Budsjettknipe: Å håndtere begrensede midler & champagnesmak på et Kool-Aid-budsjett
Velkommen til Budsjettkrøll. I denne pågående serien ser vi på prosjektbudsjetter og estimater, samt utfordringene som følger med dem. Store eller små, det finnes en historie bak hvert budsjett, og vi deler disse historiene for å hjelpe deg med å løse dine egne budsjettutfordringer.
I denne utgaven ser vi på hvordan Christina Sookram, en prosjektleder i vårt fellesskap, håndterte å ha (nesten) ingen midler til et prosjekt for et høyprofilert programvareselskap. Prosjektet gikk ut på å oppmuntre studentutviklere til å bygge apper for selskapets plattform.
Her er intervjuet vår redaktør gjorde med Christina: Finn ut hvordan hun gjennomførte prosjektet til tross for budsjettet, og få hennes viktigste lærdommer om å samarbeide med interessentene dine og sette realistiske forventninger til budsjetter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva var budsjettet?
$18,000 planlagt, $4,000 bevilget.
Hva var prosjektet?
Studenter ved høyskoler og universiteter er et uutnyttet marked for utviklere og skapere.
Prosjektet jeg ledet, innebar å planlegge og gjennomføre en kampanje for å øke antallet studentutviklere som lager mobilapplikasjoner. Dette var et flott prosjekt, ettersom programmet jeg var en del av, hadde flere høyskoler og universiteter som partnere.
Samarbeidet med disse partnerne var godt. Dette prosjektet kom imidlertid til å bli utfordrende, ettersom studentutviklermiljøet spesifikt var et miljø man ikke hadde hatt kontakt med. Det var avgjørende å bygge relasjoner. Fantes det en måte å oppmuntre flere studenter til å utvikle mobilapper på?
Organisasjonen jeg var en del av på det tidspunktet, arrangerte en konkurranse for programvareutviklere om å bygge apper for plattformen deres.
Organisasjonen min (og en av de øverste lederne i organisasjonen, spesifikt) var prosjekteier. Vinnerne av konkurransen skulle offentliggjøres på den årlige konferansen deres for programvareutviklere.
Ettersom dette var et fantastisk opplærings- og nettverksarrangement, foreslo man for prosjekteieren at studenter som sendte inn appene sine til plattformen, skulle få deltakerpass slik at de kunne delta gratis på konferansen.
På konferansen skulle studentene kunne motta en smarttelefon og et nettbrett som en del av konkurransepremien.
Hva var utfordringen?
Den største utfordringen vår var budsjettet. La meg omformulere det – den største utfordringen var at vi hadde planlagt prosjektet med et budsjett i tankene, men så oppdaget etter at planleggingen var ferdig, at vi måtte redusere budsjettet drastisk. Vi hadde lite eller ingen midler tilgjengelig for å gjennomføre dette prosjektet.
Hva? Ingen budsjett? Hva mener du – hvordan kan man ha et prosjekt uten budsjett?
Vel, det er her ting blir kompliserte. Organisasjonen jeg var en del av, gjennomgikk et svært vanskelig (og offentlig) program for organisatorisk omstrukturering. Finansieringen av porteføljer, programmer, prosjekter og initiativer ble begrenset (eller fjernet) i hele organisasjonen.
Da vi satte opp budsjettet, baserte vi det på budsjettet for et lignende prosjekt fra året før. Basert på reisekostnadene på det tidspunktet og kostnadene for noen av elementene våre, mente vi at budsjettet var tilstrekkelig og realistisk for omfanget vi hadde fått.
Vi antok at vi ville få tillatelse til å gjennomføre prosjektet med budsjettet vi hadde planlagt. Opprinnelig hadde prosjektet følgende budsjett:
| Post | Kostnad | Kommentarer/notater |
|---|---|---|
| Deltakerpass til konferanse for studentutviklere | 5 pass à $900 = $4,500 | For å oppmuntre studenter til å utvikle skulle de få pass til en konferanse |
| Utstillingsstand på utviklerkonferanse | $2,000 | Inkluderer stand og profileringsmateriell |
| Nettbrett og smarttelefoner som premier | $5,000 | Interne kostnader for maskinvareenheter som ble brukt (ikke eksterne utsalgspriser) |
| Reise for 2 ansatte til utviklerkonferansen i San Francisco | $6,000 | Inkluderer flyreise, hotell og bakketransport |
| Avsatt reservebeløp | $500 | Fordi man alltid bør ha en buffer i et budsjett |
| Totalt | $18,000 | Prisene/kostnadene er fra rundt 2010, da prosjektet ble igangsatt og planlagt |
$18,000 er mye penger for et selskap som ønsker å eliminere kostnader og gjennomgår en omstrukturering. Vi ble bedt om å redusere dette budsjettet og fjerne alt som ikke var nødvendig.
Ettersom budsjettet allerede var stramt (og realistisk etter prosjektteamets vurdering), kommuniserte jeg bekymringene mine til prosjekteieren. De følte også presset om å redusere andre driftskostnader for prosjekter i det større programmet vårt. Selv om de forsto bekymringen vår, oppmuntret de teamet til å se etter innovative løsninger.
Hva var løsningen din?
Desperate tider krever desperate tiltak. I dette tilfellet bestemte vi oss for å ta i bruk strategien «trygle, låne eller stjele» for å se om vi kunne få intern hjelp fra prosjekteieren og interessentene våre.
Husk at prosjektets interessenter påvirkes positivt eller negativt av prosjektet ditt. De er interessert i at prosjektet skal lykkes. Derfor bør prosjektledere ikke være redde for å kommunisere med interessentene sine og spørre om de kan hjelpe.
Hvordan måtte du være kreativ i planleggingen eller gjennomføringen av prosjektet?
Strategien «tigge, låne og stjele» høres kanskje bra ut i teorien, men de fleste av oss kan nok innse at dette sannsynligvis ikke er en god idé i et profesjonelt arbeidsmiljø.
En prosjektleder bør være et eksempel for teamet sitt og andre i organisasjonen ved å opptre på en etisk måte. På samme måte bør man sannsynligvis unngå atferd og aktiviteter som kan skade relasjoner og skape mistillit.
Det er her en prosjektleder må støtte seg på diplomatiske forhandlingsevner og evnen til å overtale andre til å gi fra seg noe de har, til gjensidig fordel.
For å gjøre dette måtte jeg identifisere hva interessentene hadde som jeg trengte, og hva jeg kunne gi dem tilbake som en fordel for dem (samtidig som jeg brukte minst mulig penger).
Basert på budsjettet mitt opprettet jeg følgende matrise som forberedelse til møter med interessentene:
| Hva trenger jeg? | Hvem har det? (Hvilken interessent bør involveres?) | Hva kan jeg tilby? | Hvordan får interessenten fordel av dette? |
|---|---|---|---|
| Konferansepass til studenter | Arrangementsteamet | Forsøke å oppmuntre professorer/forelesere til å delta på konferansen sammen med studentene sine til full registreringspris | Arrangementsteamet får fortsatt personer til å registrere seg til arrangementet. Mulighet for at noen professorer fra skoler deltar |
| Utstillingsstand på konferansen | Salgs- og markedsteamet | Trenger ikke nødvendigvis en full stand (et bord i en større utstilling ville fungere for å trekke studenter/fakultetsmedlemmer til den større utstillingen) | Økt total trafikk til hovedstanden og en viss kostnadsdeling |
| Nettbrett og smarttelefoner | Teamet for utvikleropplevelse | Dedikerte utviklere (studenter) som skal bruke maskinvaren til å lage mobilapper for plattformen | Flere mobilapper for plattformen og eksponering mot et nytt og uutnyttet utviklermiljø |
| Reisekostnader for ansatte | Sponsoren | Ansatte kan hjelpe til med andre oppgaver/støtte arrangementsteamet ved behov | Ekstra hjelp på stedet under konferansen reduserer behovet for å leie inn lokale midlertidige medarbeidere |
| Reservefond | Sponsoren | Egentlig ingenting å tilby i bytte. Dette er en post som bør brukes ved behov | Fjerner behovet for at sponsoren må involveres for å vurdere endringsforespørsler (sparer sponsoren for tid) |
Med denne matrisen som grunnlag satte jeg opp møter med hver av interessentgruppene for å spørre om de kunne tilby oss postene vi trengte kostnadsfritt (eller dele kostnadene med oss for å redusere budsjettet vårt).
Fullførte du prosjektet i tide og innenfor budsjettet?
Selv om jeg ikke var generalsekretær i De forente nasjoner, måtte jeg bruke mine diplomatiske påvirkningsevner som prosjektleder overfor interessentene for å spørre og overtale dem til å forsøke å gi oss det vi trengte, kostnadsfritt.
I tillegg til forhandlingsevnene mine krevde dette også andre viktige ferdigheter for prosjektledere—lytting og empati.
Ved å møte hvert av interessentteamene individuelt fikk jeg lære mer om målene deres, og det ene målet vi alle hadde til felles, var at vi ønsket å øke antallet mobilapputviklere på plattformen.
Teamet mitt hadde tilgang til et uutnyttet marked (studenter) og påvirkere (forelesere ved høyskoler/universiteter). Etter forhandlingene med interessentene klarte vi å redusere budsjettet vårt til følgende:
| Post | Opprinnelig budsjett | Oppdatert budsjett | Kommentarer/notater |
|---|---|---|---|
| Konferansepass til studentutviklere | 5 pass @ $900 hver = $4,500 | $0 | Konferansepass til 5 studenter ble levert av arrangementsteamet |
| Utstillingsstand på utviklerkonferansen | $2,000 | $500 | Salgs- og markedsteamet klarte å gi oss plass i hovedutstillingen. De $500 dekker kostnadene for profilartikler. |
| Nettbrett og smarttelefoner som premier | $5,000 | $0 | Teamet for utvikleropplevelse donerte maskinvaren, siden de var enige i at studenter trenger maskinvare til utvikling og testing. |
| Reise for 2 ansatte til utviklerkonferansen i San Francisco | $6,000 | $3,000 | Sponsoren gikk med på å bidra med mer finansiering for å dekke kostnadene til én av de ansatte, noe som bidro til å redusere reisebudsjettet |
| Reservebeløp | $500 | $500 | Reservebeløpet ble beholdt |
| Totalt | $18,000 | $4,000 | Kostnadsbesparelse på $14,000 (omtrent 78 % kostnadsreduksjon) |
Vi klarte ikke å redusere budsjettet vårt til $0, men en reduksjon på 78 % bare ved å snakke med interessentene våre hjalp absolutt.
Ved å involvere arrangementsteamet klarte vi også å sikre en registreringsrabatt dersom høyskoler og universiteter ønsket å sende en gruppe studenter og instruktører (noe som var et insentiv for fagansatte til å oppmuntre flere studenter).
Vi klarte å fullføre prosjektet i tide med noen gode resultater (konkrete i form av studentutviklede apper, men også immaterielle, som å tilby nettverksmuligheter for studenter).
Var det noen deler av prosjektet eller spesifikke utfordringer som holdt deg våken om natten?
Ja! Hele prosjektet! 😑
Mer spesifikt var det utfordringen med å gjennomføre et prosjekt som dette (som hadde som mål å til syvende og sist utvikle en virksomhet og knytte kontakt med et uutnyttet marked) samtidig som organisasjonen gjennomgikk en betydelig nedbemanning.
Selv om sponsoren vår fortsatt var forpliktet til prosjektet, var vi svært klar over at noen andre (og mer senior) i organisasjonen lett kunne bestemme at dette prosjektet ikke var en prioritet, og kansellere det.
Å lede prosjekter med begrensede budsjetter og ressurser er en realitet mange prosjektledere møter på et tidspunkt i karrieren, men å forsøke å gjennomføre et prosjekt samtidig som man står overfor trusselen om mulig kansellering, er noe helt annet.
På samme måte var det alltid en frykt for at interessentene ikke skulle se fordelene med prosjektet vårt, og til syvende og sist ikke ville gi noen støtte. Du bør alltid be om hjelp, men det er ingen garanti for at folk vil bidra.
Når du ser tilbake, er det noe du ville gjort annerledes (bortsett fra å endre prosjektets rammebetingelser)?
I ettertid tror jeg at jeg ville hatt en mer brutalt ærlig samtale med sponsoren vår om hvor mye penger og støtte vi faktisk hadde til prosjektet. Hvis vi var nødt til å fullføre dette prosjektet med svært få ressurser, var prosjektet da egentlig en prioritet for virksomheten?
Angrer du på noe ved hvordan prosjektet utviklet seg?
Nei. Vi gjorde det vi måtte gjøre under svært vanskelige omstendigheter, og klarte å oppnå noen fremragende resultater.
Det er uheldig at virksomheten gjennomgikk en omstrukturering (som prosjektteamet mitt og jeg) ikke hadde noen innflytelse over, men vi klarte likevel å nå målene våre.
Ettersom vi måtte involvere interessentene våre, måtte vi også bygge noen sterke relasjoner som etter hvert utviklet seg til vennskap. Dette er noe jeg definitivt ikke angrer på ved dette prosjektet.
Hvilke metoder & verktøy er mest effektive for å håndtere denne typen utfordring?
Ettersom vi måtte involvere interessentene våre, kom planen vår for interessentinvolvering (særlig interessentregisteret og RACI-diagrammet) svært godt med. På samme måte var det avgjørende å ha en smidig innstilling og være åpen for endringer for å levere dette prosjektet på en vellykket måte.
I tillegg finnes det en viktig aktør bak kulissene, nemlig prosjektstyringsprogramvare med økonomisk sporing. Å styre et budsjett handler for det meste om å oppdatere det kontinuerlig og ta beslutninger om veien videre. Bruk av programvare, eller en spesialisert variant av den, som prosjektstyringsprogramvare som integreres med QuickBooks, kan bidra til å effektivisere økonomisk sporing og sikre justeringer av budsjettet i sanntid når man håndterer uventede begrensninger.
Hvilke råd ville du gitt til en annen prosjektleder som møtte det samme problemet?
To råd jeg ville gitt til andre prosjektledere i en lignende situasjon, er:
1. Ikke vær redd for å be om hjelp
Vi tok en sjanse da vi spurte interessentene våre om de kunne hjelpe oss. De kunne lett ha sagt nei.
Det å gjøre litt forarbeid for å forberede nøyaktig hva du ber om, og ha et godt svar når noen spør «hva får jeg igjen for det», vil gjøre det langt enklere å få ting til prosjektet ditt som du kanskje ellers ikke ville ha klart å få. Du vet aldri hvis du ikke spør.
2. Ha en ærlig samtale med sponsoren din om budsjettforventningene
Du kan ikke forvente champagne med et Kool-Aid-budsjett. På samme måte kan ikke sponsoren og andre interessenter forvente at et prosjekt blir gjennomført og når målene sine dersom det ikke er tilstrekkelige ressurser tilgjengelig. Sponsoren din kan kanskje bidra med ytterligere støtte (eller be andre om å hjelpe til).
I verste fall kan sponsoren din beslutte at prosjektet ikke kan gjennomføres med de tilgjengelige ressursene, og avlyse det før det i det hele tatt har begynt. Selv om det kan virke hardt, vil du og prosjektteamet ditt i det minste vite hva dere har å arbeide med, hvilken støtte dere har tilgjengelig, og hvilken prioritet prosjektet deres har.
Vil du bidra med en vanskelig budsjettsituasjon fra din egen erfaring? Ta kontakt med redaktøren her.
Les mer om prosjektbudsjetter og estimater her.
