Come Far Crescere un’Agenzia Nell’Era Digitale a Ritmo Accelerato

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Galen Low: Ciao a tutti, grazie per essere qui. Mi chiamo Galen Low e sono con The Digital Project Manager. Siamo una community di professionisti digitali con una missione: aiutarci a vicenda a diventare competenti, sicuri di sé e connessi, per aumentare il valore della gestione dei progetti nel mondo digitale. Se volete saperne di più, visitate thedigitalprojectmanager.com.

Oggi parliamo di cosa serve affinché le agenzie boutique possano tenere il passo con la velocità frenetica del marketing digitale. In altre parole, come mantenere strumenti, team, clienti e offerte sempre aggiornati in un panorama digitale in rapida evoluzione. Con me oggi c’è Tammy Valentine, specialista di comunicazione digitale orientata alle persone, con un MBA, nonché fondatrice e presidente di LuckyTamm Digital Marketing.

Tammy, è davvero un piacere averti qui con noi.

Tammy Valentine: Grazie, Galen. Grazie per avermi invitata.

Galen Low: Sono molto curioso di cominciare. Colpevolmente non parliamo abbastanza di marketing digitale in questo podcast. E ne stavamo parlando prima, è colpa mia in fondo. Non è il mio background, ma anche nel mio ruolo attuale ho tanta esposizione su quanto velocemente si muovono le cose nel mondo del marketing e della comunicazione digitale e dei tool in generale.

Quindi sono molto entusiasta di iniziare. Pensavo di iniziare inquadrando un po’ la situazione. Puoi raccontarci perché hai fondato LuckyTamm Digital Marketing? E parlarci dei tipi di persone che aiutate?

Tammy Valentine: LuckyTamm Digital Marketing nasce da una passione per la comunicazione.

Spesso nelle relazioni vedi cose che vanno benissimo oppure malissimo. E tutto può dipendere dalla comunicazione. Vale lo stesso nel lavoro e nel business, comunicare è spesso una sfida per le organizzazioni e i team di management. Dalla mia esperienza, ho lavorato con molte agenzie governative, aziende edili, studi legali e altre organizzazioni.

E, come dicevo, ho visto progetti andare molto bene quando la comunicazione era una priorità. E progetti completamente falliti a causa di incomprensioni o mancanza di comunicazione. Quindi noi aiutiamo aziende da medie a grandi a migliorare i loro programmi di marketing e comunicazione tramite un approccio strategico integrato.

Aiutiamo anche i dipartimenti marketing come estensione del loro team. Ci piace integrare le capacità dei nostri clienti in contenuti, strategia, SEO/SEM, design e sviluppo web—aiutando piccole e medie imprese ad avere successo. Inoltre, siamo una buona scelta per chi vuole far crescere i profitti o rinnovare il brand e cerca leadership su come farlo.

Galen Low: Amo questa visione. Ho studiato un po’ su di te. Ero incuriosito dal fatto che hai una laurea in comunicazione strategica; nel mio pensiero, questo si collegava con il marketing che è fondamentalmente comunicazione, ma non ci avevo mai pensato dal punto di vista che la comunicazione strategica deve prima avvenire internamente perché le cose vadano bene, sia nei progetti che nella crescita aziendale.

E fa parte della vostra offerta di servizi, non solo coprite tante aree, ma create connessioni sane che fanno funzionare bene il business. È davvero notevole. Diresti che la tua azienda è deliberatamente boutique?

Volete rimanere piccoli o crescere e scalare? Qual è la vostra visione futura ideale e perché?

Tammy Valentine: Domanda giusta. Sì, siamo boutique di proposito. La pandemia ha mostrato a tanti piccoli imprenditori l’importanza di essere snelli operativamente.

Quindi, il futuro ideale è una crescita calcolata. Ho visto tante agenzie che ricevono un grosso contratto e scalano troppo in fretta, senza avere i processi o l’infrastruttura pronta. Quando il contratto finisce, crollano. Io non credo in questo, preferisco una crescita lenta, calcolata e gestibile che rispetti la pianificazione e garantisca che tutti collaborino e lavoriamo bene con i clienti.

Quando le aziende crescono troppo veloce, spesso si perdono cose importanti e può essere dannoso per la cultura aziendale, e per me è fondamentale. Sì, la crescita è nei progetti, ma deve essere ponderata e molto intenzionale.

Galen Low: Mi piace la parola "calcolata". Anch’io ho vissuto esperienze di rapida crescita, so cosa intendi: è una strategia sensata. LuckyTamm è attiva da oltre dieci anni? Da proprietaria e titolare, qual è la sfida più grande che affrontate oggi come agenzia digitale boutique?

Tammy Valentine: Domanda interessante. La cosa più difficile oggi è capire—e magari ne parleremo ancora—quali trend vale la pena seguire e sui quali cambiare i processi e quali invece no. Per esempio, ricordi Google Glass? Per un breve periodo tutti pensavano fosse una rivoluzione, poi fu percepito come invasivo della privacy. Stessa cosa con Vine.

Quindi, questi trend arrivano molto velocemente, alcuni falliscono. Questa è una delle sfide più grandi: navigare nel paese delle meraviglie digitale, capire cosa seguire e su cosa rimanere fermi.

Galen Low: Sì, è strano dover evitare la “smell-o-vision” del settore: quei trend che sembrano futuri ma sono scommesse sbagliate. Anch’io in passato ho dato un consiglio sbagliato sull’home theater 3D, che poi invece ha preso piede! Se basi il business su queste scommesse, capisco sia stressante. Voglio approfondire questo punto: come si tiene il passo con il cambiamento senza farsi sopraffare?

Tammy Valentine: Quello che abbiamo visto funzionare per noi e i nostri clienti sono conversazioni aperte e oneste.

È il passo uno, come si dice nel project management, discovery e kickoff: interrogarsi se una tendenza sia una moda o qualcosa di valido da implementare. Io tendo ad essere un’early adopter.

Quando esce una novità, la provo e cerco di capire come può essere utile ai clienti e al business. Un’altra cosa che aiuta è consultare una rete di specialisti e raccogliere feedback prima di investire tempo su qualcosa che potrebbe non influire davvero.

Galen Low: Hai un criteri per distinguere i “Vine” dai “TikTok”, i “Clubhouse” dagli altri?

Tammy Valentine: Sì, ho dei criteri anche se non posso condividerli tutti, ma conta il fattore "cool": quanta spinta finanziaria dietro a una novità? Quanto durerà? Ci sono già influencer che la utilizzano? Uso una sorta di checklist per capire se ciò che implemento avrà impatto sulle entrate nostre e dei clienti.

Alla fine conta solo: in che misura questa novità aiuta il cliente ad attrarre e migliorare il business?

Galen Low: Mi piace come la conversazione aperta torni utile anche qui. Non basta la fase di discovery, serve la partnership strategica: mettere le carte in tavola con il cliente e scegliere insieme se ha senso puntare su una novità. Ti capita che il cliente insista su qualcosa contro il tuo consiglio? Come lo gestisci?

Tammy Valentine: Ottima domanda. Quest'anno abbiamo introdotto un criterio go/no-go, una checklist con domande semplici e neutre per togliere l’emotività dalla scelta.

Così si evita che il trasporto personale prevalga sulla logica. Applichiamo questa strategia sia su nuovi lavori sia su trend emergenti.

Galen Low: Ha senso. Immagino sarete valutati su risultati e impatto. Se il cliente vuole puntare su qualcosa in cui non credete, potrebbe essere il caso di rifiutare il business per non compromettere il vostro brand o il valore offerto.

Tammy Valentine: Esatto, sono d’accordo.

Galen Low: Crescere un’azienda implica selezione, anche se la crescita sembra voler dire non lasciare nessuna opportunità. Parlando dei servizi di LuckyTamm: sono molto ampi. Come avete deciso cosa offrire e come il cambiamento ha influenzato questa scelta?

Tammy Valentine: Ho una natura competitiva e mi piace la sfida.

La mia formazione e l’esperienza mi hanno insegnato a saper abbracciare il cambiamento e provare cose nuove. Il marketing è sperimentazione, capire cosa entusiasma gli utenti, e questo mi spinge verso nuove offerte.

Galen Low: In una conversazione precedente, parlavamo della crescita dei video e contenuti effimeri: esempio di un trend che avete deciso di integrare dopo analisi?

Tammy Valentine: Assolutamente sì. Abbiamo dovuto cambiare tanto, soprattutto nell’ultimo anno, per offrire ai clienti ciò che vogliono.

Le persone vogliono video, sono assetati di contenuti online e ne vogliono sempre di più. Bisogna creare, curare e proporre contenuti di valore, divertenti, coinvolgenti ed efficaci.

Abbiamo lavorato molto per definire risorse, processi e garantirci sempre la coerenza con il brand. È un esempio perfetto di implementazione di un trend stabile.

Galen Low: Mi interessa capire: la configurazione del team cambia molto? Come gestite lo sviluppo professionale per affrontare nuovi servizi?

Tammy Valentine: Il bello delle realtà boutique è che si ha esposizione a molte sfide diverse in un solo ruolo—si scoprono settori e applicazioni differenti.

Mettiamo molte risorse nello sviluppo professionale, facendo vedere ai senior altri punti di vista. Leadership e team building sono fondamentali.

Aiutiamo i membri del team a crescere, spesso valutando trimestralmente cosa vorrebbero migliorare, e costruendo su misura programmi per raggiungere questi obiettivi.

Appoggio molto la crescita di ogni individuo. In quanto a fiducia, ci aiutiamo anche reciprocamente tramite la mia rete: trovare chi ha già esperienza su nuovi tipi di progetti può togliere perplessità o paure.

Galen Low: C’è chi nella tua squadra si iscrive a community di settore, tipo di graphic design? E hai mai pensato al microcoaching—cioè chiedere ad esperti una consulenza veloce su nuove offerte?

Tammy Valentine: Non abbiamo mai sperimentato il microcoaching, ma ci iscriviamo a vari gruppi. Facciamo sondaggi per sapere se altri hanno affrontato le stesse difficoltà.

Ultimamente ci stiamo avvicinando ai gruppi Slack del nostro settore, per capire meglio cosa succede nell’ambiente e trarre spunti da colleghi che possano aver già vissuto determinate problematiche.

Galen Low: Mi piace questa mentalità. E apprezzo la dimensione boutique: significa anche che ci sono professionisti sempre aggiornati che portano idee sul tavolo. E tu, come titolare, ne discuti con loro.

Questo è un superpotere: tutto il team è allineato a percepire i trend e le opportunità. Riguardo all’assunzione: preferisci selezionare specialisti di competenze tecniche specifiche, o persone flessibili?

Tammy Valentine: Ho provato entrambe le strategie e ho visto che chi si è dimostrato più valido era adattabile.

Se una persona è formabile posso insegnarle tutto, oppure affidarla a qualcuno che possa insegnare. A volte chi è molto esperto è troppo “fissato” su un modo di fare.

Serve flessibilità. Chi è più adattabile—e puntuale e ricettivo—diventa ottimo elemento per il gruppo.

Galen Low: Anche questo perché siete una squadra compatta, non specialisti che lavorano da soli, ma un team che costruisce esperienza insieme. Lavorate molto anche sulla collaborazione.

Parlando di cambiamenti improvvisi — una nuova piattaforma social, oppure Google cambia l’algoritmo SEO/SEM: come vi organizzate per reagire come team?

Tammy Valentine: La comunicazione è fondamentale. Se prevediamo una tempesta, ci prepariamo in anticipo.

Adotto un approccio proattivo: per esempio col passaggio a GA4, abbiamo iniziato con ampio anticipo ad avvisare clienti, spiegando cosa significava per loro. Così il cambiamento non li ha colti impreparati.

Includendo i clienti nel processo, otteniamo il loro coinvolgimento: possono decidere insieme a noi il futuro della loro attività e delle campagne.

Galen Low: E torniamo alla relazione, alla comunicazione e alla proattività. Hai mai riscontrato scetticismo—tipo pensano che puntiate a “creare lavoro” o che sia solo upselling?

Tammy Valentine: Abbiamo la fortuna di lavorare con partner che ci danno massima fiducia. Tutto quello che facciamo è trasparente. Se c’è una domanda, possiamo mostrare facilmente timesheet e dettagli dell’account: ecco cosa abbiamo fatto, ecco il perché e il valore offerto.

Abbiamo incontri regolari con i clienti, stand-up veloci e dialoghi continui su cosa stiamo facendo, lo stato dei lavori e le novità in arrivo.

Lavorando da tempo in questo settore, è importante anche selezionare i clienti giusti. Questo ci aiuta ad avere successo.

Galen Low: In realtà, è questo il vostro vero valore: essere partner strategici sempre in allerta, che tengono aggiornati i clienti. Da fuori si pensa che il valore dell’agenzia sia solo “fare le cose”, ma è soprattutto aiutare i clienti a stare al passo. L’agenzia si occupa di tutto ciò, lascia il team interno libero da questa preoccupazione. Questo è molto prezioso.

Recentemente abbiamo parlato di aspettative e preparazione dei clienti, spesso pensano che tutto sia automatico. GDPR per esempio—che si possa attivare premendo un bottone. Come li preparate e aiutate a comprendere cosa serve per tutelare la loro azienda e il brand?

Tammy Valentine: Sin dall’inizio, spieghiamo bene la pianificazione, mostriamo un project plan dettagliato che spiega cosa è incluso nelle fee, come si lega alla schedulazione e alle consegne.

Sottolineiamo le differenze tra assunzioni e implementazione effettiva. Abbiamo incontri bisettimanali, abbiamo sempre notaio in ogni riunione che carica i verbali sul nostro strumento project planning.

Sembra banale, ma avere sempre i punti chiave disponibili rende ogni incontro più efficace. Annulliamo le riunioni inutili. Insegniamo l’efficienza, la comunicazione efficace e mettiamo aspettative chiare da ambo i lati.

Galen Low: È interessante: molti mi dicono—da agenzia—“Educare il cliente non si fa pagare”. Da voi, invece, è integrato nel modello: meeting bisettimanali, dialogo continuo, trasparenza sulle attività e sulle scelte. Così aumentate anche il rigore del cliente, facendo evolvere il modo di lavorare assieme. È vero?

Tammy Valentine: Sì, è proprio così. L’obiettivo è sempre il bene comune del gruppo. Ecco perché abbiamo riscontrato risultati migliori rispetto ad altri modelli più standard di agenzia.

Galen Low: Ultima domanda. Ora che ti aspetti grandi cambiamenti (IA, nuovi tool, ecc.), su cosa ti stai focalizzando per preparare la tua agenzia al futuro?

Tammy Valentine: È una domanda interessante, articolata in due parti. Stiamo lavorando per creare una cultura aziendale fondata su creatività, flessibilità, crescita e la famiglia come nostro valore principale. Il nostro orario prevede quattro giornate da dieci ore, e il venerdì è flessibile: i collaboratori possono anticipare il weekend, occuparsi di commissioni e famiglia, senza penalizzazioni.

Altro focus è la leadership e la formazione continua per restare aggiornati su cosa accade nel nostro settore.

Inoltre stiamo sperimentando IA e video: collaboriamo con crew di produzione video per offrire contenuti premium, e vediamo come usare l’IA per ottimizzare i nostri processi mantenendo alta la qualità e la professionalità della comunicazione.

Galen Low: È questa la linea futura: valori giusti, la famiglia come pilastro, settimana corta, e sviluppo professionale costante che consente di sperimentare con IA e trend innovativi in modo organico, come parte della cultura, non come reazione d’emergenza.

Così si resta competitivi, si crea valore per i clienti e si prendono decisioni di qualità insieme.

Tammy Valentine: Ho visto altre agenzie portare i dipendenti allo sfinimento con 60-70 ore a settimana, ma tutto questo porta a burnout e insoddisfazione. Una cattiva cultura si riflette anche verso i clienti. Chi si sente apprezzato ed entusiasta lavora meglio. È ciò che vedo nel mio team e mi rende orgogliosa.

Galen Low: Tammy, grazie mille per essere stata con noi. È stato un grande piacere.

Ho imparato molto. Sono felice per la tua agenzia: i valori e la cultura che promuovete fanno davvero la differenza. Qualcuno direbbe che bisogna essere spietati e lavorare 80 ore per avere successo—ma il vostro esempio dimostra il contrario. Se qualcuno volesse sapere di più su LuckyTamm, dove può trovarvi?

Tammy Valentine: Siamo su luckytamm.com o su LinkedIn e Instagram come LuckyTamm Digital Marketing.

Galen Low: Perfetto, inserirò i link nelle note di questo episodio. Grazie ancora per il tempo che ci hai dedicato.

Tammy Valentine: Grazie a voi.

Galen Low: Eccoci arrivati alla fine. Se vuoi unirti alla conversazione con oltre mille altri project manager appassionati, entra nel nostro collettivo! Vai su thedigitalprojectmanager.com/membership per saperne di più. Se ti è piaciuto l’episodio, iscriviti e resta in contatto su thedigitalprojectmanager.com.

Alla prossima, grazie per l’ascolto.