L’IA nella Gestione dei Progetti: Quanto è Sicuro il Tuo Lavoro?
L’IA preoccupa molti project manager al giorno d’oggi, e non senza motivo. Rispondiamo alle vostre domande urgenti su quanto del lavoro di un project manager può essere svolto dall’IA o se questa tecnologia li sostituirà completamente. Inoltre, scopri come puoi prepararti alle interruzioni causate da questa nuova tecnologia.
L’intelligenza artificiale (IA) renderà i lavori di project management obsoleti? Già nel 2019, gli esperti stimavano che l’IA avrebbe sostituito l’80% delle attività dei PM entro il 2030—e questo era prima di ChatGPT.
Come ho imparato mentre mi occupavo dell’impatto dell’IA sui dipartimenti universitari di informatica per The Atlantic, quando si tratta di prevedere quali lavori sono al sicuro dalle nuove tecnologie, la saggezza convenzionale di ieri sulle competenze "a prova di futuro" oggi è una questione aperta.
La verità è che i project manager rientrano nella categoria delle persone più probabilmente impattate dall’IA: lavoratori altamente istruiti e ben pagati. È un’inversione netta rispetto alle previsioni passate secondo cui i lavoratori della conoscenza sarebbero stati meno suscettibili all’automazione tecnologica.
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Ma questo non significa che sia tutto perduto. Al contrario, gli esperti tecnologici con cui ho parlato erano certi che gli strumenti di IA possano migliorare la vita lavorativa di molti professionisti, riducendo il tempo dedicato alle mansioni ripetitive e liberando risorse per l’innovazione.
I PM che abbracciano questi strumenti invece di temerli saranno ben equipaggiati per gestire le loro carriere—e i loro team—attraverso le prossime ondate di innovazione tecnologica in modi che potrebbero rivoluzionare l’intero settore.
Chi è all’avanguardia nell’uso dell’IA nel project management condivide un pensiero ricorrente: l’IA sostituisce compiti, non persone.
Sebbene sembri probabile che l’IA generativa assorbirà molte delle funzioni amministrative tipiche di un PM, come la pianificazione, la gestione dei budget e dei registri dei rischi, queste attività sono secondarie rispetto al mandato più importante del PM: guidare le persone. Questo pezzo del puzzle—la componente umana—resta fuori dalla portata delle capacità di elaborazione dati di un’IA.
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L’IA è valida solo quanto la persona che la utilizza
“Chiunque conosca Tony Stark sa che aveva un'IA chiamata J.A.R.V.I.S. … e una cosa che rendeva eccellente il risultato di J.A.R.V.I.S. era quanto fossero dettagliati i prompt di Tony Stark”, afferma Joshua Ananaba, imprenditore e program manager digitale di Lagos, Nigeria. “Quello che Tony diceva a J.A.R.V.I.S. di fare era sempre molto dettagliato. Questo consentiva a J.A.R.V.I.S. di creare grandi cose.”
Secondo Ananaba, J.A.R.V.I.S. offre più di un semplice parallelo per l’evoluzione odierna dell’IA. L’IA fittizia serve da promemoria sull’importanza del tocco umano durante le interazioni reali con le nuove tecnologie.
Cioè, l’IA dovrebbe essere vista non come una minaccia esistenziale, ma come un fedele aiutante.
“Li aiutiamo ad aiutarci a fare meglio il nostro lavoro”, dice Matthew Fox, PM indipendente di Denver, Colorado. “E non è che gli strumenti di IA sostituiranno uno di noi. È che coloro che usano gli strumenti di IA sostituiranno quelli che non li usano.”
I primi adottanti si stanno tuffando
La transizione verso un’era dell’Intelligenza Artificiale inizia con la curiosità. Molti leader del settore stanno già sperimentando l’uso di strumenti di intelligenza artificiale per accelerare i flussi di lavoro e i processi, facilitando così i risultati desiderati nei progetti. Alcuni vedono già queste nuove tecnologie come un’aggiunta indispensabile alla cassetta degli attrezzi del project manager.
Annie MacLeod, co-fondatrice di Project Management GameBoard di Kelowna, British Columbia, e veterana con oltre 30 anni di esperienza nel settore del project management, è tra gli entusiasti primi adottanti. Considera la rivoluzione dell’IA di oggi come una forza positiva di cambiamento. “Penso che offra l’opportunità di portare le best practice in molte situazioni in cui si trovano i project manager”, afferma.
A titolo di esempio, MacLeod spiega che spesso vede i suoi studenti PM o clienti di coaching incontrare un ostacolo nel project management, la cui soluzione è difficile da individuare nel caos delle tante componenti in movimento di un progetto.
I programmi di intelligenza artificiale generativa alimentati da ChatGPT, e ChatGPT stesso, possono essere utili per proporre una serie di possibili approcci per affrontare diversi problemi. “Se ho un team di progetto e stanno facendo brainstorming sulle soluzioni a un problema, potrei chiedere all'IA quali sono le possibili soluzioni e poi far restringere il campo dal team e approfondirle”, afferma MacLeod.
Se ho un team di progetto e stanno facendo brainstorming sulle soluzioni a un problema, potrei chiedere all’IA quali sono le possibili soluzioni e poi far restringere il campo dal team e approfondirle.
MacLeod inoltre utilizza l’intelligenza artificiale per individuare potenziali lacune nella capacità di un team di portare a termine un progetto. Talvolta chiede al chatbot quali competenze siano necessarie al suo team per risolvere un determinato problema. Da lì, può valutare se i membri del team possiedono o meno le competenze richieste e decidere come allocare le responsabilità.
Può anche decidere se conviene esternalizzare alcuni compiti a dei collaboratori esterni. Questo processo richiede una notevole quantità di giudizio umano e professionale: i suggerimenti dell’IA sono piuttosto generici, ma l’esercizio è utile per superare la fase della “pagina bianca” nella definizione dello scopo del progetto.
L’IA favorisce il pensiero strategico
Esiste poi un vantaggio dell’IA che è meno un sottoprodotto della tecnologia, e più il risultato del potenziale umano facilitato dalla tecnologia stessa. Per ottenere output utili dall’IA, infatti, i PM devono porre le domande giuste. Questo significa fermarsi a riflettere su come ogni parte del progetto sia collegata, e su come ciascun elemento possa inserirsi logisticamente nel successivo.
Per ottenere output utili dall’IA, infatti, i PM devono porre le domande giuste.
In altre parole, semplicemente utilizzare un’IA richiede ai PM di affinare le proprie capacità di pensiero strategico a lungo termine e di riflettere su potenziali problemi e soluzioni, tenendo anche in considerazione il filo conduttore tra ogni fase del progetto.
“C’è una quantità enorme di progetti in cui passiamo dal problema alla soluzione, senza fare il lavoro necessario nel mezzo e senza una pianificazione adeguata,” afferma MacLeod — un fenomeno che potrebbe spiegare perché una larga percentuale di progetti alla fine non viene completata con successo. Con l’IA a supportare e velocizzare la pianificazione dei progetti, MacLeod ipotizza che in futuro più progetti potrebbero “effettivamente essere... eseguiti seguendo un piano.”
Thako Harris, VP of Operations dell’agenzia creativa di Minneapolis Skully Rebels, sottolinea un vantaggio ancora più diretto della tecnologia IA: la possibilità di sfruttare grandi volumi di dati di progetto per migliorare il tasso di successo dei progetti.
In un futuro non troppo lontano, i programmi di IA saranno in grado di fornire una panoramica completa dei progetti passati e dei dati storici, consentendo decisioni più informate su budget e ore dei portatori di interesse.
Questa transizione ridurrà le supposizioni e, probabilmente, renderà le aziende più redditizie — soprattutto mentre gli strumenti di project management basati su IA potranno sollevare i project manager dai compiti più amministrativi (e gli strumenti gratuiti di project management IA elimineranno i costi come ostacolo all’adozione). Ma, sotto certi aspetti, questo cambiamento modificherà anche in modo fondamentale la natura stessa del lavoro del PM.
Il valore [di un PM] sarà sempre più nella capacità di strategizzare come le proprie competenze specifiche si interfacciano con tutti i fattori strutturali e i diversi attori all’interno dell’azienda.
Un’IA ha la capacità di una “sintesi aggregata massiva”, spiega Harris, ma spetta al singolo PM “darne un senso strategico” a livello di persone.
Prevede che diventerà fondamentale, per ogni PM, guardare a un team e capire come lavora ogni membro — riuscire a dire, ad esempio, “questa persona è scorbutica, questa è allegra, questi due si danno sui nervi perché i loro caratteri non funzionano bene alle 9:00 del mattino”, dice Harris. “Se riesci a lavorare con l’IA e ad orchestrare al meglio il lavoro di tutti, penso che sia la combinazione vincente.”
Come i Project Manager Possono Aiutare l’IA ad Aiutare Se Stessi
Questo ci riporta alla domanda a doppio taglio da cui siamo partiti: se le capacità—e i limiti—dei programmi di intelligenza artificiale generativa abbiano raggiunto un livello di sofisticazione tale da minacciare l’obsolescenza dei PM nel mondo del lavoro.
Da un punto di vista puramente tecnologico, la risposta è decisamente no; l’IA generativa non è ancora abbastanza “intelligente” per gestire autonomamente i progetti. Esattamente come la disciplina del project management si basa sull’intervento umano, anche l’utilizzo dei sistemi di IA richiede un’attenta partecipazione dell’uomo.
L’IA sta attualmente apprendendo. Da ora, fino probabilmente al prossimo decennio, l’IA sarà ancora in fase di apprendimento. E quello che sento che ogni professionista dovrebbe fare è imparare insieme all’IA e imparare a creare prompt che permettano all’IA di crescere e offrire prestazioni migliori.
Questo significa essere proattivi nell’adottare strumenti di IA per supportare le attività di project management descritte prima—ideazione, pianificazione e gestione delle incombenze amministrative come le scadenze e i budget—e puntare con ancora più forza sulle competenze di project management e sulle mansioni che l’IA non può replicare.
Gli esperti concordano che gli aspetti centrati sulle persone e sulla strategia del project management non solo sono le competenze che l’IA non può riprodurre, ma diventeranno anche il fulcro della disciplina in futuro.
Queste competenze includono la risoluzione dei problemi e il pensiero critico; la leadership collaborativa; il pensiero strategico; la capacità di prendere decisioni sotto pressione e, soprattutto, la comunicazione—non solo con gli altri membri umani del team, ma anche con i sistemi di IA durante le diverse fasi di esecuzione di un progetto.
Formulare le domande giuste per ottenere risposte utili dalle piattaforme di IA è, forse in modo ironico, un’abilità fondamentalmente umana che ogni PM deve iniziare ad affinare.
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