11 ferdigheter innen oppgavehåndtering som prosjektledere må mestre
Bli en oppgavemester: Bedre ferdigheter innen oppgavehåndtering kan forbedre produktiviteten til deg og teamet ditt betydelig, hjelpe deg med å holde orden og gjøre det mulig for deg å nå prosjektmålene dine på en effektiv måte.
Organiser for å få energi: Å utvikle en strukturert tilnærming til håndtering av oppgaver kan føre til bedre organisering, mindre stress og økt effektivitet i arbeidet generelt.
Produktivitetsfremmere: Ved å identifisere og håndtere de grunnleggende årsakene til ineffektivitet, som dårlig oppgavehåndtering, kan du forbedre arbeidsresultatene og produktiviteten.
Hvis du har problemer med å opprettholde produktiviteten, holde orden og nå prosjektmålene dine, kan årsaken være mangel på ferdigheter innen oppgavehåndtering.
I denne artikkelen skal jeg gå gjennom viktige ferdigheter, strategier og verktøy for oppgavehåndtering som kan hjelpe deg med å få kontroll over og endre måten du arbeider på, slik at du får gjort mer og fullfører prosjektene dine i tide.
Hva er ferdigheter innen oppgavehåndtering?
Ferdigheter innen oppgavehåndtering er evnene og strategiene som brukes til å planlegge, prioritere og gjennomføre aktiviteter effektivt for å nå bestemte mål.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ferdigheter innen oppgavehåndtering handler om mer enn å kunne krysse av noe på en gjøremålsliste. Det handler om å lede teammedlemmer, prioritere oppgaver og lage oppnåelige og målbare tidsplaner for et helt prosjekt.
Dette omfatter evnen til å ta beslutninger, håndtere teamets oppgaver og dine egne som prosjektleder, samt motivere teammedlemmer til å fullføre oppgaver innen fristene (eller tidligere). De kan hjelpe deg med å følge fremdriften bedre og håndtere oppgaver i et prosjekt, lage bedre prosjektplaner og holde arbeidet i gang gjennom arbeidsflyten.
11 viktige ferdigheter innen oppgavehåndtering
Ferdighetene innen oppgavehåndtering nedenfor er noen av de viktigste å mestre. Jeg har også forklart hvordan du kan omtale dem på CV-en eller i et intervju til en stilling innen prosjektledelse.
1. Planlegging
Planlegging handler om mer enn å sette og overholde tidsfrister. Det handler også om å sette realistiske tidsplaner og finne riktig rekkefølge for viktige oppgaver, slik at du kan optimalisere prosjektets arbeidsflyt.
En god måte å fremheve denne ferdigheten innen oppgavehåndtering i en profesjonell sammenheng på er å trekke frem eksempler fra konkrete prosjekter der du satte opp prioriterte oppgavelister og tilhørende tidsrammer for prosjektet.
2. Prioritering
Å vite hvilke oppgaver som må håndteres i hvilken rekkefølge, er en kritisk ferdighet kjent som oppgaveprioritering. Det er ikke bare en viktig del av en prosjektleders ferdighetssett, men også en av de mest undervurderte ferdighetene. Å kunne skille en presserende oppgave fra en viktig oppgave krever mye øvelse i langsiktig målsetting og kortsiktig planlegging.
I et intervju kan du fremheve prioriteringsevnen din ved å dele et eksempel der den kortsiktige fremdriften i oppgavene så god ut, men der du forutså et problem lenger fremme hvis du ikke gjorde bestemte justeringer i oppgavene med tanke på et lengre perspektiv.
3. Håndtering av arbeidsmengde
Håndtering av arbeidsmengde er en kritisk oppgave, særlig på en arbeidsplass der teamsamarbeid verdsettes. Det innebærer å sørge for at teammedlemmene verken har for mange eller for få oppgaver. Ved å følge ressursene dine nøye kan du håndtere oppgaver effektivt, omfordele arbeid fra travlere teammedlemmer til dem som har mindre å gjøre, og delegere arbeid til teammedlemmer etter behov.
Hvis du vil rette oppmerksomheten mot ferdighetene dine innen håndtering av arbeidsmengde på CV-en, kan du trekke frem et prosjekt der du håndterte ressursene effektivt for å forebygge utbrenthet og utsettelse, samtidig som du nådde prosjektmilepælene i tide eller før tidsplanen.
4. Delegering
Effektive delegeringsferdigheter fremmer kompetanseutvikling i teamet, øker motivasjonen og bidrar til å unngå flaskehalser som skyldes for stor arbeidsmengde. Evnen til å delegere oppgaver slik at teamet kan holde kursen mot å nå prosjektplanen, er en av de viktigste ferdighetene innen oppgave- og tidsstyring. Den bidrar til å opprettholde en sunn balanse mellom arbeid og fritid for deg og teamet ditt.
For å vise frem delegeringsferdighetene dine på best mulig måte kan du beskrive, eller kort nevne i punktform, et prosjekt der du klarte å vurdere krevende oppgaver, diskutere dem med interessenter og fordele arbeidsmengden for å fremme et mer effektivt samarbeid i teamet.
5. Kommunikasjon
Enten du snakker med teammedlemmer, interessenter, kunder eller til og med oppdragstakere, må du vite hvordan du kommuniserer effektivt. Dette vil redusere tiden du bruker på å ta igjen det tapte eller gjøre arbeidet på nytt.
For å fortelle om kommunikasjonsevnen din på en CV eller i et intervju kan du beskrive en situasjon der du brukte effektive kommunikasjonsteknikker for å håndtere et prosjekt i sanntid. Dette kan du gjøre ved å forklare kommunikasjonsmetoden din eller dele kommunikasjonsstrategiene dine.
6. Tidsstyring
Teknikker for tidsstyring som Pomodoro-teknikken, gruppering av oppgaver eller Kanban-tavler (selv om de ofte er nyttige) finnes det mange av. Det kan kreve litt prøving og feiling å finne verktøyene eller ferdighetene som fungerer best for deg, men god tidsstyring handler i bunn og grunn om å bruke mindre tid på oppgaver uten å redusere kvaliteten.
En effektiv måte å demonstrere tidsstyringsferdighetene dine på er å vise til hvordan du har klart å få gjort mer på kortere tid. Dette kan for eksempel være en kort historie om en gang du klarte å korte ned et prosjekt med flere dager.
7. Organisering
Å ha en strukturert tilnærming til håndtering av oppgaver, tidsfrister, ressurser og informasjon er en viktig ferdighet for deg som prosjektleder – det å kunne organisere hver detalj er noe av det viktigste arbeidet du kan gjøre for et prosjekt.
Du kan vise frem organiseringsevnen din ved å fortelle om systemene og prosessene du har innført for å holde oversikt over oppgaver, fremdrift, filer og versjoner, tilbakemeldinger og samtaler med interessenter, samt annen kritisk prosjektinformasjon.
8. Tilpasningsevne
Å være smidig og fleksibel med prosjektplanen din er en viktig ferdighet for prosjektledere. Krav kan endre seg, nye interessenter kan bli involvert, og prosjektets omfang kan utvides. Evnen til å tenke raskt og endre kurs ved behov er nødvendig når man leder prosjekter.
På CV-en eller i et intervju bør du fremheve hvordan du har tilpasset deg når prosjektmål eller tidsplaner har endret seg i samarbeid med kunder eller i et bestemt prosjekt. Del et konkret eksempel på en gang du uventet måtte endre kurs.
9. Problemløsning
Å identifisere et problem og deretter gjøre noe med det virker enkelt, men det finnes overraskende mange prosjektledere som henger seg opp i enten uviktige eller ikke-hastende problemer.
I et intervju bør du påpeke hvordan du raskt og effektivt løste et uventet problem. På CV-en bør du beskrive konkrete problemer du har løst, og resultatene av at du tenkte raskt.
10. Kritisk tenkning
Det er én ting å gjenkjenne et problem, men det krever et helt annet ferdighetssett å tenke gjennom hvordan det skal løses. Kreativ og rask kritisk tenkning kan bidra langt på vei til å holde deg på rett spor, slik at du fullfører prosjektet i tide.
Ikke nøye deg med å føre opp kritisk tenkning som én av ferdighetene dine på CV-en. Vis frem disse ferdighetene med en kort forklaring på hvordan din kreative og kritiske tenkning forbedret prosjektresultatene.
11. Kunnskap om programvare for oppgavehåndtering
Det finnes et stort utvalg av verktøy for oppgavehåndtering, apper og maler du kan velge mellom, som kan hjelpe deg med å håndtere tiden og prosjektoppgavene dine bedre. Å finne riktig prosjektstyringsprogramvare innebærer å sørge for at verktøyet fungerer for deg og teamet ditt, ikke omvendt. Dette handler om mer enn å sørge for at du har tilgang til funksjoner for varsler, integrasjoner med sosiale medier eller tidsregistrering.
På CV-en eller i et intervju bør du forklare erfaringen din med eksisterende verktøy. Det handler mindre om nøyaktig hvilke verktøy du har brukt tidligere, og mer om hvordan du har brukt dem til å fullføre oppgaver og prosjekter i tide, innenfor budsjettet og prosjektets omfang.
Slik forbedrer du ferdighetene dine innen oppgavehåndtering
Her er mine beste tips for å forbedre ferdighetene dine innen oppgavehåndtering.
Finn tidspunktene du er mest produktiv
Finn ut når hjernen din fungerer på sitt beste. Det kan være utfordrende å finne disse tidspunktene, men hvis du ønsker å forbedre ferdighetene dine innen oppgavehåndtering, bør du begynne å følge nøye med på når du gjør ditt beste arbeid.
En god praksis er å prøve ut når du er mest produktiv gjennom dagen, ifølge Insightful. Definer en enkel oppgave som krever en god del mental kapasitet å gjennomføre. Gjenta oppgaven gjennom dagen og noter hvor lang tid den tok (en enkel tidsregistrering er egnet til dette), hvor vanskelig den føltes, og hvor trøtt du følte deg før og etterpå.
Ved å samle inn disse dataene kan du se mønstre og når du presterer på ditt beste. Legg deretter alle oppgaver som krever mye mental kapasitet, til disse tidsblokkene.
Sett tydelige mål
Målsetting er en viktig ferdighet innen oppgavehåndtering, men dette handler om mer enn store, langsiktige mål. Sett deg mindre oppgavemål som enkelt kan planlegges og fullføres. Dette vil holde deg motivert og i stand til å opprettholde fremdriften, slik at du kan maksimere tidsstyringen din.
Det som fungerer for meg, er å sette én større oppgave per dag som bringer meg nærmere de overordnede målene mine, etterfulgt av 3–5 mindre oppgaver som bidrar til å fullføre denne ene større oppgaven. På denne måten har du et tydelig mål å nå og en klar vei dit.
Blokker tid i kalenderen
Hvis du har fastslått når du er mest produktiv og satt deg tydelige mål, er neste oppgave å sette av tid i kalenderen til å fullføre de viktigste oppgavene. Dette er en populær taktikk som beskrives i mange bøker om tidsstyring, og det finnes et uttrykk i gründermiljøer som sier: «Det som planlegges, blir gjort.» Derfor er det avgjørende å sette av tid til å nå målene dine.
Tidsblokkering kan innebære å legge inn de viktigste oppgavene dine etter navn eller type i kalenderen. Du kan for eksempel planlegge én til to timer med «administrativt arbeid» i den minst produktive tiden din, og «nå dagens mål» i en annen blokk på én til to timer. Hvis de er satt av i kalenderen, sørger du for at de blir gjort.
Følg med på tiden og fremdriften din
Det finnes et annet uttrykk: «Det som måles, blir styrt.» Hvis du bruker tid på å følge med på fremdriften din og hvor lang tid ting tok, kan du lettere avdekke eventuell ineffektivitet som måtte dukke opp.
En populær teknikk for tidsstyring er Pomodoro-metoden, der du arbeider i korte økter med korte pauser mellom, over en periode på én til to timer. Dette hjelper deg med å se hvor mye du kan få gjort i bestemte tidsblokker. Når du har gjennomgått fremdriften din, vil du se mønstre som viser hvor du kan styre tiden mer effektivt.
En god måte å gjøre dette på er å bruke metoden med tidsavgrensede arbeidsøkter – en vanlig metode blant topputøvere og administrerende direktører.
Sett realistiske tidsfrister og følg dem opp
Ingen tidsstyrings- eller oppgavehåndteringsferdigheter i verden kan hjelpe deg hvis du ikke setter realistiske mål og tidsfrister. Optimismebias er et psykologisk begrep som forklarer hvordan vi ofte tror at vi er bedre til å få arbeidet gjort enn vi faktisk er. Hvis du følger med på tiden og fremdriften din, kan du imidlertid overvinne denne skjevheten.
Prioriter og deleger det som kan gjøres mer effektivt av et annet teammedlem. Bruk prosjektstyringsprogramvare til å rydde opp i tidsplanene og prosessene for ressursstyring.
Unngå fleroppgavekjøring
Når jeg har mange prosjekter å jobbe med eller flere oppgaver som må fullføres på kort tid, blir jeg fristet til å prøve å jobbe med et par av dem samtidig. Fleroppgavekjøring har imidlertid vist seg å være ineffektivt for det store flertallet av mennesker.
Når du deler oppmerksomheten din, deler du også kvaliteten på arbeidet ditt. Ikke la deg friste til å prøve å få gjort mer ved å gjøre flere ting samtidig. Fokuser på én oppgave om gangen med all oppmerksomheten din, så vil du oppdage at du får gjort mer på kortere tid.
Fortsett å utvikle ferdighetene dine innen oppgavehåndtering
Kom i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis for å håndtere oppgaver og tid enda bedre! Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, samt kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
