I Project Manager Svelano le Loro Migliori Strategie per Prendere Appunti
Prendere appunti accurati e concisi durante le riunioni non è un compito facile. È difficile catturare tutto ciò che è prezioso: le persone parlano velocemente, a volte è difficile capire cosa sia importante al momento e la riunione può saltare da un argomento all'altro.
Questo tema è stato discusso recentemente in un thread su Reddit nel subreddit r/projectmanagement. Prendere appunti e distribuirli alle persone giuste successivamente è spesso una parte importante del ruolo di un project manager.
Anche quando possono contare su un coordinatore, non ho mai conosciuto un project manager che non avesse le necessarie capacità di organizzazione, prioritizzazione e decisione per questo compito.
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Esaminerò alcune soluzioni per rendere più semplice il processo di prendere appunti, così come sono state spiegate dai project manager nel thread.
Perché è così difficile prendere appunti in modo efficace?
Prendere appunti ricade spesso sotto la responsabilità del project manager, anche se se sia davvero compito suo è oggetto di dibattito (ne parleremo più avanti). Ecco come lo riassume l’autore originale del thread:
Come prendi appunti durante le riunioni?
di u/Tronracer in projectmanagement
La difficoltà raddoppia se stai anche conducendo la riunione: devi bilanciare questa attività con il tenere traccia di ciò che è stato detto e degli elementi di azione emersi. Tuttavia, ci sono alcune strategie per rendere più facile prendere appunti.
Soluzione 1: Usa uno strumento con intelligenza artificiale
Esistono molti strumenti che utilizzano l'intelligenza artificiale per aiutare nel processo di prendere appunti. Usarne uno può toglierti completamente questo compito dalle mani. Questi strumenti diventano sempre più avanzati, quindi sarà sempre più semplice automatizzare questo processo.
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di u/Tronracer dalla discussione
in projectmanagement
Otter.ai non è l’unica opzione disponibile.
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di u/Tronracer dalla discussione
in projectmanagement
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di u/Tronracer dalla discussione
in projectmanagement
Importante: Dovresti controllare le policy della tua azienda su intelligenza artificiale e registrazione delle riunioni. Molti settori sono soggetti a regolamentazioni per questioni di privacy e sicurezza. Inoltre, potresti avere problemi per la violazione di NDA o altri accordi.
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di u/Tronracer dalla discussione
in projectmanagement
Se non puoi usare l'intelligenza artificiale, potresti comunque registrare o trascrivere automaticamente le riunioni (di nuovo, controlla sempre le policy aziendali) per integrare i tuoi appunti con eventuali informazioni perse.
Ciò che dovresti assolutamente evitare è trascrivere o registrare la riunione e poi tornare indietro a prendere gli appunti dopo.
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di u/Tronracer dalla discussione
in projectmanagement
Soluzione 2: Usa Microsoft OneNote
Se non puoi usare l’IA, questa è la tua migliore alternativa.
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byu/Tronracer from discussion
inprojectmanagement
È importante avere un ordine del giorno pianificato per la riunione. Questo non solo ti assicurerà di restare focalizzato su ciò che devi trattare, ma renderà anche più semplice prendere appunti. Aggiungi le tue note direttamente alla sezione rilevante dell’agenda: ti aiuterà a seguire più facilmente il flusso della discussione.
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byu/Tronracer from discussion
inprojectmanagement
Puoi integrare facilmente OneNote con la tua email per rendere la distribuzione dei tuoi appunti ancora più semplice (dopo averli sistemati).
Soluzione 3: Appunti Basati sull’Agenda
È simile alla soluzione descritta sopra, ma è un po’ più impegnativo senza OneNote.
Ecco il processo di base:
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byu/Tronracer from discussion
inprojectmanagement
Risulta anche utile condividere il tuo schermo durante la riunione con l’agenda e i tuoi appunti, a meno che non ci sia qualcos’altro che deve essere mostrato (ad esempio deliverable in attesa di commenti). Questo ti evita di dover tornare indietro e confermare gli appunti con gli altri partecipanti: potranno vedere direttamente le note e fornire chiarimenti sul momento.
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byu/Tronracer from discussion
inprojectmanagement
Ma ricorda: servirà comunque una revisione prima di poter inviare gli appunti.
4 Altri Consigli per Prendere Appunti
Ecco alcuni altri consigli e trucchi dal thread che possono aiutarti a ottimizzare il tuo processo.
Dai Priorità alle Tue Riunioni
Non trattare tutte le riunioni con lo stesso livello di attenzione: dai priorità in base all’importanza.
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byu/Tronracer from discussion
inprojectmanagement
Fai un Riassunto per il Gruppo
Prima di lasciare la riunione o di passare a un nuovo punto all’ordine del giorno, riassumi la tua comprensione per il gruppo, così tutti potranno confermare e restare sulla stessa linea.
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byu/Tronracer from discussion
inprojectmanagement
Non Essere Tu a Prendere Appunti
Se puoi, assegna a qualcun altro il compito di prendere appunti così potrai concentrarti sulla conduzione della riunione.
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diu/Tronracer dalla discussione
inprojectmanagement
Ecco alcune idee su chi dovrebbe invece prendere appunti:
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diu/Tronracer dalla discussione
inprojectmanagement
Prova un RAID Log
Nonostante alcune discussioni a riguardo, i RAID log possono essere uno strumento efficace per prendere appunti. Assicurati di crearne uno separato dal RAID log di progetto (normalmente utilizzato per la gestione dei rischi) e ricorda che dovrai riformattare i tuoi appunti prima di inviarli ai destinatari necessari.
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diu/Tronracer dalla discussione
inprojectmanagement
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