3 Modi Concreti Per Organizzare e Automatizzare le Tue Attività Email in Outlook

Gestione delle email: cose da considerare

L'email è spesso diventata un metodo secondario di contatto per le comunicazioni personali, soprattutto considerando i messaggi istantanei e quelli di testo. Ma nel mondo aziendale, l'email regna sovrana in molte organizzazioni. I motivi sono vari, con esigenze legali e di archiviazione in cima alla lista.

Se guardi ora la tua casella di posta, vedi più di una dozzina di email non lette? Tutte le tue email sono semplicemente archiviate nella posta in arrivo principale? Hai creato cartelle che hai smesso di usare dopo poche settimane, perfino giorni? Questo articolo ti guiderà attraverso alcuni modi per gestire queste email, classificarle e renderle facilmente rintracciabili.

Le tre aree chiave per raggiungere questo risultato sono: ordinamento, identificazione e automazione.

Passo 1: Ordinamento

Ci sono due modi per ordinare le email:

• Contrassegni: vengono creati per creare un'indicazione visiva che una email richieda attenzione. Questi possono anche avere promemoria associati.
• Categorie: vengono utilizzate per inserire le email in gruppi logici, strutturando la casella di posta per argomenti.

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Contrassegni

Come impostare un semplice contrassegno di follow-up:

1. Identifica l'email che vuoi contrassegnare e clicca sulla bandierina grigia. Questo la aggiungerà alla lista delle cose da fare in Outlook, ma non imposterà un promemoria.

2. Se vuoi impostare un promemoria, fai clic destro sulla bandierina e seleziona una delle tempistiche desiderate dalla lista.

3. La bandierina assume il colore selezionato e un messaggio di follow-up appare nell'intestazione dell'email.

Come visualizzare l'elenco delle email in sospeso per follow-up:

1. Seleziona Visualizza > Barra delle attività > Attività.

2. Il pannello Barra delle attività viene visualizzato con tutti i contrassegni mostrati in ordine cronologico.

Come segnare come completato o rimuovere il contrassegno:

1. Fai clic destro sul messaggio email.
2. Seleziona Follow Up > Segna come completato o Cancella contrassegno.

Segnare un contrassegno come completato ti permetterà di consultare le attività precedenti facendo clic sull'icona Completato nella lista delle cose da fare, che verrà mostrata automaticamente quando la barra delle cose da fare è visualizzata. Oppure puoi selezionare Home > Visualizzazione corrente e poi cliccare sulla spunta verde.

Come impostare un promemoria:

1. Fai clic con il tasto destro sul messaggio email per cui desideri impostare il promemoria.
2. Seleziona Aggiungi promemoria.

3. Nella casella Personalizza, sotto Contrassegna come, seleziona una delle opzioni di Contrassegna come e imposta una data di inizio e una data di scadenza.
4. Seleziona la casella Promemoria, inserisci data e ora, quindi seleziona OK.
5. Comparirà un'icona a forma di campanella come promemoria sul messaggio.
6. Per modificare il promemoria, fai clic con il tasto destro sul messaggio, seleziona Aggiungi promemoria e poi modifica.

Con i tuoi contrassegni impostati, ora sarai in grado di ordinare le email contrassegnate, ricevere i promemoria e persino applicare regole (che verranno trattate più avanti nell’articolo).

Categorie

Per impostazione predefinita, le categorie sono colorate. Puoi modificarle per rappresentare diverse esigenze, come critico, personale, riunione fissata, attività, solo per conoscenza, archiviazione, ecc.

Come modificare i nomi delle categorie:

1. Per rendere le categorie facilmente identificabili, aggiungi nomi e colori selezionando Home > Gruppo Tag > Classifica > Tutte le categorie.
2. Per modificare il colore di una categoria, seleziona la categoria e scegli un colore dal menu a tendina sulla destra. 
3. Per rinominarla, seleziona una categoria e poi clicca su Rinomina. Digita il nome preferito nella casella del nome, seleziona un colore e un tasto di scelta rapida, e premi Invio.
4. Per creare una nuova categoria di colore, seleziona Nuovo, digita un nome, seleziona un colore e seleziona OK.
   1. Nota: Puoi riutilizzare i colori, ma non puoi riutilizzare i nomi.

5. Quando hai finito di aggiungere nome e colore, seleziona OK.

Come assegnare la categoria:

1. Fai clic con il tasto destro su un messaggio email.
2. Seleziona Classifica, quindi scegli una categoria colore appropriata per il messaggio.

Ora che hai categorizzato le tue email, puoi applicare regole per ordinarle logicamente. Utilizzando le regole (descritte più avanti in questo articolo), puoi, ad esempio, creare una regola che ordini automaticamente tutte le email classificate come Attività in una cartella con lo stesso nome. Questo ti permette ora di gestire queste email creando le attività e segnandole come completate mentre depenni le voci dalla tua lista di cose da fare.

Passaggio 2: Identificare

Cartelle di ricerca

Uno dei modi più semplici per iniziare ad automatizzare la tua casella di posta è tramite l’uso delle cartelle di ricerca. Le cartelle di ricerca sono posizioni virtuali che raccolgono un elenco di email che soddisfano i criteri designati.

Ad esempio, puoi avere una cartella che contiene tutte le email di un determinato mittente o con uno specifico contrassegno. Compila le email così puoi navigare rapidamente tra i messaggi contenuti nella cartella.

Come creare e utilizzare cartelle di ricerca predefinite:

1. Seleziona il menu Cartella.
2. Nel gruppo Nuovo, seleziona Nuova cartella di ricerca.
3. Dall’elenco Seleziona una cartella di ricerca, clicca sulla cartella di ricerca da aggiungere.
4. Se la cartella di ricerca predefinita ha opzioni di personalizzazione, queste appaiono sotto Personalizza cartella di ricerca. Se selezioni Posta con parole specifiche, sotto Personalizza cartella di ricerca, specifica le parole da utilizzare.

Come creare una cartella di ricerca personalizzata:

1. Seleziona il menu Cartella.
2. Nel gruppo Nuovo, seleziona Nuova cartella di ricerca.
3. Dall’elenco Seleziona una cartella di ricerca, scorri fino in fondo e poi clicca su Crea una cartella di ricerca personalizzata.

4. In Personalizza cartella di ricerca, fai clic su Scegli.
5. Digita un nome per la tua cartella di ricerca personalizzata.

6. Fai clic su Criteri e poi seleziona le opzioni desiderate.

7. Applica le modifiche tramite le schede:
   1. La scheda Messaggi contiene criteri relativi al contenuto o alle proprietà del messaggio, come mittente, parole chiave o destinatari.
   2. La scheda Altre scelte contiene criteri su altre condizioni del messaggio, come importanza, contrassegni, allegati o categorizzazione.
   3. La scheda Avanzate consente di definire criteri dettagliati. In Definisci altri criteri, fai clic su Campo, seleziona il tipo di criterio e quindi scegli il criterio specifico dall’elenco. Poi nelle caselle Condizione e Valore, scegli le opzioni desiderate e fai clic su Aggiungi all’elenco. 
   4. Ripeti per ogni criterio che desideri aggiungere a questa cartella di ricerca, quindi fai clic su OK.
8. Fai clic su Sfoglia e poi seleziona le cartelle che vuoi vengano cercate.
9. Fai clic su OK per chiudere ogni finestra di dialogo aperta.

Passaggio 3: Automazione

Formattazione condizionale: anche detta la Regola del Capo

Molte persone conoscono la formattazione condizionale in Excel. Quando si verifica una certa condizione, la formattazione viene applicata automaticamente. Sapevi che puoi fare la stessa cosa in Outlook? Il modo migliore per dimostrarlo è quello che chiamo la Regola del Capo.

1. Per prima cosa è necessario accedere a Outlook. Seleziona Visualizza > Sezione Visualizzazione corrente > Impostazioni visualizzazione.

2. Ora seleziona il pulsante Etichettato Formattazione Condizionale. 

3. Inserisci un nome per la regola (ad esempio, Capo), quindi seleziona Condizione.

4. Inserisci il nome del tuo capo nel campo Da, poi fai clic su OK. Nota: potresti dover usare un elenco directory attivo per trovare l’indirizzo email. In questo caso, fai clic su Da e inserisci i criteri di ricerca come se stessi scrivendo un’email. 

5. Torna alla finestra di dialogo Formattazione condizionale e clicca sul pulsante Carattere.

6. Qui puoi scegliere il carattere, lo stile, la dimensione e qualsiasi effetto. Se ricevi molte email, non esagerare. Io ho semplicemente scelto il carattere predefinito, l’ho reso leggermente più grande e l’ho colorato di verde. Poi fai clic su OK.

7. Tornando alla finestra di formattazione condizionale, vedrai la formattazione nell'apposita casella come indicato dalla freccia qui sotto: 

8. Fai clic su OK e vedrai ora la tua casella di posta con la formattazione condizionale applicata.

Ora le email del tuo capo saranno evidenziate per una facile identificazione. 

Macro

In Outlook, le macro vengono utilizzate come automazioni scriptate per sostituire attività ripetitive o noiose per gli utenti. Le macro sono memorizzate nei moduli, che sono essenzialmente "contenitori di codice". Utilizziamo i moduli per ordinare e memorizzare le macro come metodo per separare le funzioni. 

Potresti avere più moduli per organizzare le tue automazioni in gruppi come formattazione, gestione delle email, gestione del calendario, ecc. È un po’ come un gestore di file per il tuo codice.

Per creare una nuova macro:

1. Vai su Sviluppatore > Visual Basic. Si aprirà la finestra Progetto di Visual Basic.
   1. Se la scheda Sviluppatore non è visualizzata, fai clic su File > Opzioni > Personalizza barra multifunzione. 
   2. Seleziona la casella accanto a Sviluppatore sul lato delle Schede principali della finestra di dialogo.
   3. Ora la scheda Sviluppatore verrà visualizzata nella finestra principale
2. Di default, le macro possono essere incollate nel modulo Microsoft Outlook Objects, ma puoi aggiungere altri moduli andando al menu Inserisci e scegliendo Inserisci modulo.
3. Nella finestra del progetto, fai doppio clic sul modulo che desideri utilizzare per memorizzare il tuo codice.
4. Dal menu Inserisci, fai clic su Procedura.
5. Nella casella Nome, assegna un nome alla tua macro. Questo nome non può contenere spazi, quindi normalmente si usa un trattino basso.
6. Fai clic su OK. Verrà creata la sezione nella finestra del progetto, pronta per permetterti di incollare o scrivere il tuo codice:

7. Digita il codice che desideri eseguire nel corpo della subroutine.

Ci sono moltissimi motivi per utilizzare le macro all’interno dell’applicazione. Molte sono orientate a singole attività, come archiviare le email, mentre altre sono più generaliste, come rispondere automaticamente alle email. Una delle mie prime fonti di idee e strumenti utili è Github. Poiché gli script macro possono essere molto lunghi, ecco un link a molti ottimi esempi.

Quick Steps

Outlook dispone di una funzione di attività predefinite che molti ignorano, ma è una delle migliori per automatizzare la giornata. È integrata e può essere personalizzata. Vediamo prima le funzionalità integrate:

Vedrai una delle due opzioni nella schermata principale a seconda delle dimensioni della finestra (Nota: i quick step mostrati qui sotto potrebbero differire dalla tua schermata, vedi screenshot qui sotto).

Nello screenshot sopra, puoi vedere diversi esempi. Ad esempio, il quick step Aggiungi al calendario aggiungerà le email al tuo calendario e creerà promemoria, mentre il quick step Email al team genererà rapidamente un'email a una lista di distribuzione che hai configurato. Utilizzando la voce Crea nuovo verrai guidato attraverso i passaggi descritti di seguito. 

Come creare un quick step:

1. Seleziona la scheda Home > gruppo Quick Steps > Crea nuovo Quick Step.
2. Nella casella Nome, crea un nome breve per il nuovo Quick Step. I nomi più corti vengono visualizzati meglio nel gruppo.
3. Seleziona il pulsante con l'icona del fulmine accanto alla casella Nome, scegli un'icona e seleziona OK.
4. Sotto Azioni, seleziona un'azione che il Quick Step deve eseguire. Selezionando Aggiungi azione si potranno aggiungere ulteriori passaggi secondo la necessità. Ad esempio, un elemento a più passaggi potrebbe essere: segna come completato e poi sposta in una cartella specifica.

5. Per creare una scorciatoia da tastiera, nella casella Tasto scelta rapida, seleziona la combinazione che desideri assegnare.

Alcuni ottimi esempi di quick step sono i seguenti:

• Automatizzare le email: se crei un report settimanale, puoi avere un quick step che apre una mail vuota, compila una lista di distribuzione, aggiunge un oggetto e un testo nel corpo. Puoi quindi aggiungere allegati o personalizzare ulteriormente il testo prima di inviarlo.
• Categorizzare le email: un modo per gestire meglio la tua casella di posta è usare le categorie. Ne ho diverse, ma per me le principali sono oggi, questa settimana, la prossima settimana. Ho tre quick step che fanno questo, e aggiungo le email a una cartella di ricerca corrispondente, così tutto ciò che devo fare è rivederle secondo la pianificazione.
• Spostare in cartelle specifiche: puoi ordinare la tua posta in arrivo, selezionare alcune email, quindi usare questo quick step per spostare i messaggi in una cartella dedicata, come Da leggere dopo o Non archiviare.
• Impostare varie etichette e stati: azioni come impostare flag, rimuoverli o contrassegnare come incompleti possono essere eseguite su più email contemporaneamente. Questo è utile quando devi svuotare la tua lista di cose da fare per la giornata. Ordina per scadenza odierna e, man mano che le completi, contrassegnale di conseguenza.

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Regole

Ci sono due modi per utilizzare le regole con Outlook:

• Power Automate: Power Automate permette di creare regole avanzate che non dipendono dal fatto che tu sia connesso per funzionare. Puoi inviare mail, pianificare riunioni, aggiungere contatti e molto altro, ma è necessario realizzare alcune operazioni low code o no code, e la disponibilità dell'amministratore di sistema.
• Client: Le regole lato client ti permettono di spostare, contrassegnare e rispondere automaticamente ai messaggi email, oltre ad alcune altre operazioni locali (lato client), con il limite che devi essere connesso.

Poiché non tutti i lettori di questo articolo potranno accedere e utilizzare Power Automate (vedi prezzi di Microsoft Power Automate qui), ci concentreremo sulle regole lato client.

Come creare una regola di base:

1. Puoi iniziare facendo clic destro sull'email specifica su cui vuoi che la regola abbia effetto, seleziona Regole, poi Crea regola:

a. In alternativa, dalla scheda Home, seleziona il gruppo Sposta, poi il menu a discesa Regole e quindi Crea regola.

2. Nella finestra di dialogo Crea regola, seleziona i criteri e quindi l'azione che deve essere eseguita.

3. Ci sono molte altre opzioni da applicare all’email nelle Opzioni avanzate:

4. Dopo aver stabilito tutti i criteri necessari, clicca su Avanti.

5. Seleziona le azioni da applicare alla posta e clicca su Avanti o Fine. Fine salverà la regola e chiuderà il wizard delle regole. Avanti ti permetterà di inserire alcune eccezioni.

6. Seleziona le eccezioni da applicare alla regola e clicca su Avanti o Fine. Fine salverà la regola e chiuderà il wizard delle regole. Facendo nuovamente clic su Avanti sarà possibile effettuare alcune modifiche finali e visualizzare l’anteprima della regola. 

7. Qui puoi assegnare un nome, modificare alcune opzioni della regola e selezionare Fine.

I tipi di regole sono:

• Organizzative: spostare, eliminare, archiviare, rispondere, ecc.
• Notifiche: queste ti avviseranno quando ricevi un messaggio che corrisponde ai criteri della regola
• Personalizzate: con una vasta gamma di opzioni, queste applicheranno vari tipi di criteri ed eccezioni per eseguire automaticamente numerose azioni per te.

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