Le Migliori Strategie di Sintesi e Prendere Appunti

Iniziamo affrontando il grande problema della presa di appunti.

Perché è così difficile prendere appunti?

È importante iniziare identificando lo scenario di presa di appunti che mi capita più spesso, per dare un po’ di contesto: prendere appunti come project manager durante una riunione di gruppo, sia durante una call con molti stakeholder sia in una sessione di pianificazione con il team principale.

Spesso, in questo contesto al project manager è richiesto di guidare la riunione e contemporaneamente di prendere appunti. Queste responsabilità richiedono competenze diverse e coinvolgono parti diverse del cervello; un ruolo consiste nel presentare e gestire l’andamento della riunione (di solito includendo anche la condivisione di informazioni e conoscenze), mentre l’altro richiede ascolto attivo, elaborazione, documentazione e reazione.

Passare da un ruolo all’altro mentre si segue un ordine del giorno stabilito (e farlo bene) può essere una sfida davvero complessa. Il ruolo più importante tra i due è probabilmente quello di guidare la riunione, quindi creare strategie di presa di appunti compatibili con cambi di contesto continui è fondamentale. 

Un quadro per la prioritizzazione degli appunti

Gli appunti più dettagliati e approfonditi spesso finiscono per essere quasi inutili, considerando il contesto in cui sono stati presi. Non sei un verbalizzatore di tribunale il cui compito è riportare parola per parola ciò che viene detto. Anzi, meglio evitare; il discorso umano spesso risulta poco chiaro se trascritto senza filtri e poi si deve rileggere una quantità eccessiva di informazioni per trovare le parti veramente utili.

Quando si tratta di appunti di riunione, sono davvero utili solo se possono essere cercati e letti rapidamente in seguito per trovare informazioni rilevanti. La priorità è fondamentale.

Motivi più comuni per cercare tra vecchi appunti

1. Capire chi deve fare cosa
2. Riesaminare/chiarire decisioni prese
3. Cercare maggior contesto sui requisiti
4. Risolvere incomprensioni/dispute (e in parte anche per tutelarsi)

Quindi la chiave è utilizzare strategie di presa di appunti che si adattino alle tue esigenze.

Cosa dovresti scrivere nei tuoi appunti?

Da annotare assolutamente

• Attività da svolgere: Se non altro, annota le attività da fare (note anche come to-do, task, richieste d’azione, o con tanti altri nomi a seconda dell’organizzazione). Queste saranno la base per mantenere tutti allineati e indirizzati verso l’obiettivo. Io preferisco un formato semplice: “[Nome persona] deve [dettagli specifici attività] entro [data di scadenza].”
• Decisioni: Tante riunioni entrano nei dettagli dei dibattiti su funzionalità e approccio. Molti di questi dettagli non saranno utili in seguito, ma è essenziale definire chiaramente l’esito e la decisione su cui c’è stato accordo.
• Requisiti/Specifiche: Dovrai sviluppare un “sesto senso” per capire quando emergono i requisiti durante la discussione. A volte compaiono inaspettatamente nel mezzo di una conversazione. Ovviamente è importante annotarli (e centralizzarli, invece che lasciarli solo negli appunti) per evitare di doverli rivedere e ridiscutere in seguito.

Da annotare a tua discrezione

• Punti vari discussi: Usa il tuo miglior giudizio su quali elementi delle discussioni annotare. Se senti che potrebbe esserci bisogno di tornarci sopra in futuro, meglio appuntarseli! Se invece l’argomento è già ben documentato nei requisiti o non è essenziale per la conoscenza del team, meglio essere sintetici.
• Opinioni e dibattito: Come detto sopra, se viene presa una decisione, è fondamentale annotare quella; la discussione precedente? Non sempre è necessario. Ma se una questione rimane aperta, vale la pena riportare i diversi punti considerati.
• Brainstorming: Anche qui, i risultati e le decisioni sono gli elementi più importanti da annotare in un brainstorming, ma potrebbe essere utile anche cogliere i dettagli. Se stai lavorando su una lavagna, scatta delle foto e aggiungi eventuali note di contesto in seguito!
• Conversazione generale: La maggior parte delle volte annotare la conversazione in dettaglio non sarà molto utile in seguito. Concentrati piuttosto ad ascoltare quando emergono attività, decisioni o requisiti.

Cosa NON annotare

• Punti di vista ambigui: A volte i portatori di interesse finiscono per discutere tra loro e cambiare opinione mentre valutano una questione. Suggerisco di non annotare queste incertezze rischiando di confondere l’esito (ma assicurati di annotare l’esito finale).
• Frasi di cortesia: È sempre divertente confrontare chi ha il tempo migliore al momento, ma per prendere appunti? Decisamente non necessario!

Affinare le tue strategie di presa appunti

Ora che abbiamo visto i dettagli della vera e propria presa degli appunti, vale la pena soffermarsi sul processo più ampio che porta a note efficaci. Ci sono alcune azioni chiave che svolgo sempre (o me ne pento quando salto) mentre prendo appunti durante una riunione, tra cui:

• Creare un ordine del giorno: Questa è la base della gestione di progetto, ma anche i più esperti a volte si presentano poco preparati. Prendendoti il tempo di pianificare l’agenda in anticipo, controllerai meglio il ritmo della riunione e individuerai i momenti chiave per gli appunti.
• Prendere appunti in anticipo: Il bello di avere un’agenda è che puoi iniziare a prendere appunti già prima della riunione. Scrivi i tuoi punti chiave da esporre in anticipo. Sarebbe sciocco tentare di annotare ciò che stai dicendo mentre parli!
• Preparare gli strumenti per gli appunti: Avere il tuo strumento per le note già pronto e pre-formattato con agenda e argomenti contestuali prima dell’inizio della riunione ti ridurrà il lavoro mentre si svolge la riunione.
• Riservare 10 minuti prima della riunione (soprattutto per le call): Potrei scrivere un intero post sui tool per chiamate vocali e video, ma basti dire che essere pronti in anticipo e testare l’attrezzatura AV ridurrà grattacapi e ti farà iniziare puntuale. Avere tutto il tempo a disposizione e poter sentire tutti rende la chiamata meno frettolosa, e quindi gli appunti migliori.
• Riservare 10 minuti dopo la riunione: Il contesto della discussione non sarà mai così fresco nella tua memoria come subito dopo una riunione. Usa questo tempo per sistemare gli appunti, riorganizzarli dove necessario, aggiungere dettagli dove ci sono lacune e cancellare le note che non si sono rivelate utili. Bonus: verifica nei tuoi appunti se ci sono richieste che dovrebbero essere astratte in una documentazione centrale. Ce l’hai, vero?

Il segreto per appunti memorabili è prendersi 10 minuti prima e dopo le riunioni.

Consigli e trucchi per il tuo kit di strumenti per gli appunti

Quelle sopra sono le mie strategie generali di presa appunti e l’approccio alla priorità, ma ci sono altri trucchetti che impiego per essere ancora più efficace e ridurre lo stress:

• Prendi appunti parziali: Salta le parole inutili, usa parole chiave, scrivi frasi incomplete. Poi rielabora subito, finché hai ancora il contesto, per renderli più comprensibili.
• Prendi appunti nel contesto: Non affidarti troppo alle strategie predefinite. Se la riunione è una revisione di design cliente su Invision, annota i commenti direttamente su Invision. Oppure se stai controllando l’avanzamento dei ticket JIRA, prendi appunti come commenti sui relativi ticket JIRA. O ancora se rivedi un documento requisiti su Google Docs, prendi appunti direttamente come commento sul Google Doc. Qualunque software di project management tu stia usando. Hai colto il senso!
• Registra i momenti davvero importanti: Se devi condurre un workshop o una riunione grande dall’elevata complessità, troppo difficile per prendere appunti efficaci in tempo reale, registra l’audio (e/o il video). Nessuno, eccetto te, si prenderà mai il tempo di ascoltarli, ma almeno avrai un modo per ricostruire i dettagli nella documentazione adeguata in seguito.
• Google è tuo amico: Gestendo un progetto su una nuova piattaforma che non conosci, è inevitabile che vengano fuori termini e acronimi che ti lasciano perplesso. Annota la tua migliore interpretazione fonetica di ciò che hai sentito (supponendo che tu non abbia interrotto per chiedere spiegazioni durante la riunione) e cercala su Google aggiungendo il contesto: nella maggior parte dei casi avrai la risposta. Altrimenti, se nessun altro partecipante sembra confuso quanto te, probabilmente uno di loro potrà spiegarti ciò che ti ha messo in difficoltà.

Meno è meglio

Se da questo post devi ricordare una cosa sola, è che quando si tratta di appunti di riunione, meno è meglio! Più prendo appunti, più questi sono diventati sintetici. Non fraintendermi – avere degli appunti è fondamentale e prenderseli bene è parte importante di un progetto sano. Ma la mia attuale definizione di appunto "buono" abbraccia molto la mentalità del "meno è meglio".

Spesso in un’ora di riunione ci sono dieci o meno argomenti e momenti davvero essenziali da annotare. Le riunioni possono essere caotiche (anche con un ordine del giorno), ma i tuoi appunti non devono esserlo; trova il segnale nel rumore!