16 viktige prinsipper for prosjektledelse forklart
Definer målene først: Begynn med å fastsette prosjektets mål og etablere en tydelig struktur. Velg en prosjektledelsesmetodikk og definer viktige milepæler før arbeidet starter.
Lag alle planene: Som en del av prosjektplanen bør du også vurdere å lage en plan for risikostyring, en plan for kvalitetsstyring, en plan for endringsstyring og en kommunikasjonsplan.
Programvareverktøy er avgjørende: Det riktige programvareverktøyet for prosjektledelse kan hjelpe med prosjektplanlegging, tildeling av ressurser og oppfølging av fremdriften. Det er et verdifullt verktøy som kan bidra til at prosjektet lykkes.
Her er de seksten prosjektstyringsprinsippene som gir deg best mulig sjanse for å lykkes med prosjektet. Enten du er helt ny innen prosjektledelse eller har noen prosjekter under beltet, legger disse prinsippene grunnlaget for god prosjektstyring og hjelper deg med å sikre at du ikke har oversett noe i prosjektplanen eller gjennomføringen.
1. Definer prosjektstrukturen
Som prosjektleder skal du fastsette prosjektets mål og etablere en struktur for prosjektet lenge før gjennomføringen starter. Dette innebærer å velge en prosjektstyringsmetodikk og definere de viktigste milepælene.
Dette hjelper prosjektteammedlemmer og andre interessenter som påvirkes av prosjektet, med å forstå hva de kan forvente og når.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
2. Bekreft prosjektsponsoren
Én person må være ansvarlig for et prosjekt, så dette prinsippet innebærer enten å bekrefte eller finne en sponsor. Selv om du som prosjektleder kanskje følger opp prosjektet fra dag til dag, er sponsoren personen som har ansvaret for prosjektet.
Sponsoren har budsjettet og kontroll over medarbeiderne eller andre ressurser du trenger for å nå prosjektets mål. Hvis det ikke er tydelig hvem som er prosjektsponsor fra starten, bør du samarbeide med lederen din eller prosjektteamet for å finne eller velge en sponsor. Selv om det kan virke som om du ikke trenger en, kan du senere i prosjektet havne i en situasjon der du trenger ytterligere støtte.
3. Sett tydelige prosjektmål og -formål
Det er din jobb som prosjektleder å være tydelig på hvilke mål og formål prosjektet skal oppnå. Det som blir målt, blir fulgt opp, så vær strategisk når det gjelder dette prinsippet. Hvis det som måles, ikke samsvarer med interessentenes forventninger eller prosjektets ønskede resultater, vil du ikke lykkes.
Tenk SMART når du setter mål og samordner prosjektets formål – det vil si spesifikke, målbare, oppnåelige, realistiske og tidsavgrensede. Selv om et ambisiøst mål (det vil si et mål som ligger like utenfor det du med rimelighet kan oppnå) kan være greit i noen tilfeller, er det bedre å love mindre og levere mer enn forventet.
4. Dokumenter alle interessentene
Det er viktig å dokumentere interessentene og rollene deres i prosjektet, spesielt i et byrå eller i andre organisasjoner som arbeider med prosjekter for kunder eller eksterne partnere.
Jeg kjenner ikke én eneste prosjektleder i et byrå som ikke har opplevd at en tilfeldig interessent dukker opp sent i prosjektet og fullstendig sporer det av. Fra å be om endringer i allerede godkjente leveranser til å endre prosjektomfanget eller prosjektets tidsplan fullstendig – jeg har sett alt.
Samarbeid med kunden eller prosjektsponsoren din for å kartlegge alle interessentene som påvirkes av prosjektet, helt fra starten. Selv om de forsikrer deg om at denne personen bare vil være en passiv observatør, vil du ikke bli tatt på sengen.
5. Lag en tidsplan og fastsett prosjektets sluttdato
Prosjektplanlegging er mer en kunst enn en eksakt vitenskap, og det kan være spesielt utfordrende for nybegynnere.
Du må ta høyde for tiden det tar å fullføre hver oppgave, samt andre faktorer som annet prosjektarbeid eller konkurrerende prioriteringer, PTO, sykedager, oppgaver som tar lengre tid enn beregnet, og forsinkelser med å få godkjenninger, ressurser eller andre nødvendige ting.
Når du lager den første tidsplanen, bør du legge inn litt slingringsmonn og være litt pessimistisk. Vurder å sette prosjektets sluttdato mot den lengste delen av det beregnede intervallet ditt. Men ikke vær for pessimistisk, ellers risikerer du at teamet ditt blir sittende uten planlagt arbeid.
6. Lag en prosjektplan
Når du har milepælene og prosjektplanen på plass, lager du en detaljert plan. Dette trinnet vil se litt annerledes ut hvis du driver et smidig prosjekt. I så fall lager du en sprintplan sammen med teamet ditt, som beskriver hva dere håper å oppnå i neste sprint.
For fossefalls- eller hybridprosjekter er dette trinnet langt mer detaljert. Planlegg nøyaktig hva som skal gjøres og når, slik at dere kommer i mål med prosjektet. Du kan tilordne oppgaver til bestemte personer (hvis du kjenner prosjektteamet ditt) eller roller. Dette kan for eksempel innebære å beskrive oppgaver for en utvikler, en innholdsstrateg og en designer.
7. Fastsett prosjektteamet og definer roller
Noen ganger vil prosjektets tidslinje bidra til å bestemme prosjektteamet (basert på tilgjengelighet), mens prosjektplanen andre ganger kan være bygget rundt tilgjengeligheten til bestemte teammedlemmer.
Når du setter sammen prosjektteamet, bør du tenke på prosjektkravene og hvilke ferdigheter teamet trenger for å oppfylle dem. Hvis du vet at det er et gap mellom ferdighetene til teammedlemmene du har tilgjengelig og det som kreves for å utføre arbeidet, trenger du ikke få panikk ennå – du har alternativer.
Du kan be andre teammedlemmer om å fungere som mentorer, eller du kan spørre andre i organisasjonen om å bidra med tid og kompetanse til prosjektet. Hvis ingen av disse alternativene er tilgjengelige, bør du vurdere å hente inn en konsulent eller et annet midlertidig teammedlem for å dekke eventuelle kompetansegap.
Uansett er det viktig å sørge for at alle i teamet forstår rollene sine. Uklarhet eller forvirring kan føre til problemer med å levere prosjektet eller belaste teamdynamikken betydelig. Den beste måten å gjøre dette på er gjennom et RACI-diagram.
Du bør også lage en plan for å holde folk ansvarlige. Som prosjektleder er det ditt ansvar å sørge for at folk gjør det de har sagt at de skal gjøre (når de har sagt at de skal gjøre det)!
8. Fastsett prosjektbudsjettet
Vær tydelig på prosjektbudsjettet før du begynner på arbeidet, og tilpass budsjettet til tidslinjen slik at du ikke bruker opp budsjettet for raskt. Hvis du arbeider med fakturerbare prosjekter, bør du følge svært nøye med på arbeidskostnadene og gripe inn tidlig hvis noen teammedlemmer bruker timer (og budsjett) for raskt.
Å sørge for at du har et tilstrekkelig budsjett til å fullføre prosjektet er en ferdighet det kan ta lang tid å lære. Prosjektestimater er ganske enkelt kvalifiserte gjetninger på hvor mye tid og penger et prosjekt vil kreve.
Sett deg som mål å holde eventuelle avvik innenfor ti prosent – dette er en god måte å måle hvor godt du fastsetter budsjettet på. Hvis du har mulighet til å få et reservebudsjett, bør du be om det. Dette er et ekstra pengebeløp som kan legges til budsjettet hvis du trenger det.
Avhengig av prosjektmandatet eller kontrakten kan det være ytterligere krav du må oppfylle før du kan bruke reservebudsjettet. Dette kan innebære at kunden eller en annen interessent må godkjenne det, og/eller at hele det ordinære budsjettet må brukes først.
9. Fastsett prosjektomfanget
Som prosjektleder er et av dine viktigste ansvarsområder å forstå prosjektets omfang og forhindre omfangsutglidning. Hvis prosjektets omfang må endres i løpet av prosjektet, er det greit. Fullfør en endringsordre for å sikre at det nye omfanget blir dokumentert, godkjent og gjennomført.
Det kan være fristende å prøve å levere mer enn avtalt og imponere kunden, prosjekteieren eller andre interessenter, men dette er ikke en god idé. Din rolle er å styre forventningene og sørge for at kunden eller interessenten får det de har betalt for.
Se for deg at du skulle selge en bil til interessenten din. Hvis budsjettet deres er begrenset, bør de se på en Toyota eller en Honda, ikke en Ferrari. Din jobb er å finne den beste Toyotaen eller Hondaen for dem, ikke å gi dem en Ferrari innenfor budsjettet deres. Det er det samme med digitale prosjekter.
Du bør sørge for at kunden får det beste de kan få innenfor omfanget og budsjettet. Spar overraskelsene og gledene til hvordan du leverer komponentene, eller kanskje til et beskjedent tillegg på slutten.
10. Lag en risikostyringsplan
Du har tidsplanen, omfanget, budsjettet, interessentene og prosjektteamet på plass. Alt er planlagt i prosjektstyringsprogramvaren din, ned til minste detalj, og nå gjenstår det bare å gjennomføre. Hva kan gå galt? (Ikke svar på det ...)
Det er her risikostyringsplanen din kommer inn. Lag en liste over alt som potensielt kan føre prosjektet på avveie. Dette kan omfatte:
- At budsjettet tar slutt for tidlig
- At interessenter prøver å snike inn ekstra omfang
- Endrede organisatoriske prioriteringer
- At ny teknologi dukker opp og gjør prosjektet ditt utdatert
- At et viktig teammedlem trenger mye fri eller permisjon i løpet av prosjektet
- For mange ukjente faktorer som endrer den beste fremgangsmåten for prosjektet over tid
Når du har listen over risikoer, bør du samarbeide med teamet og interessentene om å planlegge hvordan dere kan redusere dem. Hvis du for eksempel er bekymret for budsjettet, kan du vurdere å kutte ned på de innledende utgiftene eller se etter måter å jobbe mer effektivt på. Hvis du er bekymret for ny teknologi, kan du undersøke hva du kan lære og vurdere om prosjektet bør gjennomføres nå, eller om dere bør vente og se hva som skjer.
Det finnes fordeler og ulemper ved hver tilnærming, så tenk over hva som reduserer risikoen mest. Prosjektarbeid vil nesten aldri være uten risiko, og det er heller ikke målet ditt. Du ønsker å eliminere eller redusere så mye av risikoen som mulig for å øke sjansene for et vellykket prosjekt.
11. Lag en endringsstyringsplan
Endringsstyringsplanen din er først og fremst rettet mot dem som blir berørt av prosjektet. Start med å brainstorme alt som vil endre seg som følge av at prosjektet blir ferdigstilt.
La oss bruke et nytt nettsted som eksempel. Med et nytt nettsted må de som har ansvar for å holde det oppdatert, lære å gjøre oppdateringer i bakenden. Og hvis du gjør endringer i for eksempel kontaktskjemaer eller hvor de sendes, kan markedsføringsteamet også måtte lære hvordan de nye skjemaene brukes, og hvor dataene havner når et skjema fylles ut.
Og hva med de besøkende på nettstedet? Vil personvernerklæringen eller bruksvilkårene være annerledes? Sørg for at dette fremheves i planen og kommuniseres jevnlig. Selv om mange brukere vil være begeistret for det nye nettstedet, kan noen være motvillige. Lag en plan for å håndtere motstand og tilby ekstra støtte der det er nødvendig.
12. Lag en kommunikasjonsplan
Jeg mener at det ikke finnes noen viktigere ferdighet innen prosjektstyring enn kommunikasjon, og kommunikasjonsplanen din har stor innvirkning på prosjektresultatene.
I tillegg til konkrete kommunikasjonstiltak før, under og etter prosjektet for å støtte endringsstyringsplanen, bør du ha en plan for å kommunisere statusoppdateringer, tilbakemeldinger og andre prosjektdetaljer til teamet ditt og alle interessenter som berøres av prosjektet.
Dette kan omfatte:
- Interne gjennomganger, innsjekkinger med teamet og 1:1-møter med prosjektteammedlemmer
- Statusoppdateringer (ukentlig, annenhver uke eller månedlig)
- Gjennomganger og godkjenninger fra kunder eller interessenter
- Tilbakemeldingsøkter eller arbeidsmøter
- Kommunikasjon ved prosjektlansering
- Opplæringsplaner
- Prosjektevalueringer eller etteranalyser
Sørg for at alle i teamet er tilkoblet, godt informert og får den støtten de trenger. Hvis folk føler seg utelatt eller ikke er fullt oppdatert, kan det ha en negativ innvirkning. Men ikke bruk så mye tid i møter eller på overkommunikasjon at det ikke blir nok tid til prosjektarbeid.
13. Lag en kvalitetsstyringsplan
Som prosjektleder er du ansvarlig for å sikre kvaliteten i prosjektene dine. Derfor skal du, slik du gjorde med risikostyring og endringsstyring, utarbeide en kvalitetsstyringsplan for å sikre at teamet leverer arbeid av høy kvalitet.
Hvordan ser prosjektets testings- og kvalitetssikringsfaser ut? Hva er grunnlaget for godkjenning, og hvor kan du strekke deg for å overgå dette målet?
14. Fokuser på å levere verdi
Hvis du spurte 10 (eller 100) forskjellige interessenter om hvordan prosjektlederen deres skaper verdi, ville du fått 10 (eller 100) forskjellige svar. Det handler ikke bare om prosjektleveranser og planer. Det handler om å holde prosjektet i bevegelse og teamet godt samkjørt OG om å levere resultater.
Uansett hvor mye tid du bruker på å studere strategier for prosjektledelse i lærebøker som PMBOK, kan de ikke fortelle deg nøyaktig hvordan du skal gjøre dette, fordi det vil være forskjellig for hvert prosjekt og hvert prosjektteam du arbeider med.
15. Overvåk fremdrift & ytelse
Prosjektplaner er nesten aldri noe du kan sette opp og glemme. Tilbakemeldingsrundene trekker ut. Leveranser må justeres. Teamet begynner å bli utmattet av for mye kontekstbytte.
Dette er en del av rollen din som prosjektleder – å følge nøye med på prosjektets fremdrift og teamets ytelse. Et unikt aspekt ved dette er at prosjektteammedlemmene i mange organisasjoner ikke rapporterer til prosjektlederen. Når det oppstår bekymringer knyttet til ytelsen, må du derfor samarbeide med andre ledere i organisasjonen for å bidra til å håndtere dem.
16. Avslutt prosjektet & dokumenter lærdommer
Alle gode ting må ta slutt, og det må også prosjektene dine. Når alle leveransene er overlevert og godkjent, er det på tide å begynne på sjekklisten for prosjektavslutning og dokumentere lærdommene i en mal.
Sjekklisten for prosjektavslutning bør inneholde ting som å sørge for at sluttfakturaene er sendt, tilbakekalle tilgang til eventuelle fellesdrev eller programmer og arkivere prosjekter i prosjektstyringsverktøyene dine. Det kan også være lurt å sende ut en spørreundersøkelse om kundetilfredshet.
For å dokumentere lærdommene kan du gjennomføre en prosjektretrospektiv eller etteranalyse. Hvis du ikke kan samle teamet, kan du sende ut en spørreundersøkelse slik at alles stemme blir hørt. Informasjonen du får her, kan bidra til at de neste prosjektene dine går smidigere, og at mangler i prosessene kan håndteres.
Bli med for mer innsikt i prosjektledelse
Ønsker du å utvikle deg videre i karrieren innen prosjektledelse? Bli med i vårt aktive medlemsfellesskap for mer innsikt fra andre prosjektledere. Vi tilbyr også engasjerende webinarer, verktøy og maler som kan støtte deg på veien.
