samtidig. Det opererer på et strategisk nivå og sørger for at hvert prosjekt som gjennomføres i organisasjonen, er i tråd med virksomhetens mål.
Kontoret på virksomhetsnivå har ansvar for viktige funksjoner, som etterspørselsprognoser og ressursplanlegging, samt økonomiske vurderinger, inkludert budsjettering, planlegging og potensiell avkastning på investeringen (ROI) for prosjekter.
Før du implementerer et nytt system, er det viktig å forstå definisjonen av virksomhetsomfattende prosjektstyring.
Hvorfor er et EPMO viktig?
Når en organisasjon vokser og påtar seg et større volum av mer komplekse prosjekter, utfører et EPMO flere viktige funksjoner:
- Setter organisatoriske mål og driver en robust prosess og arbeidsflyt for prosjektutvelgelse for å sikre at organisasjonen velger prosjekter som er i tråd med strategiske mål
- Optimaliserer ressursfordelingen ved hjelp av spesifikke metoder på tvers av prosjekter
- Overvåker porteføljens helse ved å implementere og følge opp resultatmålinger som skaper ansvarlighet for prosjektenes suksess.
Hvem leder EPMO-et?
Vanligvis er en EPMO-direktør ansvarlig for å lede et team av prosjektledere som utgjør EPMO-et. Direktøren er det primære kontaktpunktet for kommunikasjon med ledergruppen.
EPMO kontra PMO: Hva er forskjellen?
De viktigste forskjellene mellom et EPMO og et PMO handler om:
1) Omfang (størrelsen på prosjektporteføljen det fører tilsyn med)
2) Prosjektkompleksitet (Det ligner på forskjellene mellom porteføljestyring og prosjektstyring)
Et EPMO opererer i større skala enn et PMO. Et EPMO fører tilsyn med prosjekter på tvers av hele organisasjonen, mens et PMO har en mindre, men lignende rolle innenfor en bestemt forretningsenhet, for eksempel informasjonsteknologi (IT) eller innkjøp.
I tillegg har et PMO en mer taktisk rolle enn et EPMO. Mens EPMO-et utarbeider strategier for å avgjøre hvilke prosjekter som er best tilpasset organisasjonens mål, fører PMO-et tilsyn med enkeltprosjekter for å sikre gjennomføring av høy kvalitet og vellykket levering.
I en stor organisasjon kan du ha et EPMO som samarbeider med ledergruppen om prosjektutvelgelse, prosjektplanlegging og ressursfordeling. Det kan støtte et PMO ved å veilede prosjekter i riktig retning og tilby strategisk innsikt som gir kontekst til arbeidet.
PMO-et støtter på sin side EPMO-et med å levere de riktige prosjektene og rapportere om fremdriften.
Hvordan er EPMO-er organisert?
I likhet med PMO-er kan EPMO-er følge ulike organisasjonsstrukturer, avhengig av faktorer som organisasjonens størrelse, modenhet, vekstbane samt prosjektenes volum og kompleksitet.
I min nåværende rolle er jeg for eksempel et EPMO på én person. I en tidligere rolle var jeg en del av et EPMO med 15 personer, fordelt utover en organisasjon i vekst (som senere ble avviklet til fordel for å integrere programledere i bestemte prosjektteam).
EPMO-ansvar
Selv om strukturen til EPMO-er kan se litt forskjellig ut på tvers av ulike organisasjoner, er kjernefunksjonene deres fortsatt avgjørende for organisatorisk suksess. Derfor er det avgjørende å bemanne EPMO-et med teammedlemmer som forstår forretningskonteksten og den strategiske rollen de er ansatt for å fylle.
Et tradisjonelt EPMO utfører følgende kjernefunksjoner og ansvarsområder:
- Kostnadsstyring og -analyse: EPMO-er må sørge for at organisasjoner finansierer prosjekter effektivt, og at disse prosjektene holder seg innenfor budsjettet etter at de er finansiert.
- Ressursstyring: EPMO-er må vite hvilke personer som bør lede de ulike prosjektene. De må også sørge for at det finnes nok prosjektledere og teammedlemmer tilgjengelig til å ta på seg hvert prosjekt, og håndtere eventuelle konflikter som kan oppstå mellom teammedlemmer.
- Risikostyring: Før et prosjekt godkjennes og gjennom hele prosjektgjennomføringen må EPMO-er identifisere og vurdere potensielle risikoer og utarbeide strategiske planer for å redusere dem. Dette er også noe bruk av kunstig intelligens i prosjektstyringskontorer kan bidra til.
- Resultatstyring: EPMO-er må sørge for at organisasjonen de betjener, presterer godt. De kan ha ansvar for å definere og kontrollere sentrale resultatindikatorer og utarbeide rapporter som hjelper toppledere eller styret med å se hvor godt et prosjekt eller et prosjektstyringsteam presterer.
- Prosjektstyring: EPMO-er har ansvar for å definere og implementere rammeverk for prosjektstyring i hele virksomheten.
- Kommunikasjon med interessenter: EPMO-er må kommunisere med interessenter for å sikre at organisasjonen når målene sine og innfrir forventningene.
- Strategisk porteføljestyring: Et EPMO må føre tilsyn med styring av prosjektporteføljen (PPM), og ha oversikt over prosjektinvesteringer og -mål for å sikre at prioriteringen av prosjekter er i tråd med virksomhetens mål.
Som du sikkert forstår, er ikke dette ansvarsområder man enkelt kan lære seg og utføre perfekt uten tidligere opplæring. Mange EPMO-ledere har PMO- eller sertifiseringer innen porteføljestyring som hjelper dem med å kjenne til beste praksis for håndtering av dette kompleksitetsnivået.
4 fordeler med et EPMO
Implementering av et EPMO gir flere viktige organisatoriske fordeler, blant annet:
- Strategisk samordning og ansvarlighet for prosjektmål og -formål
- Hensiktsmessig ressursallokering og gjennomføring av høy kvalitet i henhold til prosjektets tidsplan, budsjett og omfang
- Muligheten til å overvåke prosjektstatus konsekvent på tvers av prosjekter ved hjelp av et felles sett med sentrale resultatindikatorer og prosjektstyringspraksiser
- Sentralisert rapportering for ledergruppen, noe som maksimerer tiden et tradisjonelt PMO kan bruke på taktisk gjennomføring.
Når bør man gå over til et EPMO?
Et EPMO er en stor ressurs for en organisasjon – på riktig tidspunkt i utviklingen. Hvis du implementerer et EPMO for tidlig, kan det bli mer av en administrativ byrde enn en fordel.
I tilfeller der en virksomhet er for ung eller for liten til å håndtere eller skaffe ressurser til flere prosjekter samtidig på en konsekvent måte, er et PMO vanligvis en bedre måte å holde prosjekter innenfor budsjett og tidsplan på.
Hvis en virksomhet dessuten er begrenset til å håndtere større prosjekter innenfor én enkelt avdeling, er det som oftest et bedre valg å utvikle et PMO enn et EPMO.
Etter hvert som en organisasjon vokser, kan det være vanskelig å vite når tiden er inne for å gå over til et EPMO. Her er noen tegn på at en organisasjon kan være klar til å opprette et EPMO:
- Prosjektledere bruker mesteparten av tiden på å slukke branner i stedet for å nå prosjektmål og andre mål
- Ledere mangler innsikt i prosjektfremdrift og gjennomføring i sanntid, på et detaljnivå som er hensiktsmessig for deres funksjon
- Prosjektteammedlemmer og andre ansatte i organisasjonen kan ikke tydelig beskrive (eller kjenner ikke til) forretningsstrategien
- Prosjektteammedlemmer er usikre på hvordan arbeidet deres passer inn i denne overordnede strategien.
Slik går du over til et EPMO
Du kan gå over til et EPMO ved å gi eksisterende medlemmer av PMO-et ditt utvidet ansvar (eller medlemmer av prosjektstyringsteamet hvis du ikke har et PMO), eller ved å rekruttere eksternt.
Hvis du oppretter EPMO-en internt, bør du samarbeide med andre ledere for å vurdere prosjektledere og andre ansatte for å se om de kan ha ferdighetene og styrkene som skal til for å gå over i en rolle i EPMO-en din.
Fordelen med å bemanne EPMO-en internt er at de eksisterende prosjektlederne dine allerede kjenner forretningskonteksten og prosjektlandskapet i organisasjonen din godt. Det kan være enklere å fylle rollene deres i en PMO med eksterne kandidater, siden kjennskap til organisasjonen er mindre avgjørende for prosjektets suksess.
På den annen side kan det være ønskelig med et nytt perspektiv når du etablerer en EPMO, uten at den preges av forutinntatte oppfatninger om «slik gjør vi det vanligvis».
Eller de eksisterende prosjektlederne dine kan være fornøyde med taktisk leveranse og ikke ha ønske om å gå over i en mer strategisk og mindre operativ rolle. I så fall kan ekstern rekruttering være en god løsning.
Som et minimum bør du se etter kandidater med erfaring innen prosjektledelse, forretningsforståelse og strategisk teft, ferdigheter innen interessenthåndtering (inkludert trygghet i arbeidet med ledere), samt evnen til å overvåke og rapportere om måltall for prosjektresultater.
Hvilke programvareverktøy bør EPMO-er bruke?
De viktigste verktøyene EPMO-er bør bruke, omfatter verktøy som styrker samarbeid i teamet. Dette inkluderer programvare som Microsoft Teams eller Google Drive for å dele dokumenter, regneark og presentasjoner asynkront mellom teammedlemmene. Andre prosjektstyringsløsninger, som Workzone eller Primavera, kan hjelpe EPMO-er med å ha oversikt over prosjektøkonomi og tidsplaner.
Se nærmere på den beste programvaren for virksomhetsomfattende prosjektstyring for andre programmer som kan gjøre EPMO-en din mer effektiv, og finn ut hva EPM-programvare kan koste organisasjonen din. For en mer helhetlig tilnærming kan programvare for virksomhetsomfattende prosjektporteføljestyring være et enda bedre valg, siden den kan forenkle samordningen av prosjekter med strategiske mål og forbedre den samlede effektiviteten (dette er én av mange fordeler med programvare for prosjektporteføljestyring).
Utvikle en EPMO for prosjektmessig suksess på tvers av hele virksomheten
Hvis virksomheten din er stor nok, er en EPMO en av de beste måtene å sikre at prosjektene dere gjennomfører, er i tråd med de strategiske målene virksomheten har fastsatt. EPMO-en hjelper prosjektledere og prosjektteam med å holde kursen og sørger for at ledelsen er informert om det som skjer i hele selskapet.
Vil du lære mer om prosjektledelse? Abonner på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager for å holde deg oppdatert på alt som gjelder EPMO-er, PMO-er og andre prosjektledelsesinitiativer.
Gå heller ikke glipp av podkastepisoden vår om formålsdrevne PMO-er og digital transformasjon.
