Diventa Maestro nell’Arte di Chiudere i Progetti con Successo (con Patrice Embry)

Leggi la Trascrizione:

Stiamo testando la trascrizione dei nostri podcast tramite un programma software. Scusaci per eventuali errori di battitura: il bot non è accurato al 100%.

Ben Aston:

Grazie per essere sintonizzati, sono Ben Aston e questo è il Podcast del Digital Project Manager. Questo Podcast è sponsorizzato da Clarizen, leader nel software per la gestione di progetti e portafogli aziendali. Visita clarizen.com per saperne di più.

Trascorriamo molto tempo parlando di avvio del progetto, di lancio dei progetti e di come farli partire con il piede giusto, ma chiudere i progetti può essere una sfida altrettanto grande, perché all’inizio di un progetto tutti sono interessati, motivati ed entusiasti, ma alla fine spesso tutti tendono ad annoiarsi e a non essere più così propositivi.

Se non facciamo attenzione diventiamo trascurati e pigri. Possiamo smettere di interessarci, il nostro team smette di interessarsi e il cliente continua a chiedere sempre di più. Quindi, se non ci concludiamo bene, rischiamo di dimenticare delle cose, sforare il budget, irritare il nostro team, infastidire il cliente e non imparare nulla dal progetto stesso. Si può perdere molto valore solo perché allentiamo la presa proprio alla fine.

Oggi parlo con Patrice per discutere di come possiamo chiudere i progetti meglio. Esamineremo un elenco di cosa fare e cosa non fare per chiudere i vostri progetti nel modo migliore, con slancio, e prepararvi al successo per il prossimo progetto. Ciao Patrice.

Patrice Embry:

Ciao.

Ben Aston:

Sono passate solo un paio di settimane da quando ci siamo sentiti l’ultima volta, ma c’è qualche novità, raccontaci, in effetti so cosa di eccitante è successo di recente, hai fatto un viaggio avventuroso in auto, consiglieresti i viaggi on the road?

Patrice Embry:

Li consiglierei a chi guida volentieri e gli piace guardare sempre lo stesso paesaggio per tanto tempo se si attraversano alcuni dei stati più grandi, ma sì, abbiamo guidato da dove vivo io, fuori Filadelfia fino a Colorado Springs. Abbiamo attraversato Pennsylvania, Ohio, Indiana, siamo passati al volo a Chicago per cena, andati in Iowa, pranzato in Nebraska, poi guidato attraverso tutto il South Dakota. Una notte in Wyoming e siamo scesi in Colorado in aereo, perché dopo così tanta strada nessuno vuole più vedere un’auto!

Credo di non aver davvero più messo il naso fuori di casa da quando siamo tornati venerdì scorso.

Ben Aston:

Bene. Raccontaci, in tutto quel tempo, ci sono stati momenti divertenti? Qual è stato il più buffo o disastroso lungo il viaggio?

Patrice Embry:

Beh, sicuramente sia divertente che disastroso. Uno dei motivi per cui volevamo andare così a nord, fino al South Dakota, era vedere il Monte Rushmore e Crazy Horse. Sono vicini, dei monumenti magnifici, cose che molti segnano nella lista dei desideri crescendo negli USA. E il giorno in cui dovevamo vederli... nebbia totale, bianca.

Non si vedeva nulla. Letteralmente. Non è che si intravedeva la sagoma, non si vedeva proprio niente. Siamo andati comunque sperando che la nebbia si alzasse. Non è successo. Rimane nella lista dei desideri, non so se lo rifaremo. Forse non è destino.

Ben Aston:

È proprio il peggio quando programmi una cosa speciale e va storta. Che delusione.

Patrice Embry:

Però c’erano dei bei negozi di souvenir, quindi...

Ben Aston:

Molto bene.

Adesso che sei tornata dal viaggio epico, a quali progetti stai lavorando? Cosa ti sta portando avanti durante l’estate?

Patrice Embry:

In realtà ho un carico più leggero per questa estate. Ho appena finito qualcosa che durava da oltre due anni e per una freelance è tanto. Ora è un periodo più tranquillo ed è fantastico perché chiudere tutto nelle ultime settimane è stato tosto. Ora porto avanti qualche attività di manutenzione per clienti no-profit, poi vediamo dove mi porterà. Ho un paio di possibilità in ballo, vediamo cosa succede, ma andrebbe bene anche così per il resto dell’estate.

Ben Aston:

Quindi se per settembre cercate una PM da remoto super in gamba, Patrice è disponibile. Ma in effetti hai qualcosa in programma a settembre: so che parlerai al Digital PM Summit. Non ci sono mai stato, ma per chi non lo conosce raccontaci cos’è.

Patrice Embry:

È fondamentalmente l’occasione di incontrare tutte le persone che vorresti conoscere dal vivo, perché condividono tutte le tue difficoltà e le tue gioie. È come leggere gli articoli del tuo sito Ben: puoi relazionarti con ogni tema della conferenza. Ci sono tante conferenze in cui magari solo alcune cose si applicano a ciò che fai, che sia una conferenza tecnologica o sulla leadership; non sempre tutto si adatta perfettamente. Qui invece sì.

È bello incontrare tante persone, specialmente quelle che ho conosciuto tramite il tuo canale Slack. Non vedo l’ora di vederle dal vivo. Farò un intervento breve sui retrospective di progetto. È una specie di prova per vedere se riesco a parlare davanti a tutti senza avere un’orticaria su tutto il corpo. Vedremo come va.

Ben Aston:

Indosserai i tuoi soliti pigiami?

Patrice Embry:

Probabilmente sì. Magari un dolcevita per coprire, perché davvero mi vengono le orticarie in situazioni stressanti. Me la cavo bene davanti ai clienti, ma con il pubblico è un altro livello. Vedremo!

Ben Aston:

Dal vivo non c’è nulla di più tosto. E se pensate di andare al Digital PM Summit ma non vi siete ancora iscritti, Patrice ha un’offerta, vero?

Patrice Embry:

Certo! Se inserite il mio nome Patrice, P-A-T-R-I-C-E alla cassa, avrete $100 di sconto, e si svolge a Memphis, quindi quei $100 vi comprano un sacco di barbecue fantastico!

Ben Aston:

Sì, è a inizio settembre vero?

Patrice Embry:

Sì.

Ben Aston:

Il 2 settembre forse?

Patrice Embry:

Sì, esatto.

Ben Aston:

Quindi se volete incontrare Patrice dal vivo e ascoltare il suo intervento lampo sulle retrospettive di progetto, insieme a tanti altri talk interessanti, andate sul sito del Digital PM Summit, che credo sia bureauofdigital.com. Adoro come scandisci P-A-T-R-I-C-E, per il tuo sconto! Potrete vedere Patrice e altri volti noti del DPM se ci andrete. Ci sono anche altri che parlano e sono già apparsi su DPM, come Suze Haworth, Kelly Sutter… insomma, persone in gamba, dateci un’occhiata.

Bene, parliamo ora dell’articolo che hai scritto per noi che, come accennato all’inizio, tratta della chiusura dei progetti: come possiamo chiudere meglio i nostri progetti. Spesso i progetti rischiano di sgretolarsi nell’ultimo tratto, proprio quando pensiamo di aver finito: quell’ultimo 2% sembra durare settimane. Può essere veramente difficile arrivare a consegnare davvero.

Parliamo quindi di come fare meglio, come evitare che i progetti ci scivolino via all’ultimo minuto creando un mondo di problemi per noi, il nostro team e i clienti. Qual è la realtà del chiudere i progetti? Quando si arriva alla fine, metterci energia è l’ultima cosa che vorremmo fare: si profilano già altri progetti. Come riesci a restare coinvolta quando il progetto è alla fine e, onestamente, tutti hanno perso entusiasmo? Dove trovi la motivazione?

Patrice Embry:

Fondamentalmente, per me e tutto il team, dico: guardate, è letteralmente l’ultimissima cosa da fare, poi potremo finalmente dimenticare tutto (oppure ricordare quanto è stato bello questo progetto, dipende da come è andata). Si tratta di ricordare a tutti che manca pochissimo lavoro. Molto spetta al project manager quindi la motivazione spesso deve trovarla in sé stesso, sapendo che finalmente potrà togliere la voce di quel progetto dal timesheet.

Ben Aston:

Sì, già questo è motivante: una voce in meno da inserire nei fogli ore. Ma come dicevi spesso a fine progetto herkes perde interesse perché ormai è quasi finito e si stanno esaurendo anche i fondi. Come fai a concludere tutto per bene anche se non ci sono più tempo o budget?

Patrice Embry:

Quando guardi tutte le cose da fare per chiudere un progetto e hai poco tempo o budget, devi scegliere quelle imprescindibili per ogni progetto. Se il progetto era complesso e il cliente cambiava spesso idea, tra le cose essenziali ci sono rivedere piani e timeline, come suggerisco nella checklist, perché è lì che rischi che il cliente ti dica: "Non dovevamo fare anche questo?" Devi essere preparato, anche se non c’è più budget e non potresti farlo: meglio scoprirlo prima del cliente e parlarne. Se tempo e budget sono limitati, stabilisci cosa è davvero indispensabile e fallo. Ma è buona pratica fare tutto l’elenco.

Ben Aston:

Parliamo ora della tua checklist: ci sono nove punti. Non li analizzeremo tutti, per quelli basta leggere l’articolo. Ma tra i primi suggerisci di rivedere il piano e la timeline, poi passare in rassegna note e messaggi per recuperare attività fuori scope o "parcheggiate", così da vedere cosa abbiamo promesso e cosa abbiamo effettivamente consegnato, e anticipare eventuali rischi: per esempio, eviti che il cliente dica "Qui doveva esserci un modulo di contatto". Come tieni traccia di queste cose e gestisci poi il confronto col cliente quando ormai il progetto è ufficialmente consegnato?

Patrice Embry:

È sempre difficile. Durante il progetto dovresti annotare tutto fin dall’inizio: se segui alcune delle buone pratiche del tuo sito come prendere appunti accurati e tenere una lista separata di cose che sai non farai ma che erano magari state previste all’inizio, puoi gestirle meglio. Non eliminarle dai radar, mettile in una lista a parte, un "parcheggio" o come preferisci. E non solo le cose scartate, ma anche quelle che si sono perse per strada. Prima verifica che davvero manchino e se c’è un motivo valido per cui non si siano fatte. Poi, in base al rapporto col cliente, puoi anche dire: "Ho trovato questi punti. Siamo a progetto concluso e già live. Vuoi valutare una fase due per inserirli?" Molti clienti capiscono, altri invece chiederanno di farle gratis. L’importante è trovarle tu prima che il cliente te le segnali: solo così puoi scegliere l’approccio giusto.

Ben Aston:

Ottimo consiglio. Anticipare il cliente è fondamentale: specialmente se ti scrive dopo che hai ormai sciolto il team. Un esempio classico è il tracciamento dati: molte volte ci si accorge dopo il lancio che non tutto funziona in Analytics o nel tracciamento degli eventi perché non implementato bene. È uno di quei casi in cui solo dopo il go live il cliente nota i problemi, quindi dobbiamo anticiparli. Ecco perché report di stato e tracking delle decisioni durante il progetto sono armi cruciali per gestire la conversazione col cliente. Così puoi dire: "Non l’abbiamo fatto perché in riunione avevi chiesto altro." Il report di stato e tenere un registro delle decisioni sono fondamentali al riguardo.

Patrice Embry:

Assolutamente.

Ben Aston:

Ci sono altri aspetti che spesso vengono dimenticati nelle ultime fasi perché si diventa pigri?

Patrice Embry:

Principalmente tutte quelle cose a cui si rinuncia impostando un MVP – prodotto minimo realizzabile – rimandando il resto. Ecco, il resto si dimentica. Per esempio, una volta su un progetto mi sono scordata di inserire i tag ALT sulle immagini: il cliente non li aveva pronti, dovevamo andare avanti e l’avevo annotato, ma mi è sfuggito e alla fine sono stata ripresa per aver fallito una verifica di accessibilità. Sono cose che sembrano da poco, ma andrebbero gestite. Forse deciderai che non sono critiche, ma almeno lo sai e puoi prendere una decisione consapevole.

Ben Aston:

Un’altra cosa a cui pensavo sono i contenuti: i tag ALT, ma anche le immagini. Spesso gli sviluppatori inseriscono immagini temporanee e ci si abitua a vederle in layout, poi si va online e ci si accorge solo dopo che non sono quelle definitive. Occhio a immagini e contenuti fittizi: sembra tutto a posto a una lettura superficiale. QA serve anche a questo, ma serve un buon piano QA perché niente sfugga.

Patrice Embry:

Vero, ma potrebbero esserci anche feature di cui si era parlato – tipo l’uso di un Widget – che poi vengono dimenticate e magari il QA nemmeno le conosce e quindi non le testa. Devi stare attento a non perdere nulla, anche quello che sembra secondario o marginale.

Ben Aston:

Mettiamo però che abbiamo sistemato tutto e stiamo cercando di chiudere il progetto per davvero. Questa è una delle fasi più insidiose: da un lato c’è ancora da sistemare qualcosa, dall’altro bisogna proprio chiudere, per non continuare a spendere sul progetto. Se le persone possono ancora inserire ore a timesheet, continueranno a farlo. Tu come fai a chiudere il progetto e a far capire a tutti che è finita?

Patrice Embry:

Se scrivi una nota di chiusura al team è un ottimo modo per comunicare che il progetto è finito e non si possono più caricare ore. Se usi un sistema come Harvest, togliere la possibilità di segnare ore è d'aiuto. Conviene sempre mandare un messaggio di wrap-up anche solo per ringraziare il team – anche solo condividendo feedback positivi del cliente – e riconoscere chi ha affrontato le situazioni più complesse. In chiusura, ribadisci "Non si possono più segnare ore" e il lavoro è concluso dal punto di vista interno, a meno di una retrospettiva.

Ben Aston:

Parliamo allora di retrospettive, visto che sarà il tuo intervento lampo. Nei tuoi suggerimenti parli anche dei sondaggi anonimi. Nessuno finora li aveva menzionati, come riesci a farli funzionare? Che domande poni? E come fai a sapere che ti hanno risposto, essendo anonimi?

Raccontaci come li gestisci.

Patrice Embry:

Funzionano molto bene perché la gente si sente più libera di dire ciò che pensa davvero, anche critiche che di persona non si esprimerebbero: ed è proprio quello che vuoi, così puoi migliorare in futuro. Non puoi migliorare se hai solo feedback di facciata dettati dall’imbarazzo del confronto in riunione.

Nei miei sondaggi anonimi di solito faccio tre domande: cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato, cosa vorresti rifare. Se il gruppo è molto ricettivo aggiungo qualche domanda. Se sento che sono stanchi mi limito a queste.

Per motivare la risposta alle domande tipo "cosa è andato bene", suggerisco delle opzioni a scelta multipla, più uno spazio libero; così chi non ha idee almeno sceglie una risposta, e magari la risposta suggerita ne stimola un’altra inserita a mano. Poi raccolgo tutto, sintetizzo e alla retrospettiva condivido in modo aggregato. Anche se spesso si intuisce da dove arriva il feedback, rassicuro tutti che non riporterò mai parola per parola quello che è stato scritto, ma solo i concetti, e le persone si fidano. In questo modo ottengo anche autocritica onesta su ciò che non ha funzionato.

Ben Aston:

La grafica era terribile.

Patrice Embry:

Sì, ma ammorbidisco sempre tutto. Dico sempre: "Scrivete quello che volete, ma non inserirò mai alla lettera le vostre risposte nella retrospettiva". Voglio capire, non giudicare. Così la gente è davvero onesta, anche sulle proprie responsabilità, e i sondaggi anonimi funzionano alla grande.

Ben Aston:

Mi piace l’idea di risposte già compilate perché spesso si ha un blocco mentale, specie durante la retrospettiva, e partire da qualche input aiuta. Se invece chiedi "cosa è andato bene?", regna il silenzio.

Patrice Embry:

"Non so."

Ben Aston:

Tutti zitti.

Patrice Embry:

"Abbiamo finito."

Ben Aston:

"Direi che è andata abbastanza bene". Sì.

Patrice Embry:

Già.

Ben Aston:

"La grafica almeno era buona".

"Ok ragazzi, ecco qui tre cose che mi sono venute in mente."

E tutti: "Sì, giusto."

E suggerire qualche spunto funziona davvero. L’anonimato incentiva la sincerità e così possiamo davvero migliorare. Se si ha paura di offendere il collega con cui si lavora al prossimo progetto, invece non si dice nulla e non si migliora mai. È proprio una buona idea.

Hai mai avuto problemi coi sondaggi anonimi? Qualcuno ha mai scoperto chi ha scritto cosa?

Patrice Embry:

L’unica cosa che non va è che a volte qualcuno semplicemente non ne vuol sapere di rispondere e, se il sondaggio è davvero anonimo, non puoi rincorrere nessuno nello specifico: dovresti sollecitare tutti. A volte uso la modalità semi-anonima, so chi compila perché vedo l’email ma nessuno teme che io lo "tradisca" – mi fido e si fidano. Posso fare un remind a qualcuno ma in genere insisto solo una volta. Se devi rincorrere i feedback la qualità lascia a desiderare perché la persona risponde solo per togliersi il pensiero e non fornisce indicazioni autentiche.

Ben Aston:

Risposte di cuore.

Patrice Embry:

Esatto. Sono informazioni che ti servono davvero.

Ben Aston:

Già.

Patrice Embry:

Ma questa è la difficoltà principale dei sondaggi anonimi: non poter seguire i singoli per approfondire.

Ben Aston:

Un altro elemento della checklist è la retrospettiva con il team, ma anche chiedere feedback ai clienti. Di solito come lo fai? Chiedi in modo informale o usi sondaggi anche con loro? E se il progetto non è andato bene come gestisci questo aspetto?

Patrice Embry:

Di solito scrivo: "Ci sarebbe utile se potessi dirci qualcosa su questo e quest’altro, cosa è andato bene, cosa possiamo migliorare." Con alcuni clienti o progetti andati male non apro nemmeno la discussione... Ma ci sono anche tanti progetti e clienti splendidi, anche se tendiamo a ricordare solo quelli pessimi! Se hai un buon rapporto col cliente di solito preferisce rispondere per scritto. Anche solo poche righe di feedback sono preziose: puoi avere la retrospettiva interna migliore del mondo, ma se al cliente non è arrivato nulla, quanto vale? Anche poco feedback dal cliente ti aiuta a migliorare la prossima volta.

Ben Aston:

A volte può essere imbarazzante chiedere feedback alla fine, soprattutto se è andata male.

Patrice Embry:

Sicuramente.

Ben Aston:

Aiuta se si instaura già durante il progetto una relazione periodica, chiedendo una volta al mese come vanno le cose: così il feedback finale non è una richiesta a sorpresa dopo un disastro, ma un processo continuo.

Patrice Embry:

E poi se il cliente, durante il progetto, ti scrive una mail tipo "Siete stati fantastici", io le tengo in una cartella speciale. Davvero.

Ben Aston:

Le incornici!

Patrice Embry:

E le rileggo quando sono giù di morale! (Non scherzo, lo faccio davvero). Tengo anche tutto ciò che è molto critico; anche se il progetto è andato male e non chiedo nulla al cliente alla fine, posso comunque ricavare dalle mail cosa è andato bene e cosa no, se ho preso appunti o tenuto traccia di tutto.

Ben Aston:

Bene, chiudiamo qui perché il tempo è finito. Se vuoi scoprire tutto il resto della checklist, vai su thedigitalprojectmanager.com e cerca l’articolo di Patrice sulla chiusura dei progetti. Patrice, grazie mille per essere stata con noi oggi.

Patrice Embry:

Grazie a te.

Ben Aston:

Come nostra esperta DPM, Patrice farà un intervento non solo al Digital PM Summit ma anche durante le nostre prossime call a partire da settembre sul tema del digital project management. Se non sai di cosa sto parlando ma hai bisogno di formazione PM, dai un’occhiata. È un corso intensivo di sette settimane con video-lezioni, compiti settimanali, discussioni di gruppo e anche sessioni di coaching. Vai su DPM school.com e iscriviti prima che il corso sia al completo. Se vuoi contribuire alla conversazione su come chiudere meglio i progetti, commenta nel post e vai su digitalprojectmanager.com per entrare nella nostra community Slack, consulta la sezione risorse dove troverai tante discussioni interessanti. Alla prossima, grazie per l’ascolto.