10 beste praksiser for samarbeid for å forbedre teamets prestasjoner
Det Verdens økonomiske forum sier at verden går fra konkurranse til samarbeid for å innovere og vokse.
Endringstakten akselererer, og samarbeid er nøkkelen for digitale prosjektteam som ønsker å holde tritt, innovere og tilføre verdi til kundeopplevelsen. Evnen til å samarbeide effektivt vil være avgjørende for digitale organisasjoner, siden det bokstavelig talt er et spørsmål om liv eller død!
10 beste praksiser for effektivt teamsamarbeid
Da jeg spurte Miros KI om beste praksiser for samarbeid, var dette svaret jeg fikk. La oss utforske disse på noen mer praktiske måter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Etabler teamnormer
Å utarbeide et teammandat eller noen teamnormer trenger ikke å være en komplisert oppgave.
Jeg jobbet for eksempel nylig med et IT-team om strategisk planlegging. Vi fant en mal for en øvelse i teamnormer som omfattet både personlige og profesjonelle aspekter. I hver workshop brukte vi 15 minutter på å fylle ut dette teamområdet.
Vi kunne bruke denne aktiviteten som en isbryter i hver av øktene våre, og da den strategiske planleggingen var ferdig, hadde vi også et teammandat å vise til – for en flott måte å bygge relasjoner mellom teammedlemmene på!
2. Invester i effektive verktøy for teamsamarbeid
Fjernteam krever et komplekst sett med forutsetninger for å legge til rette for effektivt samarbeid – uavhengig av om alle jobber sammen i sanntid. Hvis det eksterne prosjektteamet og/eller kunden samarbeider på tvers av tidssoner, kan det bety at de må kunne arbeide asynkront, noe som innebærer et ekstra kompleksitetsnivå som ikke kreves for eksternt samarbeid.
Vi må vurdere kommunikasjonsverktøyene og verktøyene for teamsamarbeid vi bruker – alt fra Slack, meldingsverktøy, Microsoft Teams, Zoom, Asana og Confluence til synkrone og asynkrone hensyn knyttet til tidssoner, fildeling, videosamtaler eller videokonferanser og møter ansikt til ansikt.
Realiteten er at det ikke finnes én perfekt teknologi som fungerer for alle team eller alle interaksjoner. Team må prøve ulike samarbeidsverktøy eller programvare for prosjektsamarbeid og teknikker, og deretter forbedre dem trinnvis. Hvis teamet ditt bruker Slack, bør dere vurdere en prosjektstyringsprogramvare som integreres med Slack.
3. Vær respektfull
Jeg synes den viktigste måten å vise dette på er å ha møter som respekterer folks tid. Start i tide, planlegg en agenda og avslutt i tide! Selv om dette høres enkelt ut, kan jeg ikke telle antallet møter som ikke følger disse prinsippene.
En gang hadde jeg en meditasjonslærer som erklærte at det å komme for sent eller være forsinket er å stjele! Når alt kommer til alt, hva er det egentlig noen av oss har, og vår mest begrensede ressurs er tid.
4. Lytt og still spørsmål
Hvor ofte opplever vi at én eller to personligheter dominerer møter, enten på grunn av stillingen sin eller personligheten sin? I et samarbeidsmiljø må vi ta i bruk teknikker som sikrer at alle blir hørt. Når alt kommer til alt, har vi invitert dem til møtet på grunn av kunnskapen og/eller ekspertisen deres!
Dette kan være så enkelt som å håndheve teamnormer om at én samtale skal foregå om gangen, eller å bruke teknikker som stille idémyldringsøkter.
5. Vær åpen for ulike perspektiver
Dette kan innebære alt fra å ha ulike avdelinger og team representert til å ta i bruk ulike tenkemåter og ferdigheter. Dette er svært viktig i samarbeid hvis du ønsker å få tilbakemeldinger, dele kunnskap eller engasjere gruppen for å nå felles mål.
Et møte som for eksempel holdes for å utvikle løsninger til et nytt prosjekt eller løse et problem, må ha ulike perspektiver for å sikre at løsningene faktisk vil håndtere problemet og være gjennomførbare.
Viktige tilnærminger til dette kan være å sørge for at du inviterer en person fra hvert berørte område, eller å la små undergrupper fra møtet arbeide sammen for å løse problemet og deretter presentere løsningen for gruppen.
6. Gi konstruktive tilbakemeldinger
Når man samarbeider – enten det gjelder idémyldring, samskaping, beslutningstaking eller andre aktiviteter – kan folks engasjement enten fremme eller hindre kommunikasjonen! Beste praksis her varierer fra møtenormer (f.eks. finnes det ingen dårlige ideer under idémyldring) til teamnormer, som å svare folk med «ja, men» i stedet for «nei».
7. Sett realistiske tidsfrister
Nøkkelen til produktivt teamarbeid er å etablere en handlingsplan (delegere ansvar) som tydelig formulerer teamets mål, og ikke minst setter en tidsfrist for når den skal være ferdig.
Det er viktig å ikke gå i fellen med å sette en storslått visjon med en uklar dato (dvs. utvikle en strategi innen fjerde kvartal). Å gjøre den spesifikk og gjennomførbar innenfor en bestemt tidsramme er en velprøvd strategi for å overholde tidsfrister (dvs. at strategiens disposisjon vil være tilgjengelig for gjennomgang av teamet på vårt neste prosjektmøte om to uker).
8. Prioriter oppgaver
I våre hektiske organisasjoner er ting i stadig endring – både i og rundt prosjektene våre. Vellykkede team prioriterer ikke bare oppgaver i arbeidsflyten, men vurderer også løpende de gjeldende prioriteringene på nytt og sørger for at de fortsatt er innenfor prosjektomfanget og skaper verdi. I samarbeidende arbeid er det like viktig å fjerne aktiviteter som å legge dem til. Husk: Når alt er en prioritet, er ingenting en prioritet.
9. Planlegg regelmessige møter
Teammøter kan virkelig hjelpe et prosjektteam med å komme inn i en god rytme. En møteagenda gjør det enklere å effektivisere møtene, ettersom hele teamet kommer inn i en fast rytme. Jeg anbefaler at prosjektteamledere setter opp en standardagenda for en ukentlig statusgjennomgang. Her er agendaen jeg anbefaler:
Agenda for ukentlig statusgjennomgang i teamet
- Er det noen problemer med de viktige datoene våre?
- Er det noen problemer med det vi mottar – forsinkelser eller kvalitet?
- Er det noen problemer med resultatene våre – forsinkelser eller kvalitet?
- Hvordan løser vi disse problemene?
- Rotårsak
- Evaluering av løsningen
- Handlingsplan
- Kommunikasjonsplan
- Hva har blitt levert denne uken – feir suksessen!
En standardagenda vil få teamet inn i en fast rytme, og de vil møte forberedt.
Når dere også kommer inn i denne rytmen, vil dere kunne effektivisere møtet for å gjøre det kortere eller endre fokuset til problemløsning – noe som i begge tilfeller respekterer folks tid!
10. Deleger ansvar
Ikke bruk verdifull møtetid på å utvikle løsninger på et bestemt problem som ikke hele gruppen trenger å være involvert i. Jeg anbefaler ikke å sette teamene i siloer, men alle trenger ikke å være involvert i alt.
Hvis dere for eksempel samarbeider om initiativer for å ta i bruk programvare eller et nettsted, bør du sørge for at gruppene som har ansvar for ulike aspekter, forbereder sin del av planen og presenterer den for gruppen.
De er ekspertene på sitt område – dra nytte av denne ekspertisen, og la deretter teamet samarbeide om å integrere de ulike delene av planen.
4 vanlige hindringer for samarbeid
Nå som vi forstår hva vi kan gjøre for å styrke samarbeidet i teamet, hvilke ting bør vi være oppmerksomme på, som kan sabotere samarbeidet? Mine fire viktigste er:
- Egoer: Husk samtalen vår om konkurranse tidligere. Hvis folks egoer eller konkurranseinstinkt kommer i veien, kan du prøve å etablere møtenormer og teamavtaler.
- Møteoverbelastning: Det er virkelig vanskelig å være kreativ og samarbeide når folk går fra møte til møte til møte! Sett av tid til pauser mellom møtene, og bruk noen isbryterøvelser for å få kreativiteten til å flyte før den viktigste samarbeidsaktiviteten.
- Mangel på tillit: Noen bedriftskulturer har fortsatt et konkurransepreget miljø, og det kan være et rigid hierarki og strenge autoritetsnivåer. Dette kan hemme samarbeid og kreativitet på arbeidsplassen. I så fall bør du fremme en samarbeidskultur med aktiviteter som ikke oppleves truende, og bygge videre på dem i prosjektteamet ditt. Prøv noen morsomme teambuilding-aktiviteter og retrospektiver, og bygg videre på det!
- Dårlig kommunikasjon: Når man arbeider i samarbeidende team, er mer kommunikasjon alltid bedre enn mindre. Kommunikasjonsferdighetene vil variere mellom tverrfunksjonelle team, så det er best å etablere normer og prosesser for hvordan effektiv teamkommunikasjon skal foregå. Noen team har nytte av å melde seg på samarbeidskurs som lærer bort praktiske rammeverk for å forbedre kommunikasjonen, løse konflikter og arbeide effektivt sammen i mangfoldige grupper.
Hva nå?
Jeg håper denne bestepraksisen for tverrfunksjonelt samarbeid kan hjelpe deg med å få mer ut av teamets innsats! Hvis du opplever møteoverbelastning, møter der egoer kjemper om oppmerksomheten, eller en generell mangel på tillit i prosjektet ditt, kan du prøve en av disse teknikkene for å få i gang et mer vellykket samarbeid.
For flere gode prosjektinnsikter kan du abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager!
